1、精選優質文檔-傾情為你奉上 廣州健聯科技有限公司文件編號采購部工作管理規范和工作流程編制頁碼共10頁1.0、目的：加強采購業務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業務的質量和企業的經濟效益。2.0、范圍：本制度適用于公司所有外購產品（辦公用品和設備除外）的采購。3.0、相關定義：3.0.1、供應商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務的法人、其他合法組織或個人。3.0.2、合格供應商：是指經過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應商。3.0.3、采購申請單：是需求部門根據需要采購的物品所填寫并提交給采購部門的單據，此單據須有有審核權限的人員簽字。4.0、采購

2、部職能和職責： 4.0.1 采購部工作職能：1.采購職能1.制訂采購政策及制度。2.制訂采購計劃與預算。3.明確采購人員的任務和完成目標。4.完成公司采購指標，適時適量供應物料。2.執行職能1.執行公司的采購理念和相關政策。2.執行公司下達的采購任務。3.選擇與評估供應商。4.確定合理的庫存量，并對庫存量進行實時監控。5.采購談判管理。6.簽訂采購合同。7.執行對需求部門所提采購需求的審核、對合同執行的管控、對發起人付款計劃的審核。3.采購管理職能1采購部組織結構設計與調整。2.采購人員的招聘與培訓管理。3.采購績效考核管理。4.采購成本、庫存成本管理。5.審核需求部門的需求，明確采購合同的條

3、款。6.審核發起部門的付款計劃。7.審核合同的簽訂。8.審核采購價格的確認。9.審核供應商的管理。4.采購支持職能1.為業務部、銷售部或相關需求部門提供最新的產品規格、性能、交期等資料。2.協助倉庫進行產品驗收。3.為業務部等相關部門協助制定產品價格。4.為財務部門提供采購成本信息，尋找降低采購成本的方法。5.為財務部提供付款計劃，合理控制資金流轉。 4.0.2 采購部工作職責：1.制訂采購計劃1.編制采購計劃。2.編制采購預算。3.分析采購需求。 2.市場調查1.調查采購市場，包括資源分布情況、供應商情況、品種質量、價格情況、運輸情況等。2.尋求新材料，為改良產品尋找替代品。3.收集相關政策

4、、法規。4.調查和掌握供應渠道。3.供應商管理1.正確開發與選擇供應商。2.供應商的評估，對供應商的價格、品質、交期、交量等做出評估。3.對供應商進行考核，以作為管理供應商的依據。4.與供應商洽談，建立供應商檔案。5開發新供應商，進行尋價、比價功能。不斷尋求替代品與降低采購價格。6.建立并維護供應商合作關系。保證貨品的及時供應。4.庫存管理1.進行貨品驗收入庫、保管和發貨。2.確定合理的庫存量，降低庫存成本。3.不良品和滯銷品的預防與處理。4.與財務交接單據。5.組織采購1.根據采購需求，組織并實施采購計劃。2.采購談判管理包括確定價格，交貨期及付款方式等相關條件。3.詢價、比價、議價、訂購及

5、交貨的催促與協調。4.起草完整的采購合同并進行合同評審。5采購訂單的制訂、發放、跟進及保存。6.采購付款的申請及付款。7.貨品品質管理。6部門協作管理1.向業務部提供新產品的詢價、比價并開發新供應商。2.向業務部提供所需求貨品的供應，保證銷售進度。3.向財務部提供所詢產品的最新、最低采購成本，以滿足成本核算要求。4.向財務部提供完整的票據、單據等資料信息，完善財務制度要求。5.完成公司其它需要采購部協作事宜。5.0、采購原則：5.0.1、嚴格執行詢價議價程序“同等質量選價格低的，同等價格選質量好的”貨品采購，必須有三家以上供應商提供報價（特殊情況除外），在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資

6、信等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格后，由采購部直屬領導簽字確認。5.0.2、一致性原則采購人員采購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。5.0.3、廉潔制度所有采購人員必須做到：1、不以任何形式、任何理由向供應商收受或索取個人傭金、回扣、禮金禮券、貴重物品等。2、不以虛假票據、虛假合同套取個人費用或從事與業務無關的活動；不弄虛作假損害或侵占公司利益。3、不指使或授意下級人員同意驗收或接收質量不合格、不符合合同約定的貨品等。4、不違反合同約定擅自變更或決定產品的定價、標

7、準及指定的材料。5、不泄露應當保密的與招標活動有關的情況和資料；不將制作的標書及相關資料，提供給投標方，獲取好處。6、不利用公司的商業秘密、知識產權、業務渠道及其它資源為本人或者他人從事牟利活動。7、不從事、參與、支持、縱容對公司有現實或潛在危害的行為。5.0.4、道德準則1、“愛崗敬業”。“愛崗敬業”是采購員做好任何一項工作的出發點，也是采購員首先應當具備的最基本的“職業道德”。采購員只有熱愛本職崗位工作，并在本職崗位上盡心盡力、盡職盡責，才能全身投入采購工作。同時，采購從業人員要認真鉆研采購業務，才能干好本職工作。    2、“誠實守信”。“誠實守信”是采購員

