1、中國平安人壽保險股份有限公司惠州中心支公司工作通知書壽險惠支工作通知書201399號 簽發人：歐喜文 關于下發惠州中心支公司本部管理職場使用管理規定（2013版）的通知各部門：為規范本部管理職場日常使用管理工作，明確職場內各功能區域日常使用要求，營造潔凈、舒適、安全的辦公環境，特制定本規定。請各部門嚴格遵照執行。特此通知附件：本部管理職場使用管理規定（2013版） 行政部二一三年一月一十六日抄送：經辦：袁雯 聯系電話：（0752）2883507本部管理職場使用管理規定（2013版）第一章 總 則一、為規范本部管理職場日常使用管理工作，明確職場內各功能區域日常使用要求，營造潔凈、舒適、安全的辦公

2、環境，特制定本規定。二、各部門負責人為職場使用管理責任人，主要責任包括對本部門區域衛生情況、職場內物品的擺放與張貼情況、安全防衛情況進行管理和監督，同時確保本部門員工規范使用各公共區域。三、公司成立職場使用管理小組，成員包括總經理室、各部門負責人。第二章 職場辦公區域日常使用管理規定一、 員工桌位擺放標準1. 辦公桌整潔有序，只允許擺放公司統一配置的文件欄一個、電話一臺、電腦顯示器一臺、臺面植物一盆，屏風上只能掛放PDCA計劃板和員工桌位牌。2. 每個文件欄內統一配置六個橙色文件夾，所放文件資料必需保持整齊、有序，不能超出文件夾或文件欄外框。3. 電腦顯示器放在桌面中間，文件欄放在靠側屏風的桌

3、面上，綠色植物放在兩張桌面接口的桌面處，電腦顯示器與文件欄中間放電話，電腦顯示器與綠色植物桌面中間放臺歷，電腦顯示器與文件欄后屏風中間掛PDCA計劃表，電腦顯示器與綠色植物后屏風中間掛員工桌位牌。4. 不要在個人桌位安裝電水壺、取暖器、迷你型電風扇，不要在桌面或屏風放置裝飾掛件、玩偶。5. 下班后需清理桌面，桌面除公司規定擺放的物品以外，筆筒等辦公用品、文件資料及其他雜物需放入文件柜，臨時處理的雜物可使用紙箱裝好放置在個人桌臺下，保持桌面整潔。6. 下班后，電腦主機及顯示器需關閉電源，員工辦公側柜需鎖好。7. 員工離開座位或下班后應將坐椅擺正歸位。二、 公共區域使用要求1. 公共過道需24小時

4、保持通暢，不得堆放紙箱、宣傳展架、禮品等物品。2. 公共過道文件柜面不得堆放物品，文件柜使用完后需及時關閉柜門。3. 公共區域不得隨意張貼或布置宣傳海報及橫幅，如有需求，應向行政部提出申請，經行政部審批后統一進行安排。 4. 職場內排煙窗口不得隨意啟動（現剛入駐期間除外），如因緊急情況需要正確使用。首先卷起窗簾，然后再拔出窗搖手，逆向緩慢旋轉為打開，順向緩慢旋轉為關閉，使用完成后將窗搖手歸位放回拴梢處。注意開窗或關窗時窗搖手同一方向旋轉不要超過4圈，旋轉時力度要適中，請勿大力搖晃窗搖手，以免窗搖手內彈簧接口折斷。注意開窗后，請勿展開窗簾，以免外部吸力過大，導致窗簾劃花。5. 樓道內消防門不能隨

5、意打開，如因緊急情況，可打開插梢，開啟消防門，使用完后請及時關閉插梢及門。6. 員工的折疊床或電風扇不用時，需統一有序放入公共庫房。7. 下班離場時，所在部門辦公區域內無人在場，最后離場人員需關閉本部門辦公區域照明及空調開關。（各部門負責管轄的辦公區域照明及空調開關將在開關處標識）。第三章 外來人員接待及接待室使用管理規定一、外部來訪人員出入要求1. 平安系統內同仁的來訪，由前臺電話聯系相關部門，再由相關部門人員引領進入職場。2. 對于業務洽談的供應商，由前臺先安排供應商在接待室等待，然后電話通知拜訪部門員工到接待室會談。3. 對于快遞物品、訂購物品及掛號信，由前臺統一簽收做好登記，再電話通知

