1、 第四部分 功能介紹前面三部分主要介紹管家婆的操作流程和日常帳務處理，本部分是在這個基礎上重點介紹管家婆的功能特點和操作技巧，可以理解成“熟能生巧”的過程。為方便讀者，本部分是按照管家婆主菜單的結構分別介紹各功能的。用戶可按照章節標題直接在相應的主菜單下找到。第一章 系統維護部分第一節 用戶配置作為一套通用性較強的軟件，管家婆所有功能中某些功能針對某個行業比較實用，而針對其它行業卻沒有太大的實用性。這就是我們提供“用戶配置”原因，用戶可以根據自己的需要“打開”或“關閉”某個功能，從而更方便地使用本軟件。在主菜單【系統維護】【超級用戶】【用戶配置】中，我們提供了用戶配置的管理。（注：本功能必須以

2、“超級用戶”的身份進入管家婆才能操作）注意：在我們不斷為用戶提供的管家婆升級版中，很多新增功能都是可以配置的。建議您做完軟件升級后，仔細看看“用戶配置”中新增了哪些功能。第二節 用戶口令及權限設置用戶口令及權限設置：財務數據對于任何一個公司來說都是非常重要和敏感的，利用該功能為操作員設置登錄管家婆的密碼和使用的權限范圍，以達到保證數據安全的作用。首先在【系統維護】【超級用戶】【權限管理】中，添加新操作員。然后在“權限”中（如下圖），確定新操作員使用管家婆軟件的權利。說明：以某個操作員的身份進入管家婆系統后，其身份自動記錄在錄入的單據中。該記錄任何人均無法修改，以便于管理者跟蹤和監查。注意：管家

3、婆缺省用戶身份是“超級用戶”。“超級用戶”擁有所有的權限，并且“超級用戶”缺省密碼為空。所以在第一次進入系統后必須為“超級用戶”設置密碼。密碼設置必須是數字或字母（區分大小寫），不能為中文。第三節 月結存/月結存信息表 會計中“月結存”的概念是：以某一時間作為本月財務的最后日期，同時本月發生的憑證將改變財務報表。管家婆中“月結存”的概念是：以當前經營歷程中最后一筆單據（單據日期最大）為斷點，保存所有帳表及明細帳，便于進行每月比較。注：管家婆中每一筆單據過帳后立刻改變相關的報表。管家婆一個會計年度中（起止時間由用戶自行決定），只允許做12次月結存。月結存信息表：“月結存信息表”讓您“見樹木也見森

4、林”，充分掌握財務管理進度。包括內容：¨ 期初建帳日期；¨ 最后一筆單據過帳日期：即過帳單據中，“日期”最大的單據；¨ 每次“月結存”的起/止日期；¨ 每“月”的單據數量：即有多少張原始憑證；經驗之談：無論是技術人員，還是直接用戶，如果要去了解一套完全陌生的管家婆帳本，第一步就是查看此表。第四節 年結存我們以商品ABC舉例，說明“年結存”的作用： 例：商品ABC 期初量：10經營歷程增/減量余量98/01/01進貨51598/01/05銷售87這時我們開始做年結存，年結存后本年末數據“7”就直接作為下年期初。備注：¨ 將“庫存商品”、“應收應付

5、款”、“現金銀行”、“借進借出商品”、“固定資產”和“待攤費用”本年度的合計值作為下一個會計年度的期初值；¨ 清空所有帳本的明細帳和“經營歷程”中的單據；¨ 根據以上兩點，如果要查詢“年結存”前的數據資料，請用戶在做“年結存”前一定要備份數據，以便在查詢時恢復之用。第五節 系統重建我們以商品ABC舉例，說明“系統重建”的作用： 例：商品ABC 期初量：10經營歷程增/減量余量98/01/01進貨51598/01/05銷售87操 作對經營歷程/基本信息的改變操作后的期初量建 議 用 途系統重建A（清除期初值選擇）清空所有帳本及經營歷程；0只保留基本信息，重新建帳；系統重建B（

6、不清除期初值選擇）基本信息原樣保留；10保留基本信息及所有期初數據；選擇是否保留草稿無無可以將過帳單據復制成草稿，保留草稿。提示：如果您連“基本信息”都要完全重建，請用管家婆安裝盤覆蓋原路徑完全安裝一次即可。第六節 單據格式配置管家婆提供了四種票據格式，見下圖：選擇了某種單據格式后，用戶還可以選擇每個項目是否顯示和修改顯示內容。第二章 錄帳部分第一節 單據錄入技巧1快速錄入的技巧：模糊檢索 錄入商品、往來單位等信息時，除了按 Enter 鍵或雙擊鼠標調出基本信息選擇外，管家婆提供了以下更方便的錄入方式：n如果在【商品全名】里，錄入“長虹”二字，系統將列出在商品名中含有“長虹”字段的商品，以供快

7、速選擇；n如果在【商品編碼】里，錄入“100”，系統將列出在編碼中含有“100”字段的商品，以供快速選擇；n如果在【購買單位】里，錄入“成都”，系統將列出在往來單位中含有“成都”字段的往來單位，以供快速選擇；n如果在【經手人】里，錄入“張”，系統將列出在職員中含有“張”字的職員，以供快速選擇。注1、 如果需要以“編碼”的方式錄入【購買單位】和【經手人】，請選擇【用戶配 置錄帳配置】之“錄入單據時，單位/經手人按編號查詢”。注2、 如果按編號找不到滿足條件的信息，本系統將調出所有基本信息供選擇。效果 同按 Enter 鍵一樣。注3、模糊檢索功能和按編號錄入的方式適用于管家婆所有單據。2自動添加摘

