1、采購管理操作手冊第一章、 使用說明1.1 、 適用對象本手冊的適用對象為各公司所涉及到NC 管理信息系統（以下簡稱“本系統”）采購業務的操作員。 使用本系統的操作員應當熟悉本崗位工作流程，具有日常辦公應用計算機系統的一般技能，并經過本系統的操作培訓且合格者。1.2 、 業務流程說明根據對現有采購業務分析及未來組織架構及業務職能調整后對采購業務的規劃，設置了如下五種采購業務流程。詳細描述如下：1、 電站項目工程物資外部采購流程統一由對外采購電站相關工程物資時使用本業務流程2、固定資產外部采購流程各公司直接購買物資作為固定資產時使用該流程3、辦公用品外部采購流程各公司購買辦公用品時使用該流程4、工

2、程、勞務采購流程由采購工程分包、勞務類（如綠化、保潔等）時使用本流程（ EPC 合同包含施工、設計、材料等也適用該流程）5、采購退貨流程主要包括沒有采購入庫的退貨流程和已經采購入庫且發票結算，開紅字發票進行退貨的流程第二章、 電站項目工程物資外部采購流程操作說明2.1 、 電站項目工程物資外部采購流程圖2.2 、采購訂單在【采購訂單維護】節點，通過【新增】【自制】按鈕，生成采購訂單。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【采購訂單維護】【新增】【自制】填寫采購訂單內容，確認無誤點擊【保存】采購訂單上面注意以下信息：采購組織：發生采購業務的單位名稱訂單類型：此次采購的業務類型，如工程物資采購，固定資產

3、采購等供應商：按實際選擇采購供應商。采購員：按實際維護采購員信息。采購部門：選擇好采購員后自動帶出采購部門。主數量：根據實際情況維護物料的采購數量原幣含稅單價：根據實際情況維護對應物料的采購含稅單價。上傳采購合同附件系點擊【附件管理】【上傳附件】選擇需要關聯的采購合同，點擊【打開】 ，上傳完畢在附件操作界面下可以進行附件的刪除，下載，移動等操作付款計劃在采購訂單維護界面錄入付款協議采購訂單審批后，可以通過【關聯功能】【付款計劃】 ，查詢采購訂單的付款計劃在采購付款計劃界面，可通過【付款】節點，直接跳轉付款單錄入2.3 、到貨單在【到貨單維護】節點，通過【新增】【采購訂單】按鈕，參照采購訂單生成

4、到貨單。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【到貨單維護】【新增】【采購訂單】在彈出的采購訂單的篩選界面上面確認查詢條件，過濾到貨的采購訂單。注意篩選條件上面的以下內容：收貨庫存組織：收貨單位的庫存組織。訂單日期：下采購訂單的日期范圍。收貨倉庫：選擇到貨單物料進入的倉庫在采購訂單生成到貨單的轉單界面上選擇本次到貨的采購訂單，點擊【確定】生成到貨單。在采購到貨單上面確認好本次到貨的數量、收貨倉庫，點擊【保存】【審批】按鈕，到貨單生效。2.4 、采購入庫單在庫存管理【采購入庫】節點，通過【新增】【到貨單】按鈕，參照到貨單生成采購入庫單。操作步驟：【供應鏈】【庫存管理】【采購入庫】【新增】【到貨單】在到

5、貨單的篩選界面上，選擇相關篩選條件，篩選條件確認后點擊【確定】按鈕。在篩選條件上面注意以下條件：庫存組織：庫存組織選擇實際收貨的組織。到貨日期：到貨日期選擇到貨的時間范圍。在到貨單生成庫存采購入庫單的轉單界面上選擇需要生成入庫單的到貨單，勾選后點擊確定生產采購入庫單。在庫存采購入庫單的界面上維護好入庫的相關信息后點擊【保存】【簽字】按鈕。在維護采購入庫單的界面上注意以下內容：倉庫：倉庫管理員根據實際情況維護入庫的倉庫信息。（如果到貨單上面存在倉庫信息，默認到貨單上的倉庫信息）實收數量：維護本次實際收貨入庫的數量。注意若沒有實收數量采購入庫單簽字按鈕會為灰色不能簽字。2.5 、暫估（系統自動暫估

