1、OUTLOOK2003應(yīng)用操作應(yīng)用操作http:/ 沈加輝沈加輝OUTLOOK2003介紹介紹 Microsoft Office Outlook 2003 是個(gè)人信息管理器和通信程序，作為Office的套件，為您提供了一個(gè)統(tǒng)一的界面，幫助管理電子郵件、日歷、聯(lián)系人以及有關(guān)其他人和工作組的信息。 Outlook 2003 中特別增強(qiáng)了一些功能，如郵件自動(dòng)分組、處理垃圾郵件和全新的閱讀視圖等，旨在為您改進(jìn)信息的組織和管理方式，提高效率，改善服務(wù)器的連接性能。 OUTLOOK2003培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容v界面介紹v郵件管理v工作日歷使用v工作任務(wù)、便箋v練習(xí)與問(wèn)題解答界面介紹界面介紹郵件管理郵件管理更改

2、存儲(chǔ)地址（更改存儲(chǔ)地址（1）1、Outlook2003存儲(chǔ)文檔位置 Outlook2003電子郵件和文檔位置默認(rèn)在C:Documents and SettingssjhLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook個(gè)人文件夾.pst2、更改步驟：（1）創(chuàng)建新文件夾 方法一 點(diǎn)擊菜單欄“文件”“文件數(shù)據(jù)管理”彈出Outlook數(shù)據(jù)文件窗口選擇“添加”彈出新建Outlook數(shù)據(jù)文件窗口，選擇存儲(chǔ)類(lèi)型為“Office Outlook個(gè)人文件夾文件” （注：一般系統(tǒng)默認(rèn)）后確定彈出創(chuàng)建或打開(kāi)Outlook數(shù)據(jù)文件窗口根據(jù)需要選擇存放地址和文件名稱(chēng)后確定（該

3、步驟與日常存儲(chǔ)文件類(lèi)似）彈出創(chuàng)建Microsoft文件夾窗口（注：該步驟允許選擇設(shè)置新建文件夾密碼）確定即可。郵件管理郵件管理更改存儲(chǔ)地址（更改存儲(chǔ)地址（2）方法二 點(diǎn)擊菜單欄“工具”選擇“選項(xiàng)”，彈出窗口選擇“郵件設(shè)置”在該窗口選擇“數(shù)據(jù)文件”按鈕后，彈出Outlook數(shù)據(jù)文件窗口選擇“添加彈出新建Outlook數(shù)據(jù)文件窗口，選擇存儲(chǔ)類(lèi)型為“Office Outlook個(gè)人文件夾文件” （注：一般系統(tǒng)默認(rèn)）后確定彈出創(chuàng)建或打開(kāi)Outlook數(shù)據(jù)文件窗口根據(jù)需要選擇存放地址和文件名稱(chēng)后確定（該步驟與日常存儲(chǔ)文件類(lèi)似）彈出創(chuàng)建Microsoft文件夾窗口（注：該步驟允許選擇設(shè)置新建文件夾密碼）確

4、定即可。方法三點(diǎn)擊菜單欄“工具”選擇“電子郵件帳戶(hù)”，彈出窗口選擇“查看或更改現(xiàn)有電子郵件帳戶(hù)”后進(jìn)入”下一步“在新窗口中選擇”新建Outlook數(shù)據(jù)文件“，彈出Outlook數(shù)據(jù)文件窗口彈出新建Outlook數(shù)據(jù)文件窗口，選擇存儲(chǔ)類(lèi)型為“Office Outlook個(gè)人文件夾文件” （注：一般系統(tǒng)默認(rèn)）后確定彈出創(chuàng)建或打開(kāi)Outlook數(shù)據(jù)文件窗口根據(jù)需要選擇存放地址和文件名稱(chēng)后確定（該步驟與日常存儲(chǔ)文件類(lèi)似）彈出創(chuàng)建Microsoft文件夾窗口（注：該步驟允許選擇設(shè)置新建文件夾密碼）確定即可。郵件管理郵件管理更改存儲(chǔ)地址（更改存儲(chǔ)地址（3）（2）指定電子郵件存儲(chǔ)位置 點(diǎn)擊菜單欄“工具”選擇