8、要如果沒有在“摘要”中錄入任何漢字，管家婆將很“智能化”的構造一段文字，說明單據的作用。有用戶希望既能保留“自動摘要”，又能在單據中寫些補充說明。這就是單據中“附加說明”的用處。3【單據編號】自動生成：請參閱【用戶配置】 單據查詢時，如果知道某筆單據的“單據編號”，系統可快速的查出該筆單據。4錄單時添加基本信息錄單時，有時會出現錄入的信息在“基本信息”里沒有，為提高錄單速度，可直接在彈出的菜單中添加新的信息（如圖），而不用返回到“基本信息”菜單中添加。5單據行數可以設置：請參閱【用戶配置】第二節 業務草稿一張單據錄入完畢后，可以選擇保存成草稿（即本筆單不會影響帳表的變化），也可以把已經過帳的單

9、據復制成草稿。在業務草稿中有“批量過帳”的功能：用戶可以把審核后的全部單據一次性批量過帳，而不必一張一張地過帳，這樣大大提高了工作效率。具體使用：² 在業務草稿中，按住鼠標左鍵不放，拖動鼠標，將草稿標蘭，即選中這些草稿；或按住Shift鍵，同時按上下鍵可得到同樣效果。² 點擊“批量過帳”按鈕，確認后系統將選中的草稿全部過帳。第三節 經營歷程“經營歷程”中除能夠查詢所有過帳的單據外，還具有以下功能：¨ 【紅字反沖】：自動產生一筆業務單，完全反沖該筆單產生的所有帳目。自動產生的反沖單將附加在當前經營歷程的最后一筆單據之后；¨ 【修改單據】：單據中往來單位、商

10、品名稱及數量、金額作為核心記帳要素，在過帳后絕對不允許修改。但是，單據的摘要、經手人系統允許修改；¨ 【復制單據】：將選定的單據，復制到“業務草稿”中（經營歷程中的單據保持不變）。該功能的妙用：如果您不小心將一張有15行的銷售單錄入錯了一個數據并過了帳。并且采用了“紅字沖帳”的辦法來彌補這一錯誤。現在，利用“復制單據”的功能，將這張錯誤的單據復制到草稿中，然后再在草稿中調出這張單據，修改錯誤的地方，重新過帳。這樣，免去了重復錄入這張單據的工作量。第四節 紅字沖帳在單據錄入過程中我們無法保證數據絕對的正確性和準確性，但往往在單據過帳后才發現錯誤。管家婆為保證帳目的安全性，不允許在原單據

11、上直接進行修改（任何的帳目變動都需要有痕跡）。因此，管家婆提供了“紅字沖帳”的功能。只有對錯誤的單據進行“紅字沖帳”后，再重做一筆單據，才能夠完整的修改一筆錯單。選中需要反沖的單據（單據呈蘭色顯示），單擊 紅字反沖 ，沖帳后的單據呈紅色顯示。注：使用“單據重排”功能可以過濾掉“紅字反沖”的單據。注意：管家婆為保證帳目的安全和準確，不允許“紅字沖帳”已經“月結存”的單據。第三章 查帳部分第一節 庫存上下限報警庫存上下限報警：對監控滯銷商品和暢銷商品特別有效。用戶即可設置某一倉庫報警， 又可設置合計倉庫報警。具體使用：² 首先在【查帳】à【庫存商品】à【商品上下限報警

12、量設置】中設置某個倉庫中商品的上限或下限報警量。² 其次在【庫存商品數量上下限報警】中查詢是否有報警商品，如果有報警商品可以自動生成：進貨單、報損單、報溢單等單據。第二節 庫存盤點實際工作中倉庫管理人員提供的商品數量統計和電腦庫存帳不可能完全一致。當發生這種情況時我們就做報損報溢單。但在一些行業中（如服裝行業），這種情況相當普遍，特別是月底盤點時工作量相當大，如果仍然采用業務單據中的報損報溢單顯得力不從心。為此我們提供了庫存盤點的功能，可以對某個倉庫的部分或全部商品進行自動盤點，增加或減少電腦庫存帳。打開“庫存盤點”表，在需要報損報溢的商品處輸入“實際數量”（鼠標雙擊該商品），在輸入

13、完畢并確認無誤后按 盤盈盤虧 鍵。此操作將所有“庫存數量”和“盤點數量”有差異的商品自動生成報損或報溢單保存在“業務草稿”中。在用戶確認過帳后才對帳務產生影響。第三節 往來對帳操作：1）【查帳】à【往來分析】à【往來對帳】 2）【查帳】à【應收應付】à【往來對帳】 管家婆提供了一種非常實用的“對帳”功能：將與某往來單位的所有物流與錢流的往來業務，以清楚而通俗的方式將一筆筆的業務排列出來。然后，打印出來，傳真給對方！這是中小企業的典型對帳方式！請注意：收款錢流業務與銷售物流業務的并存（特別注意第4行，第5行）。這相當于將會計帳本與庫房帳本作大“拼集”，這種

