1、作業指導書的編制在質量體系文件中,作業指導書是程序文件的支持性文件,它詳細地規定了某些質量活動的具體管理活動應該如何開展,是對具體作業活動或質量活動的描述。在貫標過程中,需要制定的作業指導書數量多、工作量大,既要便于管理文件與國際標準接軌,又要達到改善內部質量管理基礎工作的目的。所以,對作業指導書的編制和管理應予以高度的重視。一、作業指導書的性質和作用作業指導書是規定某項活動如何進行的文件。是為確保滿足某個指定的崗位/工作/活動的要求,對該崗位或對完成此項工作或活動的員工應該怎樣做作出規定的文件。這些人員應該嚴格執行這一規定,從而確保此崗位/工作/活動的質量。作業指導書在IS09000術語標準

2、中雖然沒有明確的定義,但在IS09000:2000族標準中,作業指導書則是質量管理體系程序的支撐文件,稱為作業指導書或作業規范或作業標準。作業指導書的重要性主要體現在:使各項工作或活動有章可循,使過程控制規范化,處于受控狀態。確保實現產品/工作/活動質量特征的實現。保證過程的質量。對內、對外提供文件化的證據。持續改進質量的基礎和依據。避免因沒有作業指導書,而使工作或活動的質量無法得到保證的情況發生。二、編制時應考慮的內容在編制作業指導書時,要注意考慮詳細地規定如何開展某項活動或管理工作的要求和驗證條件。作業指導書主要包括以下幾個方面的內容:所要描述和規定的活動的目的、適用范圍、職責、何時、何地

3、、誰、做什么、怎么做(依據什么去做、留下什么記錄并應該證實所做工作符合要求。描述的關鍵內容是如何去做。在編制作業指導書時,要明確所開展工作的操作過程,還要規定:工作的方法、工作中需要使用的適宜的設備(如檢驗或檢測儀器等,適宜的工作環境、工作流程和要點、什么樣的工作質量才是合格的。在編制作業指導書時,由于受到具體崗位/工作/活動等的影響,情況繁雜,會涉及到許多方面的內容,所以可采用多樣性的表現形式。三、編制時應貫徹的原則作業指導書包括技術性的作業指導書及管理性的工作標準,是質量管理體系文件的重要組成部分。在編制作業指導書時應遵循以下的編寫原則:符合性必須具有以下兩個符合性的基本要求:符合質量方針

4、和質量目標。符合質量管理體系標準的要求。創新性要提倡創新的思維,在質量管理體系中營造有利于創新的氛圍,要鼓勵和激勵人們,在管理方法和手段上不斷創新。創新,可以使我們的工作取得突破性的進展,帶來工作效率的提高。創新既要著眼于日常業務、新技術、新項目、新領域、新方法等,還要在質量體系的持續改進中,不斷強調管理的創新。確定性在描述任何質量活動過程中,都必須使其具有確定性。即必須明確規定何時、何地、做什么、由誰來做,依據什么文件、怎么做以及應該保留什么記錄等,排除人為的隨意性。只有這樣,才能保證工作過程的一致性,才能保障我們產品質量和工作質量的穩定性。相容性各種與質量體系文件有關的文件之間,應該保持良

5、好的相容性,要協調一致不產生矛盾,而且要與工作的總目標相一致。從質量策劃開始就應當考慮保持文件的相容性。可操作性在編制作業指導書時,具有可操作性,這是文件得以有效貫徹實施的重要前提。因此,編寫人員應該進行深入的調查研究,廣泛地聽取意見,使用人員應該及時地反饋使用中存在的問題,使文件得到不斷的改進和完善,以保證文件的可操作性和行之有效。系統性質量管理體系應是一個有組織結構、程序、過程和資源構成的有機整體。所以,必須從系統的高度,搞清所編制的作業指導書在體系中的作用,搞清其輸入、輸出與程序文件及其他作業指導書之間的接口,特別要對程序文件提出的各種要求作出具體的交代和安排。要求保證每個文件的惟一性,

6、加強系統的協調性,不斷改善系統的綜合性。繼承性應該結合工作實際情況,在其原有的質量管理體系的基礎上貫徹ISO9000標準,并進一步使我們的工作規范化、標準化,以滿足質量管理體系標準的要求。這樣,才能使我們的質量管理體系既符合標準的要求,同時能滿足現時管理的需要。簡化編制作業指導書要力求精練、簡化,通過簡化,可以獲得諸多的效果:一是節省。通過簡化管理過程和作業過程,可以大量節省一些不必要的管理,可以減少人力資源和其他資源的浪費。二是減少差錯。簡化可以使作業人員對操作的過程更易掌握,減少工作中的各類差錯。三是降低人員素質和培訓的要求。簡化的過程,可以對人員素質的要求適當降低,培訓要求較易掌握,因而

7、更容易得到充分的質量保證。優化每個工作過程都要在權衡風險、效率和成本的前提下,尋求最佳的辦法。在文件實施過程中,要繼續進行動態的優化,并持續地改進,才能獲得最佳的效果。通過過程的優化,以最低的成本獲得預期的成果。預防預防是質量管理的精髓。在文件的編寫過程中,要始終立足于加強預防,要預先對各種可能影響工作質量的因素作出有效控制的安排,對各類質量策劃、設計和開發活動,更要給予特別的關注。還應注重發現潛在的不合格原因并施以預防措施。證實性作業指導書和其他質量管理體系文件一樣,本身都是符合標準要求的體系存在的重要的客觀證據。質量管理體系文件所要求保留的質量記錄,是體系運行的重要證據。所以,在編制文件時

