1、n文書檔案的整理文書檔案的整理 單位檔案分類大綱（企業(yè)）文書檔案科技檔案實(shí)物檔案會(huì)計(jì)檔案人事檔案聲像檔案電子檔案DQDQ黨群工作類行政管理類經(jīng)營(yíng)管理類生產(chǎn)技術(shù)管理類XZXZJYJYSCSC產(chǎn)品生產(chǎn)類 科研開發(fā)類基本建設(shè)類設(shè)備儀器類CPCPKYKYJJJJSBSB永久30年10年1111121213131414會(huì)計(jì)憑證類會(huì)計(jì)賬簿類財(cái)務(wù)報(bào)告類其 它 類 續(xù)前頁(yè) 單位檔案分類大綱（企業(yè)）單位檔案分類大綱（企業(yè)）文書檔案科技檔案實(shí)物檔案會(huì)計(jì)檔案人事檔案聲像檔案電子檔案錄像帶照 片錄音帶在 職離退休死 亡獎(jiǎng) 牌錦 旗獎(jiǎng) 杯光 盤移動(dòng)硬盤其 它證 書廢舊印章其 它U盤 單位檔案分類大綱（機(jī)關(guān)）黨群類行政類

2、業(yè)務(wù)類基本建設(shè)類設(shè)備儀器類永久30年10年會(huì)計(jì)憑證類會(huì)計(jì)賬簿類財(cái)務(wù)報(bào)告類其 它 類文書檔案電子檔案實(shí)物檔案聲像檔案人事檔案 會(huì)計(jì)檔案 科技檔案專業(yè)檔案按各專業(yè)規(guī)定辦錄像帶類照 片類錄音帶類獎(jiǎng) 牌類錦 旗類獎(jiǎng) 杯類證 書類廢舊印章類其它類光盤類移動(dòng)硬盤類其 它類U盤類 文書檔案，又稱管理性檔案，是指機(jī)關(guān)、文書檔案，又稱管理性檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值領(lǐng)導(dǎo)和管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。的文件材料。 歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料

3、，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。收集剔除確定“件” 文件的修整裝訂編頁(yè)號(hào)蓋歸檔章分類確定期限集中問題及問題排序問題內(nèi)“件”的排序編制歸檔章編目及封面填寫備考表裝盒、填寫檔案盒編盒號(hào)上柜架任免、獎(jiǎng)懲非本單位人員或部門的文件；上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件；無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；重份文件；未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）、鉛印文件的各次校對(duì)稿（領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；無特殊保

4、存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面收集的文件材料；參加非主管機(jī)關(guān)召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料；越級(jí)抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)備案的一般性文件材料。第二步、剔除第二步、剔除 剔除就是把每年的收文中與自身沒有密切聯(lián)系剔除就是把每年的收文中與自身沒有密切聯(lián)系的文件材料去掉，不作為檔案整理。部分材料可以的文件材料去掉，不作為檔案整理。部分材料可以當(dāng)做短期資料備用。這樣每年形成和收來的文件就當(dāng)做

5、短期資料備用。這樣每年形成和收來的文件就分成兩個(gè)部分：分成兩個(gè)部分： 1、自產(chǎn)文件即發(fā)文、各種報(bào)表、記錄、圖冊(cè)；、自產(chǎn)文件即發(fā)文、各種報(bào)表、記錄、圖冊(cè)；收文中與自身相關(guān)聯(lián)的文件，收文中與自身相關(guān)聯(lián)的文件，歸檔。歸檔。 2、其余不要，可以暫保存、其余不要，可以暫保存1-2年后在保密局定年后在保密局定點(diǎn)的地方銷毀。點(diǎn)的地方銷毀。不歸不歸 3、留下的歸檔文件進(jìn)行下一步：、留下的歸檔文件進(jìn)行下一步：第三步、確定第三步、確定“件件” 1、文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件）； 2、正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件）；3、原件與復(fù)制件為一件（對(duì)制成材料或字跡材料不利于長(zhǎng)期保管