14、功能在目前的所有管帳軟件中是唯一的。“往來對帳”中提供了收付款結算管理功能：該功能是以“后臺”的方式，在“往來對帳”中編組。記錄每筆款與某筆單據或某件商品的結算對應關系。具體操作方法是：1 進入“往來對帳”報表后，使用“組號設置”為有相關業務關系的單據（或部分單據行）編上同樣的組號。例如：一筆銷售單與針對該筆銷售的收款單編為同樣的組號；2 為了更直觀地顯示已編組的單據，使用“單據重排”，并選擇“按組號排序”，之后系統將自動把同一組的單據排列在一起，同時不同組號的單據用不同顏色來區分。第四節 往來分析帳額分析：按應收款及應付款的范圍，查詢往來單位。了解往來單位的往來帳款，減少財務風險。¨

15、; 輸入應收款或應付款的上下限，系統按此條件查找符合的單位；¨ 選擇篩選的范圍“從當前單位中篩選”或“從所有單位中篩選”；¨ 選擇是否“顯示應收應付款均為零的單位”。帳齡分析：按某段時間是否與我公司發生業務關系，篩選往來單位。帳齡分析主要用于分析應收款，分析哪些單位是“活躍的”，那些單位是“不活躍的”，幫助企業關注呆帳、死帳等。帳齡分析為針對某段時間，這里對其他查詢條件說明如下：¨ 本時間段內無往來關系的單位：主要用于查看“呆帳”，或近期不活躍單位；¨ 本時間段內有往來關系的單位：主要用于查看“近期活躍”的單位；¨ “往來關系”的定義：何為有業

16、務往來呢？“有業務往來”只是我們的口頭禪，本身沒有一個準確的定義。我們根據對中小企業的特點的分析，發現絕大部分“業務往來”是針對銷售、進貨、收款等三種業務，所以，在基于“針對多數、不要復雜”的原則，在本系統中，我們向用戶提供了幾個最常用的選擇：第五節 進貨分析需求背景：許多企業對進貨情況非常關注，需要對進貨做詳細地分析。進貨盤點：將商品進貨數量和金額以線性表的方式羅列出來，可以選擇羅列所有商品 或某類商品。含稅條件：可以選擇統計所有進貨（包括含稅和不含稅）、含稅進貨、不含稅進貨，這 樣就可將含稅和不含稅分別統計。查詢條件：可以以往來單位、倉庫、經手人來查詢進貨，并選擇是否包含進貨退貨及 借轉進

17、貨。第六節 單品分析操作：【銷售分析】à【月銷售狀況/銷售月報表】中提供了“單品分析”功能。需求背景：比如，對于軟件銷售店而言，一定非常關心如下數據：殺毒軟件銷售“KV300”的利潤占自己全部軟件銷售利潤的百分之多少？“管家婆”的銷售占全部“財務商務管理軟件類”的銷售的百分之多少？管家婆豪華二期新增的商品“單品分析”，就是告訴我們這些數據的。例如：下表為某商品“任我行進銷存管理軟件”的銷售與利潤分析表。其中，“本類商品”，指商品“任我行進銷存管理軟件”的直接上層分類；“全部商品”，指整個商品基本信息庫中的全部商品。第七節 進銷存變動表 “進銷存報表”用于查詢任一時間段中“全部倉庫”或

18、“某個倉庫”所有商品的出入倉庫情況，其基本內容有：上期存本期入本期出本期存表格配置：因為商品出入庫絕非只有進貨或銷售，還有很多其他情況。所以，一張完備的商品“進銷存報表”應包括很多詳細出入庫的項目（如下圖），管家婆特別為您提供了如下自己選擇顯示內容的機會：經驗之談：對于管家婆軟件中“太寬”的表格，可以在“打印”操作時，將表格轉存為文本文件或DBF文件，word或Excel打開文件，再選擇“橫向”（及旋轉90度打印）即可。這樣，一張大表格就可以由很多張打印紙拼接出來。第八節 含稅管理需求背景：對稅比較重視的中小企業。想了解含稅進貨/銷售多少，其中稅金多少等。 含稅處理是一個復雜的問題，涉及面較廣

19、，下面我們分三個步驟來說明： 配置、錄入、查詢。關鍵詞：“價稅合計”是指不含稅金額與稅額之和，即含稅金額。配置：要進行含稅處理，首先要做一些相關配置。進入菜單系統維護=>單據 格式配置，可以選擇四種單據格式，其中含稅的有兩種：¨ 稅票格式A：標準的稅票格式。錄入商品的數量、單價、金額、稅率、稅額，并可按標準稅票格式打印。¨ 稅票格式B：實用的稅票格式。在實際業務中，成交金額往往是價稅合計，需會計手工反算單價和金額，比較麻煩。本格式提供了一個功能，直接錄入價稅合計，自動反算單價和金額，減輕了工作量。選擇了單據格式后，用戶還可以選擇每個項目（列）是否顯示，點擊 修改名稱

20、修改顯示內容。如：在服裝行業中，往往把“商品規格”改為“顏色”，“商品型號”改為“尺碼”。在窗口的下面可以設置每張單據的缺省稅率。如：增值稅設為“17”。錄入：設置好“稅票格式”單據后，錄入進貨/銷售單時，自動顯示出相應的單據格式。其錄入細節和“簡單格式”單據大同小異，下面就兩種稅票格式錄入的特殊之處做介紹：¨ 稅票格式A：標準的稅票格式。用戶只需錄入商品的數量、單價、稅率，而金額和稅額自動運算出來，且不能修改。它們之間的運算關系如下：數量 * 單價 = 金額金額 * 稅率% = 稅額單據右下角的合計金額 = 每行金額累計 + 每行稅額累計¨ 稅票格式B：實用的稅票格式。用