5、“電子郵件帳戶(hù)”，彈出窗口選擇“查看或更改現(xiàn)有電子郵件帳戶(hù)”后進(jìn)入”下一步“在新窗口中選擇”將新電子郵件投遞到下列位置“下拉菜單選擇自己新建立的新文件夾名后點(diǎn)擊”完成“即可，今后的電子郵件帳戶(hù)存儲(chǔ)地址將保存到選擇的文件夾內(nèi)。郵件管理郵件管理添加帳戶(hù)（添加帳戶(hù)（1）v建立帳戶(hù) 選擇菜單欄“工具”點(diǎn)擊“電子郵件帳戶(hù)”選項(xiàng)彈出電子帳戶(hù)窗口選中“添加新電子帳戶(hù)”后進(jìn)入下一步選擇“添加”在彈出的電子郵件服務(wù)器類(lèi)型窗口選擇“POP3”進(jìn)入下一步彈出電子帳戶(hù)設(shè)置窗口，根據(jù)內(nèi)容填寫(xiě)（注：1、在填寫(xiě)用戶(hù)信息、服務(wù)器信息、登陸信息后，可以點(diǎn)擊“測(cè)試帳戶(hù)設(shè)置”，如果正常會(huì)顯示全部完成；2、如果測(cè)試不通過(guò)，可以選擇該

6、窗口上的“其他設(shè)置”，在新窗口中選擇“發(fā)送服務(wù)器”， 在“我的發(fā)送服務(wù)器需要驗(yàn)證”選項(xiàng)上打，選中登陸使用，填寫(xiě)郵件用戶(hù)名和密碼后確定返回，再次測(cè)試帳戶(hù)設(shè)置，成功后完成）郵件管理郵件管理添加帳戶(hù)（添加帳戶(hù)（2）v 電子帳戶(hù)添加實(shí)例郵件管理郵件管理添加帳戶(hù)（添加帳戶(hù)（3）v服務(wù)器信息公司外部郵箱：接收服務(wù)器信息（POP3）：96 發(fā)送服務(wù)器信息（SMTP）：96公司內(nèi)部郵箱： 接收服務(wù)器信息（POP3）：1 發(fā)送服務(wù)器信息（SMTP）：1126郵箱： 接收服務(wù)器信息（POP3）：POP 發(fā)送服務(wù)器信息（SMTP）：

7、 新浪郵箱： 接收服務(wù)器信息（POP3）： POP / 發(fā)送服務(wù)器信息（SMTP）： 郵件管理郵件管理刪除舊文件名（刪除舊文件名（1）方法一：在菜單“文件”選擇“數(shù)據(jù)文件管理”在新“Outlook數(shù)據(jù)文件”窗口選擇需要?jiǎng)h除的文件即可。方法二：在菜單“工具”選擇“選項(xiàng)”選擇“郵件設(shè)置”選擇“數(shù)據(jù)文件”按鈕在新“Outlook數(shù)據(jù)文件”窗口選擇需要?jiǎng)h除的文件即可。郵件管理郵件管理刪除舊文件名（刪除舊文件名（2）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人（創(chuàng)建聯(lián)系人（1）v 選擇導(dǎo)航欄內(nèi)“聯(lián)系人”，在工具欄選擇“新建”，在新窗口中填寫(xiě)相關(guān)信息郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人（創(chuàng)建聯(lián)系人（2）v填寫(xiě)完成后，可以選擇工具欄上

8、“保存并關(guān)閉”即完成，如果需要繼續(xù)添加，可以選擇菜單欄“文件”下“保存并新建”繼續(xù)該窗口操作，進(jìn)行聯(lián)系人添加。 快捷方式：在空白閱讀欄上雙擊鼠標(biāo)即可。v如果聯(lián)系人名稱(chēng)重復(fù)，會(huì)彈出“發(fā)現(xiàn)重復(fù)的聯(lián)系人”窗口，選擇“將其作為新聯(lián)系人添加”后確定完成。（續(xù)）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人（創(chuàng)建聯(lián)系人（2續(xù)）續(xù)）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人組（創(chuàng)建聯(lián)系人組（1）v在聯(lián)系人空白處點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新通訊組列表”，命名自己通訊組名稱(chēng)后選擇“添加成員”，在“選擇成員”窗口根據(jù)需要添加已建聯(lián)系人中在本組的成員。v在建立通訊組列表時(shí)，也可以選擇“添加新成員”，在彈出窗口直接添加聯(lián)系人，并確定是否要同步添加到聯(lián)系人窗口

9、。郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人組（創(chuàng)建聯(lián)系人組（2）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人組（創(chuàng)建聯(lián)系人組（3）郵件管理郵件管理創(chuàng)建聯(lián)系人組（創(chuàng)建聯(lián)系人組（4）v具體操作方法（與分組類(lèi)似）：第一步，在Outlook左側(cè)的導(dǎo)航窗格中選擇“聯(lián)系人”，單擊工具欄中“新建”按鈕右側(cè)的下攔箭頭，選擇“文件夾”。第二步，顯示“新建文件夾”對(duì)話(huà)框，在“名稱(chēng)”中輸入聯(lián)系人的類(lèi)別，例如“同事”，單擊確定。第三步，用同樣的方法建立其他類(lèi)別的聯(lián)系人文件夾，建好后，導(dǎo)航窗格中除默認(rèn)的“聯(lián)系人”外，又多出幾個(gè)新建的分類(lèi)。現(xiàn)在，可以把原來(lái)“聯(lián)系人”中的內(nèi)容按類(lèi)別拖動(dòng)到這些文件夾里。 郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（1）v創(chuàng)建郵件v