6、的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔）； 4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 歸檔文件整理方法是以歸檔文件整理方法是以“件件”為單位，進(jìn)行文件級(jí)整為單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。確定理。確定“件件”是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一。是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一。“件件”的確定一定要把握尺度，不可過嚴(yán)也不可太松。的確定一定要把握尺度，不可過嚴(yán)也不可太松。 一般以每份文件為一件，但實(shí)踐中文件的情況很多，一般以每份文件為一件，但實(shí)踐中文件的情況很多，要用以下標(biāo)準(zhǔn)來確定件。要用以下標(biāo)準(zhǔn)來確定件。 5、一本會(huì)議記錄、介紹信存根應(yīng)作、一本會(huì)議記錄、介紹信存根應(yīng)作多件處理（整本會(huì)議記錄、介紹信存根不多件處理（整本會(huì)議記

7、錄、介紹信存根不必拆開，以每次會(huì)議記錄、每份介紹信各必拆開，以每次會(huì)議記錄、每份介紹信各作為一件）。作為一件）。 *最容易犯的錯(cuò)最容易犯的錯(cuò)誤是把一套會(huì)議材料誤是把一套會(huì)議材料裝訂成一件處理。裝訂成一件處理。 7 7、重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件、重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的須保留歷次修改稿的, ,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。可各為一件）。 6、成套的會(huì)議、成套的會(huì)議材料各為一件（一材料各為一件（一個(gè)會(huì)議的材料不能個(gè)會(huì)議的材料不能簡(jiǎn)單作一件處理，簡(jiǎn)單作一件處理，而要分別以件歸而要分別以件歸檔）。檔）。

8、8、發(fā)文稿紙：欄目填、發(fā)文稿紙：欄目填寫齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽寫齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。定稿一并歸檔。 9、文件處理單：正文、文件處理單：正文與文件處理單為一件；與文件處理單為一件； 不論有無領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、不論有無領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、有無處理結(jié)果的文件處有無處理結(jié)果的文件處理單，均應(yīng)與文件一起理單，均應(yīng)與文件一起歸檔。歸檔。 10、來文與復(fù)文（指請(qǐng)、來文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）應(yīng)作為一件。函與復(fù)函）應(yīng)作為一件。1111、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來的裝訂、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；方

9、式，一冊(cè)（本）為一件； 充分充分尊重和利用原來的基礎(chǔ)。輸入每份報(bào)表、尊重和利用原來的基礎(chǔ)。輸入每份報(bào)表、名冊(cè)的題名名冊(cè)的題名+ +單位名（人名）。單位名（人名）。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。行。 需保管需保管3030年以上的文件要進(jìn)行修整，保管年以上的文件要進(jìn)行修整，保

10、管1010年以下的文件保持原年以下的文件保持原狀就行了，減少不必要的勞動(dòng)。狀就行了，減少不必要的勞動(dòng)。 文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。折疊。 修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。 復(fù)制：對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制：對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。 去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹。大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹。 大紙張折疊：歸檔文件盒尺寸是按照大紙張折疊：歸檔文件盒尺

11、寸是按照A4 規(guī)格設(shè)計(jì)的，所以大紙張要進(jìn)行折疊后才能裝規(guī)格設(shè)計(jì)的，所以大紙張要進(jìn)行折疊后才能裝入，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，文件頁(yè)數(shù)多的要單入，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，文件頁(yè)數(shù)多的要單張折疊。張折疊。 1 1、歸檔文件經(jīng)修整后，歸檔文件經(jīng)修整后，以件為單位進(jìn)行裝訂。以件為單位進(jìn)行裝訂。 2 2、裝訂方式：線裝、膠粘、不銹鋼釘、燕尾夾、裝訂方式：線裝、膠粘、不銹鋼釘、燕尾夾等。等。 3 3、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。文予修整，字跡模

12、糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。 4 4、需保管、需保管3030年以上的文件要進(jìn)行修整，保管年以上的文件要進(jìn)行修整，保管1010年以下的文件保持原狀就可以了，以減少不必要年以下的文件保持原狀就可以了，以減少不必要的勞動(dòng)。的勞動(dòng)。 5 5、去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通、去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹。銹。 、 對(duì)于短期檔案和已裝訂成冊(cè)的刊物、書籍等，可以對(duì)于短期檔案和已裝訂成冊(cè)的刊物、書籍等，可以保持原貌，不再拆釘重裝

