1、淺議中外企業(yè)物資采購管理制度的差異大慶油田有限公司審計處姜小兵物資管理是企業(yè)管理活動的重要組成部分，物資管理的關(guān)鍵是物資采購的管理。目前，物資采購中存在的諸多問題急需解決，本文試就國外企業(yè)物資采購管理的內(nèi)部控制和我們企業(yè)物資采購管理的內(nèi)部控制進行對比分析，找出二者的優(yōu)缺點，以便能夠揚長避短，更好地借鑒國外企業(yè)物資采購管理的先進經(jīng)驗，建立一套具有中國特色的、科學合理的物資采購管理制度。這里所要分析的物資采購管理制度，僅指物資采購管理工作的核心部分，即物資需求計劃的提出與確認，物資供貨渠道、采購價格的選擇與確認這兩點，其余如簽訂采購合同、驗收、付款等業(yè)務(wù)暫不涉及。一、物資采購計劃的確認階段生產(chǎn)部門

2、對物資的需求，是采購計劃制定的根本依據(jù)。物資采購計劃要從生產(chǎn)需求開始，這一點國內(nèi)外企業(yè)沒有什么不同，但其后的審核批準程序，二者卻存在很大差異，因此產(chǎn)生了不同的控制效果。國外企業(yè)物資采購管理制度規(guī)定：首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知提出請購單；第二步，將請購單交由倉儲部門保管人員審核，保管人員根據(jù)庫存情況核定采購數(shù)量，并經(jīng)倉儲部門主管簽字后，傳遞到采購部門；第三步，采購部門接到請購單后，審查是否重復(fù)采購，以及是否存在其他不合理請購品種或數(shù)量等，審核同意后，根據(jù)已掌握的市場價格，對采購所需資金做出估算，并將請購單交資金預(yù)算管理部門；第四步，資金預(yù)算管理人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標和資金預(yù)算審

3、核請購物資是否在預(yù)算之內(nèi)，審核后再交還采購部門，采購部門方可根據(jù)各部門審核過的請購單編制正式采購計劃。相對而言，我們企業(yè)這方面的制度比較簡單：首先，也是由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃編制用料申請表，報送采購部門；其次，采購部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量，并根據(jù)庫存情況審定采購數(shù)量；最后，編制正式采購計劃報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。兩種制度的差別在于：首先，業(yè)務(wù)流程不同。國外企業(yè)的制度相對復(fù)雜，要經(jīng)過四個部門審核、批準，有四個控制點；而我們的企業(yè)只經(jīng)過兩個部門，加上主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，有三個控制點。其次，組織機構(gòu)設(shè)置不同。對生產(chǎn)部門請購單或用料申請計劃的審核，國外企業(yè)增加了倉儲部門和資金預(yù)算管理部門的參與，而倉

4、儲部門與采購部門是完全獨立的兩個部門；而我們企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置中，倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門，是一個部門內(nèi)的兩個相對獨立部門，倉儲部門一般不直接參與計劃的審核，明顯處于次要地位。盡管兩種制度的控制目的相同，但這些差異對內(nèi)控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是，從內(nèi)部控制理論分析，內(nèi)部控制實質(zhì)就是內(nèi)部牽制，即一項業(yè)務(wù)由二個或二個以上的人或部門經(jīng)手，其發(fā)生差錯和串謀舞弊的機率就會大大降低。因而，在管理機構(gòu)設(shè)置上要求將不相容職務(wù)進行分離，將一項業(yè)務(wù)分由兩個或兩個以上部門控制。國外企業(yè)將請購單的審核分由倉儲部門、采購部門、資金預(yù)算部門負責，而我們企業(yè)對物資用料申情計劃僅由物資管理一個部門審核，其

