1、    讓你的組織流暢起來（下）         “企業生命周期理論”認為，與生物體的成長過程類似，企業的發展也將依次經歷成長階段和老化階段。在這一過程中，企業的靈活性逐漸下降。這一結論與我們對組織橫向協同問題的觀察一致如果把橫向協同水平看成是企業靈活性的一個表現，顯然，相對于那些創業型的小企業，越是“成熟”的大企業越容易產生各種各樣的內部協同問題。從這個意義上講，我們就會更加明確加強橫向協同管理的重要意義它不但會為組織創造價值，而且還將促使組織始終以充滿活力的最佳狀態來應對

2、激烈的商業競爭。案例1  IT中心和其他各部門的協同    作為一家國內大型綜合類券商、F公司近年來取得高速發展。隨著公司業務的迅猛增長和競爭的日益激烈，信息技術對公司發展的支撐作用顯得越奉越重要。公司領導層充分認識到了這一點，近年來，從最先進的軟硬件產品到專業人才配備和培養等各個方面都在不斷加大對IT的投入。然而，作為負責建設和管理全公司IT系統的IT中心卻未因此覺得輕松，反而感到越來越大的壓力。“IT部門反應緩慢，別的券商推出乎機炒股都半年了，我們還無法跟進，這一塊上損失了很多客戶。”“xx券商的IT系統能根據客戶經理的業務量實時計算自己的提成收入，

3、為什么我們的IT就做不到，客戶經理們都跳槽了。”“行政部多次提出要IT部門想辦法完善公司的信息安全保護，可是一點進展也沒有。”每次中層干部會議上、公司各部門都會對IT中心提出許多類似的意見。盡管IT中心的林總會做出一些解釋，但卻無法讓這些部門感到滿意。公司高管們也表現出了不滿，“不知道IT中心成天在做什么”、“每年公司在IT上的投資都是兩位數的增長，怎么問題反而越來越多了呢？”林總自己也感到很困惑。于下的員工每天晚上加班到九、十點鐘，周末也經常搭進去，工作態度不可謂不好。可是各部門提出的看法也不是一點道理沒有。問題究竟出自哪里？經過橫向協同調研和深入訪談，我們終于搞清了問題所在。原來，最主要的

4、原因在于許多部門在向IT中心提需求時，會把IT本身看得過于簡單。他們只是從業務角度出發，告訴IT部門要實現什么功能（甚至連這個也達不到，只是說要往哪個方向努力，如上面行政部門的提法），而不考慮后臺的算法和邏輯等IT因素。這使得IT員工常常不知如何下手，如何將自己的汀專業優勢運用到解決問題的過程中去。這和以前的情況不同：以前業務部門先手工操作，熟悉以后再提IT需求；而現在，業務部門往往一開始就要求有系統性的IT支持。業務部門會認為他們已經把需求說清楚了，而實際上如果IT人員對業務流程和細節不精通的話，僅靠IT專業知識很難解決問題。此外，還存在一些導致中心和其他部門配合不暢的因素。比如，各部門，乃

5、至公司整體都沒有系統性的汀建設規劃，缺什么補什么，交叉重疊加大了工作量，降低了效率；一些部門提出的IT需求經常變更，常常使工作半途而廢，推倒重來：還有些部門常常要等到業務或系統上線的最后一刻才想起需要IT方面的配合，這不但經常打亂IT中心的工作計劃，也使得一些工作忙中出錯，影響項目質量。歸根結底，這是肝中心和各部門的配合產生了問題，導致需求滿足和技術實現之間產生了錯位和矛盾。    解決方法    經過相關各方共同努力，一個分階段實施的解決方案受到了認可并被落實。首先，利用肝中心業務外包的機會，在一些外包項目中，讓IT中心的員工專門承

6、擔起“業務需求分析”的角色作為業務部門和外包商之間的“橋梁”，IT中心的員工將專門負責詳細了解前端的業務需求，并將其轉化及傳遞給后端的外包商來實現。這實際上是通過“角色扮演”的方法來加強IT中心員工對業務流程的理解，提高他們與內部客戶的溝通能力。其次，對重大項目采用“服務合同制”來管理。IT中心與提出需求的部門就重要的阡項目簽訂項目服務合同。服務合同將以書面形式明確包括項目目標、詳細的項目需求、相關業務流程的說明、項目時間計劃等內容；而項目進行過程中，相關部門將對完成的重大階段性工作成果進行實時驗收；同時，如果項目需求發生變更，相關的變更記錄也會被附在合同上。制度化和流程化的管理使相關部門在提

7、出IT需求之前更加重視對項目目的和需求的細致思考，并將IT需求提得更加清晰和規范；而驗收制度使得需求方更加關注項目進展，出了問題能及時得到解決。項目結束后，需求方會基于合同履行情況對項目質量進行綜合評分反饋。項目服務合同作為一個流程記錄和管理的依據，能夠對重大項目全程跟蹤管理，提高管理水平。再次，基于服務合同制，調整考核體系。項目合同的履行情況能夠用來衡量IT中心的工作績效，因此IT中心的考核指標中增加了“項目質量得分”指標；而“項目進展狀況”被同時納入到IT中心和相關部門的工作計劃和考核體系中，以促使雙方加強溝通和協作，共同推動項目建設。最后，由IT中心組建專門的服務團隊，實行人員派遣制。為

