1、范文蘇州*有限公司會議管理辦法文件編號：JF-B-011依據：GB/T19001-2008/IS09001:2008 編制編制人編制日期部門 審批分管領導 審批行政部 審批總經理 審批制度生效 日期范文文件修訂頁范文序號修訂日期修訂內容編制審核批準12016 年 3 月 2 日新編制1.0 目的為進一步規范公司會議管理，提高會議質量和效率，確保會議內容及議定事項得到有效落實，節約會議 成本，提升公司運營效率，特制訂本管理辦法。2.0 適用范圍2.1 本辦法適用于公司各種會議的組織和管理；范文3.0 職責3.1 辦公室負責公司會議的統籌、協調、會后督辦落實等事項及本制度的執行；3.2 會議主辦部

2、門負責會議的組織工作，并對會議效果負責。4.0 定義4.1本辦法所指的會議，包括公司總經理辦公會、公司運營會議、周例會、年會、專項會議、部門會議、 各部門組織的不定期工作會議，以及在重要來訪指導過程中組織的調研會議等。5.0 會議安排5.1 總經理辦公會5.1.1會議時間原則上每周召開一次5.1.2會議人員主持人員：由總經理或總經理指定的副總主持參加人員：總經理、副總經理、財務總監；根據會議議題可通知相關人員列席。5.1.3會議內容5.1.3.1研究分析公司整體運營狀況，制定工作方針、工作計劃、目標、措施、策略；5.1.3.2討論審定公司組織機構的調整、確定關鍵崗位人選；5.1.3.3研究決定

3、緊急事項的應急處理方案；5.1.3.4 公司各項管理制度的討論審批5.1.3.5需要總經理辦公會集體研究解決的其它重大事項5.2 公司運營會議（月度、年度）為保障公司各項經濟指標達成和重點工作事項的落實而召開的推進分析例行會議，包括三項經濟指標工作會議（省略）、重點工作推進會議、考核工作會議、企業服務工作會議等。5.2.1 會議時間月度會議安排在每月底或次月初，年度會議安排在每年12 月底或次年 1 月初5.2.2組織管理由辦公室負責會議組織工作5.2.3 會議人員主持人員：總經理或分管副總參加人員：部門一級主管及以上人員和由會議主持人確定須參加的人員5.2.4 會議內容5.2.4.1 三項經

4、濟指標的確定及每月達成情況、保障措施等；5.2.4.2公司級重點工作的推進落實情況，協調各部門協助事項，解決存在的問題；5.2.4.3對指標及重要事項的達成情況進行考核分析；范文5.244 企業發展情況、行業投資潛力、公司對企業的服務情況，社區化進展；525 會議準備5.2.5.1會議召開前，辦公室應將相關議題及其相關材料提前分發給與會人員，所有與會人員均應了解會議 討論事項，做好充分準備；525.2如需提供匯報材料，相關部門須提前準備并在規定時間內提報，5.2.6會議紀要5.2.6.1辦公室負責會議記錄并整理形成會議紀要；5.262會議紀要在會后二個工作日內完成并0A 發送總經理及參會人員；

5、5.263辦公室依據會議決議梳理出本周須督辦事項，錄入數據共享平臺，并將督辦事項的每周落實情況以 工作周報的形式報總經理；5.3 公司周例會（周事周清、月事月清）5.3.1會議時間每周召開一次，每周第一個工作日& 20 開始。5.3.2 組織管理由辦公室負責會議組織工作5.3.3會議人員主持人員：由總經理指定的副總主持（總經理每月第一周例席會議）參加人員：各部門負責人及以上人員，部門負責人如請假須安排職代人員參加；同時會議主持人可以根據工作需要指定其他人員參加會議。5.3.4 會議內容5.3.4.1上周事項未完成部門對未完成事項說明緣由，提出解決措施、完成時間點；5.3.4.2各部門報

6、告本部門一周工作情況（匯報標準按照周工作計劃內容），下周計劃、存在的問題、解決方法；5.3.4.3各副總級人員逐條逐項檢查落實完成情況，指導重點工作開展，并實行問責制；5.3.4.4聽取各部門提交的議題，解決需要公司協調的問題，執行會議的各項決議及具體實施措施；5.3.4.5布置公司日常工作，跟進計劃進度；5.3.4.6 總結上周工作的主要成績和存在的問題，進一步提出改進措施；5.3.4.7對各部門工作進行總結講評，布署本周工作。5.3.5 會議準備5.3.5.1涉及工作匯報的部門須提前準備例會匯報材料，并經部門負責人及分管副總簽字后，于每周五上午范文11： 30 前提報至辦公室；5.3.5.