5、控制效果必然要弱。從另一個角度分析，雖然我們企業(yè)的物資管理部門內(nèi)部，采購部門和存儲部門也是分開的，具有相對獨立性，但他們同由一個部門管理，接觸機會較多，有共同的部門利益，很難避免人際關(guān)系和部門利益等因素的影響。總之，由于機構(gòu)設(shè)置上的差異，國外企業(yè)的內(nèi)部控制效果明顯優(yōu)于我們企業(yè)的內(nèi)部控制。這一點在實際工作中已經(jīng)非常明了。另外，參與部門不同，對控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。國外企業(yè)規(guī)定，生產(chǎn)部門的請購單首先經(jīng)倉儲部門保管人員審核，相當于我們企業(yè)要求采購人員做的“庫平”工作。不同的是，國外企業(yè)是由倉儲部門保管人員來完成，而我們是由采購人員根據(jù)保管人員提供的庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負責和由

6、采購人員間接負責，最終效果差別很大。如我們的企業(yè)庫存一般都存在令人頭痛積壓問題，對積壓物資的使用、處理，應(yīng)是采購計劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大，所以保管人員并不會積極主動地去清理，而國外企業(yè)要求倉儲部門保管人員參與采購計劃審核，對物資積壓就負有直接責任，因而會積極主動地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資的產(chǎn)生，這一點很值得我們借鑒。二、選擇采購渠道，確定采購價格階段采購渠道和采購價格的確認，是物資采購控制的重中之重。它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益，因而無論中外企業(yè)都將其作為關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。國外企業(yè)規(guī)定：采購部門應(yīng)該根據(jù)市場情況和以往的業(yè)務(wù)往來，建立供應(yīng)商資信

7、情況信息庫，或通過中介機構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應(yīng)商索取采購物資的價格和質(zhì)量指標，比較不同供應(yīng)商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價格最合理的供應(yīng)商。對于評選供應(yīng)商，多數(shù)企業(yè)還會成立一個專門委員會，集體研究決定。選定供應(yīng)商和采購價格后，采購部門就可填制正式訂貨單或采購合同，但還須將定貨單副本交由請購部門（生產(chǎn)部門），證實定單內(nèi)容符合他們的要求，同時還要將定貨單副本送收it部門，以便驗收時使用。而我們企業(yè)在采購渠道及價格確定方面，雖然一般也要求進行比價或招標，一些單位也設(shè)置了專門的崗位或部門負責監(jiān)督，但實際上還是主要由采購人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審定，比價或招標對多數(shù)單位來說還只是一種

8、形式。兩種制度相比，最大的不同之處就在于，國外企業(yè)強調(diào)集體決策，弱化了管理者的個人作用，也更易避免決策中的個人行為。而我們企業(yè)選定采購渠道和價格的決策中，強調(diào)主管領(lǐng)導(dǎo)的作用。兩種制度體現(xiàn)了管理理念上的差別，反映出我們企業(yè)人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產(chǎn)生個人行為。當然，這種觀念也有其客觀因素，就是我們的市場不規(guī)范，依賴采購人員和領(lǐng)導(dǎo)個人的經(jīng)驗較多等。另外，國外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購管理制度還存在其他方面的差別，如對業(yè)務(wù)記錄資料的要求，國外企業(yè)很嚴格很規(guī)范，要歸檔備查。而我們企業(yè)對這方面很不重視，記錄資料是為應(yīng)付檢查而準備，雖然規(guī)范但不真實。綜上所述，筆者認為，我們企業(yè)物資采購管理制度與國

9、外企業(yè)內(nèi)部控制相比，還有明顯差距，國外企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更科學合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先進做法，值得我們認真借鑒。希望能將其與我們的實際情況有機結(jié)合,建立一套具有中國特色的物資采購內(nèi)部控制體系。淺談中小企業(yè)采購管理伍玉東本文背景某公司，深圳注冊之外資企業(yè)，發(fā)展中中小規(guī)模，通過了ISO9001認證,財務(wù)部監(jiān)控公司全盤采購工作.關(guān)鍵詞采購管理；財務(wù)監(jiān)控；降低生產(chǎn)經(jīng)營成本，減少人為欺詐.采購是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護正常運作而必須消耗的物品及必須配置的設(shè)施之購入活動白總稱，是公司成本控制的重點.無論是公司管理者還是財務(wù)部門，對采購工作存在的風險都有著非常強的敏感,這不僅因為采購是直接影響牛