10、發(fā)送郵件v接收郵件v閱讀郵件v答復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件v復(fù)制郵件v刪除郵件v郵件的備份郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（2）v閱讀郵件窗口選擇菜單欄“視圖”下“閱讀窗格”選擇閱讀窗口位置。v郵件收件人輸入在自己不清楚對(duì)方郵件地址或人數(shù)較多的情況下，可以雙擊新建郵件中的“收件人”，在彈出窗口增加選擇收件人。郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（3）郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（4）Outlook多賬戶(hù)信息的備份多賬戶(hù)信息的備份 Outlook是Microsoft Office的一部分。在安裝完Office 2003后，打開(kāi)“開(kāi)始程序Microsoft OfficeMicrosoft Office工具

11、Microsoft Office 2003用戶(hù)設(shè)置保存向?qū)А保蜷_(kāi)“Microsoft Office 2003用戶(hù)設(shè)置保存向?qū)А睂?duì)話(huà)框。單擊“下一步”。如圖，選擇“保存本機(jī)的設(shè)置”，單擊“下一步”，在出現(xiàn)的對(duì)話(huà)框中選擇文件保存的位置和文件名(擴(kuò)展名為.ops)，單擊“完成”，系統(tǒng)開(kāi)始備份Office里所做的各種個(gè)性化設(shè)置，其中就包括Outlook的多個(gè)賬戶(hù)信息以及Office用戶(hù)配置的注冊(cè)表信息。有了這些信息，恢復(fù)多賬戶(hù)信息已經(jīng)足夠。郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（5）備份Outlook的郵件及任務(wù)、日歷等信息 如果個(gè)人文件夾默認(rèn)地址已經(jīng)更改，沒(méi)有在C盤(pán)，則不需要在做該步。如果沒(méi)有，在Ou

12、tlook數(shù)據(jù)文件上點(diǎn)擊“設(shè)置”就可以看到我們的文件夾存儲(chǔ)地址，將其備份到安全地方即可。提示：有幾個(gè)文件名就備份幾個(gè)。 導(dǎo)出個(gè)人文件夾 (.pst) 文件中的數(shù)據(jù) ： 選擇菜單“文件”導(dǎo)入和導(dǎo)出在導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)е羞x擇導(dǎo)出一個(gè)文件選擇“個(gè)人文件夾.pst”選中文件名（注意：要把相關(guān)子文件前的打上，避免相關(guān)信息丟失）彈出導(dǎo)出個(gè)人文件夾窗口，選擇目標(biāo)地址存儲(chǔ)即可。郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（6）郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（7）v 導(dǎo)入、恢復(fù)Outlook郵件帳戶(hù)及郵件 打開(kāi)“開(kāi)始程序Microsoft OfficeMicrosoft Office工具M(jìn)icrosoft Office

13、2003用戶(hù)設(shè)置保存向?qū)А保蜷_(kāi)“Microsoft Office 2003用戶(hù)設(shè)置保存向?qū)А睂?duì)話(huà)框，單擊“下一步”，在下圖的對(duì)話(huà)框中選擇“將原先保存的設(shè)置恢復(fù)應(yīng)用到本機(jī)”，單擊“完成”按鈕開(kāi)始恢復(fù)，恢復(fù)完成后單擊“退出”按鈕結(jié)束。 郵件管理郵件管理郵件應(yīng)用（郵件應(yīng)用（8）v導(dǎo)入個(gè)人文件夾 (.pst) 文件中的數(shù)據(jù) 在“文件”菜單上，單擊“導(dǎo)入和導(dǎo)出”，在彈出的“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂?duì)話(huà)框中單擊“從另一程序或文件導(dǎo)入”，然后單擊“下一步”。單擊“個(gè)人文件夾文件 (.pst)”，再單擊“下一步”。單擊“瀏覽”按鈕輸入要備份的個(gè)人文件夾 (.pst) 文件的路徑和文件名，然后單擊“下一步”，選擇要導(dǎo)

14、入的文件夾，或選擇層次結(jié)構(gòu)的頂層以導(dǎo)入全部?jī)?nèi)容，最后單擊“完成”按鈕即可將以前所有的個(gè)人文件夾、郵件、計(jì)劃、便簽統(tǒng)統(tǒng)恢復(fù)如初。工作日歷工作日歷視圖（視圖（1）v選擇導(dǎo)航窗口“日歷”啟動(dòng)v改變?nèi)諝v視圖1、日歷顯示窗口可以根據(jù)個(gè)人選擇時(shí)間周期在“顯示窗口”顯示。2、選擇天、周、月視圖3、根據(jù)需求可以在功能區(qū)用鼠標(biāo)拖拽顯示時(shí)間天數(shù)4、在日歷視圖顯示窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“其他設(shè)置”中的時(shí)間刻度也可以改變視圖。工作日歷工作日歷視圖（視圖（2）v時(shí)間視圖中的休息日處理 一般默認(rèn)狀態(tài)下，按月顯示的日歷中，周六、周日是壓縮在一起的，如果休息日工作多需要單獨(dú)顯示的，可以鼠標(biāo)右鍵選擇“其他設(shè)置”，在“設(shè)置天/周