13、。保持原貌，不再拆釘重裝。不銹鋼釘裝訂方式不銹鋼釘裝訂方式、裝訂位置、裝訂位置裝訂時(shí)，紙張要對(duì)齊裝訂的一邊（左邊齊、底邊齊），裝訂時(shí)，紙張要對(duì)齊裝訂的一邊（左邊齊、底邊齊），一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。保存十年的文件材料一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。可保持原裝訂方式不變。采用三孔一線的裝訂方式。采用三孔一線的裝訂方式。 、 裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序：裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；有文件處

14、理單的，文件處理被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。單在前，正文在后。第六步、編頁(yè)號(hào)n以件為單位，每件都從1開始，凡有文字圖表的都編，正面編在右上角，背面編在左上角，有字跡耐久性筆或打號(hào)機(jī)都行。n閱辦單、文件處理單應(yīng)視同該文件的首頁(yè)進(jìn)行編制。 歸檔文件經(jīng)逐件修復(fù)、裝訂、編制頁(yè)號(hào)等環(huán)節(jié)后，要逐件歸檔文件經(jīng)逐件修復(fù)、裝訂、編制頁(yè)號(hào)等環(huán)節(jié)后，要逐件蓋歸檔章，歸檔章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固蓋歸檔章，歸檔章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。要求：要求：在在“件件”的的正上方、居中、空白正上方、居中、空白處處加蓋加蓋紅色紅色歸檔章，如居中處

15、有批注等文字，可選擇上方歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內(nèi)填寫對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。如果沒有其他空白位置。然后在方格內(nèi)填寫對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。如果沒有蓋章位置，可在該件首頁(yè)粘切一張蓋章位置，可在該件首頁(yè)粘切一張A4白紙后蓋章。蓋章的白紙后蓋章。蓋章的同時(shí)也可以同時(shí)編制填寫歸檔章的部分內(nèi)容。同時(shí)也可以同時(shí)編制填寫歸檔章的部分內(nèi)容。 歸檔章一歸檔章一般用般用紅色印泥紅色印泥加蓋，檔號(hào)填加蓋，檔號(hào)填寫用黑色或藍(lán)寫用黑色或藍(lán)黑墨水筆填寫。黑墨水筆填寫。n例： 咸陽(yáng)市檔案局文件咸陽(yáng)市檔案局文件n 咸檔發(fā)20142號(hào)n關(guān)于表彰關(guān)于表彰2013年度檔案目標(biāo)管理認(rèn)證工作年度檔案目標(biāo)管理認(rèn)證工作n

16、先進(jìn)單位的決定先進(jìn)單位的決定n各縣區(qū)（市）檔案局（館）、市縣區(qū)（市）有關(guān)單位：n按照陜西省檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)證辦法及國(guó)家有關(guān)檔案工作管理規(guī)范，經(jīng)省檔案局授權(quán)，咸陽(yáng)市市縣兩級(jí)檔案局組織有關(guān)部門成立檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)證組，對(duì)2013年度申報(bào)省級(jí)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)證的41個(gè)單位進(jìn)行了全面細(xì)致的審查驗(yàn)收，并經(jīng)市檔案局研究決定：淳化縣養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦中心等4個(gè)單位為省AAA級(jí)檔案目標(biāo)管理先進(jìn)單位，秦都區(qū)古渡街道辦事處等25個(gè)單位為省AA級(jí)檔案目標(biāo)管理先進(jìn)單位，三原縣城關(guān)鎮(zhèn)南郊社區(qū)等12個(gè)單位為省A級(jí)檔案目標(biāo)管理先進(jìn)單位。最容易出現(xiàn)的問題：最容易出現(xiàn)的問題：（歪章）（歪章）（用藍(lán)色、黑色印泥）（用藍(lán)色、黑色印

