1、教育考試檔案管理信息化建設(shè)途徑摘要：伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被引入到教育領(lǐng)域的各個(gè)工作環(huán)節(jié)。而在考試檔案管理方面，同樣應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，以推動(dòng)管理方式的發(fā)展。結(jié)合教育考試檔案管理的信息化建設(shè)意義，本文從制度建設(shè)、平臺(tái)建立、信息查詢等方面提出了檔案管理信息化建設(shè)途徑，并對(duì)考試檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐進(jìn)行了探討，為關(guān)注這一話題的人們提供參考。關(guān)鍵詞：教育考試；檔案管理；信息化建設(shè)教育考試檔案形成于教育考試各個(gè)工作過程，屬于帶有真實(shí)性、完整性、客觀性的歷史記錄，包含考生信息、簡報(bào)、機(jī)構(gòu)信息等各種文件資料。推動(dòng)教育考試檔案管理的信息化建設(shè)，能夠使檔案管理工作高效開展，為教育部門考試管理和高校

2、招生提供支持。因此，還應(yīng)結(jié)合教育考試檔案管理需求提出合理的信息化建設(shè)途徑，從而推動(dòng)教育考試事業(yè)的發(fā)展。一、教育考試檔案管理現(xiàn)狀分析伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，教育管理工作開始向著信息化的方向發(fā)展。而在教育考試檔案管理方面，同樣應(yīng)當(dāng)引入信息技術(shù)對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，在推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，確保檔案資源得到充分利用。但就目前來看，許多教育檔案依然以紙質(zhì)資料形式進(jìn)行保存，不僅占用了較多的空間，也給師生查閱資料帶來了困難。按照傳統(tǒng)管理模式，檔案經(jīng)過初步收集、整理后將被封存，在后期使用時(shí)無法確保資料一定完整、準(zhǔn)確，使得檔案未能得到真正有效管理。作為管理人員，也只負(fù)責(zé)自己工作范圍的檔案資料管理，以至于檔案

3、資料調(diào)取可能需要經(jīng)多人查找，甚至難以找到負(fù)責(zé)人。受檔案存儲(chǔ)形式和以往管理思維的限制，教育考試檔案在收集后大多未能得到利用，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。而相關(guān)部門在信息化建設(shè)過程中，也未能對(duì)考試檔案給與足夠重視，未能結(jié)合考試檔案信息化管理需求引進(jìn)相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。此外，檔案管理人員普遍缺乏信息素養(yǎng)，難以利用信息技術(shù)進(jìn)行考試檔案管理，也給考試檔案管理信息化建設(shè)帶來了阻礙。二、教育考試檔案管理信息化建設(shè)意義1.提高檔案管理效率過去在教育考試檔案管理方面，依靠人為手工操作進(jìn)行大量檔案資料收集、整理等操作，將產(chǎn)生較大工作量，耗費(fèi)大量人力、物力，容易發(fā)生人為誤差，導(dǎo)致檔案管理效率偏低。而推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，

4、在檔案資料收集、整理、統(tǒng)計(jì)等方面，可以依靠數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，促使檔案管理效率得到提高。相較于傳統(tǒng)工作模式，信息化操作能夠簡化管理流程，保證工作準(zhǔn)確性，因此教育考試開始由紙質(zhì)報(bào)名轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)報(bào)名，最終發(fā)展為集報(bào)名、繳費(fèi)、考務(wù)管理和成績下發(fā)為一體的管理模式，為檔案管理的信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。通過對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將全部信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，能夠使信息的真實(shí)性、有效性得到保證，避免重復(fù)勞動(dòng)發(fā)生，促使資料歸檔效率得到提高。2.提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)采取傳統(tǒng)檔案管理模式，教育考試檔案分散在各市區(qū)相關(guān)部門，難以得到有效集中，使得檔案內(nèi)容更新慢，給信息準(zhǔn)確查詢和使用管理帶來了困難。而

5、在信息化建設(shè)過程中，采用電子檔案形式進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以滿足信息查詢和使用管理需求，能夠提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。在教育招生方面，通過實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，能夠?yàn)檫h(yuǎn)程網(wǎng)上錄取工作開展提供信息服務(wù)，促使高校考試科目改革等相關(guān)政策內(nèi)容得到及時(shí)傳遞，幫助相關(guān)部門與高校建立高效溝通途徑。保證信息時(shí)效性，能夠使部門與高校做好對(duì)接工作，促使考生錄取工作有序開展，滿足高校迅速錄取人才的需求，也為地區(qū)招生管理提供強(qiáng)有力的信息支撐，在節(jié)約人力、物力的同時(shí)，促進(jìn)考生錄取工作得以公平、公正開展。3.充分發(fā)揮檔案價(jià)值受紙質(zhì)檔案特性的限制，過去教育考試檔案管理將重點(diǎn)放在檔案資料收集、管理等方面，對(duì)檔案資料