21、戶只需錄入商品的數量、稅率、價稅合計，而單價、金額、稅額、稅后單價自動運算出來，且不能修改。它們之間的運算關系如下：數量 * 單價 = 金額金額 * 稅率% = 稅額金額 + 稅額 = 價稅合計單據右下角的合計金額 = 每行含稅金額累計查詢：對含稅進貨/銷售的查詢在兩個地方：進貨分析、銷售排行榜。進貨分析：參見后面的“進貨分析”部分。銷售排行榜：新的銷售排行榜增加了稅額和價稅合計的統計。并添加了 含稅條件 選擇。含稅條件：可以選擇統計所有銷售（包括含稅和不含稅）、含稅銷售、不含稅銷售。第九節 保質期管理需求背景：如食品、醫藥等行業都十分需要保質期處理功能。備注：¨ 必須選擇“手工指定

22、”成本核算法后，才能使用保質期管理；¨ 必須在期初庫存商品中輸入保質期，該功能才生效；¨ 必須在進貨時輸入商品的保質期，該功能才生效。配置：在單據格式配置中選擇錄入保質期和備注。錄入：¨ 錄入期初時，在保質期欄中輸入庫存商品保質期到期時間，格式例如：1999-06-01；¨ 錄入單據時，在保質期欄中輸入進貨商品保質期到期時間，格式例如：1999-06-01。注：保質期時間為商品的到期時間而非一般所理解的1年、兩年的概念。查詢：進入菜單查詢=>庫存商品=>庫存商品保質期查詢。首先選擇一個倉庫，再輸入在過多少天就過保質期。篩選商品：可根據用戶的要

23、求篩選表格中的商品，去掉不需要的。天數選擇：設置庫存商品保質期到期提前報警天數。如：提前報警天數為7，當前日期為1999-06-22，則表示列出所有保質期在1999-07-01到期的庫存商品。第十節 滯銷商品表需求背景： 在關心哪些商品銷售得好的同時，也需要了解哪些商品銷售得不好，尤其是庫存量又比較大的商品，在銷售不好時，更需要及時進行處理，以加快資金流通。配置： 對什么是滯銷商品，各個企業的看法不一，系統提供了判斷什么樣的銷售狀況算是滯銷的四個辦法，供您選擇。第十一節商品銷售分布表需求背景： 在查詢銷售狀況時，有時想要查詢一個或一類商品在各個倉庫里的銷售情況，以對各個倉庫的銷售情況進行比較。

24、配置： 點擊“選擇倉庫”按鈕可以配置顯示一級倉庫還是顯示所有子倉庫。在輝煌版中倉庫可以分類，顯示一級倉庫是指只顯示這個商品在一級倉庫的銷售數量，二級、三級倉庫就不顯示了；而顯示所有子倉庫則是指顯示這個商品在所有子倉庫的銷售情況，不顯示類倉庫。第十二節“萬能”單據查詢需求背景： 當您想要查看一類單據，或者是和一個往來單位有關的所有單據，或者是和一個商品有關的所有單據，甚至是用任意條件的組合來查詢單據，您都可以用這個功能來達到您的目的。這個功能還有一個用處就是當您想要查看一張單據，而又找不到時，您能使用您所能想起的任何信息來幫助您找到它。如何使用： 在“萬能查詢“中錄入過濾信息，其中往來單位、經手

25、人、商品、倉庫、單據類型如果沒有錄入就表示全部，其余的都是用模糊查詢。 第四章 其它部分第一節 物價管理 說明A：該功能允許“篩選”出部分商品，并按您所需要的“表格格式”列出這些商品的清單表。 說明B：對每一個商品，都有“編碼”，“庫存量”，“售價”，“進價”等若干種信息或屬性。 如此多的信息,如果排在一個大表格里，必然使查看該表格時要作很多“滾動”，非常不方便。所以，本系統在此處允許您添加/定義/保存您所需要的表格格式（即可以按您的需要生成新的表格）。這樣一來，每次所篩選出的商品就直接“套裝”在指定的表格中。因為較常用，【商品報價表】與【商品進價表】是系統缺省定義好的。第二節 生產模板 該功

26、能將管家婆里的“拆卸或組裝（生產）”單據做成了模板的形式，如果生產某種商品所要的原材料是固定不變的，而該商品又要經常生產，這時你可以做一個生產該商品的模板，每次你要生產該商品時，只需調出該模板即可生成該商品的“拆卸或組裝”單據，這樣就避免了每當你要生產該商品時都要去做一張“拆卸或組裝”單據，它大大的減少了你的錄入。 鼠標單擊輔助功能菜單下的“生產模板管理”彈出“模板列表”，如下圖：單擊 新增 鍵彈出“配料單”，在“模板名稱”欄輸入該配料單的代號如001，如圖：在“生產商品”欄處雙擊鼠標或鼠標單擊手指圖標彈出商品選擇菜單如圖：雙擊所選商品，如下圖在“出庫商品全名”欄處雙擊鼠標或鼠標單擊手指圖標彈

27、出商品選擇菜單如圖：雙擊所選商品，輸入配套數量，如下圖單擊存盤退出退出該界面，返回到“模板列表”中，如圖：這樣就使商品生產組裝的定單模式化，每次生產該商品只需單擊生成草稿圖標，彈出“生產加工單”如圖： 在“出入庫倉庫”欄單擊手指圖標選擇倉庫，在“計劃生產份數”欄輸入所需生產該商品的個數，確認后單擊 存入草稿 圖標退出。完成退出后，系統自動將此筆業務作成“拆卸或組裝（生產）”單，存入“業務草稿”。第三節客戶價格跟蹤管理價格跟蹤是指系統能自動記錄對某一特定往來單位、某種商品的最近售價，同時顯示該商品的最近進價，并能在錄帳時自動調出來使用。在【輔助菜單】下點擊【客戶價格跟蹤】，如下圖：如果信息很多，