7、3辦公室須在會議召開前準備好以下材料并提報會議主持人：、須參會人員請假情況;B、會議匯報材料匯編；C、上周督促事項的落實情況；5.3.6 會議紀要及督辦5.361辦公室負責會議記錄并整理形成會議紀要；5.3.6.2會議紀要在會后二個工作日內完成并0A 發送所有二級部門主管副職以上；5.3.6.3辦公室梳理出本周須督辦事項，并將督辦事項的一周落實情況以工作周報的形式報總經理；5.4 季度會（半年會）5.4.1 會議時間原則上在 4、7、10 月召開5.4.2組織管理由人力資源部負責會議組織工作5.4.3會議人員主持人員：由人力資源部確定員工主持參加人員：公司全體員工5.4.4會議內容5.4.4.

8、1 總結季度（上半年）來公司經營管理的基本情況和公司決議與季度（上半年）的情況，調整季度（上半年）計劃，研究和部署下一季度（下半年）的工作；5.4.4.2受獎勵人員進行頒獎5.4.4.3歡迎新員工5.4.4.4總經理致辭5.4.5 會議結案由人力資源部負責完成結案報告，會議后一周內完成并0A 發送全員。5.5 年會5.5.1 會議時間一般在 1、2 月召開，如遇特殊情況可相應調整5.5.2 組織管理由人力資源部負責會議組織工作5.5.3會議人員主持人員：由人力資源部確定員工主持參加人員：公司全體員工，根據需要并由總經理辦公會議決定是否邀請領導、嘉賓、企業客戶等范文5.5.4會議內容5.5.4.

9、1對上年度工作進行全面總結，部署下一年度的發展計劃；5.5.4.2 表彰獎勵先進；5.543 宣布調整和任免人事事項；5.544頒布出臺重要決定、政策和舉措等；5.5.5 會議結案由人力資源部負責完成結案報告，會議后一周內完成并0A 發送全員。5.6 專項會議公司可就公司活動、管理中出現的臨時問題等事項召開專項分析推進會議5.6.1 會議時間專項會議為不定期性的臨時性會議，不受時間、次數的約束，以問題解決為目標5.6.2 組織管理由會議發起人負責會議組織工作，辦公室提供必要的協助5.6.3 會議人員主持人員：專項會議發起人參加人員：與該專項問題有關人員，由會議主持人確定參加人員5.6.4 會議

10、內容一事一案一議5.6.5 會議準備5.6.5.1會議召開前，會議主辦部門應將相關議題及其相關材料提前分發給與會人員，所有與會人員均應了 解會議討論事項，做好充分準備；5.6.5.2如需提供匯報材料，相關部門須提前準備并在規定時間內提報5.6.6會議紀要5.6.7.1會議紀要由會議主辦部門負責整理，并報辦公室備檔；5.6.7.2會議決議事項可納入辦公室督辦事項范圍內，按規定進行督辦。5.7 部門日常例會5.7.1 會議時間原則上每天召開一次，時間為周一至周五每天下午17： 00 后，時長 20 分鐘以上5.7.2組織管理由部門主管（一級或二級）組織5.7.3 會議人員范文主持人員：相關負責人參

11、加人員：相關部門人員5.7.4 會議內容5.7.4.1傳達落實公司有關決議和決定；5.7.4.2 研究討論本部門或分支機構的工作，檢查近期工作落實情況；5.743研究工作中產生的問題，制定有關工作計劃；5.7.5會議紀要5.7.5.1會議主持人安排人員記錄整理會議紀要，在會后 1 個工作日內提報 0A 相應流程，以便于分管副總 依據部門工作和計劃提出工作指導意見；5.7.5.2部門例會作為健全部門日常管理的一項重要內容，列入管理工作日常考核中。辦公室須對各部門會議召開情況作數據統計，為人力資源部考核提供數據依據。5.8 調研會調研會主要包括省、市、區各級領導來訪調研指導會議、其他公司學習交流座

12、談會等。5.8.1 會議時間時間依調研日期來確定5.8.2 組織管理由辦公室負責對接組織5.8.3 會議準備5.8.3.1辦公室在接到調研需求后，須明確會議形式、會議人員、會議材料、會議準備、會議時間、會議地點等內容，并通知相關人員出席；5.8.3.2如需準備匯報材料，相關人員須及時提報并經審核確定；5.8.3.3辦公室按規定提前確定調研行程，完成接待布置工作；5.8.4會議紀要5.8.4.1辦公室須根據調研內容，請示總經理，是否需要安排會議記錄，若有需要，則安排人員到位；5.8.4.2會議記錄或紀要在會議后二個工作日內，整理提報總經理。6.0 會議管理6.1 會議統籌6.1.1 辦公室是公司

