1、公函格式及范例公函一般由十個部分組成：1.編號為了方便整理、保存和查對，公函需要加上編號，編號寫在信封的左上角。例如：(a)B/1/99(b)學(xué)字第92號2.寫信人的地址信紙的右上角必須寫上寫信人的地址，可用華文或英文書寫。例如：(a)和平路198號新加坡郵區(qū)123194(b)Blk l94，Toa Payoh Lorong 4，#03-108 Singapore l23194 3.收信人的姓名，職銜和地址(a)收信人的姓名，寫在編號之下，但位置不可高過寫信人的地址，先寫姓名，姓名后面必須加上稱呼。例如：劉維國先生林月芳小姐在收信人姓名下面寫收信人職銜，例如：勿洛聯(lián)絡(luò)所管理委員會主席新世界書局

2、經(jīng)理(b)如果你不知道那個團(tuán)體的負(fù)責(zé)人的姓名，可以寫執(zhí)事先生成寫他的職銜，如：新城女子中學(xué)校長。4.稱呼：(a)正文的開頭寫收信人的稱呼，后面必須加冒號"："不空格。(b)可以用普通的稱呼：如"王先生"或在姓氏的后面加職銜"王經(jīng)理"。也可用"經(jīng)理先生"這樣的稱呼。(c)自稱：可用我、本人、我校、我會、我所、本部、本局。稱呼對方：您、貴公司、貴校、貴隊。5.標(biāo)題(a)為了方便快捷處理和分類保存，公函應(yīng)加上標(biāo)題。(b)標(biāo)題寫在稱呼下面的中央位置，標(biāo)題下面必須畫上橫線；寫標(biāo)題的目的是要把正文的內(nèi)容簡要地列出來。例如：請主

3、持開幕典禮接受友誼賽邀請6.正文正文可用下列任何一種格式。(a)空格式，每段開頭都空二格。(b)齊頭式，每段都頂格寫。正文是公函中的主體部分，要求敘述清楚、簡潔。有時為了方便閱讀，視內(nèi)容性質(zhì)的不同，可加上序數(shù)號碼。7.署名(a)寫在正文的右下方。(b)寫信人若有職銜，須寫清楚。(c)署名后，一般用"啟"，為了表示慎重，可以用"謹(jǐn)啟"，或為了表示尊敬，可以用"敬啟"。8.日期寫在編號下面，通常可用中文或阿拉伯文寫出。例如：(a)26-4-2000(建議)(b)2000年2月26日(c)二零零零年四月二十六日切記不可混雜式的日期：2000

4、年四月二十六日(×)9.副本有的公函有必要交給有關(guān)方面查閱，就須寫上副本寄送的個人或團(tuán)體。它通常寫在公函的左下方。例如：副本：公共關(guān)系主任10.附件如果公函還附有其他文件，必須在左下角列明。例如：附件：關(guān)于公司名稱變更的通知函。特此函告范例：申請函一份關(guān)于開設(shè)保險費(fèi)專用銀行帳戶的申請函中國銀行北京*支行：根據(jù)中國保監(jiān)會2004年12年月15日發(fā)布實施的保監(jiān)會令(2004)15號文件，保險經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)管理規(guī)定第八十八條的規(guī)定，我公司現(xiàn)申請開設(shè)獨(dú)立的客戶資金專用賬戶。公司開設(shè)客戶資金專用賬戶用于存放下列款項：一、投保人、被保險人支付給保險公司的保險費(fèi)；二、為投保人、被保險人和受益人代領(lǐng)的保險

5、金或者保險賠款。公司在與保險公司約定的期限內(nèi)將保險費(fèi)交付保險公司。根據(jù)第八十九條規(guī)定我公司已建立專門賬簿，記載保險經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)收支情況。特此申請，請批準(zhǔn)。*(北京)保險經(jīng)紀(jì)有限公司二九年十二月一日函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡便。公函大體有以下幾種用法：1、下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)詢問一般事宜，或上級機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。2、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，3、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要

6、求下級機(jī)關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。4、向上級機(jī)關(guān)請示較小事宜也常用函。函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：(一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個項目內(nèi)容。1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來函事項的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。(二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)

7、尾、結(jié)語等部分組成。1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用"現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下："或"現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下："等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。(三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ?/p>

8、提出希望。或請對方協(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。(四)結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如"特此函詢(商)"、"請即復(fù)函"、"特此函告"、"特此函復(fù)"等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用"此致"、"敬禮"。(五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。撰寫函件應(yīng)注意的問題函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無

9、論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。其次，函也有時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進(jìn)行。中國科學(xué)院×研究所關(guān)于建立全面協(xié)作關(guān)系的函×大學(xué)：近年來，我所與你校雙方在一些科學(xué)研究項目上互相支持，取得了一定的成績，建立了良好的協(xié)作基礎(chǔ)。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進(jìn)一步在學(xué)術(shù)思想、科學(xué)研究、人員培訓(xùn)、儀器設(shè)備等方面建立全面的交流協(xié)作關(guān)系，特提出如下意見：一、定期舉行所、校之間學(xué)術(shù)討論與學(xué)術(shù)交流。(略