6、的開發(fā)和利用程度不高。對(duì)于多數(shù)檔案管理人員來講，普遍存在“重收集、輕利用”的理念，造成檔案價(jià)值難以得到有效發(fā)揮。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，可以快速、便捷的完成檔案收集、整理等工作，使檔案管理人員擁有更多精力進(jìn)行檔案資料利用和價(jià)值挖掘。作為最原始的信息資源，教育考試檔案可以用于考試科研、教育部門學(xué)習(xí)政策制定、高校課程設(shè)計(jì)等各方面。但采取傳統(tǒng)方式將面臨檔案資料查閱困難等問題，導(dǎo)致各項(xiàng)工作開展需要花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行資料查找。而通過信息化建設(shè)增強(qiáng)檔案開放性，利用數(shù)據(jù)分析和挖掘等技術(shù)進(jìn)行有價(jià)值信息的挖掘，能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作開展提供支持，繼而使檔案價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)。三、教育考試檔案管理信息化建設(shè)途徑1.完善信息化建

7、設(shè)制度在檔案管理信息化建設(shè)方面，涉及到檔案收集、保存等多個(gè)環(huán)節(jié)。在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，如果未能加強(qiáng)管理容易導(dǎo)致信息出現(xiàn)失真、丟失等問題。針對(duì)這一問題，還要對(duì)信息化建設(shè)制度進(jìn)行完善，在加強(qiáng)檔案收集、保存等各項(xiàng)工作劃分的基礎(chǔ)上，明確各項(xiàng)工作管理制度。首先在檔案收集方面，需要明確檔案管理范圍，做好管理職責(zé)劃分，保證人員能夠及時(shí)進(jìn)行考試檔案信息的收集、錄入，保證作業(yè)符合規(guī)范。建立責(zé)任追究制度，發(fā)現(xiàn)信息丟失、錯(cuò)漏等問題對(duì)管理人員進(jìn)行追責(zé)，能夠督促人員嚴(yán)格按照規(guī)范作業(yè)。在檔案轉(zhuǎn)化方面，需要制定軟硬件設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，明確信息轉(zhuǎn)化流程，為人員進(jìn)行檔案信息化處理提供指導(dǎo)，促使生成的電子檔案質(zhì)量合格。在檔案保存管理方

8、面，由于教育考試檔案信息屬于考生隱私，因此在信息化管理方面需要加強(qiáng)信息安全管理，避免檔案出現(xiàn)丟失、損壞或信息泄漏等問題。建立保密制度，做好教育考試檔案分類，設(shè)立相應(yīng)的保密等級(jí)，可以進(jìn)一步明確相關(guān)部門和人員的檔案調(diào)閱權(quán)限，能夠避免信息遭到隨意泄漏。針對(duì)檔案信息化管理設(shè)施，還應(yīng)建立定期檢修、養(yǎng)護(hù)制度，保證系統(tǒng)能夠得到定期升級(jí)，為檔案資料管理工作開展提供保障。通過建立與檔案信息化管理配套的管理制度，能夠保證各項(xiàng)工作得以科學(xué)開展，繼而為檔案信息管理提供制度保障。2.建立信息化管理平臺(tái)對(duì)教育考試檔案進(jìn)行信息化管理，需要依靠基礎(chǔ)設(shè)施支持。在實(shí)踐工作中，還要建立信息化管理平臺(tái)，完成相應(yīng)軟硬件設(shè)施的科學(xué)配置，

9、促使檔案得到高效管理。結(jié)合這一目標(biāo)，需要結(jié)合教育考試檔案信息化管理需求和未來發(fā)展趨勢進(jìn)行軟硬件設(shè)施采購，將落后的管理設(shè)施和軟件淘汰，推動(dòng)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的更新。為對(duì)大量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和利用，還要完成檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。具體來講，可以選用MicrosoftVisualFoxPro等數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件，對(duì)身份證號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)、考試科目、考試成績等數(shù)據(jù)字段進(jìn)行設(shè)計(jì)，完成數(shù)據(jù)分類存儲(chǔ)的同時(shí)，使數(shù)據(jù)保持關(guān)聯(lián)，為數(shù)據(jù)調(diào)取提供支持。考慮到信息的安全管理需求，還要完成安全審計(jì)系統(tǒng)、防篡改系統(tǒng)等各種系統(tǒng)設(shè)備的部署，促使平臺(tái)安全防護(hù)能力得到提高。在平臺(tái)建設(shè)過程中，可以在檔案管理中引入辦公自動(dòng)化等技術(shù)，使檔案數(shù)字化