28、可按商品名稱、客戶名稱等條件查詢：如需使用該功能，可在【用戶配置】之【查帳配置】中設置。注意：當價格跟蹤開關打開以后，系統記錄的價格跟蹤記錄會越來越多，逐漸影響系統性能，此時您可以對價格跟蹤進行整理，到【輔助功能】之【客戶價格跟蹤】。在這里，您可以用“刪除一類”功能來刪除一類、一個單位或商品對應的所有的價格跟蹤記錄，也可以直接刪除一條記錄。第四節進貨訂貨管理系統需求背景： 比如，您的某些商品庫存不足時，需要進貨，這時，可能您已經向供貨商訂貨了，只是貨還沒有到，也可能還沒有訂貨，進貨訂貨系統就是用于管理您訂了哪些貨，訂了多少，到了多少。再結合您的庫存，您就能確定是否還需要進貨。如何使用： 首先在

29、您訂貨的時候，先要錄入訂貨單，訂什么商品，訂多少，從什么單位訂的。 然后在您收到貨的時候，錄訂貨收貨單，什么貨到了，到了多少。 在您想了解共訂了什么貨，都到了多少的時候，就用“訂貨統計”功能。“訂貨統計”功能可以用兩種方式來查詢，“按商品方式”統計出每一個商品共訂了多少貨，到了多少；“按往來單位方式”統計出從每一個往來單位共訂了多少錢的貨，到了多少錢的貨。點擊“查詢方式“按鈕來改變查詢方式。用“進貨訂貨查詢“可以查看以前的訂貨單。第五節航天金穗配置增值稅專用發票的開具是企業銷售業務的一部分，與其它銷售業務步驟（如訂貨、發貨和結算等）密切相關，在運行了銷售系統的企業，增值稅發票開具所需的原始數據

30、完全可以從銷售系統中得到，從而避免再次錄入數據到防偽稅控系統中所做的重復勞動。航天金穗是企業用來開具防偽增值稅票的專用軟件，但在開具稅票時要求每次重復手工錄入銷售業務數據。在管家婆輝煌版中可以使用數據接口將銷售業務數據轉到硬盤上一個數據文件中，在使用航天金穗系統(V4.1)時，可以用它的“開票數據傳入”功能從這個文件中將數據讀入，從而避免了數據的重復錄入。但要正常使用這個數據接口，在管家婆系統中須進行如下工作：u 銷售單錄入時必須要錄入單據編號。u 在基本信息中錄入購貨方單位的納稅登記號（長度為15），地址、電話，開戶銀行及帳號。u 只能用含稅銷售單，稅率必須為0.06、0.13、0.17中的

31、一種。u 在基本信息中建立好商品的單位和規格。u 如果要在開票時打印復核人和收款人，請到管家婆的輔助功能下的航天金穗配置中設定。u 在銷售單中、業務草稿、經營歷程中都可以點擊航天金穗按鈕將選中的這張銷售單數據轉到管家婆目錄下的BILL.TXT文件中，然后可以進入航天金穗系統，用“接口管理”之“數據接口”之“開票數據傳入“指定BILL.TXT文件所在路徑，將數據接收到航天金穗中，就可以開票了。在管家婆目錄下的BILL.TXT文件可以隨時刪除，管家婆生成接口數據時能自動創建這個文件。同一張單據可以多次傳送，但以最后一次為準，若某張單據在航天金穗中已經開票，再次傳送也不能修改在金穗系統中的數據。u

32、航天金穗系統4.1以上才有“開票數據傳入功能”，因此航天金穗4.1以前的版本不能使用數據接口。第六節 在線幫助 我們一共搜集了近百個和管家婆相關的問題，放在在線幫助中，以便用戶進行模糊查詢。如：用戶輸入“打印”兩個字，那么所有和打印相關的問題都會羅列出來。 具體使用： 菜單：【幫助】à【在線幫助】。第七節 打印功能 在打印單據或報表時，各單位的情況不一樣，表格要求也不一樣，在管家婆打印管理中單擊打印鍵，出現“打印管理器”如圖：單擊打印預覽進入文件打印預覽狀態，屏幕上方有一排工具欄，如圖：打印表頭：單擊表頭，彈出表頭設計表，可以增加表尾內容，設計表頭、表尾字體及大小。單擊打印選項設置，

33、彈出選擇公司信息框，選擇所需打印信息。設置完成后單擊保存按紐。表格設計和表頭設計大致相同，可參照表頭設計方法。橫向打印：在管家婆軟件中，有一些打印內容是很寬的，如含稅進貨/銷售單、庫存分布狀況表等，這樣一來很可能打印機的寬度不夠。為此我們提供了橫向打印功能，可在一般寬度的紙上打印很寬的報表。具體使用：進入打印預覽后，在打印設置中，修改打印屬性，選擇橫向打印。第八節 自動備份自動備份：管家婆系統每隔三天自動在其安裝目錄下的Autobak子目錄中做一個數據備份。注意：“自動備份”功能絕對不能取代“手工備份系統（Backup）”，其安全性遠遠低于后者，它只能是Backup的超級替補。第五部分 管家婆