6、收件人到前臺認領，如收件人當日公出或休假，需電話提醒收件人安排人員代簽收。4. 對于維修供應商或搬運商，由前臺電話通知拜訪部門員工且為外部商發放臨時工牌，由拜訪部門員工引領供應商進入職場，在施工期間前臺需確認供應商佩戴臨時工牌方可進入職場。二、接待室日常使用管理規定1. 保持室內空氣清新，不要在接待室內吸煙。2. 自覺愛護桌椅、綠色植物等物品，不要在桌面、植物、墻壁上亂涂亂畫，不要隨意變更擺放位置，如使用后發現接待室設備設施出現損壞或遺失，則應由使用人按實際賠償。3. 工作或休息時，均不要在接待室內閑聊或休息。4. 接待中對設備使用有不明之處或發現設備故障應及時聯系前臺。5. 接待使用完后，接

7、待人應將桌面收拾干凈，把桌椅、報刊歸回原位，關閉所有照明設備電源及門，保持室內整潔。第四章 會議室、培訓室使用管理規定為確保會議室、培訓室合理、高效地使用，請遵守以下規定：一、會議室、培訓室預定1. 預定會議室須提前一天到前臺進行申請，填寫好會議室、培訓室申請登記表，詳見附件1。2. 因緊急事項需臨時預定當天會議室或培訓室，則至少須在召開會議或開展培訓前1小時與前臺聯系確認。3. 預定后取消使用會議室，必須及時通知前臺。二、會議室、培訓室使用1. 使用會議室、培訓室須與前臺進行預定，并得到確認后方可使用，視頻會議優先安排，公司各部門會議按申請日期排序使用。2. 預定人應提前20分鐘到達會議室、

8、培訓室打開設備，以免延誤會議召開時間。3. 會議室、培訓室開啟后30分鐘參會人員未到達會場，前臺將取消預定或調配給其他需求人員使用。4. 會議或培訓結束后，預定人應主動聯系前臺確認會議室、培訓室使用情況，并在會議室使用情況記錄表上簽字確認，詳見附件2。5. 正常工作日會議、培訓結束時間超出18：00時，次日早上8：30前，由前臺與預定人確認會議室使用情況，并在會議室使用情況記錄表上簽字確認。三、參會或參訓人員應遵守會議室、培訓室管理要求1. 會議室、培訓室內不要大聲喧嘩，不要自帶任何飲料、零食、蛋糕等食品進入會場，不要在會議室、培訓室內吸煙。2. 會議室內不要堆放非會議室配置的任何物品，不要隨

9、意在會議室、培訓室張貼任何宣傳物品，特殊情況需向行政部提出申請經同意后方可進行，會后或培訓完后應及時進行處理，恢復原狀。3. 會議室或培訓室內設備設施需自覺愛護，不要損壞桌椅、綠色植物等物品，不要在桌面、植物、墻壁上亂涂亂畫，不要隨意變更擺放位置、搬離會議室或培訓室，會議室或培訓室設備設施出現損壞或遺失，則應由使用部門相關責任人按實際賠償。4. 參會或參訓人員應保管好自己的財物和會議資料，自行負責保密工作，擦除白板上內容。5. 會議或培訓中如對會議設備使用有不明之處、發現設備故障或發生網絡掉線等問題應立即聯系前臺。6. 會議或培訓結束后保持室內環境整潔衛生，使用部門需清除桌面物品，將椅子、遙控

