1、 結 帳 培 訓 教 材GL、CO、PCA（一）2000年09月作者：申衛華日期：000904審核：日期：批準：日期：目 錄l 基本要求3l 具體流程3一、 日常檢查及操作流程3二、 每周核查4三、 月底結帳4l 實際操作3一、基本要求每日核查基本要求1、 BA保持平衡-FI2、 內外科目平衡-FI結帳基本要求：1、 月結日期：當月最后一天，30日或31日。2、 當月最后一個工作日（30日或31日）下班前必須打開所有帳務類型的新的會計期間3、 進入新的月份以后，所有對上月的操作均必須調整為上月日期，例如：記帳日期，否則無法處理入上月。4、 月結分模塊分頭進行，最后總帳模塊做總體結帳。二、具體流

2、程（一）、日常檢查及操作流程1、 憑證日常檢查-FI、CO、PCAFI總帳中檢查內容：（1）、檢查總帳憑證、利潤中心憑證、CO憑證這三個層次上的科目、金額是否保持一致，BA與利潤中心是否一致，（特殊情況下，需要查詢物料憑證），若有不一致，判斷是否在正常范圍內或是否會在后續的調整中進行調整（2）、發現錯誤憑證后，一般情況下用沖銷功能將其沖銷，然后錄入正確的憑證，如有特殊憑證需要調整的，需要與相關崗位協調解決并紀錄該調整憑證做備查檢查涉及銀行業務的憑證行項目定位字段是否為空，若為空則說明該字段的支票號信息沒有加上，需要修改定位字段（3）、檢查報銷的憑證中有無人員信息（4）、功能范圍（FA）信息是否

3、正確（5）、對于手工制作的憑證應該保持BA的一致，對于自動生成的憑證如BA出現不一致情形，應檢查是否在合理范圍內。如：內部交易、固定資產調撥等CO中憑證檢查內容（1）、費用分攤、費用分配、費用調整的憑證的金額、科目是否與分攤表或調整說明一致（2）、發送方成本中心、接收方成本中心是否正確2、 BA調整-FI對于總帳中BA不一致的憑證需要通過調整科目進行調整，調整后復核科目的平衡關系3、 核對總帳科目余額與憑證余額是否相符-GL通過同提供的功能檢查總帳科目余額與憑證余額（二）、每周核查1、CO-FI的調整-CO通過系統進行CO-FI的調整，保持CO與FI在FA、部門、費用科目上的一致2、 下載并核

4、對銀行存款余額調節表-FI將系統中涉及銀行存款的業務下載到系統外進行銀行對帳工作3、檢查調整后的科目余額是否一致-FI、PCA（三）、月底結帳CO部分1、 執行費用分配2、 執行費用分攤3、 分析成本中心報告，有問題及時調整總帳部分1、前提：（1）SD、MM、PP、FI-AR、FI-AP、FI-AM、CO、PCA所有當月業務均已處理完畢。（2）FI-GL除結帳以外的所有業務處理完畢，包括：稅項、待攤、預提、未清項處理等。2、結帳處理：（1）當月最后一日打開各類帳目新的會計期間。（2）F06，評估期末外幣總帳科目余額。（3）核對總帳科目余額與憑證余額是否相符（4）維護期末外幣匯率3、編制并打印報

5、表,包括:（1）聯想自然年度對外報表：資產負債表和損益表（2）聯想財政年度對外報表：資產負債表和損益表4、關閉各類帳戶的上一會計期間。三、實際操作1、 憑證日常檢查-FI、CO、PCA檢查憑證實際行項目，選擇當天本崗位制證人員所做憑證進行審核路徑：通過篩選功能將當天本崗制作的憑證選出來例如：將總帳制證崗位1999/12/12日制作的憑證篩選出來因系統現在配置凍結，故無法在系統中按照人員篩選，系統上線后會開放此功能。2、 BA調整-FI進行調整的原因：（1）、根本原因是因為憑證借貸方部門不平，造成利潤中心憑證的不平，從而導致部門資產負債表、損益表的不平。（2）、不平的類型有兩種：一種為手工誤操作