10、產(chǎn)成本的豐要因素，而且有著很高的人為欺詐的可能.在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中,公司管理當局越來越注重財務(wù)管理和財務(wù)運作的有效性，那么，作為中小企業(yè)，怎樣進行采購管理才能達到預(yù)期的效果呢？以筆者所在公司的經(jīng)歷表明，以財務(wù)職能控制采購無論是在理論上還是在實務(wù)中都是直接可行而且行之有效的途徑筆者曾任職深圳某公司財務(wù)經(jīng)理.上任后，經(jīng)對公司的全盤財務(wù)運作及利潤分析，筆者發(fā)現(xiàn)公司的成本管理松弛，有降低成本的空間.經(jīng)進一步分析得出，導(dǎo)致公司成本松弛的原因,很大一個方面為采購管理工作的薄弱和不到位,綜合后主要存在以下幾方面問題:1.沒有專門的職能部門對公司采購活動進行全盤控制.2.沒有有效的采購控制制度對公

11、司采購工作進行規(guī)范和約束3.沒有相應(yīng)的事前控制措施,即未經(jīng)批準即可辦理采購業(yè)務(wù)或采購業(yè)務(wù)發(fā)生后辦理補批手續(xù).4.采購單價與市場行情不盡相符,正面評價有議價不力情形,負面評價有人為欺詐可能.5.采購員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn),且未進行清結(jié)（其中一人一次借支5萬元采購工程物資,后來采取多種措施都未有有效的憑據(jù)平衡此帳）,財務(wù)上隱藏著很大的風險.6.采購員有跨月或跨數(shù)月的采購報帳（有的采購單據(jù)兩三個月后才報帳）,月結(jié)供應(yīng)商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等.如何徹底解決以上問題呢?結(jié)合公司的實際情況,筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個方面.將公司的采購管理作為成本控制的

12、一個專項進行籌劃,并形成了一套系統(tǒng)的運作流程進行貫徹執(zhí)行,下面對此進行綜合簡述.一.設(shè)立采購監(jiān)管部門.針對沒有專門的職能部門對公司所有的采購活動進行控制,作為綜合性的管理部門,筆者認為,財務(wù)部具有包括生產(chǎn)物料、工模材料、總務(wù)維護、設(shè)備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦?nèi)的所有采購活動的全面管理的涵蓋面,因為公司任何活動都以資金作為介質(zhì),所以,以財務(wù)職能來控制公司的全盤采購是再合適不過了.作為采購管理工作的開始,首先對財務(wù)部在采購管理中扮演的角色進行合適的定位.在其位,謀其職,只有名正了,才能言順,才能有人信服和認可.公司管理當局在公司組織架構(gòu)上賦予財務(wù)部為公司之采購監(jiān)控部門的職能,即財務(wù)部

13、負責有關(guān)采購政策的制訂和采購實務(wù)的監(jiān)控工作.管理當局明確授權(quán):財務(wù)部有權(quán)對公司任何采購事宜進行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參予，并對不合理或不利于公司利益之采購事項否決或終止（有必要時,報請總經(jīng)理或管理委員會決定）.財務(wù)部設(shè)專職（本文中取名采購管理會計）分管采購控制工作,此職位亦可由相應(yīng)崗位兼任并直接向財務(wù)經(jīng)理負責.財務(wù)部之采購監(jiān)控工作直接向總經(jīng)理負責.二.建立和實施制度化的采購管理程序.建立和實施制度化的采購管理程序,這是采購管理工作有效進行的根本保證.有法必依,違法必究,這是制度能切實貫徹執(zhí)行的保證.只有制度化了,才能在公司中用法治,而不是人治.采購管理程序主要包括以下方面:規(guī)定采購條件.明確

14、采購人員對供應(yīng)商的選擇、采購物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負完全責任,并明確采購主管人對下屬的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負責、采購物品必須是必需的不可或缺的,而且經(jīng)查對無庫存或庫存不足以滿足需要者.采購物品必須適量,不得超標積壓或不可用或根本不需用、采購物品的單價須為掌握內(nèi)的合適單價,而且力求是最低的單價.執(zhí)行價格不得高于公司核定價格或掌握的現(xiàn)行市場價格.大數(shù)量或高單價的物品采購必須有三家以上供應(yīng)商報價選擇,并在采購事項未確定前傳送財務(wù)部、采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認之供應(yīng)商處購買,即不適宜隨意變更供應(yīng)商.已有之供應(yīng)商處沒有所需采購之物品,或因單價及質(zhì)量或因其他原因等因素,可變更