6、）庫存采購入庫單簽字后系統自動生成暫估應付和暫估成本。2.6 、采購發票在【采購發票維護】節點，對收到票的入庫記錄，通過【采購入庫單】按鈕參照采購入庫單生成采購發票。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【采購發票維護】【新增】【采購入庫單】在采購發票查詢庫存采購入庫單的篩選界面上選擇相應的過濾條件。過濾條件中注意以下內容：結算財務組織：選擇實際結算財務組織。入庫日期：根據實際情況選擇入庫日期范圍。在庫存采購入庫單生成采購發票的轉單界面上選擇需要開票的庫存采購入庫單，點擊【確定】生成采購發票。在采購發票維護的界面上，確認發票的數量、無稅金額、 價稅合計確認無誤后在系統中點擊【保存】【審批】按鈕，采購

7、發票審批后采購發票生效。2.7 、采購結算 ( 系統自動結算)采購發票審批后，系統自動結算，沖減暫估應付和暫估成本，形成正式的應付和成本。2.8 、采購付款單采購付款時在系統中【付款單錄入】節點，【自制】或者參照【應付單】生成采購付款單。操作步驟：【財務會計】【應付管理】【付款單錄入】【新增】【自制】或者【應付單】自制付款單，在付款單界面上維護付款的相關信息。點擊【保存】【審批】按鈕。在付款單上面確認財務組織、供應商信息、付款金額。參照應付單生成付款單，在應付單的查詢界面確認相關信息點擊確定。在篩選界面上注意一下內容：應付財務組織：選擇實際應付組織。單據日期：注意選擇需要付款的應付單日期范圍。

8、在應付單生成付款單的轉單界面上選擇需要付款的應付單，點擊確定后生成付款單。在付款單上，確認付款的金額。確認無誤后點擊【保存】、【審批】按鈕。2.9 、采購暫估單，采購發票，付款單生成憑證打開【單據生成】節點點擊【查詢】，輸入查詢條件，點擊【確定】選擇對應的單據點擊【生成】，確認憑證無誤，點擊【保存】暫估憑證沖銷暫估并生成正式應付憑證付款憑證2.10 、采購暫估單，采購發票，付款單憑證刪除，取消審核1. 付款單憑證刪除在【單據節點】 ，查詢已經生成憑證的正式單據選擇需要刪除的憑證單據，點擊【刪除】在【單據生成】節點，點擊【重算】按鈕，可以看到正式單據變為臨時單據，可以進行后續退回操作在【付款單】

9、管理節點，選擇需要修改的付款單據，點擊【取消審批】、進行【刪除】操作如果系統提示采購訂單已經關閉無法取消審核，請在采購訂單界面將相應的采購訂單整單打開2. 刪除采購結算和采購發票首先刪除應付單，打開【應付單管理】節點，輸入【查詢】條件，選擇對應的應付單據，點擊【取消審批】采購發票 【取消傳應付】 操作，在【采購訂票維護】節點，查詢出對應發票單據，點擊【取消傳應付】即可采購結算單刪除，在【結算單維護】節點，選擇對應的采購結算單，點擊【刪除】取消采購發票，在【采購發票維護】節點，將相應的采購發票單據【取消審批】、【刪除】操作采購入庫單取消簽字，打開采購入庫單，選擇對應采購入庫單據，點擊【取消簽字】

10、按鈕，【刪除】按鈕到此，采購入庫單，采購發票刪除完成，憑證刪除完成2.11 、預付款和應付款手工核銷打開【手工核銷】節點點擊【查詢】，輸入查詢條件選擇需要核銷的預付款和預付款，注意借貸方金額必須一致，點擊【核銷】即可取消核銷：在【手工核銷】節點，點擊【核銷查詢】，輸入條件，點擊【確定】勾選需要取消核銷的記錄，點擊【取消核銷】即可第三章、 固定資產采購操作說明3.1 、固定資產采購業務流程圖3.2 、采購訂單在【采購訂單維護】節點，通過【新增】【自制】按鈕，生成采購訂單。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【采購訂單維護】【新增】【自制】填寫采購訂單內容，確認無誤點擊【保存】采購訂單上面注意以下信息

