1、XXXXX項目用戶需求分析報告文件狀態： 草稿 正式發布 正在修改文件標識：iABCD-ECM-05-07當前版本：1.0作 者：完成日期：2015-05-07版 本 歷 史版本/狀態作者參與者起止日期備注目錄1.合同管理項目現狀調研和需求分析的目標61.1調研現狀61.2需求分析的目標62.現狀調研和需求分析的范圍和方法82.1現狀調研的范圍82.2現狀調研的方法83.需求分析點-組織機構93.1企業組織機構及角色93.1.1 ABCD組織機構圖93.1.2 總部機構圖10獨立事業部機構圖10分子公司機構圖113.2合同業務部門113.3合同審核崗位153.4合同用戶角色及權限16角色及權限

2、分析17功能說明174.需求分析點-合同業務174.1現有合同類別174.2現有合同模板18合同模版18合同模板分析19條款及款項19條款及款項分析204.3現有合同內部管理規定215.需求分析點-合同業務流程225.1合同業務相關流程22國內銷售物流管理流程22國內采購流程23國外銷售流程25國外采購流程26重大合同論證流程27重大合同審核流程28整套合同文件審核及交接流程295.2合同管理流程分析30合同創建30合同協商31合同審批31合同執行32合同變更32合同關結32合同續簽32其它326.需求分析點-主數據維護326.1 供應商信息326.2 產品信息327.系統集成需求33本文檔中

3、用到的簡稱對照表全稱簡稱有限公司XXXXEmptoris Contract Management（合同管理軟件）ECM1. 合同管理項目現狀調研和需求分析的目標1.1調研現狀隨著業務國際化、信息化的發展，XXXX在傳統國際貿易模式中融入電子商務元素，于2011年推出全新的，面向全球的電子商務平臺易單網，后臺支撐易單網的為ERP系統。但是隨著公司業務量的擴大，XXXX在2014年下半年，企業管理部調研公司3649個銷售、3806個采購的合同評審、付款審批流程、權限，通過數據分析發現公司合同管理權限職責分工不合理、部分環節執行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分環節存在失控、執行不到

4、位的問題。而且當前XXXX國際貿易有限公司的合同都是線下審核， 雖然有流程規定說明審核步驟及審核條款的說明，但審核人不能第一時間摘取出自己職責范圍內的條款，且選擇審核內容時可能會有疏漏， 在會審的業務上， 或者出現層層重復審核的情況， 或者出現大家都認為對方審核過而實際上無人審核的情況。加之合同簽訂后在落實執行上也需要通過信息化提升管理效率，避免人為失誤的控制漏洞。1.2需求分析的目標需求分析的目標是為了通過對合同管理軟件系統及ERP系統改造優化，通過合同的結構化管理、標準化管理，訂單的系統排程、進度提醒和控制，實現合同的在線制作、變更、審批與在線控制，固化合同管理全流程，最終達到系統防控合同

5、管理風險的目的。合同管理軟件項目要實現的目標為：1、降低風險：通過合同標準化，條款款項結構化管理，實現合同文本的規范，降低制作、審核過程中的差錯和遺漏；通過合同的在線管理，有效保存合同執行過程中的歷史痕跡記錄， 避免有人隨意變更條款但卻沒有說明， 審核人沒有審核變更條款的情況；避免審核版本混亂不清的情況；合同審批通過之后才能出現打印按鈕， 避免線上線下內容不一致；通過系統對合同的分類分級、風險點的組合判斷， 觸發不同審批流， 降低合同管理風險；通過合同管理， 有效的實現風險預警管理， 包括：應收賬款逾期、逾期收貨、增值稅票未收等， 從而實現從事后的壞賬預警跟蹤處理到事前的有效防范及事中的有效控

6、制。2、提高效率：（1）通過合同標準化，條款款項結構化管理，審核內容按崗位進行區分， 大大降低審核時間， 提高審核效率； 審批權限合理下放， 減少領導層審批瓶頸。（2）審批及審核合并；減少審批、審核中的重復環節；（3）合并重大業務論證、審核到合同管理平臺中，實現重大業務管理的在線化； （4）通過合同在線對比功能，審批人可將變更的條款及原條款做出清晰的比對；（5）通過系統自帶的報表功能，可快速配置內部所需報表。2. 現狀調研和需求分析的范圍和方法12.1現狀調研的范圍合同管理項目調研的范圍包括企業組織機構，合同涉及的業務部門，及合同用戶角色及職責，權限管理；合同類別，合同模板及合同的內部管理規定