34、系列軟件第一章 匯總版一簡介管家婆匯總版是基于管家婆豪華版V6.1及以上版本的匯總軟件。應用于匯總各獨立核算的帳務，生成的報表令用戶對各個分公司的庫存、銷售、進貨、應收應付、現金銀行、費用、收入、固定資產以及各種單據的統計等信息一目了然。報表還可以按照用戶不同需要進行配置，濾掉不需要的信息。利用這些豐富的報表，用戶可以同時看到各個分公司的數據和它們的合計值，進行橫向的對比；利用強大的排序和篩選功能，用戶可以進行縱向的對比和快速的定位自己所關心的信息。二軟件安裝運行1號盤中Setup.exe文件，按照系統提示完成安裝。注意：¨ 使用管家婆V6.1版軟件的用戶，需要把匯總版安裝目錄下的B

35、ackup.exe文件拷貝到管家婆安裝目錄下，覆蓋原來的Backup.exe。¨ 把新的Backup.exe文件發給使用管家婆軟件的分公司，操作同上。三操作步驟匯總版主界面如下圖：第一步：備份分公司數據各分公司將管家婆數據備份后，并通過Email或其它方式傳給總公司。第二步：恢復分公司數據1 分公司注冊在【分公司注冊】菜單中，單擊 分公司登記 ，彈出分公司登記對話框，如下圖所示：添加分公司：把各分公司名稱注冊到匯總軟件的系統庫中。修改分公司：修改已經注冊到匯總軟件系統庫中的分公司的信息。刪除分公司：把已經注冊到匯總軟件系統庫中的分公司刪除，同時刪除分公司的所有 數據。注意:¨

36、; 需要匯總某一分公司的數據，必需先在這里注冊該分公司；¨ 如果總公司也使用管家婆，建議首先注冊總公司，在以后的匯總過程中，“基本信息”是以總公司為基準。匯總版是以第一個注冊的分公司數據為基準。2分公司數據的裝入 在【分公司注冊】菜單中，單擊 分公司數據裝入 ，彈出如下窗口：首先選擇需要裝入數據的分公司，然后單擊裝入分公司數據，最后選擇備份數據所在的路徑，如下圖所示。確定后，系統將備份數據恢復到本系統為該公司分配的目錄下。表格中同時顯示該公司的建帳日期、最后錄帳日期、單據數量及明細帳數量。注意：¨ 所有注冊到本系統的公司都必需裝入數據，否則系統在匯總時將會因為找不到數據而出

37、錯。¨ 不要手工修改或刪除匯總軟件目錄下各分公司所對應的子目錄。第三步：匯總查詢【匯總查詢】菜單下包括下列數據匯總查詢：¨ 庫存狀況¨ 銷售分析¨ 固定資產¨ 現金銀行¨ 進貨分析¨ 費用支出¨ 應收應付¨ 其他收入¨ 單據統計四應用實例應用背景：假如一個家用電器經營企業總公司設在北京，廣州、上海、深圳各有一個獨立核算的分公司，總公司和每個分公司分別用一套管家婆軟件管帳。北京總公司還需要經常了解各地分公司的經營情況并進行綜合的橫向和縱向對比。這就需要在北京總公司安裝管家婆匯總版來完成。匯總準備：

38、1 首先，每個公司都將管家婆數據備份，分公司用E-mail或其它方式將數據備份傳給北京總公司。2 北京總公司恢復各分公司數據：進入匯總版，點擊“分公司注冊”，再點擊“分公司登記”，依次添加北京總公司、廣州、上海、深圳分公司。在“分公司注冊”菜單下，點擊“裝入分公司數據”，將所有注冊到本系統的公司數據依次裝入，系統會顯示各分公司的建帳日期、最后錄帳日期、單據數量及明細帳數量。匯總查詢：點擊相應項目的匯總查詢快捷鍵即可。信 息：分公司數據匯總時，用戶要特別注意基本信息的匹配問題：¨ 每個分公司的基本信息與北京總公司完全相同。建立基本信息：在期初建帳時，將北京總公司的數據備份，用EMAIL

39、等方式將此備份發到各分公司，分公司將此數據備份恢復到管家婆中，再作系統重建，就得到與總公司完全一致的基本信息。匯總：點擊數據匯總按紐，系統無需任何基本信息匹配就可以直接匯總。¨ 各分公司的經營范圍、經營品種不同，基本信息不完全一致。建立基本信息：各分公司建立自己的基本信息。匯總：點擊數據匯總按紐，匯總版先自動以第一個登記的北京總公司的基本信息數據為基準來匹配其他分公司的基本信息，再進行匯總。所謂基本信息匹配，實際上就是把這些不同的基本信息按照一定的方法把它們和一套基準數據聯系起來，使它們能在最終的匯總結果中體現出來，而不至于發生信息遺漏的錯誤。例如：我們以北京總公司的數據為基準來進行

40、分公司數據匯總的過程中，廣州分公司的商品A被發現不存在于總公司的基本信息中。如果不進行信息匹配就繼續匯總，在最終生成的報表中就不會出現A商品，從而發生信息的遺失，數據就不準確了。在本系統中基本信息匹配有三種匹配方法。 1匹配到根目錄 選定A商品，然后點擊“全部匹配到根目錄”按紐，這表示把A商品添加到基準數據的第一層，匯總表格生成后，可以在第一層中看到A商品的信息。而且本操作也把所有未匹配商品一次性全部添加到基準數據的第一層。2批量匹配 選定A商品，然后點擊“批量匹配”按紐，此功能類似于1，不同的是，在這里你可以選定某一類，這表示把A商品匹配到你選定的這一類下。匯總表格生成后，可以在你指定的這一