17、泥）（在文字上蓋章）（在文字上蓋章）（位置不對(duì)）（位置不對(duì)）（不按規(guī)定填寫）（不按規(guī)定填寫）1、采用兩種分類方法；、采用兩種分類方法；n、二級(jí)分類方法：保管期限、二級(jí)分類方法：保管期限年度，即將一個(gè)年度，即將一個(gè)年度的文件材料按不同保管期限分開；年度的文件材料按不同保管期限分開；n、 三級(jí)分類方法：保管期限三級(jí)分類方法：保管期限年度年度機(jī)構(gòu)（問機(jī)構(gòu)（問題），即將一個(gè)年度的文件材料按不同保管期限題），即將一個(gè)年度的文件材料按不同保管期限分開，再將同一保管期限的文件材料按機(jī)構(gòu)或問分開，再將同一保管期限的文件材料按機(jī)構(gòu)或問題分開。題分開。n、單位較小、形成文件材料較少的可采用二級(jí)、單位較小、形成文件

18、材料較少的可采用二級(jí)分類方法，保管期限分類方法，保管期限年度，即將一個(gè)年度的文年度，即將一個(gè)年度的文件材料按不同保管期限分開。單位較大的用三級(jí)件材料按不同保管期限分開。單位較大的用三級(jí)分類法。分類法。2、如何確定本單位的分類大綱n、行業(yè)有規(guī)定的，按行業(yè)規(guī)定辦、行業(yè)有規(guī)定的，按行業(yè)規(guī)定辦n、行業(yè)無規(guī)定的，應(yīng)根據(jù)自己?jiǎn)挝坏男再|(zhì)及每、行業(yè)無規(guī)定的，應(yīng)根據(jù)自己?jiǎn)挝坏男再|(zhì)及每年應(yīng)歸檔文件的數(shù)量來確定年應(yīng)歸檔文件的數(shù)量來確定n、制定的分類大綱必須科學(xué)實(shí)用、制定的分類大綱必須科學(xué)實(shí)用n、分類大綱一經(jīng)確定，就要保持它的相對(duì)穩(wěn)定、分類大綱一經(jīng)確定，就要保持它的相對(duì)穩(wěn)定性，萬不得已時(shí)，只能微調(diào)，不可大動(dòng)性，萬不得

19、已時(shí)，只能微調(diào)，不可大動(dòng)因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入關(guān)在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在盒內(nèi)備考表中加以說明，而在實(shí)際整理工作中在盒內(nèi)備考表中加以說明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。應(yīng)盡量避免。 總的原則是：價(jià)值決定期限、價(jià)值高的期限長(zhǎng)；價(jià)值低的則期限短1、根據(jù)各單位編制的文件材料歸檔范圍和保管期限表，逐件確定期限。 機(jī)關(guān)事業(yè)單位期限按照國(guó)家檔案局第八號(hào)令分為： 永久和定期，定期又分為30年和10年2、企業(yè)可按照企

20、業(yè)檔案工作規(guī)范去判定期限；3、機(jī)關(guān)常見歸檔文件材料期限確定參考： 、會(huì)議材料：黨代會(huì)、人大政協(xié)會(huì)、工青婦代會(huì)及常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)會(huì)、委員會(huì)、政府常務(wù)會(huì)、專題會(huì)、辦公會(huì)、黨委會(huì)、黨組會(huì)、行政辦公會(huì)、工作會(huì)、主辦會(huì)議等n主要文件材料（除討論未通過和一般性文件材料都是主要文件） 永久n典型材料、代表發(fā)言、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)等 30年n未通過的文件材料 10年、會(huì)議記錄：n上述會(huì)議的記錄、紀(jì)要 永久n中心組學(xué)習(xí)、以學(xué)習(xí)和傳達(dá)會(huì)議精神為主的職工大會(huì)記錄、紀(jì)要 10年、黨政工婦團(tuán)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)工作計(jì)劃、要點(diǎn)、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表、調(diào)研材料:n本機(jī)關(guān)年度及以上的；重要職能活動(dòng)的；重要專題調(diào)研形成的材料 永久n下級(jí)機(jī)關(guān)