7、；合同全生命周期（合同起草，合同協商，合同審批，合同簽訂，合同變更，合同終止，合同續簽，其他）的合同業務流程及功能描述；主數據（供應商，物料，合同模板，合同條款等）維護流程和功能需求；ERP系統與ECM系統關系及集成需求。表格總結如下：調研項備注企業組織機構，合同業務部門，合同用戶角色及職責，合同用戶權限4項合同類別，合同模板，合同內部管理規定3項合同全生命周期的業務流程及功能描述7項主數據維護流程和功能需求4項ERP系統與ECM系統關系及集成需求1項需求調研涉及到的部門為信息技術部，各個事業部，市場部，風控部，企管部，供應鏈部，法務部，物流部，財務部，人力資源部等各大部門。2.2現狀調研的方

8、法現狀調研的工作方法主要依據IBM提供的合同管理項目需求調研模板，采用問卷調查法進行。問卷調查是一種結構化的調查，其調查問題的表達形式、提問的順序、答案的方式與方法都是固定的，是一種文字交流方式，且問卷調查的結果便于統計處理與分析。但是也存在一些潛在的問題，如問卷調查經常由客戶自己填寫問卷，所以調查結果的質量會有一些得不到保障。此次的問卷調查我們滾動式的進行，將信息點分開收集，信息收集上來以后經過多次整理并發給客戶確認，最后輸出XXXX合同管理調研信息整理文檔。XXXX合同管理項目需求調研分析過程如下：3. 需求分析點-組織機構3.1企業組織機構及角色 ABCD組織機構圖【點擊拖動可看大圖】

9、總部機構圖【點擊拖動可看大圖】 獨立事業部機構圖【點擊拖動可看大圖】3.1.4分子公司機構圖【點擊拖動可看大圖】3.2合同業務部門合同管理相關的業務部門及崗位信息如下表：分支機構部門合同相關業務部門相關崗位一分公司副總經理塑料事業部塑料事業部客戶經理銷售經理銷售助理業務部門經理事業部總經理助理裝飾材料事業部瓷磚部銷售經理業務項目經理裝飾材料事業部燈具項目組銷售經理業務部門經理裝飾材料事業部吊頂及隔墻部銷售經理銷售助理銷售助理（專）業務部門經理業務項目經理裝飾材料事業部人造板材部銷售經理業務部門經理業務項目經理裝飾材料事業部五金制品部銷售經理銷售助理銷售助理（專）業務部門經理裝飾材料事業部裝飾材

10、料事業部事業部總經理事業部總經理助理二分公司副總經理獨立事業部燃料分公司燃料分公司事業部總經理事業部總經理助理銷售經理銷售助理業務部門副經理業務部門經理業務項目經理燃料分公司業務總監獨立事業部冶金煤分公司冶金煤分公司客戶經理事業部總經理事業部總經理助理銷售經理銷售助理業務部門經理業務總監一分公司鋼材事業部鋼管部采購經理銷售經理銷售助理銷售助理（專）業務部門經理業務項目經理鋼材事業部卷板部采購經理采購助理銷售經理銷售助理銷售助理（專）業務部門經理業務項目經理鋼材事業部型鋼部采購經理銷售經理銷售助理銷售助理（專）業務部門經理業務項目經理鋼材事業部鋼材事業部事業部總經理事業部總經理助理二分公司建材事

11、業二部防水材料部采購經理銷售經理業務部門經理業務項目經理建材事業二部家居產品部銷售經理業務項目經理建材事業二部金屬工程部銷售經理銷售助理業務部門經理業務項目經理建材事業二部再生材料部采購經理銷售經理業務部門經理業務項目經理二分公司建材事業二部建材事業二部業務部門經理獨立事業部建材事業四部電線電纜項目組銷售經理業務部門經理建材事業四部復合材料部銷售經理業務部門經理業務項目經理建材事業四部冶煉材料項目組銷售經理銷售助理業務項目經理建材事業四部建材事業四部事業部總經理事業部總經理助理一分公司建材事業一部采購部采購經理采購助理建材事業一部節能產品部銷售經理銷售助理銷售助理（專）業務部門經理業務項目經理

12、建材事業一部鋁箔部銷售經理銷售助理銷售助理（專）業務部門經理業務項目經理建材事業一部鋁材部銷售經理銷售助理銷售助理（專）業務部門經理業務項目經理建材事業一部數碼產品項目組銷售經理業務部門經理建材事業一部建材事業一部事業部總經理事業部總經理助理四分公司建筑機械事業部工程機械部技術工程師銷售經理銷售助理業務部門經理業務項目經理建筑機械事業部模板工程部技術工程師銷售經理銷售助理業務項目經理建筑機械事業部重型裝備部技術工程師銷售經理銷售助理（專）業務部門經理業務項目經理建筑機械事業部建筑機械事業部采購經理事業部總經理事業部總經理助理二分公司水務工程事業部球墨鑄件二部銷售經理銷售助理業務部門經理業務項目

