1、辦公用品管理方法企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)辦公用品管理方法 QG/XX12021002- 20041 范圍1.1 本標(biāo)準(zhǔn)所指辦公用品為以下簡稱：股份公司員工日常辦公所 用文具以采購部?辦公用品價目表?為準(zhǔn)、辦公自動化所需用的 耗材含磁盤、色帶、墨盒等以及其它特殊物品柜、臺、凳、特 殊文具等。1.2 本標(biāo)準(zhǔn)適用于股份公司本部，股份公司下屬全資、控股公司可參 照執(zhí)行。2 職責(zé)2.1 秘書室負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理，每半年核定一次辦公用品費用 定額，實施定額管理。2.2 采購部負(fù)責(zé)外購辦公用品的采購。2.3 股份公司設(shè)立文具倉，負(fù)責(zé)辦公用品的入庫、保管、發(fā)放、建帳 及局部特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建帳、保管。2.4 人

2、力資源部負(fù)責(zé)每半年核定一次各部門廠應(yīng)該領(lǐng)用辦公用品 的管理人員和非管理人員人數(shù)，報送秘書室和相關(guān)部門廠。3 規(guī)定3.1 辦公用品由部門廠統(tǒng)一領(lǐng)用，其費用按秘書室核定定額標(biāo)準(zhǔn) 執(zhí)行。部門廠管理人員每人每月 10 元、非管理人員每月 1元； 其他特殊用品費用另計用于印制生產(chǎn)報表所用的紙張，不列入辦公 用品定額內(nèi)。一次性領(lǐng)用總額超過 800元或單價在 400 元以上的， 需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.2 辦公用品費用其他特殊物品除外可月度間調(diào)劑使用，年底結(jié) 算、考核。2004-07-15 修訂2004-07-28 發(fā)布 3.3 特殊物品需專題報告，經(jīng)股份公司主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)后，方可購置，不受定額限制。3.4 打

3、字室等公共使用的辦公用品應(yīng)單獨做方案，由秘書室審核，紙 張按各使用單位的實際印數(shù)攤?cè)朐搯挝晦k公用品費開支，報股份公司 主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.5 辦公自動化設(shè)備所需用的備品備件和入固定資產(chǎn)局部的用品，按 設(shè)備工程部?非生產(chǎn)設(shè)備的管理?等有關(guān)規(guī)定辦理。4 程序4.1 辦公用品的方案審批4.1.1 采購部負(fù)責(zé)填報?辦公用品價目表?，公布現(xiàn)采購的辦公用品 價格，如有變動，應(yīng)及時發(fā)布。4.1.2 辦公用品其他特殊物品除外領(lǐng)用方案每季度制訂一次，于 每季度最后月份 20 日前，各單位根據(jù)人力資源部核定的管理人員和 非管理人員人數(shù)，按實際需要，本著節(jié)約原那么，在定額范圍內(nèi)制定本 單位?辦公用品領(lǐng)用方案?一式三份

4、，經(jīng)部門廠領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后，交秘書室；超過上述標(biāo)準(zhǔn)的，需經(jīng)過股份公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核，并 報送總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.3 秘書室對各單位上報的?辦公用品領(lǐng)用方案?進(jìn)行審核核定 是否超定額，品種是否適宜 , 并將審核的各單位?辦公用品領(lǐng)用計 劃?匯總成?辦公用品方案費用匯總表?一式兩份包括公共使用的 辦公用品方案，附一份各單位?辦公用品領(lǐng)用方案?報股份公司主 管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.1.4 秘書室將經(jīng)批準(zhǔn)的?辦公用品方案費用匯總表?、各單位?辦 公用品領(lǐng)用方案?一式一份，交文具倉；一份?辦公用品領(lǐng)用方案? 退回各部門廠作領(lǐng)用文具的依據(jù)；另一份?辦公用品方案費用匯 總表?及一份?辦公用品領(lǐng)用方案?由秘書室留存。4.

5、1.5 文具倉根據(jù)股份公司各單位?辦公用品領(lǐng)用方案?，核對庫 存，匯總并整理成?股份公司辦公用品采購方案?一式兩份，經(jīng)文具 倉的主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽名后，交一份給采購部采購，文具倉留存一份。4.2 辦公用品采購、儲存、發(fā)放、核算考核4.2.1 采購部根據(jù)文具倉制定的?股份公司辦公用品采購方案?實施 采購，并及時辦理入庫手續(xù)。4.2.2 采購部應(yīng)將辦公用品采購的供方詳細(xì)列出，分別報公司和文具 倉，如有變動應(yīng)及時更改。4.2.3 文具倉負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、發(fā)放、保管，并按財務(wù)部的有關(guān) 規(guī)定建立臺帳。4.2.4 每季度第一個月的 8 日后，各單位憑公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的?辦公 用品領(lǐng)用方案?、領(lǐng)料單，到文具倉領(lǐng)取申領(lǐng)的辦公用品。倉管員對 ?辦公用品領(lǐng)用方案?、領(lǐng)料單審核后發(fā)放，并登入各單位領(lǐng)料臺 帳。4.2.5 文具倉每年、季分別統(tǒng)計各單位實際領(lǐng)用文具的數(shù)量、費用總 額，列表報秘書室，供考核用。4.2.6 秘書室每年對各單位文具費用進(jìn)行考核，對超標(biāo)單位進(jìn)行減 發(fā)。5 其它5.1 文具倉應(yīng)每月盤點，盤虧盤盈應(yīng)查找原因，并向主管領(lǐng)導(dǎo)和秘書 室匯報。5.2 秘書室對辦公用品的定額、采購、倉儲、領(lǐng)用進(jìn)行全方位監(jiān)督管 理，對文具倉辦公用品進(jìn)行監(jiān)督抽查，對辦公用品使用情況進(jìn)行月度 通報。6 文件與記錄