15、/月視圖格式”中的壓縮周末選項(xiàng)前取消即可。工作日歷工作日歷視圖（視圖（3）工作日歷工作日歷創(chuàng)建約會(huì)創(chuàng)建約會(huì) 步驟說(shuō)明： 確定要建立約會(huì)的時(shí)間，選擇新建約會(huì)，在新建約會(huì)窗口填寫(xiě)主題、地點(diǎn)、開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、提醒時(shí)間、提醒聲音、是否備注等。 如果選擇全天事件，則表示約會(huì)是一天或幾天時(shí)間。工作日歷工作日歷創(chuàng)建約會(huì)創(chuàng)建約會(huì)圖例：工作日歷工作日歷安排會(huì)議安排會(huì)議步驟說(shuō)明： 選擇時(shí)間后，選擇菜單欄“動(dòng)作”安排會(huì)議彈出“安排會(huì)議”窗口，根據(jù)會(huì)議選擇參加人后點(diǎn)擊“安排會(huì)議”彈出“未命名會(huì)議”窗口，填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容后發(fā)送，則將會(huì)議安排下達(dá)工作日歷工作日歷安排會(huì)議安排會(huì)議工作日歷工作日歷安排會(huì)議安排會(huì)議便箋（便箋（1）

16、可以將臨時(shí)需要記錄的事件或摘要放在便箋上。v創(chuàng)建便箋在導(dǎo)航窗口選擇便箋或在菜單“轉(zhuǎn)到”下選擇便箋，選擇新建，在便箋內(nèi)輸入相應(yīng)內(nèi)容即可。v查看修改便箋 雙擊便箋即可查看或修改便箋內(nèi)容。v更改顏色在菜單欄工具選項(xiàng)更改便箋外觀下“便箋外觀”可以修改便箋默認(rèn)顏色、大小及字體。在便箋編輯狀態(tài)，點(diǎn)擊左上放小圖表選擇顏色；在便箋圖表狀態(tài)，鼠標(biāo)右鍵選擇顏色；便箋（便箋（2）v便箋模板在平時(shí)不啟動(dòng)Outlook2003情況下如果需要?jiǎng)?chuàng)建便箋，我們預(yù)先在桌面建立便箋模板。步驟：在Outlook便箋上新建一個(gè)空白便箋，點(diǎn)擊左上方小圖表選擇另存為，需要注意的就是在保存類(lèi)型上選擇“Outlook模板”即可。 這樣，今后

17、我們需要使用便箋，只需要點(diǎn)擊桌面的模板就可以了，當(dāng)你編輯便箋關(guān)閉后，會(huì)自動(dòng)歸入Outlook便箋內(nèi)。便箋（便箋（3）便箋（便箋（4）v在桌面保持便箋圖 默認(rèn)情況下，使用便箋時(shí)， Outlook2003會(huì)自動(dòng)在下方狀態(tài)欄內(nèi)，假設(shè)不小心關(guān)閉了Outlook，便箋同步關(guān)閉。 鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊在右下方Outlook快捷小圖，將“最小時(shí)隱藏”選中，這樣就不會(huì)造成不小心關(guān)閉Outlook使便箋關(guān)閉。便箋（便箋（5）工作任務(wù)工作任務(wù)v創(chuàng)建任務(wù)在導(dǎo)航欄內(nèi)選擇任務(wù)，點(diǎn)擊右上方新建或在空白任務(wù)欄內(nèi)鼠標(biāo)右鍵選擇新任務(wù)。v查看或修改任務(wù)雙擊任務(wù)，可以詳細(xì)查看或修改任務(wù)。v分配任務(wù)（1）選中任務(wù)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“分配任務(wù)”，將任務(wù)分配發(fā)送給相應(yīng)人員。（2）在任務(wù)組鍵下，點(diǎn)擊右上方新建下拉菜單，選擇任務(wù)分配，可以將創(chuàng)建和分配同步進(jìn)行。 工作任務(wù)工作任務(wù)工作任務(wù)與分配任務(wù)工作任務(wù)與分配任務(wù)日記日記 選擇文件列表中的日記，在空白處點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵“新日記條目”或選擇“新建”日記OUTLOOK2003自動(dòng)啟動(dòng)自