13、經理水務工程事業部球墨鑄件一部銷售經理銷售助理業務部門經理業務項目經理水務工程事業部水務工程事業部事業部總經理事業部總經理助理獨立事業部新業務開發事業部PE塑料制品部銷售經理銷售助理業務部門經理業務項目經理新業務開發事業部玻纖產品部銷售經理業務部門經理業務項目經理新業務開發事業部第五業務部銷售經理業務部門經理新業務開發事業部高溫工程部采購助理銷售經理銷售助理業務部門經理業務項目經理新業務開發事業部膠粘帶部銷售經理業務部門經理業務項目經理新業務開發事業部新產品部銷售助理業務項目經理3.3合同審核崗位根據合同管理審核要素表,按照其中崗位的最大子集整理的審核崗位信息如下:序號部門審核崗位備注1總經理

14、2風險控制部風控總監3風險控制部風險控制部經理4風險控制部進口風險控制科長5風險控制部合同審核主管6風險控制部信保主管7法務部法務部經理8法務部法務主管9物流部物流部經理10物流部貨權控制科科長11物流部倉儲監管科科長12物流部商務科長13單證部單證部經理14單證部單證主管15供應鏈管理部供應鏈管理總監16供應鏈管理部供應鏈管理部經理17供應鏈管理部質量主管18市場部市場部經理19財務部財務總監20財務部財務部經理21財務部資金科科長22財務部資金主管23財務部付款主管24財務部授信主管25財務部會計核算部經理26財務部會計核算主管27業務副總經理28事業部總經理29業務部門經理3.4合同用戶

15、角色及權限調研示例表格如下：權限角色（合同創建者）合同審閱合同審批合同創建合同編輯合同審批角色及權限分析在合同管理軟件中，權限設計對系統的運行與操作非常重要，是系統成功運行非常重要的組成部分，每個用戶在系統中都擁有一定的操作權限完成相應的系統操作，“權限”既包括應該具有的權利，也包括應該受到的限制兩個部分。要通過權限設計保證用戶能夠進行正常的業務操作，也要限制用戶在系統中的操作本不屬于他的業務。要通過權限設置限制機密信息被不相關的人查看。權限分配的結果是用戶所得到的權限應該正好夠用，既不多也不少。配置合同管理軟件時，會依據實際業務崗位創建對應的用戶組，然后為用戶組賦予合適的權限，并將用戶和用戶

16、組或角色關聯。3.4.2功能說明按照XXXX合同管理軟件需求說明書中4.5小節的說明，參考如下：1、支持樹型多級結構。2、支持分子公司管理，支持集團式組織結構管理。說明：XXXX與分子公司分別使用獨立的ERP業務系統，屬于集團組織管理架構。 3、在ERP中維護組織架構，包括增刪改停啟用等操作，都能同步到合同管理軟件中。單向維護，ERP合同。4、支持組織機構、人員的調整，如合并、撤銷（離職）、變更、調動等，對客商、合同等相關權限進行同步調整。5、支持持單點登錄功能。4. 需求分析點-合同業務123454.1現有合同類別根據5月5日XXXX初步反饋，合同類別劃分如下：合同分類合同類型公司主體部門其

17、他屬性合同采購國內國貿總部事業部 物流部 其他部門 無錫產品一部 產品二部 產品三部  國外德國產品一部 產品二部 產品三部  阿聯酋  銷售國內國貿總部事業部 物流部 其他部門 無錫產品一部 產品二部 產品三部  國外德國產品一部 產品二部 產品三部  阿聯酋  4.2現有合同模板123455.15.2合同模版序號名稱模版文件備注1國內

18、采購合同2國外采購合同3國內銷售合同Aris系統下載4國外銷售合同5職能合同4.2.2合同模板分析合同模板可以用來創建合同實例。合同模板的正文可以由多個條款模板組成。合同模板可以帶入一個合同所需的大部分信息，包括合同正文的初稿、合同中包含的關鍵變量、合同的審批流程等.合同模板設計的優劣，將直接影響合同管理模塊實際應用的效果和效率。合同模板的設計目標：1. 能準確有效提取定義好的條款庫內容，并保持不同模板建立時定義的排版格式；2. 根據合同模板管理要求，靈活但嚴格設置權限管理，保證模板的規范性及統一性；3. 抽取通用信息，加入合同模板，方便每個合同的編輯處理工作。合同模板的設計原則：統一合同格式