15、或選擇新的供應(yīng)商,但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項告知財務(wù)部并征得財務(wù)部認可,同時向財務(wù)部提供新增供應(yīng)商資料卡片、采購物品必須保證物有所值且物有所用,即相同質(zhì)量下的價格最優(yōu)化是采購的前提.明確分工.公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購部門，為明確采購員的權(quán)利和責任,使各采購活動有條不紊并將責任歸落到人,必須對公司的所有采購活動按類別進行明確分工并落實到相應(yīng)采購人員.采購人員必須是該種采購的內(nèi)行者,如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部負責,工程物資由總

16、務(wù)部負責,設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負責,工模材料由工模部負責,電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機器設(shè)備等由使用部門或?qū)I(yè)人員負責.采購審批權(quán)限.所有采購報價、采購合同、采購辦理必須先批準后實行,有效批準者是總經(jīng)理.禁止未經(jīng)批準的采購事宜,但突發(fā)性或臨時性急需物品（如工作中的機械突損部件、臨時特采等）可以由財務(wù)部確認后即由采購負責部門采購,但請購單上須注明急購字樣并說明理由,請購單由總經(jīng)理補批.驗收職能.任何物品購入后須經(jīng)非采購者本人驗收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實.驗收人員由財務(wù)部指定或確認.驗收者必須核實進貨的物品與訂貨單是否相符,對經(jīng)手驗收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購發(fā)票或采購約定所載之要

17、求的相符性負責.只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準特殊放行的物品才準驗收入庫.驗收無誤后,填制材料入庫單,連同供應(yīng)商送貨單分送財務(wù)部作為結(jié)算貨款的憑據(jù).為明確責任,結(jié)算憑據(jù)必須由采購員簽名作實.退貨與索賠.為避免損失，采購回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符,采購部門須立即辦理退貨,無論貨品是否退還給了供應(yīng)商,均須立即書面通知財務(wù)部及時扣回相應(yīng)款項.凡檢驗結(jié)果為不良品的來料檢驗報告,品管部應(yīng)分發(fā)至采購部門和財務(wù)部,以有效追蹤,不致有遺漏退貨扣款事項的發(fā)生.采購約定中必須明確索賠條款,對因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其他損失,應(yīng)由采購部門根據(jù)實際應(yīng)由

18、供應(yīng)商負責的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項或收取現(xiàn)款.采購部門不能解決的,公司可以采用不排除以法律形式解決的措施,以及時保護公司的利益.貨款結(jié)付政策.所有采購除零散性或不常用無法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外,均為月結(jié)付款方式.不能使用月結(jié)的,除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來公司收款而由采購人員購買時直接付款外,均由供應(yīng)商直接到公司財務(wù)部收款.禁止采購人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜.月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi)（每月5日前）提供對帳單至財務(wù)部對帳,此政策采購部門須明確知會供應(yīng)商.貨款由財務(wù)部根據(jù)采購結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付.為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量

19、等原因而給公司造成經(jīng)濟損失,采購部門應(yīng)盡量避免即時結(jié)付現(xiàn)金,即對非月結(jié)的大金額的采購保留一周或半月等一定的付款期間.在不影響公司商譽的前提下,適度延長付款時間是公司進行信用融資的財務(wù)政策.三.加強和完善采購的環(huán)境管理工作.1. 加強采購的事前管理,建立完善的材料價格信息檔案.為了有效地控制和降低采購成本,并保證采購材料的質(zhì)量,公司采購員應(yīng)作好材料采購市場的有關(guān)價格信息的收集和整理,及時地了解市場行情和動態(tài),并與已在采用的采購價格進行比較和分析,同時進行相應(yīng)的調(diào)整和更新.調(diào)整和更新后的價格檔案應(yīng)同時分發(fā)采購管理會計確認并留存.如有必要,采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息,同時知會采購