10、)二、根據(jù)所、校各自的科研發(fā)展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進(jìn)行協(xié)作。(略)三、根據(jù)所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓(xùn)予以幫助。(略)四、雙方科研教學(xué)所需要高、精、尖儀器設(shè)備，在可能的條件下，予對方提供利用。(略)五、加強(qiáng)圖書資料和情報的交流。以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關(guān)內(nèi)容進(jìn)一步磋商，達(dá)成協(xié)議，以利工作。特此函達(dá)，務(wù)希研究見復(fù)。中國科學(xué)院×研究所(蓋章)一九九五年×月×日國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函國辦函19932號國家計委、經(jīng)貿(mào)辦、農(nóng)業(yè)部、商業(yè)部、經(jīng)貿(mào)部、紡織部、技術(shù)監(jiān)督局：為進(jìn)一步發(fā)展我國

11、羊毛生產(chǎn)，搞活羊毛流通，提高羊毛質(zhì)量，根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。(略)二、技術(shù)監(jiān)督局要加強(qiáng)羊毛的質(zhì)量監(jiān)督和檢驗工作。(略)三、要盡快組織直接進(jìn)入國際羊毛拍賣市場。(略)四、為了促進(jìn)國內(nèi)養(yǎng)羊業(yè)的發(fā)展，支持紡織工業(yè)生產(chǎn)和擴(kuò)大出口創(chuàng)匯。(略)上述有關(guān)政策，請有關(guān)部門、各地區(qū)特別是羊毛生產(chǎn)區(qū)認(rèn)真研究落實，執(zhí)行中的問題，由國家計委和經(jīng)貿(mào)辦協(xié)調(diào)，并督促落實。國務(wù)院辦公廳(蓋章)一九九三年一月三日國務(wù)院辦公廳關(guān)于征求國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法(草案)意見的函國辦函*×號各省、市、區(qū)人民政府、國務(wù)院各部門辦公廳(室)：現(xiàn)將我們草擬的國家行

12、政機(jī)關(guān)公文處理辦法(草案)送給你們，請組織有關(guān)同志討論修改，并將修改意見于十一月底前告訴我們。國務(wù)院辦公廳(蓋章)一九九九年×月×日廣州×局銷售公司請求批準(zhǔn)函×局銷辦函*5號廣州×局：我銷售公司從去年十月成立以來，國內(nèi)商務(wù)活動日益增多，經(jīng)常有許多文件、合同、契約、技術(shù)資料需要復(fù)印，為便于工作，我們擬購買一臺復(fù)印機(jī)，請給予批準(zhǔn)。可否，請批復(fù)。廣州×局銷售公司(蓋章)一九九六年一月十日×市人民政府辦公廳關(guān)于臨時工、合同工能否執(zhí)罰問題請示的復(fù)函市政辦函*40號市市容環(huán)境衛(wèi)生管理局：你局關(guān)于明確臨時工、合同工能否執(zhí)罰問題的請示收悉。

13、現(xiàn)復(fù)函如下：中華人民共和國行政處罰法于*年10月1日起執(zhí)行。該法對行政執(zhí)法主體及執(zhí)法人員作出了明確而嚴(yán)格的規(guī)定。按照行政處罰法和國務(wù)院關(guān)于貫徹實施中華人民共和國行政處罰法的通知，從今年10月1日起，合同工、臨時工再不能從事行政處罰工作。你局應(yīng)按照上述精神，對全市市容衛(wèi)生執(zhí)罰人員進(jìn)行清理，理順執(zhí)罰體制，保證行政處罰法的貫徹實施，促進(jìn)市容衛(wèi)生管理工作。此復(fù)×市人民政府一九九六年十月七日關(guān)于上報×公司二期改造項目評估報告的函×工銀商字199××號×市×分行：現(xiàn)呈報×公司二期改造項目評估報告，請審閱。附件：×公司

14、二期改造項目評估報告。(略)×工商銀行(蓋章)一九九×年十一月五日×省人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于轉(zhuǎn)辦提案的函×人函*2號省人民政府：省九屆人大三次會議已經(jīng)閉幕。會間，省人民代表以主人翁精神，對改進(jìn)省人民政府的工作提出了許多寶貴建議，同時提出了一些應(yīng)當(dāng)解決的問題和要求。根據(jù)大會決定現(xiàn)將責(zé)成省人民政府研究辦理的二百二十七件提案轉(zhuǎn)去，望抓緊認(rèn)真處理，并及時將處理結(jié)果報來。在處理社會治安等有關(guān)提案時，可請省高級人民法院和人民檢察院密切配合。附：×省第九屆人民代表大會第三次會議提案及審查意見(抄送單位附件各二冊)×省人民代表大會常務(wù)委員會(蓋章)一九九九年×月×日附件：(略)交通部廣州救撈局催辦函×造船廠：貴廠×年為我局建造的2640馬力拖輪"穗救202"輪，出廠至現(xiàn)在已經(jīng)三年了，可是當(dāng)時欠裝的拖纜機(jī)至今尚未安裝。為此我局曾多次去函催貴廠盡快給予解決，但貴廠一直未明確答復(fù)。該輪由于缺少拖纜機(jī)，長期無法正常執(zhí)行生產(chǎn)任務(wù)，經(jīng)濟(jì)上已造成了很大的損失。為此特再次函請貴廠盡快為我局"穗救202"輪安裝拖纜