6、造成的，需要手工及時進行沖銷或調整；另一種為系統自動生成的（主要是計入虛擬利潤中心的憑證），本身就不平，需要通過BA調整使其計入正確的利潤中心中去。（3）、BA調整的基本思路是以BA調整科目為載體自動生成一張調整憑證，該憑證將原憑證中計到虛擬利潤中心的行項目反向沖回，同時生成正確的利潤中心的行項目，該調整憑證的借貸方都為調整科目對于從不同模塊來的需要調整的憑證，調整的科目也不一樣，處理方法如下：（1）、應收帳款類正常情況下，應收帳款能夠自動過到利潤中心會計中，即利潤中心會計中113打頭的虛擬利潤中心的值應為零，如果有計入到虛擬利潤中心中的憑證，那么該憑證一定是錯誤的系統中已經見到的錯誤憑證如下

7、：以上三個憑證均為手工生成，部門為空的利潤中心均為DUMMY，故一定要加強審核手工憑證的力度對于已經做錯的憑證，可以通過沖銷憑證的功能將它沖銷，然后錄入正確的憑證，但是系統就會對兩張憑證進行調整以第二個憑證為例原憑證： 科目 BA PC 金額借: 銀行存款 3201 13201 100000.00貸: 客戶 DUMMY 198976.00借: 客戶 DUMMY 98976.00調整憑證: 科目 BA PC 金額借: 9910100(業務范圍調整) 3201 DUMMY 100000.00貸: 9910100(業務范圍調整) 13201 198976.00借: 9910100 (業務范圍調整)

8、13201 98976.00同樣沖銷憑證的調整憑證同上,調整后部門的應付帳款仍然有誤，故錯誤憑證一定要沖銷，不能把查錯調整的希望寄托在BA調整上（2）、應付帳款類相對于應收帳款,應付帳款的處理比較復雜,且憑證的來源也比較多,對于手工做的AP憑證,能夠自動過到利潤中心憑證中,但對于自動生成的應付帳款,則無法反映到PCA中,同樣,對于手工誤操作生成的錯誤憑證也無法反映到PCA中應付帳款基本業務操作及調整憑證如下:A收貨: 科目 BA PC 金額借: 存貨(標準價) 3201 13201 1000.00貸: GR/IR 3201 13201 900.00 應付關稅暫估 3201 13201 100.

9、00B收關稅發票:借: 應付關稅暫估 3201 13201 100.00貸: 海關 3201 DUMMY 100.00C收進項稅票借:增值稅-關稅進項 3201 13201 170貸:海關 3201 13201 170D收發票借: GR/IR 3201 13201 900貸: 供應商A 3201 DUMMY 900E付海關關稅、進項稅款，并核銷借：海關 3201 13201 100 海關 3201 13201 170 貸：銀行存款 3201 13201 270FI核銷憑證：借：海關-關稅 3201 DUMMY 100 海關-進項稅 3201 13201 170 貸：海關-關稅 3201 132

10、01 100 海關-進項稅 3201 13201 170 G付貨款并核銷借：供應商 3201 13201 900貸：銀行存款 3201 13201 900H核銷憑證借：供應商 3201 DUMMY 900 貸：供應商 3201 13201 900 若在月底結帳前所有核銷動作均已完成，則BA的調整本身沒有什么意義，如果沒有完成核銷，則必須對B、D、F、H憑證通過調整科目進行BA的調整，這樣才能保證事業部負債的準確借：2039990 空/3201 DUMMY/13201 貸：2039990 3201/空 13201/ DUMMY 經過上述操作后，在GL與PCA的應付帳款存在以下關系：1、在PCA中