21、重大問題事項(xiàng)的專項(xiàng)報(bào)告 30年n本機(jī)關(guān)年度（不含）以下的；下級(jí)機(jī)關(guān)年度及以上的材料 10年、規(guī)定性文件：n本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件 永久 n上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件；同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 10年、代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性、規(guī)范性、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿 30年、行政管理工作制度、規(guī)定、程序、執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)、整改通知、處理決定等 永久 、聯(lián)合行文：n本機(jī)關(guān)為主辦的重要業(yè)務(wù)問題 永久n本機(jī)關(guān)為主辦的一般業(yè)務(wù)問題 30年n本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的，統(tǒng)一降一個(gè)檔次、請(qǐng)示與批復(fù)：n上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)重

22、要業(yè)務(wù)問題請(qǐng)示的批復(fù)；本機(jī)關(guān)對(duì)同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的批復(fù)、復(fù)函 永久n上述一般問題的批復(fù)、復(fù)函（如對(duì)人大建議、政協(xié)提案的） 30年n無批復(fù)、復(fù)函的重要業(yè)務(wù)問題的請(qǐng)示 10年、來信來訪文件：n有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的 永久n其他有處理結(jié)果的 30年n不需辦理的 不歸n這里要強(qiáng)調(diào)的是：通常我們?cè)趯?shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，有好多上訪材料即便沒有處理結(jié)果，還經(jīng)常會(huì)遇到再次上訪、多次上訪，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門過問有關(guān)情況，我們建議把這些材料也要?dú)w檔，期限可根據(jù)實(shí)際不要太高，便于我們平時(shí)工作。、組織人事工作文件：n本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)撤更名并轉(zhuǎn)、編制確定增減 、印信啟用廢棄、人事任免考核、職稱評(píng)審晉升、轉(zhuǎn)錄聘用、離退辭、

23、調(diào)整工資、津貼、傷殘、死亡撫恤等材料 ； 永久n入黨入團(tuán)入會(huì)的請(qǐng)示與上級(jí)部門的批復(fù)；黨政工團(tuán)婦協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)人員花名冊(cè)；黨組織、行政、調(diào)動(dòng)、工資介紹信及存根 永久n單位組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗介紹、大事記等編研材料 永久n簡(jiǎn)報(bào)、簡(jiǎn)訊、信息等 10年、獎(jiǎng)勵(lì)與處分（含取消處分）n縣級(jí)及以上獎(jiǎng)勵(lì)；嚴(yán)重及以上警告處分 永久n縣級(jí)以下獎(jiǎng)勵(lì)；警告及以下處分 30年 、資產(chǎn)權(quán)益與財(cái)務(wù)預(yù)算：n固定資產(chǎn)投資；房產(chǎn)、地產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的兩權(quán)確認(rèn)；職工承租、購(gòu)置本單 位住房的合同、協(xié)議等以及與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的重要合同、協(xié)議 永久n本單位財(cái)務(wù)預(yù)算材料 ，上級(jí)單位下達(dá)年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算、重要項(xiàng)目預(yù)算 30年n上級(jí)部門、同級(jí)部門下

24、達(dá)的一般日常費(fèi)用文件材料 10年4、企業(yè)可按照企業(yè)檔案工作規(guī)范及國(guó)家檔案局令第10號(hào)去判定期限一般情況按照國(guó)家檔案局第10號(hào)令分為： 永久和定期，定期又分為30年和10年，也可按照企業(yè)實(shí)際增加或變更期限。5、常見企業(yè)的管理類文件歸檔范圍和保管期限表參考國(guó)家檔案局第10號(hào)令、 企業(yè)檔案工作規(guī)范附錄1-4管理類期限表對(duì)號(hào)入座。第十步、集中問題及問題排序1、同年度、同類別、同期限內(nèi)將同一類事由的文件材料，集中在一起，構(gòu)成若干個(gè)問題的文件組合。如：2011年、行政類、永久文件組成A單份文件、B表彰、C工作總結(jié)計(jì)劃規(guī)劃考核、 D人事任免、職稱、E機(jī)構(gòu)印章、F工資其它單份文件等事由。 2、再將A、B、C、

