1、學(xué)校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)新摘要：文獻(xiàn)檔案在中職學(xué)校的學(xué)校管理、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)科教學(xué)以及研究等領(lǐng)域中的有效應(yīng)用，是順應(yīng)時(shí)代開展趨勢的必然要求，將重要的數(shù)據(jù)提供給學(xué)校指導(dǎo)其進(jìn)展監(jiān)視并做出科學(xué)評估。本文在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用情況簡要分析的根底上，著重討論了如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的信息化建立途徑。關(guān)鍵詞：檔案管理；中職學(xué)校；標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)新；信息化建立一、中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀一管理方式相對落后，管理力量比較薄弱中職學(xué)校的檔案管理人員通常是由校辦人員或者某些教師兼職，沒有專職職位。大部分的工作人員一般情況下是沒有受過系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，他們?nèi)狈n案的重要性的深化認(rèn)識(shí)，同時(shí)對檔案材料的整理搜集、存檔以及裝訂等操作也不

2、是非常純熟，另外，投入檔案工作的精力也無法得到很好保證1。同時(shí)，存檔資料不真實(shí)、不完好以及存檔不及時(shí)的情況時(shí)有發(fā)生，沒有專門的檔案管理軟件來管理檔案，大部分檔案資料的搜集和存取都是手工進(jìn)展的，導(dǎo)致使用效率低下。二自動(dòng)化管理方式?jīng)]能有效普及目前，部分學(xué)校沒有施行自動(dòng)化管理，管理方法很簡單，機(jī)械化操作尚未得到廣泛推廣。因此，這種傳統(tǒng)的管理方法會(huì)帶來更多工作量，不僅工作速度慢，而且工作時(shí)間也較長，檔案管理工作人員整體檔案的效率會(huì)大為降低。而導(dǎo)致出現(xiàn)上述種種問題的原因主要有以下三點(diǎn)：首先，有些學(xué)校對檔案管理不夠重視，因此沒有可以投入更多的財(cái)力進(jìn)展檔案管理。其次，即使有些學(xué)校已經(jīng)增加了購置更為先進(jìn)管理檔

3、案的設(shè)備上的經(jīng)費(fèi)投入，但因有些管理人員在短時(shí)間內(nèi)無法完全理解正確的操作流程，因此無法將所采購新設(shè)備的先進(jìn)性充分地展現(xiàn)出來2。最后，有些檔案管理人員非常欠缺現(xiàn)代化辦公意識(shí)，雖然擁有先進(jìn)的高科技設(shè)備時(shí)，仍然使用手工操作這種低效的方式進(jìn)展檔案管理。三檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，容易造成檔案遺失因中職學(xué)校很多的文件管理人員并不屬于全職工作，在傳輸作業(yè)或轉(zhuǎn)移作業(yè)時(shí)，不按程序處理移交的文件。應(yīng)該及時(shí)清理的卻不清理，應(yīng)該進(jìn)展檢查的卻不去檢查，有些甚至還忽略了簽字程序，有些人甚至?xí)饔^地認(rèn)為轉(zhuǎn)移以及交接檔案僅是簡簡單單的一串鑰匙交接的問題，非常容易導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺失的嚴(yán)重問題。二、標(biāo)準(zhǔn)學(xué)校檔案管理工作的對策一完善學(xué)校檔

4、案管理制度保證檔案管理工作制度的合理性和科學(xué)性，對高效開展此項(xiàng)工作具有非常重要的指導(dǎo)價(jià)值。可以從以下幾個(gè)方面入手：一是建立或標(biāo)準(zhǔn)學(xué)校檔案的搜集制度，并將學(xué)校內(nèi)部的所有數(shù)據(jù)聚集起來。根據(jù)不同的材料，在不同的類別中建立文件搜集和整理分門別類的專欄，然后聘請專業(yè)人員來全面規(guī)劃文件管理過程。其次，要明確不同部門的工作職責(zé)，使學(xué)生的檔案工作可以各自履行職責(zé)，各部門之間的合作是完成學(xué)校檔案工作的必要前提。三是建立評估管理體系和積累體系，進(jìn)步檔案管理質(zhì)量。二促使管理人員綜合管理素養(yǎng)的進(jìn)一步提升為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，學(xué)校需要進(jìn)步員工的工作質(zhì)量，以便更好地管理檔案，有效地將各種信息應(yīng)用到教學(xué)管理中。同時(shí)，為