11、：采購組織：發生采購業務的單位名稱訂單類型：此次采購的業務類型，如工程物資采購，固定資產采購等供應商：按實際選擇采購供應商。采購員：按實際維護采購員信息。采購部門：選擇好采購員后自動帶出采購部門。主數量：根據實際情況維護物料的采購數量原幣含稅單價：根據實際情況維護對應物料的采購含稅單價。3.3 、到貨單在【到貨單維護】節點，通過【新增】【采購訂單】按鈕，參照采購訂單生成到貨單。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【到貨單維護】【新增】【采購訂單】在彈出的采購訂單的篩選界面上面確認查詢條件，過濾到貨的采購訂單。注意篩選條件上面的以下內容：收貨庫存組織：收貨單位的庫存組織。訂單日期：下采購訂單的日期范

12、圍。收貨倉庫：選擇貨單上物料進入的倉庫信息在采購訂單生成到貨單的轉單界面上選擇本次到貨的采購訂單，點擊【確定】生成到貨單。在采購到貨單上面確認好本次到貨的數量、倉庫信息，點擊【保存】【審批】按鈕，到貨單生效。3.4 、采購入庫單在庫存管理【采購入庫】節點，通過【新增】【到貨單】按鈕，參照到貨單生成采購入庫單。操作步驟：【供應鏈】【庫存管理】【采購入庫】【新增】【到貨單】在到貨單的篩選界面上，選擇相關篩選條件，篩選條件確認后點擊【確定】按鈕。在篩選條件上面注意以下條件：庫存組織：庫存組織選擇實際收貨的組織。到貨日期：到貨日期選擇到貨的時間范圍。在到貨單生成庫存采購入庫單的轉單界面上選擇需要生成入

13、庫單的到貨單，勾選后點擊確定生產采購入庫單。在庫存采購入庫單的界面上維護好入庫的相關信息后點擊【保存】【簽字】按鈕。在維護采購入庫單的界面上注意以下內容：倉庫：倉庫管理員根據實際情況維護入庫的倉庫信息。實收數量：維護本次實際收貨入庫的數量。注意若沒有實收數量采購入庫單簽字按鈕會為灰色不能簽字。3.5 、轉固單采購訂單簽字后才可以生成轉固單，先選擇需要生成固定資產的行，點擊【關聯功能】【生成轉固單】在財務會計【采購轉固單】節點，通過【查詢】按鈕，選擇生成的轉固單。操作步驟：【財務會計】【固定資產】【采購轉固單】【查詢】在轉固單的篩選界面上，選擇相關篩選條件，篩選條件確認后點擊【確定】按鈕。在篩選

14、條件上面注意以下條件：財務組織：選擇實際收貨的組織。轉固日期：到貨日期選擇到貨的時間范圍。選擇需要生成的單據， 點擊修改， 選擇資產類別等相關信息， 點擊【保存】、【提交】、【審批】。在財務會計【資產增加】節點，通過【新增】【采購轉固單】按鈕，參照到轉固單生成資產卡片。操作步驟：【財務會計】【固定資產】【資產增加】【新增】【采購轉固單】在資產增加的篩選界面上，選擇相關篩選條件，篩選條件確認后點擊【確定】按鈕。在篩選條件上面注意以下條件：財務組織：選擇實際收貨的組織。轉固日期：到貨日期選擇到貨的時間范圍。選擇需要生成資產卡片的轉固單，點擊確定直接跳轉到資產卡片界面，輸入相關信息，保存即可3.6