25、D、E、F按工作流程或重要程度排列。就形成下面的例子： 在同年度內(nèi)，堅(jiān)持同類別、同期限原則，按照事由將“件”劃分成若干個(gè)部分，每個(gè)事由再按照重要程度或時(shí)間排列 原則：同年度、同類別、同期限。以單位年度行政類永久文件為例： A E B C C D先分事由：D 對(duì)事由排序： F E B F A 1、前面對(duì)劃分的、前面對(duì)劃分的A、B、C、D、E、F六個(gè)事由排序是六個(gè)事由排序是E、 C、 B、 F 、D、 A，現(xiàn)在要對(duì)這六個(gè)事由每個(gè)事由內(nèi)的文件進(jìn)現(xiàn)在要對(duì)這六個(gè)事由每個(gè)事由內(nèi)的文件進(jìn)行排序，即形成件號(hào)。行排序，即形成件號(hào)。 2、一般按照重要程度、結(jié)合時(shí)間排列。、一般按照重要程度、結(jié)合時(shí)間排列。當(dāng)若干份文

26、件價(jià)值相同時(shí)，按時(shí)間順序排列；當(dāng)若干份文件價(jià)值不同時(shí)，重要的、規(guī)格、層次高的文件排前，相對(duì)低的緊隨其后。 舉例如下： E：三定方案設(shè)立科室 啟用印章廢棄印章，它的排，它的排序應(yīng)是序應(yīng)是 ，對(duì)應(yīng)室編件號(hào)是-1-2-3-4 C：年度工作總結(jié) 五年規(guī)劃五年規(guī)劃 目標(biāo)考核，它的排序應(yīng)它的排序應(yīng)是是 ，對(duì)應(yīng)室編件號(hào)是 -5-6 -7 D： 縣級(jí)任免縣級(jí)任免1縣級(jí)任免縣級(jí)任免2科級(jí)任免科級(jí)任免1，它的排序應(yīng)它的排序應(yīng)是是 ，對(duì)應(yīng)室編件號(hào)是 -8-9-10 F、工資批復(fù)8號(hào)工資批復(fù)5號(hào)工資批復(fù)27號(hào)，它的排，它的排序應(yīng)是序應(yīng)是 ,對(duì)應(yīng)室編件號(hào)是-11-12 -13 以此類推以此類推.形成了形成了2011年行

27、政類永久的室編件號(hào)年行政類永久的室編件號(hào)1-18，填入相應(yīng)的檔號(hào)章。填入相應(yīng)的檔號(hào)章。在同一事由內(nèi)，按照文件的形成時(shí)間或重要程度排列，形成一個(gè)自然號(hào)-室編件號(hào)，填入歸檔章。n緊接前面例子： E C事由順序 D F B A abcdabcabcabcabcabc E C D F B A 1a-12c-23b-34d-41b-52a-63c-71b-82a-93c-101a-112c-123b-131c-132a-143b-151b-162c-173a-18形成室編件號(hào)同一事由內(nèi)件排序3、排序總的原則n 、重要性結(jié)合工作流程n 、高期限從嚴(yán)，低期限從寬n 、文少時(shí)從寬，文多時(shí)從嚴(yán)排序參考：n橫向：

28、機(jī)構(gòu)、入黨團(tuán)批復(fù)、任免、離退、工資、會(huì)議記錄、報(bào)表、規(guī)劃計(jì)劃安排要點(diǎn)、下達(dá)任務(wù)通知、方案預(yù)案措施、總結(jié)匯報(bào)（含總結(jié)性報(bào)告）、日常工作形成的文件材料、下達(dá)撥款通知、各類請(qǐng)示（含請(qǐng)示性報(bào)告）、獎(jiǎng)勵(lì)處分、規(guī)定性文件。n縱向： （1）上級(jí)、本級(jí)、互不隸屬、下級(jí)；（2）黨群、行政、業(yè)務(wù)；（3）自己、外來的。 歸檔文件經(jīng)分類、排列等系統(tǒng)整理后，要逐件編制檔歸檔文件經(jīng)分類、排列等系統(tǒng)整理后，要逐件編制檔號(hào)章，檔號(hào)章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固定的號(hào)章，檔號(hào)章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。 編制要求：編制要求：在在“件件”的的正上方、居中、空白處正上方、居中、空白處加