5、了進(jìn)步檔案管理人員的知識(shí)程度，可以采取以下步驟：第一，在招聘檔案管理人員時(shí)，學(xué)校指導(dǎo)最好對人員的道德素質(zhì)首先進(jìn)展考察，選擇工作才能強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)好的人才管理學(xué)校資料、檔案。第二，學(xué)校在促使檔案管理人員素質(zhì)提升方面，要定期組織更具專業(yè)性的知識(shí)搜集活動(dòng)，通過加強(qiáng)先進(jìn)工作理念的培訓(xùn)進(jìn)一步落實(shí)高效的檔案管理工作，并定期考核相關(guān)人員，促使其管理理念的轉(zhuǎn)變以及管理才能的提升3。三科學(xué)分類，挖掘檔案資源科學(xué)分類需要有機(jī)結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)展，同時(shí)要以檔案部門規(guī)定的章程為指導(dǎo)開展日常管理工作，通常情況下我們都是以內(nèi)容或者部門的差異為根據(jù)對檔案進(jìn)展不同類別的詳細(xì)劃分。通過科學(xué)合理化的逐一分類，實(shí)現(xiàn)對檔案更加科學(xué)化的管理

6、，以便可以實(shí)在的保證檔案查閱上的便利以及存放的平安性。檔案管理工作在某種意義上講屬于積累性工作，工作者首先要注意的是對各種檔案資料的日常整理和搜集，從不同方面和領(lǐng)域進(jìn)展檔案的搜集。還要努力挖掘檔案資源，拓寬檔案的搜集范圍，像搜集散落的知名校友檔案等，豐富其內(nèi)容。三、對檔案管理工作進(jìn)展創(chuàng)新，施行多種類的信息化建立途徑一加大檔案管理工作的硬件投入，進(jìn)步信息化管理程度目前，由于各種原因，中職學(xué)校檔案建立未得到應(yīng)有的重視，落后于學(xué)校整體開展，無法適應(yīng)新時(shí)期學(xué)校面臨的開展機(jī)遇。這不利于檔案工作的整理搜集，也不利于檔案的有效使用。作者認(rèn)為，首先，除了對各種硬件和設(shè)備進(jìn)展晉級之外，學(xué)校檔案管理也應(yīng)進(jìn)展電子化

7、晉級，讓那些手寫筆跡認(rèn)識(shí)難度大以及人工查詢易出現(xiàn)遺漏的工作通過計(jì)算機(jī)來承擔(dān)，從而降低員工的勞動(dòng)強(qiáng)度，工作質(zhì)量也會(huì)有所進(jìn)步。其次，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建立對于更好地利用學(xué)校檔案資源至關(guān)重要。電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，進(jìn)步了檢索檔案的效率和便利性，為更好地為師生提供效勞創(chuàng)造了條件。在日常工作中，在傳輸文件時(shí)更容易接收紙質(zhì)文檔和電子文檔，但幾十年內(nèi)形成的所有紙質(zhì)文件都以電子方式記錄并搜集在數(shù)據(jù)庫中。學(xué)校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是進(jìn)步檔案利用和管理效率的有效手段，可以加快學(xué)校檔案信息化的步伐。二做好電子文件搜集及上傳工作管理電子檔案的根底是進(jìn)展電子文件的搜集，電子文檔因其與紙質(zhì)文件的性質(zhì)有很大差異，決定了其搜集整理