20、員,由采購員進一步確認后進行歸檔并執(zhí)行.2. 建立健全的供應(yīng)商檔案.為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況,并對供應(yīng)商進行相應(yīng)的資質(zhì)考評,應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案.所謂重要性供應(yīng)商,即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商.當一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進行持常性往來,且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標準后,應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進行檔案管理.供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務(wù)部聯(lián)合進行.供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號、詳細地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行

21、帳號等，并定期或不定期更新，由專人負責管理,同時由財務(wù)部留存副本.原則上公司采購只選擇重要供應(yīng)商進行.如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題，公司可考慮對其酌情處理，嚴重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責任的權(quán)利.3. 對采購員進行考核、激勵和約束,這是防范采購中人為欺詐的有效方法.采購員是采購的實際實施者,在采購過程中起著至為重要的作用,經(jīng)歷表明,采購員以與供應(yīng)商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購?fù)任锪峡梢缘蛢r但不選擇低價采購等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣,這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐,而這則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，

22、因此,一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng),以公司制度約束其行為操守,能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生.二是注重考核采購員的專業(yè)能力,一個合格的采購員既要熟悉公司的生產(chǎn)運作和物料存儲,又要了解物料的本身屬性、市場行情等,這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料,使公司不會蒙受不必要的損失.公司對采購員的考核應(yīng)定期舉行,一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯(lián)合進行，財務(wù)部同時參予.對考核結(jié)果優(yōu)良,完成或降低公司采購成本任務(wù)的采購員按公司規(guī)定或適度的標準進行精神和物質(zhì)獎勵,以提高采購員的積極性,事實表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻和抑制貪污的主因.而對于考核結(jié)果不合格

23、,不能完成規(guī)定任務(wù),或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購員,應(yīng)按公司規(guī)定或適度的標準視不同情節(jié)懲罰,如有必要,應(yīng)毫不猶豫地辭退并保留追究法律責任的權(quán)利.考核和獎懲結(jié)果歸入個人檔案.在對采購人員進行考核和激勵的同時，應(yīng)對采購員進行操守約束.沒有約束的權(quán)力最易產(chǎn)生貪污和腐敗,這是屢已驗證的經(jīng)驗教訓(xùn).為保證公司的合法利益不受侵害,也保護供應(yīng)商的合法利益不受侵害,在對采購員進行制度約束的同時,應(yīng)對其進行道德約束,以降低人為欺詐動機.公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進行操守承諾,總經(jīng)理應(yīng)向供應(yīng)商頒發(fā)操守承諾書,以公司制度和法律責任明確禁止采購人員向供應(yīng)商收受和索取任何形式的不正當利益,同時禁止供應(yīng)商向采購員

24、以任何形式送贈有損公司利益的不正當利益.4. 選擇合理的采購方式.根據(jù)不同資質(zhì)不同類型的材料,選擇合適的采購方式,這是降低采購價格的良好途徑.公開競爭招標.對于大宗材料采購,實行公開競爭招標的方式,往往能通過供應(yīng)商的相互比價,達到采購成本最低質(zhì)量最好的目的.采購員應(yīng)聯(lián)系三家或三家以上的供應(yīng)商,并遞交供應(yīng)商報價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購定價由市場供求關(guān)系確定，采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價與批量折扣相結(jié)合的價格政策.合同采購.對于持常性的材料采購,可選擇信譽佳配合能力好的供應(yīng)商,與之訂立長期合同.與誠實、信譽佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價格等方面的關(guān)照.供應(yīng)商為了維護

25、自己的商業(yè)信譽和利益,建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會摻假,并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié)最低價格采購.為了以最低的價格取得最優(yōu)質(zhì)的材料,在價格確定前,采購員必須先調(diào)查市場行情.所有采購,應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報價,并與供應(yīng)商價格檔案進行比較核實,而且經(jīng)財務(wù)部認可.公司得到各供應(yīng)商對各種材料的報價后,不一定完全選擇最低價格,因為并不是最低的價格就是最可取的,應(yīng)考慮價格對應(yīng)的質(zhì)量,并同時考慮與供應(yīng)商的長遠合作關(guān)系和其他材料的總體價格等因素,選擇多數(shù)材料價格最低的供應(yīng)商,并與之協(xié)商,使總體材料的采購價格達到最低最優(yōu)水平.四.對采購工作進行嚴格的日?？刂?1. 事前批準,并嚴格按采購審批權(quán)限執(zhí)行.所有采