10、轉(zhuǎn)化進(jìn)程得到加快。利用系統(tǒng)對(duì)檔案字段、屬性進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，能夠使平臺(tái)自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的調(diào)取和更新。完成平臺(tái)搜索引擎設(shè)計(jì)，能夠使平臺(tái)保持較高查詢效率，為后臺(tái)維護(hù)和更新提供便利。考慮到教育考試檔案資料將得到不斷積累，為保證數(shù)據(jù)得到高效存儲(chǔ)和調(diào)取，還要利用云端進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，利用分布式計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的分析和處理，促使平臺(tái)維持高效運(yùn)轉(zhuǎn)，促使檔案管理工作得以順利開展。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息化查閱在檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)更新管理理念，從檔案資源共享角度建設(shè)完善信息化管理體系，以便使相關(guān)管理工作有目的、有計(jì)劃的開展。為加強(qiáng)檔案資料的利用，還要實(shí)現(xiàn)檔案信息化查閱管理。在信息化建設(shè)中，需要推行權(quán)限分級(jí)管理，對(duì)教育

11、考試機(jī)構(gòu)、高校和相關(guān)部門的檔案更新和查詢權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，保證人員及時(shí)完成檔案資料上傳，經(jīng)過網(wǎng)上審查和批準(zhǔn)后使信息錄入到系統(tǒng)中，確保查閱的數(shù)據(jù)信息具有完整性和可靠性。在相關(guān)部門檔案調(diào)閱權(quán)限得到明確的情況下，平臺(tái)數(shù)據(jù)可以向有權(quán)限部門開放，促使檔案資源在一定范圍內(nèi)得到共享。根據(jù)權(quán)限對(duì)平臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)閱時(shí)，系統(tǒng)將對(duì)瀏覽用戶進(jìn)行層次分析，在保證檔案資料開放和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的同時(shí)，利用特定算法對(duì)重要檔案信息進(jìn)行加密。只有人員擁有密碼，才能對(duì)重要信息進(jìn)行查閱，因此能夠避免重要信息泄露。此外，人員可以運(yùn)用平臺(tái)提供的大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案資料分析和處理，如對(duì)考生水平、文化程度、成績等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，掌握本屆考生的考試情況，

12、為相關(guān)工作開展提供依據(jù)。將檔案信息資源開發(fā)和共享當(dāng)成是信息化建設(shè)目標(biāo)，在加強(qiáng)權(quán)限管理基礎(chǔ)上完成標(biāo)準(zhǔn)查詢端口的配制，能夠?yàn)楦鞑块T接入信息查詢平臺(tái)提供便利，使檔案共享流程得到簡化，促使檔案資源共享和整合水平得到不斷提升，繼而為檔案價(jià)值挖掘奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。4.培養(yǎng)信息化管理團(tuán)隊(duì)信息化建設(shè)工作的開展需要由專業(yè)團(tuán)隊(duì)完成，才能保證教育考試檔案管理的信息化水平得到持續(xù)提升。結(jié)合信息化建設(shè)要求，需要聘請同時(shí)具備檔案管理技能和信息素養(yǎng)的人員，負(fù)責(zé)對(duì)信息化建設(shè)工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，保證相關(guān)工作有序開展。在對(duì)教育考試檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行充實(shí)的同時(shí)，需要建立科學(xué)的人才培養(yǎng)體系，系統(tǒng)開展信息技術(shù)培訓(xùn)工作，要求人員掌握互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算

13、機(jī)等技術(shù)，能夠利用信息技術(shù)展開相關(guān)工作，推動(dòng)檔案管理方式方法創(chuàng)新。在培訓(xùn)工作中，還要將檔案資源利用和共享當(dāng)成是培訓(xùn)重點(diǎn)，促使人員明確重點(diǎn)工作方向，能夠運(yùn)用學(xué)習(xí)到的知識(shí)探索檔案資源開發(fā)應(yīng)用問題。日常還應(yīng)加強(qiáng)人員職業(yè)教育，提高人員責(zé)任心，使人員積極投身到檔案管理信息化建設(shè)工作中，促使團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)水平得到提升。為保證考試檔案安全，還要加強(qiáng)人員安全意識(shí)培養(yǎng)，確保人員從計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等層面掌握系統(tǒng)可能發(fā)生的安全隱患，能夠通過做好備份和設(shè)置防火墻等操作加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，以免檔案信息遭到破壞或出現(xiàn)丟失問題。此外，為保證培訓(xùn)效果，需要加強(qiáng)人員考核管理，督促人員加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)學(xué)習(xí)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，具備開展檔案信息化建