8、的方式也是有所不同的，對于草案類文件，因其缺乏正式文件應(yīng)有的功能，通常在整理的時(shí)候不作保存。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)搜集和整理發(fā)揮輔助或正式作用的文件，并以相應(yīng)的紙質(zhì)文件特別是無紙化系統(tǒng)生成的電子文件進(jìn)展標(biāo)記，同時(shí)應(yīng)采取更加嚴(yán)格的措施加以處理，在搜集期間應(yīng)將其制成紙質(zhì)副本，以防止在發(fā)惹事故時(shí)喪失電子文件信息。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件搜集不同，許多電子文件是經(jīng)由上傳和下載等一系列操作而最終完成的，針對此項(xiàng)特點(diǎn)，檔案部門可建立一個(gè)工作窗口，利用其在網(wǎng)頁上及時(shí)地進(jìn)展電子文件的上傳以及搜集。三進(jìn)步學(xué)校檔案信息化建立效益我們可以從如下幾個(gè)方面來促使學(xué)校檔案信息化建立效益的提升：一是以現(xiàn)代信息技術(shù)為提托促使檔案文件有效性的提

9、升，因此，學(xué)校新選聘的檔案管理人員要具有更強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，或者對現(xiàn)有的管理人員進(jìn)展綜合技能培訓(xùn)，尤其注重對電腦操作純熟的綜合型人才的培養(yǎng)。二是對保密工作和平安性同時(shí)進(jìn)展開展，檔案管理工作因其具備的特殊性質(zhì)要求工作人員的保密意識(shí)必須更強(qiáng)。三是創(chuàng)立一個(gè)專門化的檔案文件操作平臺(tái)，平臺(tái)設(shè)計(jì)要有全面的功能，尤其是在線查詢的功能。同時(shí)構(gòu)建效率高、功能全的存儲(chǔ)中心來管理電子檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息文件的互傳共享。四是進(jìn)一步優(yōu)化檔案搜集制度，做到對檔案的及時(shí)保存，同時(shí)需要注意與學(xué)校整體的文化建立互相結(jié)合在一起，彰顯校園文化。四開展檔案利用在線效勞檔案管理人員可以積極開展檔案的多樣化效勞，比方在線使用效勞，使大家可以更

10、加及時(shí)地獲取相應(yīng)的信息，在此期間，效勞人員需要圍繞“工作就是效勞的理念開展各項(xiàng)日常工作，進(jìn)步效勞質(zhì)量。以便于更加迅速、準(zhǔn)確地將后勤保障工作做好，促使學(xué)校檔案效勞職能的進(jìn)一步強(qiáng)化，努力開展學(xué)校檔案教育職能，使檔案從以往收藏為主向如今的開展和利用轉(zhuǎn)變。五加強(qiáng)管理人員素質(zhì)建立在學(xué)校檔案信息化建立進(jìn)程中，檔案管理團(tuán)隊(duì)將會(huì)對建立進(jìn)程和質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。假設(shè)說更新設(shè)備是其客觀條件，而促使檔案管理人員綜合素質(zhì)的進(jìn)一步提升那么是必要的主觀條件。可以從以如下幾方面開展相應(yīng)工作：首先是為其提供學(xué)習(xí)時(shí)機(jī)，像現(xiàn)代化的檔案管理培訓(xùn)；其次是鼓勵(lì)其通過自己的努力參與在職培訓(xùn)和進(jìn)一步培訓(xùn)，進(jìn)步自身素質(zhì)，更新知識(shí)體系；最后是網(wǎng)絡(luò)效勞人才加強(qiáng)培養(yǎng)，進(jìn)一步加以落實(shí)網(wǎng)絡(luò)管理以及數(shù)據(jù)庫建立工作。四、完畢語總之，隨著學(xué)校對檔案工作的進(jìn)一步加強(qiáng)，對其中涉及的制度不斷加以標(biāo)準(zhǔn)，以成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體不斷促使檔案信息化管理程度的進(jìn)步，中職學(xué)校檔案將可以更好地為教學(xué)、研發(fā)和管理效勞。參考文獻(xiàn)：1王緒貴.學(xué)校檔案管理