10、器等物品歸回原位，不要將碎紙、筆屑等細物放入花盆中，關閉所有電源、設備及門窗。第五章 “魅力空間”使用管理規定“魅力空間”系員工工間休閑、小憩的場所。請遵守以下規定：1. 在“魅力空間”休息時，請輕聲交談，勿大聲喧嘩。2. 保持室內空氣清新，請勿隨地吐痰、吸煙。3. 自覺愛護環境衛生，個人使用后的紙巾、紙杯、果皮等雜物垃圾，請自行收拾干凈，保持室內潔凈。4. 自覺愛護室內的桌椅、墻畫、報刊架等物品設施，不要亂涂亂畫。5. 坐椅使用完，請擺放歸位。 6. 雜志、報紙閱讀完后,請自覺歸位。第六章 庫房使用管理規定1. 各系列庫房的物品，貨到后應在當日內及時入庫。2. 合理使用貨架，充分利用庫房空間

11、，分類有序擺放，不要隨意堆放。3. 庫存物品每月需進行一次全面整理，對閑置、過期或報廢物品應及時清理。第七章 茶水間使用管理規定1. 茶水間內不要大聲喧嘩。2. 保持室內空氣清新，不要在茶水間內吸煙。3. 不要將使用完的紙巾、紙杯、果皮、包裝袋等雜物亂扔亂放, 茶葉可倒入過濾筒，禁止將茶葉、濕紙巾等渣滓倒入洗手盆或直飲水機盆。4. 不要在臺面擺放物品，請將自備的茶葉、飲品等物品有序的放入冰箱，將濺漏在臺面的水汁、茶汁、咖啡等液體擦干凈。5. 自覺維護茶水間的各項設備，規范使用飲水機、冰箱，不要將異味重的物品放入冰箱，自行對存放在冰箱內時間超三個月且已變質的物品進行清理，如因使用不當導致設備出現

12、損壞，則應由相關責任人按實際賠償。6. 對設備使用有不明之處或發現設備故障應及時聯系前臺。7. 保持良好的行為習慣，節約使用水電。第八章 洗手間使用管理規定1. 保持洗手臺面整潔，不得在洗手臺面堆放紙巾、茶渣等雜物，禁止將濕紙巾、煙頭、茶葉等渣滓倒入洗手盆。2. 禁止向座廁內亂扔紙巾、煙頭、茶渣等雜物，將使用完后的紙巾隨手放入垃圾筒中，不要隨意亂扔。3. 禁止用腳踩踢座廁墊及水箱按鍵。4. 小便池及座廁使用完后，請隨手沖水，同時按坐墊中鍵鈕更新坐墊紙。第九章 職場使用管理檢查評比自2013年1月份起，公司每月將組織職場使用管理小組定期對職場使用情況進行一次全面檢查，并進行評比排名。元月份內僅對

13、檢查結果情況進行通報，自2月份開始除進行通報外，還將根據檢查排名結果，在當月各職能部門管理干部考核中進行加分及扣分，排名前三名各加一分，后三名各扣一分。職場評比范圍包括辦公區域、公共區域、各功能室使用情況。職場評比表詳見附件3。附件1惠州中心支公司會議室、培訓室申請登記表申請人申請時間使用部門會議或培訓內容會議室選擇培訓室具體使用日期時段備注視頻會議室小會議室1/2/3/4/5大會議室陳紅01/01/2010行政部月度例會 9：0012：00溫馨提示：預定會議室，須到前臺將上述表格填寫完整，根據實際情況選擇會議室，如需取消會議室或更換會議室，請在備注中說明。附件2惠州中心支公司會議室、培訓室使用情況記錄表 項目物品使用狀態數量存在問題處理結果 預定人簽名投影儀信號正常、畫面清晰、儀器完好投影幕幕布完整、布面清潔投影儀遙控器信號正常、按鍵完好視頻攝影機信號正常、畫面清晰、儀器完好視頻話筒信號正常、音質清晰、儀器完好攝影機遙控器信號正常、按鍵完好桌子桌面干凈、無垃圾雜物擺放、物品完好椅子椅面清潔、擺設整齊、物品完好綠色植物擺設整齊、枝葉完好地面地面干凈、無垃圾雜物擺放、使用地點：使用時間： 年 月 日溫馨提示:會議結束后,預定人應主動聯系前臺確認會議室、培訓室使用情況,并根據實際所用的會議室填寫此表格。附件3職場使用管理檢查評比表部門辦公區域（60分）各功能室（40