1、培 訓 內 容一、分辨個人的價值6時間管理是建立在價值基礎上的選擇6質變與應變：找到自己的價值和目標6效率與成效：建立成效觀念6The enemy of the “best” is the good.63D與傳統結構下管理人員的習慣6價值和目標是決定輕重緩急的依據二、時間管理技巧6尋找壓力的來源：大腦負擔6不同類型問題采取不同方法處理：4D6抓主要矛盾，系統化解決主要矛盾： 八二規則6優先矩陣：分辨重要與緊迫6阻礙生產力提高的十大障礙及相應對策6建立文檔系統, 清理桌面6授權6工作的分解途徑6吃大象原理6大腦圖的運用及實例三、確立目標確立目標 事件構成了生命，目標決定成敗與命運目標的挑戰目標的

2、特征：何為好目標，如何制定目標四、把知識化為行動把知識化為行動制定個人行動計劃 適 用 對 象總經理、副總經理及各部門主管總經理、副總經理及各部門主管尋找并克服阻礙個人成功的障礙學會設立目標掌握生活分清效率與成效，培育成效觀念學會計劃與授權技巧理解制變，擺脫危機管理與工作壓力理解重要與緊迫的區別，學會專注學會自我管理的實用工具學習基本時間管理原則和技巧時間管理課程目標n明確時間的概念n了解時間管理的誤區n具備時間管理的能力課程內容n時間管理的概念n時間管理的誤區n時間管理的原則n時間管理的工具n時間管理的建議課程內容n時間管理的概念n時間管理的誤區n時間管理的原則n時間管理的工具n時間管理的建

3、議 天底下每種事物都有其季節性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻；生命枯萎的時刻；播種的時刻；收成的時刻以及保持緘默的時刻，挺身講話的時刻。舊約圣經之傳道書 我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸， 我們利用時間，否則時間利用我們。“不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” 杜拉克“管理”時間是不對的，管理的只能是你自己，因此“時間管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題；其實并沒有所謂時間太多或時間不夠的情形所在；一天就是二十四小時，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；所謂時間太少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以致這段時間不

4、允許而已；時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事；“能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在 EDWARDWCARTER 是 BRORDWAY HALE 連鎖店的創始人及現任的董事長，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經在“FORTUNE”上談到有關時間管理的問題： “對我們大部分人而言，我們必須下達的最重要決策，我們必須下達的最重要決策，就是如何去使用自己的時間就是如何去使用自己的時間。對我來說。我就不會將自己的時間花在需要很多生產勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做”。 案例：老王

5、的故事延 誤原 因1、沒有以第一時間把報告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報告的當天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些 突發事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞時間管理學的演變時間管理學的演變第一代第二代第三代第四代優點：優點： 重要事情發生時應變能力強，有順應時勢的變通能力；人際關系較佳 時間安排不會太緊湊或太復雜，會逐步完成待辦事項缺點：缺點： 沒有嚴格的組織架構； 因忽略組織規劃而疲于應付； 最重要的事就是眼前的事優點：優點： 準時赴約做答應做的事 通過制

6、定目標與規劃，能完成較多事 因事先準備充分，會議或行事較能發揮實效缺點：缺點： 實現更多目標，卻未必滿足真正的需求 最重要的事就是時間表上的事優點：優點： 能將價值觀化為目標與行動 能發揮短、中、長期目標的效果 效率提高，時間與自我更具管理技巧缺點：缺點： 價值觀未必符合自然法則 最重要的事因急迫性與價值觀而定優點：優點： 集前三代時間管理學于大成的時間管理理論，側重于先做重要的事，而非急迫的事 講求多方面平衡 改變思想而非改變行為時間的特性n供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 n無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技

7、術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節流。 n無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 n無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 四個影響時間效率的因素n人們并不尊重時間，他們不了解其重要性n人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規律n人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知道“重要”與“緊要”之區別n有時間觀念的人不善于控制時間，他們不知怎樣制定一個時間管理系統n請完成時間管理練習課程內容n時間管理的概念n