8、做好采購工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本準則。采購員只有具備了言行一致、做老實人、說老實話、辦老實事，不弄虛作假、不欺上瞞下，嚴格遵守和兌現自己作出的承諾。才能在具體的采購工作中，嚴格地履行好自己的權利和義務。 3、“廉潔自律”。采購員自我約束、自我規范、自我控制、自覺樹立高尚的覺悟、良知和道德水準，自覺增強抵制不正之風的能力。只有這樣，才有助于采購員工作和采購宗旨的充分完成和實現。 4 i8 y, z 4、“客觀公正”。“客觀公正”是采購員的職業靈魂。它要求采購從業人員在實際工作中，要公平正直，沒有偏袒，既不得攙雜個人的主觀意愿，也不能被他人的意見所左右；嚴格按照統一的評標規則和標

9、準確定中標或成交的供應商，不得有任何主觀傾向，以切實維護各供應商的切身利益。5、“堅持原則”。“堅持原則”就是要求采購員在其采購活動中，要嚴格依照規定的操作程序進行操作，不以自己主觀或他人強加的意志所轉移。  6、“優質服務”。采購員一定要時刻樹立“優質服務”的工作態度，對來任何供應商都要做到態度溫和、語言文明、尊重事實、謙虛謹慎。6.0、采購部工作流程：6.0.1、請購倉庫提交的貨品請購申請需有書面文件，經各相關領導審批，最后交采購部門進行采購。6.0.2、供應商的選擇及評價1、供應商信息資料的收集，供應商必須證照齊全，具有相關資質。2、采購部應較全面地了解掌握供應商的管理狀況、質

10、量控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄。為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。3、對于合格供應商要定期進行評價，對供貨質量下降的供應商，相關部門應書面通知，要求期限整改，再根據相關部門的評價結果決定是否繼續訂貨。對于不及時配合我公司處理問題的供應商，采購部將取消合格名單，并報相關領導審核。專業媒體市場走訪專業網站各種名冊客戶介紹展覽會和行業活動名片篩選待選擇的供應商進行資信調查考 察上門了解經濟實力信譽財務狀況優勢產品資源管理水平營業執照稅務登記證考察結果報告采購經理審批供應鏈總監審批正式洽談合作選擇供應商的

11、程序流程圖6.0.3、詢價、比價根據尋找到的合適供應商，進行相關信息的收集，對各供應商的報價本著“同等質量比價格；同等價格比質量”的原則進行比價、核價、上報、批示。6.0.4、采購合同簽定1、公司的采購業務（辦公用品和設備除外）統一由采購部負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。 2、采購部經價格審查后才可簽定采購合同或采購訂單。3、采購合同和采購訂單內容應包括品種、規格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式、違約責任等條款。4、采購合同經公司內“合同章使用審批表”審批流程后，加蓋公司合同章，經對方簽章后生效。采購合同一式兩份，雙方各執原件一份。采購部負責采購合同的傳閱會簽和相關部門的

12、存檔。6.0.5、采購訂單的審核與下達1、采購員根據詢價結果和供應商擬訂采購訂單后，交由采購部經理和供應鏈總監審核簽字，采購訂單即可生效并轉入執行階段。2、采購訂單轉為執行階段后，按照以下流程進行付款審核：采購人員根據采購訂單填寫付款申請單 采購部經理審核 供應鏈總監審核 財務部經理審核財務部執行付款操作。6.0.6、訂單的跟蹤對于轉入執行階段的采購訂單 ，采購員應及時跟蹤并了解采購訂單的執行及到貨情況，以減少意外狀況和不確定因素的發生，進而保證物資的及時到位。6.0.7、驗收、入庫1、采購物品到貨后，應在第一時間將到貨產品的相關信息通知到倉庫等相關人員對產品進行驗收確認，在產品驗收準確無誤后

13、，庫管收貨并辦理產品的入庫手續。在驗收入庫的過程中出現產品質量或數量異常，倉庫應及時通知采購部，由采購部與供應商聯系退貨或者調換。6.0.8、結算1、采購部根據合同約定的付款方式及付款時間向財務部門提出付款申請，各主管簽字，交給財務部辦理付款手續。2、發票：公賬付款時必須索要發票，核對發票形式（普票或增值稅發票）內容需和合同約定一致，確認后交給財務部核銷。6.0.9、已入庫產品的退貨對于已入庫的產品，相關部門在使用或銷售過程中發現產品不合格的，應及時再次對這批產品進行檢測。再次檢測結果確不合格的，應及時通知采購部。采購部根據與供應商簽訂的相關產品采購合同之規定及公司關于相關物品退貨之規定提出處