13、會議管理的具體負責和協調部門，按上述 4.0 中規定負責公司級會議（有公司領導參加 或主持的會議）的籌備組織及其他類別會議的服務支持和協調工作；6.1.2 使用公司大會議室需提前預約報備，注明開會時間、出席人數及會議服務要求。制度規定的會議或列 入計劃的會議提前三天由會議組織部門報備至辦公室，臨時性的會議組織部門提前一天至辦公室報備。6.1.3 會議組織部門對會議紀要決議事項負督辦責任，辦公室匯總各項會議紀要，并根據會議紀要，檢查相范文關人員和部門落實會議決議的情況。6.2 會前準備6.2.1 會議通知6.2.1.1為保證與會人員按時到會，組織者可采用OA 留言、QQ 群、微信群等方式發布會議

14、通知，與會人員要準時到會，不得無故缺席或中途退場；6.2.1.2會議組織者須跟進參會人員準備出席情況，重要會議應提前統計出席情況，以保障會議效果；622 會議參加人員需要通知參加會議的人員，主要包括四類:A、 對會議目標負有主要或直接責任者。B、 對會議議題有決策權利者。C、 會議決議的直接執行者和督辦者。D、 對會議議題有專門知識或經驗，可為會議決策提供有效建議者。E、 應參加會議人員因特殊原因不能到會，須經會議主持人批準，并由主持人決定是否由相關人員代為參加， 嚴禁無故曠會、代會。嚴禁無故早退，會議期間如有特殊情況確需早退者，須經主持人批準。6.2.3 會議議程安排6.2.3.1議程由會議

15、主辦方擬定，主要包括會議內容、討論事項、達到效果、其他要求等。623.2重要議題須安排在會議前通知準備，以便于與會者有充分的準備、言之有物；623.3需發放的資料應提早分發，讓與會者在會議正式開始前可以明確會議內容、準備自己的看法，減少 會中宣讀、閱讀、演講的時間耽擱；6.2.4 提報資料6.2.4.1 對于需要提前提報資料的會議，相關部門須了解待提報資料的具體要求，并按時保質提報各項資料;6.242 公司級會議所需的資料，須經提報部門負責人及部門分管副總簽字確認后提報辦公室。6.2.5 會場布置會場布置工作主要包括會場空間、座位、條幅標語、音響、投影、照明、通風等的安排和布置A、 會場空間應

16、便于與會人員進出。B、 座位應有利于主要與會人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀。C、 會議必須的設備應有質量保證，并應進行會前檢查。D、 會場一般應設“禁止抽煙”、“請勿喧嘩”等警示牌，保證會議環境。6.2.6 會議紀律6.2.6.1公司級會議至少提前 5 分鐘入場；范文6.2.6.2與會人員進入會場后，按順序或按坐席安排就座，遵守會場紀律，不得喧嘩，不得交頭接耳，會議室內嚴禁吸煙；6.2.6.3與會人員佩帶的手機應關閉或調至振動靜音位置；6.2.6.4注意保守機密，除非言明會議內容需做宣導，否則嚴禁隨意宣揚會議內容、決議內容。6.3 會中管理6.3.1 會議簽到6.3.1.2會議組

17、織人員或辦公室應提前準備好會議簽到表，與會人員進入會場后，應及時簽到；6.3.1.3簽到完成后，工作人員應盡快統計出應到、實到人數，遲到人員遲到時間、缺席人員，請假人員等交會議主持人，或會議開始后第一時間通報人員出席情況。會后將會議簽到表報主持人審核簽字后報送辦公室備檔。632 會場服務A、引導座位：有安排席位卡的，工作人員須按事前安排的座位，引導與會人員盡快就坐，特別要注 意主要領導人員和主席臺就座人員的座次位置；B、分發會議文件、材料：重要文件可提前發到個人或主要負責人手里，也可在會場提前發放；C、維護會場秩序：保證會場內外的肅靜，減少會議中的走動；D、處理會中臨時事項：承辦主要領導或重要

18、與會人員交辦的臨時性重要事務；E、飲水餐飲服務：時間較長的會議辦公室應備足飲水并及時添加，需定餐的要安排提前訂餐；F、其他服務：對會中一般需用物品應有余量準備，以應付個別需求。6.3.3 會議進程管理A、會議主持人應熟悉會議議程、議題和會議須達成的目的等；B 會議主持人和主講人應按時到位，在開會前5 分鐘內由組織人員統計到場人數，按時開會；C 討論前應明確討論的議題，主持人要及時糾偏和引導，一般應不發言或最后發言，保持中立性；D 研討的重要議題應放在會議前半部分時間；當討論達到預期目標時，應及時小結并引導轉換議題；E、參加會議人員匯報工作、討論問題，其發言要圍繞會議議程和主要議題，簡明扼要，條