8、時間管理的誤區n時間管理的原則n時間管理的工具n時間管理的建議請完成時間管理能力自測題時間管理的誤區n工作缺乏計劃n組織工作不當n時間控制不夠n整理整頓不夠n進取意識不強時間管理的誤區n時間大盜有：時間大盜有：n打擾打擾 （ 或沒有預約）或沒有預約）n重要性次序無所調整重要性次序無所調整n沒有目標、次序和計劃沒有目標、次序和計劃n叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕叫人同一時間完成多項工作卻懂得拒絕n個人缺乏組織能力個人缺乏組織能力n缺乏自律缺乏自律n會議會議n資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤n文書工作和繁文縟節文書工作和繁文縟節n分不清責任和權力分不清責任和權力走出誤區1積極2通盤考慮

9、3按順序做事4提前準備課程內容n時間管理的概念n時間管理的誤區n時間管理的原則n時間管理的工具n時間管理的建議時間管理的原則n明確目標n有計劃、有組織地進行工作n分清工作的輕重緩急n合理地分配時間明確你的價值觀n價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。n我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。n大多數時候，我們根據自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。 n練習中的價值觀：n健康看牙醫，洗澡，等等 n家庭給家里打 ，等等 n友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等 n愛情準備燭光晚餐，等等 n工作簡報，電視節目，會議，整理材

10、料，考試，等等 n金錢夜間兼職的面試，等等 n興趣看演唱會，等等 明確我們的目標n目標是我們的需求和愿望我們想得到什么。n它們應該直接源于我們的價值觀。第一步n請你寫下你覺得重要并想要擁有的東西 （你“要的”可能是有形的資產（如一棟房子）或無形資產（如一個美滿的家庭） ）n確定上面所列項目中最重要的五項第二步：貢獻與成就n當我發白日夢時，我看見自己做什么？ n如果沒有時間及資源的限制，我會選擇做什么？ n什么是我未來對別人最重要的貢獻？ n我有什么已發展或未發展的才能？ n有什么事是我應該去做，但往往用不同的借口而放棄不干的？ 第三步：回顧有影響的人士 n哪幾位是在你一生中，對你有正面影響的典

11、范？為什么他們對你有這么重大的影響？ n這些人士有哪些卓越的品質或貢獻是你所仰慕的？ n還有哪些性格特征是你平日最佩服的？ 第四步：生命中留下的影響n角色 貢獻宣言家庭角色工作角色職業角色生活角色潛意識訓練有計劃有組織地進行工作n墨菲定律n“如何做”實現目標的行動方案（途徑、方法等）n“如何分工”各成員分別做什么，分別承擔什么樣的責任n“何時做”準備時間、起止時間、進度安排n“涉及范圍”涉及哪些部門、哪些地理范圍n “投入多少資源”成本、費用、代價n“應變措施”考慮應付意外的對策制定計劃的一般過程n1.圍繞最終目標，明確當前目標范圍 要點：計劃方向與最終目標一致；初步鎖定當前目標區域 針對點：

12、明確當前做什么；估算當前能做到大致什么程度 n2.根據SMART原則，制定初步目標 要點：使當前目標逐步成為好的工作目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 n3.根據歷史數據，現實情況，修訂目標 要點：與過去比較，確定改進；收集相關信息，評估影響因素；調整初步目標 針對點：好的工作目標是計劃的核心；SMART原則 n4.分為關鍵目標和日常目標并明確達成標準 要點：關注關鍵領域，維持一般領域；定好標尺 針對點：分清既定目標群中的主次；定位要達到的標準制定計劃的一般過程n5.制定相應行動方案 要點：分析實現目標所需解決的問題 針對點：考慮怎樣做、技術路線問題n6.落實責任人、獎懲

13、要點：落實每個目標由誰負責、由誰執行、由誰協調、由誰檢查，并明確相應的獎懲措施 針對點：責任到位；獎罰分明n7.制訂進度表 要點：各項行動方案的時間問題、資源供給情況、成本等 針對點：約束條件n8.分配資源 要點：分配需要的資源、需要投入的時間和投入的量 針對點：資源保證n9.審定計劃 要點：評價計劃的完整性和可行性 針對點：計劃與最終目標的必然聯系分清工作的輕重緩急n優先矩陣n二維分法優先級排序n優先矩陣n緊急任務指：如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。n重要任務指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務的重要程度越高。緊急緊急不緊急不緊急 重要