19、，簡化合同編輯。目前只有國內銷售和國內采購示例合同，沒有按照業務部門劃分的合同示例，或者沒有客戶已經歸類好的合同模板。4.2.3條款及款項合同條款序號名稱條款內容備注1通用條款2協議條款3特殊條款合同款項序號款項類別變量/要素備注1付款條件金額、時間2品質條件3物流條件44.2.4條款及款項分析合同條款是組成合同正文的基本元素。通過對合同現有模板的分析整理，形成可應用于各類合同模板的合同條款，將有助于提高未來合同管理業務的效率。合同條款的設計目標：1. 某些針對特定內容（例如法務）的條款具有很高的通用性，并且需要在合同制作/協商過程中保持標準性。此類條款通常會由固定的負責人維護。如果引用這些條

20、款的合同在制作/協商過程中對條款進行了修改，則需要由對應的條款負責人進行審批。2. 根據以往的系統使用和項目實施經驗，一個合同中含有過多的條款容易導致一些不好的結果：a、條款維護過程比較復雜，b、合同編輯比較麻煩，c、容易產生合同正文格式錯誤。所以盡量簡化合同的條款組成。根據現有的合同模板進行對應的合同條款，這個合同條款包含合同正文的主要內容。這樣一個合同一般包括3到4個條款。3. 對于用合同正文中用表格表示的信息盡量采用行條款。因為行條款能夠定義所用信息的數據類型，能獲得更好管理的控制性、并便于程序自動處理。4. 通過對已有合同模板中款項及關鍵信息的篩選，建立通用的款項，為后續系統設計、報表

21、開發及合同執行管理等做好準備。合同條款的設計原則：1. 確保實現特定條款由特定負責人維護，條款在具體合同中被改動后要由對應的負責人審批。2. 簡化合同的組成結構。需要根據收集上來的合同范本來分析合同條款。4.3現有合同內部管理規定序號階段說明管理規定備注1合同簽訂論證審核Aris下載2合同執行風險控制（物流和財務等要素）Aris下載3合同歸檔歸檔分析Aris下載5. 需求分析點-合同業務流程678910115.1合同業務相關流程國內銷售物流管理流程國內采購流程國內采購訂單審核子流程國外銷售流程國外采購流程重大合同論證流程重大合同審核流程整套合同文件審核及交接流程5.2合同管理流程分析流程是一個

22、公司業務運作的基礎，合同管理的規范化要求必須通過流程來實現，圍繞規范化構造端到端的業務為核心，實現合同管理各個階段的有效銜接，達到持續改善和優化的目標。對于合同管理業務，主要的業務過程包括：合同起草、合同談判、合同審閱、合同發布、合同簽署、合同執行、合同變更、合同關閉等。從合同全生命周期管理角度出發，項目組結合XXXX現有的合同管理流程、實際業務特點以及Emptoris合同管理模塊的系統功能，梳理了8個合同管理業務流程，見下表。序號流程編號流程名稱1BPD_1合同創建管理流程2BPD_2合同審批及發布管理流程3BPD_3合同執行管理流程4BPD_4合同變更管理流程5BPD_4.1合同變更申請審

23、批管理流程6BPD_5合同關結管理流程7BPD_6合同模板（條款）管理流程8BPD_7合同續簽管理流程具體的流程設計會在后續的XXXX國際貿易合同管理項目詳細設計報告中給出。合同創建類別起草人員動作描述國內銷售客戶經理起草合同，提出申請國內采購采購經理建立國內采購訂單，提請申請國外銷售銷售經理制作，上掛相關文件國外大宗采購客戶經理起草合同，提出申請國外非大宗采購采購經理建立采購訂單，提請申請一般合同客戶經理重大合同業務部門經理起草合同，提出申請合同協商合同起草人負責與合同各方對合同條款進行協商，修改。合同審批1、合同審批流程類別審批流程審批要素國內銷售國內采購見下圖見圖中描述國外銷售國外大宗采

24、購國外非大宗采購一般合同重大合同示例：國內采購合同審批流程2、合同審核要素： 合同執行具體的流程設計會在后續的XXXX國際貿易合同管理項目詳細設計報告中給出。合同變更同上合同關結同上合同續簽同上其它同上6. 需求分析點-主數據維護6.1 供應商信息供應商主數據在ERP中維護，同步到合同軟件中。6.2 產品信息產品分類和產品信息在ERP中維護，同步到合同軟件中,同步信息包括產品名稱、產品單位、產品規格屬性，產品規格屬性值等信息。7. 系統集成需求按照XXXX合同管理軟件需求說明書及ECM軟件功能清單，篩選出總共11條需做系統集成定制開發。功能序號一級功能二級功能ERP系統Emptoris Con