8、了更好地使IT專業人員加強對業務和流程的了解，IT中心參照外包服務的模式，組建了由IT工程師組成的專門的服務團隊。這些IT工程師們將常駐重點部門，他們除了提供即時反饋，解決所在部門現有的IT問題外，還以IT顧問的角色參與部門業務流程改進、業務創新、IT發展規劃等工作，從而更好地了解各部門的IT需求，并前瞻性、系統性地加強部門的IT建設和管理。    成效    改進措施很大程度改善了IT中心和各部門的協同狀況。重點項目的管理水平和進展狀況有了明顯提升。而IT中心的工作也逐漸贏得了各部門和公司高管的肯定。特別是通過派遣制和服務團隊的模式

9、，公司逐漸培養出一支即懂IT又懂業務的復合型人才隊伍，并把原來純被動的“救火式”IT支持逐步發展成被動和主動相結合的管理模式，這為公司的“創新帶動增長”戰略的實現提供了強有力的支持和推動。現在，F公司的IT優勢已經成為公司核心競爭力的一部分，其IT管理模式也逐漸成為證券行業內的標桿模式。案例2 生產部門和銷售部門的協同    s公司是國內一家從事手表制造和銷售業務的上市公司。隨著消費者日益注重手表作為飾品的流行性和時尚性，除了品牌因素外，款式是否對路已經成為決定銷售狀況的一個重要因素。然而，人們對手表款式的選擇卻難以揣測并且時常變化。經常是新品上市后，有的款式非常

10、暢銷，供不應求；而有的則長期滯銷，給廠家帶來很大損失。面對這種情況，手表廠商紛紛以“小量多款”的策略來應對。這一策略雖然幫助廠商降低了滯銷產品積存的風險，但也產生了新問題暢銷款式的產品經常斷貨，而斷貨的影響很大，因為同業競爭者們會立即推出相似風格的產品跟進，斷貨會使得消費者去購買競爭對于同檔次、款式相近的產品。s公司的銷售部門常常為此苦惱不已：好不容易出了一款暢銷產品，卻經常在賣得最好的時候斷貨了。于是消費者轉向購買其他品牌，之前的工作都為他人做了嫁衣。然而，s公司的生產部門也有苦衷。銷售部門發來的生產訂單隨意性太大要么長時間沒訂單，要么一下子涌來許多加急訂單，要求幾天之內交貨。這為生產管理造

11、成了很大國難。首先，所有零配件都是按計劃配套訂購的，臨時增加產量需臨時向供應商采購，這里存在不確定因素。其次，手表的生產過程極其復雜，光是生產一個中檔表的球形鏡面就要經過60多道工序，更不要說那些精密機加工所需的復雜工序了。這些因素都使得生產部門對暢銷款產品的加急訂單非常頭疼。此外，銷售部門還經常抱怨另一件事：由于生產設備年平均利用率較低，一年前生產部門與一家醫療器械制造商達成使用合作協議，在產能空閑時承接精密醫療器械零部件的加工業務，為公司創收。盡管公司明確了生產部門應該優先滿足公司的內部訂單，但近一段時期外包業務穩定增長，這就不可避免地使得一些內部加急訂單被延誤的情況更加明顯。于是，s公司

12、的銷售部門總是抱怨生產部門跟不上，生產部門卻抱怨銷售部門沒章法，產銷之間的協同出現了比較嚴重的問題。解決方案    經s公司總經辦牽頭，我們對問題進行了調查分析，并組織相關部門對此進行了深入溝通和頭腦風暴討論，最終采取了以下解決辦法：    增加銷售部門的銷售預測管理。通過為一線銷售單位設計銷售預測指標，促使他們在重視銷售額增長之外，還要關注銷售預測。為了使一線人員接受新的指標體系，我們提出了兩階段運行的建議：第一階段，銷售預測指標不列入考核體系，但公司會定期公布銷售預測最準確和最不準確的一線銷售單位；第二階段，將該指標納入考核體系，

13、并對相關部門和個人的浮動薪酬產生一定影響。分類管理訂單。在銷售預測的基礎上，一線部門的訂單被區分為正常訂單和加急訂早兩類。那些事先沒有銷售預測數據而緊急增加的訂單就被歸入加急訂單。有關加急訂單的指標同時被分解到生產部門和銷售部門的考核體系中。對銷售部門來說，如果加急訂早占總訂早的比例過高，就會對部門業績產生負面影響；而對生產部門來說，加急訂單的交單率越高，則會對部門績效產生正面影響。改進生產流程，增加信息共享機制。通過對零配件供應、外協、制造、檢驗等整個生產流程的改進和整合，生產部門有效提高了制造和供應彈性。此外，通過信息共享機制，生產計劃部門會對銷售部門的銷售預測數據做出及時反饋和更新，以供

14、銷售部門及時了解產品供應狀況。改善產品設計，增加系列化產品的零配件的標準化率。研發設計部門通過將零配件標準化，不但使零配件的供應更加可控，大大減少了以往因小批多量的生產造成的零配件浪費，而且還使同系列產品突出了共同的品牌元素，推動了銷售。成效    所有部門的共同努力大大改善了產銷脫節的問題。經過半年的時間，銷售部門加急訂單占總訂單的比例由58%下降到了37%。而同時，生產部門在不影響外包業務的基礎上，平均交貨期減少了6%。這些使得暢銷款產品經常缺貨的狀況得到明顯改善，公司的銷量和盈利狀況均有提高。此外，我們還得到了一些出乎意料的成果。由于一線銷售人員加強了銷售預測的意識，這使得，他們更加關注客戶和市場。公司內部每個季度的銷售預測準確度排名，使一些更了解市場的營銷人員脫穎而出，而他們很快成為產品