14、重要 不重要不重要 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃 防患未然 改進產能 建立人際關系 發掘新機會 規劃、休閑 不速之客 某些 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動 繁瑣的工作 某些信件 某些 浪費時間之事 有趣的活動優先矩陣偏重第一類事務，結果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局 偏重第二類事務，結果偏重第二類事務，結果 有遠見，有理想有遠見，有理想 平衡平衡 紀律紀律 自制自制 少有危機少有危機 偏重第三類事務，結果偏重第三類事務，結果 短視近利短視近利 危機處理危機處理 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標與計劃輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，

15、怪罪他人 人際關系浮泛，甚至破裂人際關系浮泛，甚至破裂 偏重第四類事務，結果偏重第四類事務，結果 全無責任感全無責任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會機構維生依賴他人或社會機構維生優先級排序n第二種分類n發展任務指：如果成功完成此項任務，你現在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更好的住房。n維持任務指：完成這些任務可維持你現在的情況。例如，你每個月繳納房租和水電費。n拿出時間管理練習，請先將它們按重要任務和緊急任務的四種組合分類，再按發展任務和維持任務分類，然后把它們按重要程度排序。n對比現在的排序和上次的排序，兩者有什么區別嗎？合理地安排時間n帕累托原則n確保最關鍵的20%的活動具有最高的

16、優先級 n避免將時間花在瑣碎的多數問題上課程內容n時間管理的概念n時間管理的誤區n時間管理的原則n時間管理的工具n時間管理的建議時間管理的工具n年度時間規劃n周工作安排表n日工作計劃表年度時間規劃n我希望在這一年過去以后得到什么？n除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？n我必須做哪些事情？n這些事情必須在什么時候完成？n這一年中有哪幾個關鍵的任務？n我將怎樣根據這些關鍵任務分配安排時間？n預計有哪些事情會干擾今年計劃的執行？（如搬家、生小孩。）n今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準備怎樣充分利用這段時間？n今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應對？n周工作安排表n

17、日工作計劃表問問自己1 你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適？實際上花多少時間睡覺？2 你在一天中的什么時段精力最充沛、反應最敏銳？3 開始一項工作（如寫作業、寫報告、讀書）時，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時間。結果也許會令你吃驚。4 每天供你自己支配、自己負責的時間有多少個小時？5 你平均每天用多少時間計劃以后的時間安排？6 你每天花多少時間與家人、同事、朋友交流？7 你每天花多少時間保護自己的健康？我們要做的事情1 計算我們的時間，像一個吝嗇的守財奴一樣，清點自己的財富；2 了解自己的模式，用流水帳記錄每一筆時間支出；3 保護我們的時間，找出生活中的時間小偷，把它們拒之門外；4

18、 投資我們的時間，找出可以令時間增值的機會。課程內容n時間管理的概念n時間管理的誤區n時間管理的原則n時間管理的工具n時間管理的建議怎么辦怎么辦？ 利用清靜時間、過濾 、安排專門接 的時間 學習并演練終止談話的技巧 增加授權，把 轉交給被授權處理 打擾打擾 建立系統，包括：計劃表、每日目標、優先次序、完成期限 計劃一定要寫下來，記憶力有時會出錯，強迫自己按期限完成工作 沒有沒有計劃計劃，怎么辦？，怎么辦？ 目標的設定目標的設定 明確自己的價值觀明確自己的價值觀 設定目標設定目標 制定階段性步驟制定階段性步驟 把握今日：最重要時刻把握今日：最重要時刻 長期長期中期中期 短期短期- 價價 值值 觀觀 列列 舉舉 做事有效率 追求卓越 專業能力強 樂觀進取 服務他人 節儉 身體健康 慷慨 誠實 虛心請教 主持正義 整齊清潔 追求真實 領導地位 經濟基礎穩固 忠實 自食其力 愛家 篤信宗教 操守 創意 團隊精神 知識豐富 自我期許如何有效地做每日計劃：如何有效地做每日計劃： 溫習所寫下的價值觀及目標溫習所寫下的價值觀及目標 訂立日事項項訂立日事項項 衡量執行事項所需的時間衡量執行事項所需的時間 預測可能的障礙預測可能的障礙 將事件依輕重緩急排列將事件依輕重緩急排列怎么辦怎么辦？ 清潔的桌面代表你有序的思維，利用工作計劃表來提供控制，找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法； 先處理棘手、最