11、DUMMY PC的值：2030100+2030200+2039990=02、各個非DUMMY的 PC的值： FI中（2030100+2030200）= PCA中（2030100+2030200+2039990）3、FI中的2039990科目應保持：同一部門借貸相反、金額相等、余額為零4、PCA中的2039990科目應保持：各部門發生額合計與DUMMY值借貸相反、金額相等、余額為零（3）、稅款類由于系統認為在一個公司代碼中稅款應該是對外的，故系統中所有自動生成的增值稅業務均無法計到PCA，必須通過BA進行調整收發票借: GR/IR 3201 13201 830 進項稅 DUMMY 170貸: 供

12、應商A 3201 DUMMY 1000開發票借: 客戶 3201 13201 1000貸: 收入 13201 830 銷項稅 3201 DUMMY 170調整憑證：（進項）借：2210190 3201 13201 170貸：2210190 DUMMY 170調整憑證：（銷項）借：2210190 DUMMY 170貸：2210190 3201 13201 170調整完畢以后，可以在2210190上得到公司應收各個事業部的稅款額，關于稅款的具體處理辦法將在結帳教材二中詳述。（4）、其他類主要是指BA不為空但BA不等的一些憑證以及一些錯誤的憑證，此類憑證通過9910100其他業務范圍調整科目進行調整

13、例：手工錄入的以下憑證借：費用-0101 100貸：現金-0201 100調整憑證如下：借：9910100-0201 100貸：9910100-0101 100此類調整本身沒有什么意義，但因為系統的BA調整無法按某一科目進行，故此類調整憑證系統會自動生成，即使發現前面做的憑證有誤后將其沖銷，系統仍然會生成調整憑證（5）操作步驟路徑：首先進行計算輸入公司代碼0001選擇執行顯示計算完畢，返回上一層，選擇如下路徑輸入公司代碼、結算日、先不必選中產生記帳、選中計入利潤中心、選中日志執行，出現警告提示后回車，如下圖：下翻可以看到調整的明細情況雙擊顯示為淡紫色的行項目可以察看調整的憑證，在此表中可以檢查

14、每天需要調整的憑證的明細清單，及時發現問題進行修改3、 核對總帳科目余額與憑證余額是否相等-GL 顯示借貸方差異為零4、 編制、核查銀行日報表、內部銀行存款日報表-FI、PCA銀行日報表路徑：事物代碼SE38，ZTS_R_FI011內部銀行日報表路徑：事物代碼SE38， SE38-ZTS_R_FI0125、 CO-FI的調整-CO（1）、CO-FI調整的根本原因是跨部門的費用分攤/分配、生產預提輔料、工費等導致部門、FA在FI與CO兩個層次上不一致，故需要調整（2）、調整的基本思路是在總帳中通過用99101000（一般總帳類）和4990000（費用類）兩個過渡科目調整總帳的業務，使其與CO中的

15、費用保持一致調整涉及的主要業務及其處理方法如下：注意事項：1、對于費用的分配/調整（初級成本要素的分配），只要雙方的BA或FA有一方不一致，就需要通過調整科目進行調整，保證部門、費用的一致。2、只有BA、FA完全一致，才不作調整3、調整憑證本身也不平，但下次BA調整時不會調整此憑證4、調整憑證只有會計憑證，不會產生CO憑證和PCA憑證費用分攤、基于作業的費用分攤例：FI中某一部門（BA-0101）發生費用10000元，所屬的FA為0002科目 BA FA 金額借：費用 0101 0002 10000借：銀行 0101 0002 10000將其分攤到BA為0201，且FA為0003的部門中科目 BA FA 金額借：次級成本要素 0201 0003 10000借：次級成本要素 0101 0002 10000FI中的調整憑證科目 BA FA 金額借：9910100 0101 10000借：4990000 0101 0002 10000科目 BA FA 金額借：4990000 0201 0003 10000借：9910100 0201 10000因為費用涉及不同BA，則仍然需要調整內部銀行注意事項：1、對于費用的分攤，涉及到次級成本要素，而總帳中并沒有對應的費用科目