26、購,必須事前獲得批準.未經(jīng)計劃并報審核和批準,不得采購.采購員應(yīng)根據(jù)需求計劃選擇供應(yīng)商和報價.報價單必須經(jīng)采購管理會計審核簽名并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理認可后送總經(jīng)理審批,審批后的報價單作為依據(jù)由采購員填制正式采購訂單,同時分發(fā)采購管理會計留存?zhèn)洳?采購訂單經(jīng)采購管理會計審核無誤并簽字后由財務(wù)經(jīng)理簽字認可,然后送總經(jīng)理批準.總經(jīng)理批準后的采購訂單才為執(zhí)行采購的有效憑據(jù),由財務(wù)部分發(fā)至采購部門及需求部門和倉存部門.所有采購的審批,必須按權(quán)限和明確分工進行.2. 規(guī)定各種采購及時結(jié)算.釷對采購員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)且未進行清結(jié)的情況,規(guī)定所有采購員經(jīng)手的現(xiàn)金采購,必須于采購發(fā)票日起5日內(nèi)到財務(wù)部報帳結(jié)算并進行款

27、項清結(jié),報帳程序按財務(wù)部報帳規(guī)定辦理.禁止采購員自行墊支和預(yù)付訂金,用款時可憑已獲批準的采購訂單向財務(wù)部辦理借支,借支經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后送總經(jīng)理批準.釷對月結(jié)供應(yīng)商貨款有跨月或遺漏入帳情況,規(guī)定月結(jié)供應(yīng)商的送貨單經(jīng)驗收入庫后,由采購員分類整理并于翌日10時前送采購管理會計.月結(jié)供應(yīng)商帳單由采購管理會計整理并進行會計處理,月末統(tǒng)一編制應(yīng)付帳款明細表,并送財務(wù)經(jīng)理審核認可.為清晰債權(quán)債務(wù),不使支付貨款時雙方有異議,每月中旬和下旬,采購管理會計對每個供應(yīng)商上個月貨款分別編制供應(yīng)商貨款確認表,經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后,作為結(jié)付貨款的憑據(jù)傳達至供應(yīng)商,如有不符及時解決,避免日后糾紛.3. 召開采購管理會議.針對采

28、購工作中存在的問題、有關(guān)采購管理的政策修改或更新、重大的采購事項等，財務(wù)部定期或不定期主持召開采購管理會議,采購管理會議可以固定在每個月月末舉行,也可以根據(jù)需要臨時性地召開,一般由財務(wù)經(jīng)理主持,各采購部門參加,有必要時請總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參加.各部門可以在會議上提出在采購工作中遇到的自己無法解決或決定的問題,大家通過相互協(xié)調(diào)相互理解,在達成公司利益目標的軌道上研究出可行的解決方案.會議上通過的事項或決定各部門必須切實執(zhí)行,不得形式化和兩面化,對不切實執(zhí)行的部門,在責令改正的同時,不排除以行政手段追究相應(yīng)人員責任.作為工作執(zhí)行和糾正措施的追溯依據(jù),采購管理會議必須有會議記錄存檔并以文件形式下發(fā)

29、各相關(guān)部門.經(jīng)過兩個月的籌劃、研究、形成文件，財務(wù)部于同年8月正式下發(fā)采購管理辦法,作為公司采購管理工作的準繩和采購工作的執(zhí)行標準,財務(wù)部同時作為公司所有采購活動的監(jiān)控部門正式進入采購管理角色.經(jīng)過兩年多的運行,公司的采購工作在公司制度的控制和引導(dǎo)下逐漸走入了規(guī)范化的正軌,采購工作基本上按筆者的設(shè)想和思路進行,且基本上解決了筆者剛上任時公司采購工作中存在的那些問題通過有關(guān)財務(wù)指標反應(yīng),公司的成本水平比兩年前有了明顯的下降.通過對采購管理工作的進一步思考和探索,筆者認為,采購管理是一項圍繞降低成本和風險而進行的管理工作,是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)之一,具有長期性、持續(xù)性、系統(tǒng)性和過程性,不可操