29、蓋加蓋紅色紅色歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內(nèi)填寫對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。置。然后在方格內(nèi)填寫對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。 歸檔章一歸檔章一般用般用紅色印泥紅色印泥加蓋，檔號(hào)填加蓋，檔號(hào)填寫用黑色或藍(lán)寫用黑色或藍(lán)黑墨水筆填寫。黑墨水筆填寫。全宗號(hào)：填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。沒列入進(jìn)館序列的企事業(yè)單位，就沒有全宗號(hào)，可不填寫。年度：填寫文件形成年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元年，如“ 2010 ”。 如在2011 年整理的是2010 年應(yīng)歸檔文件，應(yīng)填寫“2010”。檔案室編件號(hào)：填寫歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)內(nèi)的排列順序號(hào)，從“1”

30、開始流水標(biāo)注。（如2010年度的歸檔文件，永久1n件，30年1n件， 10年1n件）。機(jī)構(gòu)（問題）此格由三級(jí)分類的單位填寫，如“辦公室”或”行政類”。、保管期限：填寫歸檔文件實(shí)際的保管期限。如 “ 永”、“30年”、“10年”。、檔案館編件號(hào)：移交進(jìn)檔案館時(shí)經(jīng)鑒定后重新編制的流水號(hào)，檔案室不用填寫。 歸檔章按標(biāo)準(zhǔn)制作，歸檔章的填寫內(nèi)容與要求：歸檔章按標(biāo)準(zhǔn)制作，歸檔章的填寫內(nèi)容與要求： 件號(hào)：件號(hào)：填寫歸檔章上的室填寫歸檔章上的室編件號(hào)。編件號(hào)。 責(zé)任者：責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱。填寫責(zé)任者使或署名者的名稱。填寫責(zé)

31、任者使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，用全稱或通用簡(jiǎn)稱，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，但必須填寫主要責(zé)任者。但必須填寫主要責(zé)任者。 文號(hào)：文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字填寫文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫完整，不得省略。如完整，不得省略。如 題名：歸檔文件的標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名） ，填寫時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映

32、附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“（）”標(biāo)注。 日期：日期：文件的文件的形成時(shí)間，以形成時(shí)間，以8 位阿位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如如20100909或或2010 0909。 頁(yè)數(shù)：頁(yè)數(shù)：填寫每一填寫每一件歸檔文件中有圖文頁(yè)件歸檔文件中有圖文頁(yè)面的總數(shù)（歸檔章上的面的總數(shù)（歸檔章上的總頁(yè)數(shù)）。總頁(yè)數(shù)）。 備注：備注：注釋文注釋文件需說明的情況包括密件需說明的情況包括密級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、級(jí)、破損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等（一般情移出、銷毀等（一般情況下不填）。況下不填）。 特別提示：日期的書寫方式不特別提示：日期的書寫方式不得省略，不能只寫月日，要寫全年得省略，不能只寫月

33、日，要寫全年月日。月日。 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄每歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，這年區(qū)分保管期限裝訂成三本，這 要根據(jù)單位年度歸檔的要根據(jù)單位年度歸檔的數(shù)量來定。數(shù)量來定。 歸檔文件目錄封面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件目錄封面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型。型。 全宗名稱：全宗名稱：立檔單位的名立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。化簡(jiǎn)稱。 年度：年度：文件形成年度。文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔文件對(duì)應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫永久、的保管期限，填寫永久、30年、年、10 年。年。 機(jī)構(gòu)（問題）：機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)分類根據(jù)分類方案，填寫對(duì)應(yīng)歸檔文件的類方案，填寫對(duì)應(yīng)歸檔文件的類目。目。 歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)，歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)，由檔案人員保管。由檔案人員保管