14、理意見，經采購部領導同意后及時辦理退貨或換貨等手續。6.0.10、總工作流程示意圖 接收貨品采購清單分類、匯總制定采購計劃 尋找供應商進行詢價、比價、談判辦理合同評審流程采購合同、訂單簽定 通知到貨日期訂單跟蹤核對入庫到貨核對入賬到貨完成7.0、供應商管理規定7.0.1、新供應商開發需求7.0.1.1、當出現下列情況時，供應商管理人員進行新供應商開發：1.新產品設計、產品更改需要增加新的供應商時；2.量產產品由于成本壓力、公司策略需要開發新的供應商時；3.現有供應商因出現以下情況，產品供應發生困難或存在潛在危機時:3.1.發生產品質量事故3.2.3次及以上不能及時交付產品3.3.現有的工藝手段

15、已不能滿足公司技術文件所規定的規范3.4.其供貨價格已明顯失去競爭優勢3.5.售后服務態度惡劣等3.6.因內部自制加工能力受限，需委外協作或采購時。7.0.2、供應商資料收集7.0.2.1、供應商信息來源主要有以下幾個途徑：1.現有合格供應商；2.相關部門、及有關人員推薦；3.通過各種媒體收集的相關企業信息；4.企業自薦；5.通過公開招錄而獲取的相關企業信息；6.顧客指定的供應商；7.其他途徑。7.0.2.2、供應商管理人員根據新供應商開發需求對供應商資料進行收集，資料一般包含以下內容：1.營業執照副本； 2.企業簡介（企業宣傳材料）；3.與其公司部門對接領導和相關業務人員的聯系方式；4.質量

16、體系證書；5.生產能力、技術水平、產品結構； 6.第三方出具的產品質量報告；7.有關質量保證、質量改進方面的證明文件。7.0.3、確定潛在供應商7.0.3.1、潛在供方選擇原則1.始終貫徹公開評審、多部門參與的原則；2.堅持同質選低價，同價選高質，同質同價短貨期的原則；3.根據實際需要，遵循地域就近，服務上乘，信譽可靠等原則。7.0.3.2、準入標準1.有較強的生產能力；2.已建立有效的質量管理體系；3.有較強的產品開發和可靠性試驗能力；4.有完善的技術服務體系，能及時提供優質服務；5.具有一定行業知名度和良好信譽。7.0.4、供應商評價7.0.4.1、供應商評價項目包括：1.供應商的生產能力

17、；2.供應商的價格；供應商可接受的付款周期；3.供應商的技術水平；4.供應商質量管理體系水平；5.質量保證能力；6.供貨能力和交期。7.0.5、供應商業績評價7.0.5.1、供應商評審可以通過以下過程績效指標對主要供應商的供貨績效進行日常監控與管理：1）價格、2）品質、3）交期、4）綜合配合度。7.0.5.2、采購部收集各部門關于供應商供貨貨品的質量表現，以促進供應商改進其制造過程的業績。1.庫管匯總到貨檢驗情況、簽收檢驗合格率。2.采購部統計供應商的交付及時性、價格調整等。7.0.6、評審結果7.0.6.1、從質量、成本、交付、服務等幾個方面，做到公平、公正、公開，對供應商業績進行評價；采用

18、定量打分的方式，根據評價結果對供應商按優秀（A級）、良好（B級）、合格（C級）、不合格（D級）進行分級排序，實行等級管理。依據評價得分對供應商等級劃分AD級等級ABCD分值A8584B7069C60<607.0.6.2、評價后處理方案1.針對A級供應商，調整其供貨份額且新產品配套、財務結算等方面予以優先；2.針對B級供應商，減少訂單份額，要求其進行整改，并提交整改報告，采購部負責對整改情況進行驗證；3.針對C級供應商，暫停訂單份額，要求其進行整改，并提交整改報告，采購部負責對整改情況進行驗證；4.針對D級供應商，直接取消其合格供應商資格，保留資料。7.0.7、資料歸檔采購人員對各階段工作資料進行收集和歸檔，確保過程資料的完整。8.0、采購報銷流程8.0.1、費用報銷流程財務付款財務部負責人簽批供應鏈總監簽批部門主管簽批費用報銷人 具體操作說明：1）費用報銷項目一般包括：差旅費、車費、汽油費、過路過橋費、外出辦公餐費、供應商招待費等。2）報銷人把發票及原始票據依次整齊的粘貼在粘貼單上，并在費用報銷單上詳細注明費用詳細事由。3）報銷人在費用報銷單上簽字并讓各相關領導簽字后即可報銷。8.0.2、報銷費用標準1.采購人員出差需部門經理和供應鏈總監審批后生效，緊急情況可電話報備。2.乘用交通工具標準：市內優先乘坐公交和地鐵，周邊城市優先乘