25、tract Management描述備注補充2基礎數據同步產品信息ERP維護，導入到ECM 通過產品自帶的接口，可以定時由ERP推送產品信息同步信息包括產品名稱、產品單位、產品規格屬性，產品規格屬性值等信息。產品分類（4級分類）、產品信息、規格信息，規格信息因產品不同可以自定義，且產品和產品規格支持中英文，以適應國內和國外合同需要 3基礎數據同步客戶信息ERP維護，導入到ECM 通過產品自帶的接口，可以定時由ERP推送產品信息客戶名稱、地址、電話、傳真、授信額度（信保及公司內部授信）、已占用額度、授信余額1.ERP錄入客戶信息=市場部審核將要啟用的客戶信息（客戶信息生效）=同步到合同

26、軟件中2.在ERP中進行客戶余額初始化（考慮幣種、增減節點）、賒銷額度設置，以供合同管理軟件調取3. 公司總賒銷控制ERP系統對客戶信息進行審核及客戶余額初始化;公司總賒銷額度;4基礎數據供應商信息ERP維護，導入到ECM 通過產品自帶的接口，可以定時由ERP推送產品信息，定制開發接口供應商名稱、供應商代碼、授信代碼、授信額度、企業性質、法人、地址、銀行賬戶信息、供應商預付款授信余額、注冊地址所在國家、注冊地址所在城市、聯系電話同步到合同管理軟件中1.在ERP供應商信息中初始化供應商余額、授信代碼和授信額度;（考慮幣種、增減節點），確保合同管理軟件調取2.采購合同保存時根據當前余額與合同付款方

27、式、合同支付金額對比進行提醒，合同生效階段，要進一步根據余額控制生效。3.涉及合作訂單情況騰退的問題，業務部門自行解決，如需特殊審批需向風控總監進行申請。4.公司總授信控制新供應商業務部門在ERP供應商中心注冊，供應鏈管理部審核，通過后，相關信息如上圖，自動導入到合同管理軟件5基礎數據合作伙伴信息 通過產品自帶的接口，可以定時由ERP推送產品信息  客戶說暫時不考慮8系統組織架構組織架構維護ERP維護，導入到ECM 通過產品自帶的接口，可以定時由ERP推送產品信息在ERP中維護組織架構，包括增刪改停啟用等操作，都能同步到合同管理軟件中單向維護，ERP合同。

28、0;9系統組織架構組織機構、人員的調整 通過產品自帶的接口，可以定時由ERP推送產品信息支持組織機構、人員的調整，如合并、撤銷（離職）、變更、調動等，對客商、合同等相關權限進行同步調整。  14合同池及模板管理標的信息ERP導入到ECM 第1條不支持，其他通過編寫插入式的User Exit代碼實現1.合同標的支持產品圖片顯示。（NO）2.從ERP調取標的信息顯示在條款和表格中（按產品整理合同顯示要求，比如分組要求、行等）。2.1ERP產品、規格型號、備注等標的信息同步至合同軟件，合同軟件根據合同模板展現規則的要求進行展現在合同軟件中。2.2合同模板要求如下：a)普

29、通（每個產品的名稱規格型號描述等信息在不同標的明細行中顯示）;b)帶圖片（標的明細行中顯示圖片）;c)按規格分組（指定用以分組的幾種規格，從合同的產品中，挑選出分組規格相同的產品放到一組中展示，標的明細行中展示這些產品不同的規格屬性）在ERP訂單信息中：新增=選擇產品=選擇產品顯示類型、分組規格=保存退出=合同軟件中按所選顯示類型及分組規格展現產品。16合同池及模板管理款項庫ERP導入到ECM 2.通過系統現有的接口，可以在ERP中調用合同管理接口1.支持自定義款項庫2.支持從ERP訂單中調取相應的款項值3.支持結構化的收付款方式、交付/收貨方式、發票開具/接收方式從ERP傳過去作為條款，并同時記錄條款中的數字作為跟蹤款項4. 根據款項搜索統計相關合同（NO）3.1在ERP中新建訂單，填寫訂單信息，選擇付款方式（如下圖1），填寫該付款方式的比例與天數，補充其他訂單數據，保存后，點擊生成合同，其中付款條款為訂單的付款條款，且生成對應的款項，其中的款項作為收款的控制