41、類下看到A商品的信息。批量匹配也允許用戶一次匹配多個未匹配商品。 3指定匹配選定A商品，然后點擊“逐個匹配”按紐。你可以選定某一種商品（如B）和A匹配。這表示把A商品和你指定的商品B等同起來，匯總表格生成后，你就看不到A商品，但是B商品的數據就是A和B的總和。指定匹配主要用于A和B同義但不同名的情況，這種情況比較常見。第二章 信息搬移工具一 功能介紹：1同級信息前后次序的調整如：某一商品由于很少發生相關業務，被排在同類產品的最后。隨著時間的推移與之相關的業務愈來愈多，而由于該商品偏后的位置，有關單據錄入時商品查找時間將較長，從而影響工作較率。此時使用該工具將此商品調整到同類商品中較前的位置將有

42、效的提高您單據錄入速度。2整類信息的搬移 如：在管家婆系統剛建立時將往來單位按其業務發生的頻繁程度進行了排序并錄入。但隨著市場的變化，這一順序已發生了很大的變化，急需對其加以調整，以提高系統工作效率。該工具即能很好的完成這一調整任務。3同級信息分類 如：由于市場的進一步開拓，您經營的商品品種日漸繁多，需要對商品進行分類管理，此時光靠管家婆本身的功能已不能完成這一調整，但借助于“搬移工具”即能圓滿完成這一任務。二工具的安裝將軟盤或光盤中move.exe文件拷貝到管家婆安裝路徑下。使用時雙擊該文件即可。如：管家婆安裝路徑為c:grasp，只需將該文件拷貝到c:grasp目錄下，則該文件的路徑為c:

43、graspmove三基本操作方法1 查找信息 鼠標單擊【基本信息】菜單，選中其中欲搬移的一類“基本信息”，此時屏幕下方將出現此類信息第一級中的內容。如需繼續向下查找可單擊左側窗口中該信息旁的文件夾（即左邊黃色小圖標），在右半屏幕將顯示其下一層內容。如單擊信息旁的加號(+)，其下一級內容將顯示在該信息的下方。技巧：要快速打開某類信息并顯示其子級的內容，只需雙擊其左側的文件夾。2 選擇信息n 選取單條信息：用鼠標單擊該信息，使之便為深蘭色亮條。n 同時選取相鄰的多條信息：單擊選定該區域的第一條信息，然后按住Shift 鍵再單擊區域中最后一條信息。所選信息均變為深蘭色即表示選取成功。n 同時搬移不相

44、鄰的多條信息：按住 CTRL 鍵，然后單擊要選用的每條信 息，所有選中選信息均應變為深蘭色。n 取消選定區域：請單擊工作表中其他任意一非選定處。1 剪切：選取操作菜單中的“剪切”命令（或直接使用工具條上的“剪切”快捷鍵），系統即會將選中信息存入緩沖區中等待搬移命令。技巧: 操作中使用鼠標右鍵，會使操作更簡便。如：在剪切或搬移信息時將鼠標移至欲操作的信息處，再按鼠標右鍵即會自動彈出操作菜單。2 搬移：將光標移至欲搬移到的目的地的后一條信息上，再調用操作菜單中的“搬移移到該節點之前（之下）”命令（或直接使用工具欄中的“搬移”快捷鍵），確認后，系統將會自動完成你的搬移任務。四操作實例案例1：如一副食

45、品批發商，將商品分為“酒/飲料類”、“食品類”，在“酒/飲料類”中又分為：“白酒”、“啤酒”、“飲料”。由于開始使用管家婆時是夏季，該類中以啤酒的銷量最大。因此該類中商品的排列順序為“啤酒”、“飲料”、“白酒”。而隨著季節的變化，啤酒的銷量漸減，而白酒的銷量增加。為了單據錄入方便欲將“白酒”搬到“啤酒”之前。可按如下步驟操作：1進入工具系統，從基本信息菜單中調出商品貨物，屏幕下方即會出現第一級的兩類商品名（即“酒、飲料類”和“食品類” ）。2雙擊“酒、飲料類”左方的圖標，屏幕的右半部表格中將列出此類下的三個子類（即“啤酒”、“飲料”、“白酒” ）。3單擊“白酒”，待其變為深蘭色亮條后，再調用操

46、作菜單中的“剪切”命令。4移動光標到“啤酒”上，而后調用“搬移到該節點之前”命令，確認并執行后即可完成“白酒”與“啤酒”的位置互換。案例2：以上例中食品批發商為例業務剛開始時，經營的啤酒類中只有青島啤酒廠的產品，種類較少，因此未作近一步細分。如今隨著業務范圍的擴大，經營的啤酒已遠不止一家的產品，種類也達到上百種。為了方便管理也為了提高管家婆單據錄入速度，欲將啤酒類商品按各生產廠家再分類。其操作步驟如下：1 進入管家婆，在基本信息之庫存商品的啤酒類中添加各廠家名，如錄入“青島啤酒廠”。錄入完成后退出系統。2 進入搬移工具，按上例方法調出“啤酒類”商品。以“青島啤酒廠”的產品為例。選中所有該廠的產

