1、會議管理系統(tǒng)解決方案一、系統(tǒng)背景威爾會議管理系統(tǒng)廣泛用于企業(yè)、政府事業(yè)單位、校園等內(nèi)部會議的管理中。“預(yù)約”解決的是“空間”資源的管理問題，即通過科學(xué)有序的安排完成會議室 空間資源的占用。“簽到”解決的是“時間”資源的管理問題，創(chuàng)建會議的同時， 主要管理參會人員是否準(zhǔn)時參會、退會，通過數(shù)據(jù)分析形成出勤相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。在企業(yè)中，會議管理分為粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三個情形：粗放型管理：這類管理方式對會議室和參與人員的使用不做嚴格的限制，可以隨意在某個會議室召開會議，會議的召集和會議資源（投影設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、 茶水服務(wù)、清潔服務(wù)）由召集人用傳統(tǒng)的電話/QQ等人工通知的方式通知、傳達。

2、 這種方式使得會議的協(xié)調(diào)性比較差，如果需要輔助工作配合，在安排這些工作的 上傳下達所浪費的時間很多，影響會議安排，不利于辦公效率的提高。人工型管理：這類管理方式采用由專門的部門或人對會議室的進行安排，所有會議的召集、相關(guān)的會議資源也有此人進行協(xié)調(diào)。這種方式雖然只有一個人或 一個部門統(tǒng)一管理，但對整個工作流程來說，有依可尋，從而提高了會議室的管 理效率，缺點是對于工作的“痕跡”管理來說，還停留在人工記錄或簡單的電子 表格記錄。智能型管理：智能觸屏設(shè)備、移動端應(yīng)用、后臺管理軟件聯(lián)合通用，管理人 員在后臺軟件上將系統(tǒng)規(guī)則和會議相關(guān)資料等定義完備，每位員工均可根據(jù)實際 需求通過手機端或者后臺進行會議的

3、預(yù)約， 當(dāng)成功預(yù)約會議且通過審批時，參會 人員會得到一條短信/郵件或手機移動應(yīng)用的提醒，通知每一位參會人員會議的 起始時間、地點、會議主題等相關(guān)信息，并且，在會議室外的設(shè)備顯示此次會議 的主題、時間、參與人員出勤狀況等。整個過程中未出現(xiàn)人與人的直接交互，全 部是人與系統(tǒng)之間的交互，流程準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)，節(jié)約了時間，提高了效率，有效的編排了會議室資源并使其得到合理的利用二、系統(tǒng)簡介威爾會議管理系統(tǒng)是集預(yù)約、簽到功能于一體。會議組織人員可通過“預(yù)約 大表”一目了然的查找到符合需求的空閑會議室，通過“預(yù)覽一鍵式”預(yù)約，即 可完成會議室的占用，參會人員只需在會議前進行刷卡簽到， 即可完成會議出席 狀況

4、的記錄統(tǒng)計，無需手工記錄及統(tǒng)計。終端簽到設(shè)備為觸摸大屏設(shè)備，用于人 員簽到、展示會議信息、臨時預(yù)約會議、簽到信息查詢等。會議預(yù)約下發(fā)到終端軟件碩約I會議人員身份識別統(tǒng)計抿盍?xí)h曲栓三、產(chǎn)品亮點:右鍵預(yù)約，一鍵操作一一用戶通過預(yù)約大表可直觀的看到會議室占用情況，運用條件篩選等快捷搜索按鈕，可定位出符合開會條件的會議室ItffvafiakK&o*世豪宜血Mu. 8Q II靈活配置，分類選型一一用戶可自定義會議室的資源及管理人員；系統(tǒng)提供常規(guī)會議、周期例會、臨時會議等多種方式，針對不同的使用情景選擇應(yīng)用不同的 會議類型。H0.Q.3 -WE主聖6VV1Han£?勒置別<

5、71;IE“ iil 出3114 工嘲五1-:簽到統(tǒng)計，自動分析參會人員在會議智能終端上刷卡簽到后， 系統(tǒng)自動搜 集、傳送出勤數(shù)據(jù)，后臺進行統(tǒng)計，形成匯總或明細報表及部門匯總或明細。Mt* 證 k*w «ifr aw.41 wn ,J * J W*=* t 審v± J* j li>m j pr>* i EHV J Itff屮 £ »*-!,'* i* J 4Kv* 1 Rt*?J -Ql IM> J H4-d* J 1MM" r J (MtW-亦*> L1U-J If恵注tttixHARBKmMM4HT#9xii

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9、#187;iS"1臨時預(yù)約，一觸即發(fā)一一在10寸、21.5寸終端設(shè)備中，用戶可以臨時預(yù)約當(dāng) 天的會議室，方便用戶快速高效的實現(xiàn)臨時占用。品質(zhì)高端，內(nèi)外兼?zhèn)湟灰煌柛黝愋偷臅h智能終端外觀精致、高端；設(shè)備品質(zhì)一流，十多年來，因極低的返修率和極長的使用壽命廣受贊譽。四、五、終端設(shè)備會議系統(tǒng)支持多種型號、尺寸的智能終端設(shè)備：3.5寸、8寸、10寸、21.5寸，其設(shè)備參數(shù)分別為：智能會i爛端設(shè)裁數(shù)項目£九9寸肉客時時rmw2L5aP：lS2(ri080)KStTHP 1024600膜才浪同審（30P600）g星圭容異裁晶老屏適配蓋塞埶22OV , 1A, S3t12<

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