19、理清楚， 發言時間一般控制在 3-5 分鐘。F、 科學安排議程，注意中間休息和節奏安排；連續23 小時以上的會議應安排 10 分鐘的中場休息。6.3.4 會議記錄6.3.4.1開會應有會議記錄，公司級會議由辦公室安排專人對會議內容予以詳細記錄，具體包括會議名稱、 時間、地點、出席人員情況、會議組織情況、主持人等，重點要做好會議議題、討論發言情況、所形成的決 議等內容的記錄，按要求形成會議記錄或會議紀要；范文6.3.4.2非公司級會議由會議組織者安排專人進行記錄，會議記錄按要求提報辦公室備檔；6.4 會后工作6.4.1 會議記錄人員須及時整理會議記錄，形成會議紀要、決議等結論性文件，會議紀要一般

20、在會后兩個工 作日內完成并通過 OA 微信群等形式發布；6.4.2 辦公室負責對會議紀要執行督查，根據會議紀要，檢查相關人員和部門落實會議決議的情況；6.4.3 會議組織者需在會后兩個工作日內將簽到表、會議紀要等資料報辦公室備檔；6.4.4 凡會議議定事項涉及到的部門，部門負責人要認真組織落實，承擔相應責任，并注意向主管領導匯報 落實情況。6.5 會議紀律6.5.1 與會人員應準時到會，并在會議簽到表上簽到；6.5.2 遵循會議主持人對議程控制的要求，會議準時開始，會議時間按議程控制，會議發言應言簡意賅，緊 扣議題；6.5.3 保證會議不受干擾；參會人員必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動、交頭

21、接耳；6.5.4 會議期間禁止吸煙；6.5.5 需要提問時，首先征得主持人同意方可發言或在主持人的安排下發言；6.5.6 公司運營會議、周例會中，應參會人員因故不能參加而缺席時，須至少于會議召開日的前一天在0A 中提交相應公出或請假流程并在主管微信群里作會議請假提報，未按規定提前提交0A 公出或請假流程者一律視為無故缺席；6.5.7公司季度會議、半年會、年會中，應參會人員因故不能參加的，須至少于會議召開日的前一天在0A中提交相應公出或請假流程，未按規定提前提交0A 公出或請假流程者一律視為無故缺席；6.5.8 會議提報人員因故缺席會議時，需委托職務代理人并報備至辦公室，職務代理人須對提報內容負

22、責；6.5.9 與會人員會議期間嚴禁使用手機從事與工作無關的事項，應將手機關機或將手機調為振動靜音，會議 期間禁止接聽電話，如有緊急事情處理，需征得主持人同意后到會場以外的地方接聽；6.5.10 會議記錄按公司保密制度規定處理，保管人員不得擅自外泄；7.0 獎懲規定7.1 獎勵規定7.1.1 參加公司周例會的應參會人員每月無公出、請假、遲到早退等缺席現象，每次皆能準時參會，獲得會議全勤獎勵，管理人員每月加管理分10 分，員工每月加日常行為分10 分；辦公室依據會議簽到表，每月初對上月出席情況進行統計，按規定獎勵；7.1.2 被納入統計范圍內的公司重要會議或培訓，依據會議時間或重要性獲得日常行為

23、分或學分2-3 分；7.1.3 公司級會議中（包含但不限于周例會、經營會議、專題會議），能有效回答領導工作事項提問，經領導確認的，管理人員加管理分3 分/次；范文7.1.4 各部門主管應貫徹落實部門例會制度，對部門例會每月召開次數占月工作日的80%上，每次例會出席人數在 80%以上，并每次會議皆按時提報會議紀要的的部門，出席率 90%以上員工每月加日常行為分10 分；7.2 違規處罰7.2.1 出席會議未簽到，扣日常行為分1 分/次，代簽到者，雙方當事人各扣日常行為分5 分/次；7.2.2 公司季度會議、年會、專題會議中，因公出、請假等原因缺席者，一律扣日常行為分3 分/次；7.2.3 公司周例會中無故缺席會議的，管理人員扣管理分10 分/次，員工扣日常行為分10 分/次；7.2.4 公司周例會，未在周會微信群上提前一天告知公出、請假情況的，扣管理分3 分/次；未按規定安排職務代理人員的，管理人員扣管理分5 分/次；7.2.5 周例會遲到早退 5 分鐘內，管理人員扣管理分 2 分，員工扣日常行為分 2 分，每超過 10 分鐘加扣 3 分；7.2.6 周例會的應參會人員，每月未出席次數超過1 次以上，管理人員扣管理分2 分/次，員工扣日常行為分