47、品（同時移動光標并按下“Shift”或“Ctrl”鍵將這些商品置于深蘭色陰影中）。而后，調用“剪切”命令，并執行。3 將光標移到“青島啤酒廠”處，再調用操作菜單中的“搬移到該節點之下”命令。確認并執行后有關商品即可移到“青島啤酒廠”的分類中。注意：1本工具只能用在管家婆V5.1以上的版本，否則不能運行該工具。2為了防止信息搬移過程中出現突然丟電等異常情況而破壞原系統數據，請在使用該工具前先作數據備份，以供出錯時恢復之用。第三章 查詢版一 功能簡介：管家婆查詢版是管家婆軟件的輔助工具，無需加密狗就能夠進行各種帳表、單據的查詢及打印工作，但不能錄入單據。二 使用步驟：1 安裝查詢版：請參考如何開始

48、的“安裝”部分；2 備份管家婆數據：請參考如何開始的“數據備份與恢復”部分；3 備份數據恢復到查詢版：請參考如何開始的“數據備份與恢復”部分；4 運行查詢版注意：管家婆正式版和查詢版的版本必須一致，數據才能夠正確恢復。三應用實例：1 在公司有專職的人員使用管家婆錄帳，老板希望回到家中可以查看當天的經營情況。只需要在家里電腦中安裝一套查詢版就可以免去多購買一套軟件的開支，或經常拔插加密狗的麻煩。2 老板出差在外，希望能查詢公司最近的帳務。在隨身攜帶的筆記本電腦或異地的電腦上安裝一套查詢版，再接收從公司傳來的備份數據即可查帳。第六部分 網絡版安裝及補充說明第一章 網絡版安裝一 網絡版安裝的系統要求

49、： 服 務 器：運行環境：Microsoft NT、Microsoft Windows98C P U:586(奔騰及以上)內 存：32M硬 盤：軟件安裝需100M硬盤空間工作站：運行環境：Microsoft Win95/Win98 C P U:586(奔騰及以上)內 存：8M硬 盤：軟件安裝需10M硬盤空間二 網絡版安裝方法相對單機版來說,管家婆網絡版的安裝要復雜些，請您按照以下的步驟來進行。u 連通網絡：首先保證整個網絡暢通。服務器可用WINNT或WIN98，工作站可為WIN95 或WIN98。下面我們就以服務器用WINNT，工作站用WIN95為例對系統 的安裝進行詳細說明。u 服務器安裝：

50、管家婆輝煌網絡版系統共2張3英寸盤軟盤，安裝時將 1# 盤插 入A：驅動器（或B：驅動器），在Windows NT在中選擇“運行”即可 進入系統安裝。由于管家婆的安裝非常簡單，且每一步都有提示。 因此，你只需根據系統提示操作，即可順利完成安裝。具體步驟如下：1、 在WINDOWS NT主界面上，選擇“開始-運行”，屏幕彈出如圖所示的對話框， 在“打開”下拉列表框中鍵入A：（或B：）setup.exe，然后單擊“確定”按鈕。管家婆網絡版系統將開始安裝。如下圖：2網絡版進入安裝程序后，將進一步提示用戶選擇【安裝服務器】或【安裝工作站】（見下圖）。用戶選定后系統即自動根據其選擇分別進行下一步安裝。注

51、：此處請選定安裝服務器。另，在服務器上一定不要選擇安裝工作站否則會出錯。 3輸入安裝路徑：安裝方式確定后，系統提示輸入安裝路徑（缺省路徑為C：GRASP）如圖所示，輸入安裝路徑確認無誤后，單擊“下一步”，根據系統提示完成安裝工作。 以上工作完成后，管家婆網絡版在服務器上的安裝已基本完成，但要正常使用尚需對服務器進行如下配置。4配置服務器 在服務器上安裝管家婆網絡版結束后，系統會自動在服務器上按用戶選定的路徑生成管家婆目錄(例如C:grasp)，在這個目錄下有運行管家婆所必須的全部文件，其中管家婆網絡系統全部的數據文件（包括工作站所使用的數據）都放在管家婆下的Data子目錄中(如前例C:gras

52、pdata中)。¨ 在服務器上設定管家婆數據共享 在服務器的NT平臺上運行“NT資源管理器”，單擊管家婆目錄,并在“文件”菜單中選擇“屬性”欄，即可跳出管家婆目錄的屬性頁，單擊其中的“共享”頁，設定管家婆共享名（如共享名設為GRASP）。并將權限設定為“完全控制”，“確定”后退出見下圖： 設置子網掩碼和IP地址 打開“設置”中的“控制面版”找到其中的“網絡”圖標，雙擊此圖標，在隨后出現的“配置”頁面中選擇TCP/IP協議，并完成添加工作。協議添加完成后，單擊頁中的“屬性”按鈕，選中“IP地址”子頁，設置“IP地址”和“子網屏蔽”碼。具體見下圖：三工作站安裝在工作站上安裝管家婆，具體步驟同服務器安裝相似。注意：在第2步，請選擇【安裝工作站】，一定不能選擇【安裝服務器】。安裝結束后會在工作站上按用戶選定的路徑生成管家婆目錄（例如生成C:GRASP目錄），在這個目錄下有運行管家婆所必須的全部文件（在工作站上不放管家婆的數據文件）。以下將對工作站的有關配置進行詳細說明。¨ 設置子網掩碼和IP地址具體操作辦法與在服務器上設置該內容基本相同。 注意：如果工作站選用Win98為操作平臺，則Win98會自動安裝TCP/IP協議，而Win95則不能自動安裝此協議，此時用戶必須自已安裝TCP/IP協議。同時在上述兩種情況下都必須設置IP地址。¨ 工作站與服務器中