15、、暫估（系統自動暫估）庫存采購入庫單簽字后系統自動生成暫估應付，固定資產不生成暫估成本。3.7 、采購發票在【采購發票維護】節點，對收到票的入庫記錄，通過【采購入庫單】按鈕參照采購入庫單生成采購發票。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【采購發票維護】【新增】【采購入庫單】在采購發票查詢庫存采購入庫單的篩選界面上選擇相應的過濾條件。過濾條件中注意以下內容：結算財務組織：根據實際情況選擇結算組織。入庫日期：根據實際情況選擇入庫日期范圍。在庫存采購入庫單生成采購發票的轉單界面上選擇需要開票的庫存采購入庫單，點擊【確定】生成采購發票。在采購發票維護的界面上，確認發票的數量、無稅金額、 價稅合計確認無誤后

16、在系統中點擊【保存】【審批】按鈕，采購發票審批后采購發票生效。3.8 、采購結算 ( 系統自動結算)采購發票審批后，系統自動結算，沖減暫估應付，形成正式的應付。3.9 、付款單采購付款時在系統中【付款單錄入】節點，【自制】或者參照【應付單】生成采購付款單。操作步驟：同上第四章、 辦公用品采購操作說明4.1 、辦公用品采購業務流程圖4.2 、采購訂單在【采購訂單維護】節點，通過【新增】【自制】按鈕，生成采購訂單。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【采購訂單維護】【新增】【自制】填寫采購訂單內容，確認無誤點擊【保存】采購訂單上面注意以下信息：采購組織：發生采購業務的單位名稱訂單類型：此次采購的業務類

17、型，如工程物資采購，固定資產采購等供應商：按實際選擇采購供應商。采購員：按實際維護采購員信息。采購部門：選擇好采購員后自動帶出采購部門。主數量：根據實際情況維護物料的采購數量原幣含稅單價：根據實際情況維護對應物料的采購含稅單價。4.3 、庫存采購入庫單在庫存管理【采購入庫】節點，通過【新增】【采購訂單】按鈕，參照采購訂單生成采購入庫單。操作步驟：【供應鏈】【庫存管理】【采購入庫】【新增】【采購訂單】在采購訂單的篩選界面上，選擇相關篩選條件，篩選條件確認后點擊【確定】按鈕。在篩選條件上面注意以下條件：庫存組織：庫存組織選擇實際收貨的組織。訂單日期：根據固定資產采購訂單的日期范圍選擇。在采購訂單生

18、成庫存采購入庫單的轉單界面上選擇需要生成入庫單的采購訂單，勾選后點擊確定生成采購入庫單。在庫存采購入庫單的界面上維護好入庫的相關信息后點擊【保存】【簽字】按鈕。在維護采購入庫單的界面上注意以下內容：倉庫：倉庫管理員根據實際情況維護入庫的倉庫信息。實收數量：維護本次實際收貨入庫的數量。注意若沒有實收數量采購入庫單簽字按鈕會為灰色不能簽字。4.4 、采購發票在【采購發票維護】節點，對收到票的入庫記錄，通過【采購入庫單】按鈕參照采購入庫單生成采購發票。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【采購發票維護】【新增】【采購入庫單】在采購發票查詢庫存采購入庫單的篩選界面上選擇相應的過濾條件。過濾條件中注意以下內

19、容：結算財務組織：根據實際情況選擇結算組織。入庫日期：根據實際情況選擇入庫日期范圍。在庫存采購入庫單生成采購發票的轉單界面上選擇需要開票的庫存采購入庫單，點擊【確定】生成采購發票。在采購發票維護的界面上，確認發票的數量、無稅金額、 價稅合計確認無誤后在系統中點擊【保存】【審批】按鈕，采購發票審批后采購發票生效。4.5 、采購結算 ( 系統自動結算)采購發票審批后，系統自動結算，形成正式的應付。4.6 、采購付款單采購付款時在系統中【付款單錄入】節點，【自制】或者參照【應付單】生成采購付款單。操作步驟：同上第五章、工程、勞務采購操作說明5.1 、工程、勞務采購業務流程圖5.2 、采購訂單在【采購