8、,對質量記錄工作應作出周密、細致的安排。以保證可以就各項質量活動開展是否符合文件和工作要求,進行檢查和測評。可測量性檢查或評價質量管理體系運行的符合性、充分性、適宜性和有效性,是促使質量管理體系不斷完善的重要手段。為了便于檢查時作出確切的評價,在編制文件時,要注意工作是否可以測量及如何測量。獨立性在質量管理體系評價中,要貫徹獨立性的原則,使評價人員獨立于被評價的活動。只有這樣,才能保證評價的客觀性、真實性和公正性。同樣,在審核等活動中,也必須貫徹獨立性的原則。在顧客滿意的評價方面,也要保持必要的獨立性。區別對待在各種管理的活動中要反對一刀切,實行區別對待、分類指導,要從問題的重要性和實際情況出

9、發制定對策。通過分清輕重緩急,便于把有限的資源投入到最需要的地方上去。閉環管理在編制作業指導書時,要注意對任何管理活動的安排均應善始善終,并按PD C A(計劃、實施、檢查、改進循環。在閉環管理中,不斷檢查和評價管理的效果是否達到預期的要求,是至關重要的。在針對不合格項所采取的糾正和預防措施中,必須確保糾正和預防措施的有效性。必須實施跟蹤管理,找出措施持續有效的證據。制衡原則在編制作業指導書時,同樣要考慮對應用權利的制衡原則,以避免質量管理體系過分依賴某一工作人員,這樣,才能建立有效的監督機制,以保證在管理體系偏離質量方針、質量目標和標準時,能及時加以糾正。補償原則所謂補償就是對復雜的事物,運

10、用調節的方法進行控制以達到規定的要求。在質量管理體系中,運用這一原則,來改善控制的效果。如對我們日常使用的檢測儀器、設備、計量器具的檢查校準周期就可以作為一個補償環節,通過及時調節周期,可以實現更有效且節省的控制。持續改進ISO9000標準要求對質量管理體系持續改進,實施動態管理。在實施動態控制時,要求不斷地跟蹤情況的變化和運行實施的效果,并及時、準確地反饋信息,調整相應的控制方法和力度,以保持質量管理體系的適宜性。只有不斷適應質量管理體系環境條件的變化,不斷改進,才能確保質量管理體系能持續有效地運行。四、在編制文件時,需注意的其他事項在編寫作業指導書時,除應遵循上述的諸項原則外,還要注意以下

11、一些方面的事項:(1可以參考ISO9004:2000質量管理體系業績改進指南,該標準與IS O9001:2000是相協調對應的。(2積極運用全面質量管理(TQM的方法。ISO9001僅明確了對質量管理體系的要求,ISO9004也只是一般的業績改進指南,只提供了改進的思路和一些途徑,對于通過何種方法達到要求,則未加規定。參考運用全面質量管理(TQ M中的有效方法,以更有效地達到管理的要求并提高管理水平。(3注意對異常情況的控制。在編制文件時,對可能出現的異常情況要有充分的控制措施,以防失控。(4在內容安排和文字說明中,要符合邏輯規律,不可前后矛盾或不一致。(5為保持文件的系統性,作業指導書同樣要

12、遵循統一的要求來編寫,不能各行其是,文件的體例和格式要統一。(6采用術語要嚴謹。凡是ISO9001:2000中有定義的,要按照標準中的定義正確地界定術語,凡是ISO9000未加定義的,涉及行業術語的,應按照行業術語的界定使用。(7文字表達要準確、通暢,力求簡練。(8為了便于修訂,文件宜裝在活頁夾中,這樣可以在修訂時,只更改某一面,而不必要改整個文件。五、作業指導文件的編制要點1、作業指導書應能支撐程序文件處理好作業指導書與程序文件的接口聯系至關重要。程序文件中的許多活動沒有詳細的規定,需要依賴作業指導書去解決,所以,作業指導書一定不能脫離程序文件編寫。2、職責、權限和相互關系協調一致作業指導書

13、中的職責、權限和相互關系要同質量手冊和程序文件中的相應規定保持一致。3、控制力度與質量要求一致在作業指導書中,要避免對活動輸出的質量要求很高而使規定的活動開展不能保證質量要求實現的情況。4、與質量管理體系的業績改進指南適當接口在編制作業指導書時,可參考ISO9004:2000質量管理體系業績改進指南的要求。既要有能力對外提供滿足顧客要求的信任,又有對內滿足質量管理獲取更大績效的需要。5、要正確理解各項活動的全部輸入與輸出,并加以全面控制對于每項活動來說,都可以視為一個“過程”,為了使這個“過程”受控,就必須正確地理解它的全部輸入與輸出,并明確其要求。6、必須符合工作實際,具有可操作性作業指導書是指導實際工作的,任何要求都應切合實際,對各方面因素應進行綜合考慮。要防止編寫文件的人員根本不了解實際是怎樣操作的,要防止由于文件的無法執行而由操作者自行加以修改。所以,在編制作業指導書過程中,要善于總結成熟的作業經驗,予以必要的繼承,對文件中存在的問題,不能擅自修改而應及時反饋信息。7、要求不同,寫法不同不論是哪一類型的作業指