30、之過急,也不可能一步到位,只有持之以恒毫不松懈地進行才能取得應(yīng)有的績效.在財務(wù)監(jiān)控的模式下,一步步培養(yǎng)各采購部門自我約束和自我管理的工作意識和工作風格,是達到公司管理最佳效果的目標之一,也是財務(wù)管理希望達到的理想目標之一,而要達到這個層面,良好的公司文化、健全而嚴密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的保證。（2003年10月深圳）工作程序：合格供方的選擇和評定：在選擇供方之前，物資公司應(yīng)廣泛搜集供方資料，了解其綜合狀況，提供可供選擇的供方。品管部根據(jù)技術(shù)中心下發(fā)的圖樣的相關(guān)要求和標準，組織物資公司、技術(shù)中心、檢測中心對其進行評審，進行供方的初選工作。對供方的初選評審可就以下幾個方面進行：

31、a. 社會類別，經(jīng)營規(guī)模。b. 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康保證體系及組織管理。c. 原材料來源，質(zhì)量保證及主要供應(yīng)商。d. 產(chǎn)品范圍，銷售組織，銷售服務(wù)中心及主要客戶。e. 產(chǎn)品價格，交貨時間及付款條件。.主要生產(chǎn)設(shè)備及生產(chǎn)能力。初選供方必須提供下列資料：a. 供方企業(yè)簡介；b. 國家認可審計部門頒發(fā)的計量合格證；c. 國家認可檢驗部門提供的檢驗報告（A類物資廠家必須）；各部門根據(jù)以上內(nèi)容對初選供方進行評審，填寫供方評審表，根據(jù)評審情況確定是否通過初評。物資根據(jù)其重要程度分為A、B、C三類，見進貨物資重要程度分類表。若供方在上述項目中滿足我方條件，則初選供方根據(jù)圖樣要求在確定時間內(nèi)提供必要數(shù)量樣

32、品。檢測中心對初選供方提供的樣品進行檢測，若檢測不合格，可追加送樣，若連續(xù)三次送樣不合格，由物資公司收回所發(fā)圖樣，重新進行供方的初選，樣品合格后，由檢測中心出具樣品檢測報告。樣品合格后，A、B類物資要由技術(shù)中心、檢測中心及生產(chǎn)部組織小批量試用，經(jīng)驗證合格后，可與C類物資相同，由物資公司填寫新合格供方審批表，連同樣品檢測報告經(jīng)技術(shù)中心認可后進行審批。（分管技術(shù)、品管的副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。）經(jīng)審批后，該供方即成為我公司的合格供方（小批量數(shù)量范圍附后）。若供方對本程序的（）中條件有一項不符合，則令其限期整改后繼續(xù)評定或重新選擇供方。物資公司將新合格供方審批表歸入合格供方檔案，根據(jù)審批后的新合格

33、供方審批表編制年度合格供方清單。批量送貨：1a.合格供方在批量送貨前，必須與我公司檢測中心簽定質(zhì)量保證協(xié)議。檢測中心將簽定好的質(zhì)量保證協(xié)議提報品管部一份備案。b. 合格供方根據(jù)物資公司的采購訂單送貨，材料到廠后，外檢人員和倉庫保管員分別負責質(zhì)量和數(shù)量的檢驗，并將檢驗結(jié)果填寫在驗收通知單上。c. 物資公司將檢測中心及其他部門反饋的信息，反饋至供方，限期整改；品管部、物資公司及檢測中心根據(jù)下一批材料或樣品的驗收情況來評價更改的有效性。d物資公司應(yīng)積極保持與供方的信息交流，對其意見、建議及時處理和答復(fù)。對供方的活動和服務(wù)進行檢查，及時糾正出現(xiàn)的問題。對違反公司有關(guān)要求的通知品管部，由品管部組織處罰，嚴重的應(yīng)終止合同。e材料驗收合格入庫后，如檢測中心或生產(chǎn)部在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)其對質(zhì)量有影響的問題，應(yīng)限期整改后重新執(zhí)行（）程序。建立合格供方的檔案：a. 物資公司對每