20、訂單維護】節點，通過【新增】【自制】按鈕，生成采購訂單。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【采購訂單維護】【新增】【自制】填寫采購訂單內容，確認無誤點擊【保存】采購訂單上面注意以下信息：采購組織：發生采購業務的單位名稱訂單類型：此次采購的業務類型，如工程物資采購，固定資產采購等供應商：按實際選擇采購供應商。采購員：按實際維護采購員信息。采購部門：選擇好采購員后自動帶出采購部門。主數量：根據實際情況維護物料的采購數量原幣含稅單價：根據實際情況維護對應物料的采購含稅單價。5.3 、采購發票在【采購發票維護】節點，對收到票的入庫記錄，通過【采購入庫單】按鈕參照采購入庫單生成采購發票。操作步驟：【供應鏈

21、】【采購管理】【采購發票維護】【新增】【采購訂單】在采購發票查詢庫存采購入庫單的篩選界面上選擇相應的過濾條件。過濾條件中注意以下內容：結算財務組織：根據實際情況選擇結算組織。入庫日期：根據實際情況選擇入庫日期范圍。在庫存采購入庫單生成采購發票的轉單界面上選擇需要開票的庫存采購入庫單，點擊【確定】生成采購發票。在采購發票維護的界面上，確認發票的數量、無稅金額、 價稅合計確認無誤后在系統中點擊【保存】【審批】按鈕，采購發票審批后采購發票生效。5.4 、采購結算 ( 系統自動結算)采購發票審批后，系統自動結算，形成正式的應付。5.5 、采購付款單采購付款時在系統中【付款單錄入】節點，【自制】或者參照

22、【應付單】生成采購付款單。操作步驟：同上第六章、采購退貨操作說明6.1 、沒有采購入庫的退貨刪除到貨單：已經生成到貨單的，點擊【取消審批】【刪除】刪除采購訂單：已經生成采購訂單的，點擊【取消審批】【刪除】刪除請購單：已經生成請購單的，點擊【取消審批】【刪除】6.2 、已經采購入庫的退貨在【采購入庫】節點，點擊【查詢】選擇需要退貨的采購入庫單，點擊【退庫】【采購訂單】選擇需要退庫的采購入庫單對應的采購訂單，點擊【確定】系統將自動生成負數采購入庫，完善采購入庫單上面的相關信息，完善后點擊 【保存】 【簽字】。采購入庫單上面注意以下信息：倉庫：按實退貨倉庫進行選擇。實收數量：按實際退貨數量進行填寫。

23、如果需要退貨的物料已經進行采購發票結算，需要對方開具紅字發票進行沖銷在【采購發票維護】節點，對收到紅票的退庫記錄，通過【采購入庫單】按鈕參照負數采購入庫單生成紅字采購發票。操作步驟：【供應鏈】【采購管理】【采購發票維護】【新增】【采購入庫單】在采購發票查詢庫存采購入庫單的篩選界面上選擇相應的過濾條件。過濾條件中注意以下內容：結算財務組織：選擇實際結算財務組織。入庫日期：根據實際情況選擇退庫日期范圍。在庫存采購入庫單生成采購發票的轉單界面上選擇已開紅票的庫存采購入庫單，點擊【確定】生成紅字采購發票。在采購發票維護的界面上，確認發票的數量、無稅金額、 價稅合計確認無誤后在系統中點擊【保存】【審批】

24、按鈕，采購發票審批后采購發票生效。6.3 、采購結算 ( 系統自動結算)紅字采購發票審批后，系統自動結算，沖減暫估，形成正式的負數應付和負數成本。第七章、入庫單存貨核算7.1 、產成品入庫成本分配（電站項目不需要該操作）企業生產的產品或半成品完工入庫后，往往不能立刻計算成本，用戶在填寫產成品入庫單時，可以暫時不填寫入庫成本，只填寫數量，通過存貨核算的“產成品入庫成本分配”功能，把生產成本自動分配到產成品入庫單上。打開【產成品入庫成本分配】節點點擊【查詢】輸入查詢條件，查詢庫存管理系統傳入的產成品入庫單輸入成本數據，點擊【分配】【分配】：將成本金額分配到各個產成品入庫單上。【主數量】：對產成品入庫單按照物料進行數據匯總。【總成本金額】 ：手工輸入總成本金額，系統自動計算平均單價。【平均單價】：手工輸入平均單價，系統自動計算總成本金額注意1.