14、設(shè)工作的能力。憑借專業(yè)團(tuán)隊(duì)，檔案信息化建設(shè)工作能夠得到持續(xù)有效推進(jìn)。四、教育考試檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐1.明確檔案信息化建設(shè)需求在教育考試檔案管理信息化建設(shè)方面，需要結(jié)合管理工作需求合理開展信息化建設(shè)工作。以學(xué)生作弊檔案管理為例，在學(xué)校學(xué)風(fēng)建設(shè)工作中，需要做到嚴(yán)肅考紀(jì)，對(duì)考試程序進(jìn)行規(guī)范。采取信息化手段加強(qiáng)學(xué)生考試作弊檔案收集、整理和分析，能夠?yàn)榭荚嚬芾硖峁┮罁?jù)，推動(dòng)工作的規(guī)范化發(fā)展，為學(xué)校良好考風(fēng)建設(shè)提供信息數(shù)據(jù)支撐。按照學(xué)校考試管理規(guī)定，針對(duì)考試中出現(xiàn)違紀(jì)、作弊行為的學(xué)生，需要給與警告、取消學(xué)位、開除學(xué)籍等不同處分，而考試檔案則是學(xué)校做出處分的依據(jù)。實(shí)際在考試檔案管理方面，需要保證資料為原

15、始真實(shí)資料，在從考試現(xiàn)場收集的同時(shí)，保證資料完整性，包含試卷、復(fù)習(xí)資料、載有考試信息字條、監(jiān)考教師簽字、手機(jī)信息、學(xué)生簽字等。在按照學(xué)校考試管理規(guī)定作出處分后，需要對(duì)這些資料進(jìn)行歸檔，并對(duì)相關(guān)管理規(guī)范、處分文件等進(jìn)行整理、歸檔。在信息化建設(shè)過程中，還要建立電子檔案，完成索引目錄的編制，為相關(guān)信息查詢提供便利，促使考試檔案管理工作得以高效開展。2.加強(qiáng)檔案資料電子化處理結(jié)合上述需求，實(shí)踐操作中還要做好檔案資料電子化處理。具體來講，就是在以紙質(zhì)形式完成考試檔案保存的同時(shí)，能夠?qū)n案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在對(duì)學(xué)生考試作弊記錄進(jìn)行管理時(shí)，紙質(zhì)載體屬于原始憑證，在考試結(jié)束后將會(huì)得到收集，并提交至學(xué)校教務(wù)部

16、門進(jìn)行確認(rèn)。經(jīng)過會(huì)議評(píng)審后，以公文形式傳遞至學(xué)生管理處，生成相應(yīng)處分文件。對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行收集后，為方便查詢，需要統(tǒng)一錄入到考試檔案管理系統(tǒng)中，按照系統(tǒng)格式進(jìn)行考試信息逐條添加，完成檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。在此期間，要求人員做到嚴(yán)肅對(duì)待，能夠準(zhǔn)確、認(rèn)真完成信息錄入，做到詳細(xì)注明考試情形、違紀(jì)信息，如考試科目、時(shí)間、作弊學(xué)號(hào)等等。考慮到考試檔案的特殊性，還要嚴(yán)格劃分人員責(zé)任，保證人員具備較強(qiáng)的法律、保密和政治素養(yǎng)，嚴(yán)格按照各項(xiàng)管理規(guī)定開展進(jìn)行電子檔案建設(shè)，能夠使考試檔案管理工作經(jīng)得起經(jīng)驗(yàn)。3.完成檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成考試檔案信息錄入后，需要建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫對(duì)歷年檔案資料進(jìn)行保存，為資料共享操作提供便利。實(shí)際在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，在確保檔案資料完整的同時(shí)，還應(yīng)使檔案信息能夠快速累積、添加，為管理人員操作提供便利。利用數(shù)據(jù)庫軟件對(duì)數(shù)據(jù)字段名稱進(jìn)行編輯，可以取名稱首字母縮寫作為字段名。在教務(wù)處、系部、團(tuán)委等多個(gè)與學(xué)生管理有關(guān)的部門之間，在設(shè)定查詢和操作權(quán)限的基礎(chǔ)上，可以對(duì)數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行共享。在對(duì)學(xué)生考試檔案信息進(jìn)行使用時(shí)，可以直接登錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息調(diào)閱，無需分頭到考試檔案管理部門查詢信息，因此能夠使學(xué)校的辦事效率得到提高。結(jié)束語在教育考試檔案管理方面，采取信息化建設(shè)方案能夠