1、 財會革命會計電解化會計報表管理子系統一、會計報表管理子系統的設計會計報表管理子系統開發的意義及要求會計報表是會計信息的重要組成部分。現代經濟的飛速發展，要求會計工作擺脫傳統的記帳、報帳等事務。會計不僅要反映、監督企業各項經濟活動，而且還要參與企業經營決策，要為經濟的預測和預控提供正確、迅速的經濟信息，而這些經濟信息，絕大部分來自于匯總編制的會計報表。長期以來，我國的會計報表都是采用手工編制，這不但使會計人員工作量大，而且會計報表數據的正確性、及時性都受到影響。隨著我國經濟的進一步發展，經營管理水平的進一步提高，傳統的手工操作已經難以勝任。因此，實現會計報表電算化勢在必行。企業會計報表電算化是

2、會計電算化的重要組成部分。企業用戶對于會計報表管理子系統的要求概括起來有以下五個方面。（1）可變更性。（2）完整統一性。（3）簡單可靠性。（4）具有較強的防患功能。（5）適應宏觀管理和微觀管理的需要。會計報表管理子系統的設計思想為了適應用戶對系統的要求，系統的設計者首先應制定全面的系統設計思想，為成功地研制開發會計報表管理子系統奠定理論基礎和行動方針。具體為：（1）會計報表管理子系統應符合財政部以及主管部門制定的有關財務會計法規的要求，符合本部門對財會應用計算機規定的要求。（2）會計報表管理子系統的設計、流程和功能要適應計算機的一般原理，要與會計報表的業務流程、業務需求一致，符合滿足一般會計報

3、表的處理要求。（3）會計報表管理子系統應具有較強的通用性和可擴展性，以滿足不同層次、不同類型單位的不同要求。（4）會計報表管理子系統應具有較高的自動化處理水平，報表的格式、內容，關系要能由用戶隨意定義，自動生成，以減少系統在應用中的維護工作。（5）會計報表管理子系統對報表數據處理要準確、快速、可靠，而且要具有對數據的保密措施和處理臨時故障的能力，確保系統安全可靠運行。（6）會計報表管理子系統應具有清晰美觀的用戶界面，人機接口方式應友好，操作簡便，易學易用。（7）會計報表管理子系統應具有一定的容錯能力、對用戶操作中發生的失誤、要有預報和后果處理能力。（8）會計報表管理子系統在對數據進行輸入、修改

4、等處理中應具有全屏幕編輯功能。（9）會計報表管理子系統應建立同其它數據庫系統進行數據傳遞和接口的功能。（10）會計報表管理子系統設計要簡明，層次清楚，可讀性強，模塊化程序高，技巧應用適當。（11）會計報表管理子系統要具有異地遠距離數據傳輸功能，以增加數據資源的共享和加快數據傳輸速度。（12）會計報表管理子系統應具有完整的技術操作和維護資料。會計報表數據流程設計會計報表管理子系統的數據處理流程可概括為以下幾個主要步驟：（1）將會計核算資料、統計核算資料、業務核算資料數據通過表外數據傳遞，即直接從電子計算機內帳本取數、鍵盤輸入、軟件輸入、網絡數據輸入等數據輸入形式，形成報表數據庫文件。（2）通過機

5、內數據處理過程：匯總、運算、審核、金額單位轉換等數據加工，形成會計報表輸出文件。（3）通過打印機打印出會計報表可見信息和通過數據軟盤拷出備份數，以作調閱。會計報表管理子系統功能設計1.系統初始化功能這項功能要求用戶在第一次使用系統時所要作的首項功能。用戶可根據自身的實際情況和需要、設置操作員姓名及口令；對系統庫進行清零；重新建立系統庫索引文件；定義匯編單位集。2.報表處理功能該功能主要用來對報表的數據作各種處理。包括報表數據的取得、修改、審核、查詢、匯總等。其中，數據的取得又分為鍵盤輸入、軟盤輸入、表內表外數據傳遞、網絡輸入等。該功能模塊是整個系統業務數據的處理中心。3.金額單位轉化功能這項功

6、能的設置主要是為滿足不同管理層的需要，有些基層單位的會計報表所用的金額單位通常采用人民幣“元”，而一些匯總單位的會計報表則往往使用“千元”或“萬元”。因此，很有必要在報表管理子系統中設置金額單位轉換這樣的功能，并且在轉換后仍要保持數據之間的平衡。4.報表數據備份功能報表數據備份和恢復是保證系統正常運行以及數據的安全、上報等工作的重要手段。備份分為日常數據備份和上報數據備份兩種。恢復功能用來對系統起保護作用。5.報表數據輸出功能該項功能是將報表內容輸到打印機等外部設備上。分全表輸出、明細表輸出和空白表輸出三種方式，用戶根據系統提供方式給定輸出條件，由系統實現此功能。6.返回功能系統運行結束，退回

7、操作系統狀態。會計報表管理子系統數據庫設計根據會計報表管理子系統的功能設置，可把系統使用的數據庫分三類：系統管理庫，系統數據庫和系統工作庫。系統管理庫主要是用來供用戶存儲會計報表的結構、內容、數據傳遞關系，運算關系、檢測關系、匯編單位集、操作員口令、打印機的控制碼等內容。這里簡要介紹其結構和功能如下：（1）報表注冊庫。系統的所有操作管理都以此庫為主線進行。該庫不僅為系統提供報表目錄，還同時提供報表的各種主要數據參數，以及系統管理所需的狀態參數。（2）匯編單位集庫。存放用戶登錄的匯編單位的全稱、簡稱、代號等內容。（3）系統錯誤信息庫。存放系統出錯信息及針對出錯原因的參考處理意見。（4）打印機控制

8、字庫。該數據庫主要用來存放已定義的打印機型及各種控制字。（5）報表描述庫。該數據庫主要存放對注冊的報表做結構詳細描述后的數據。（6）口令字庫。存放用戶在系統初始化中產生的操作員名及口令字。（7）報表項目庫。該數據庫主要用來存放報表項目和行次內容，并按項目的順序依次存儲。（8）報表表頭庫。該數據庫主要用來存放報表的表頭格式數據和表尾內容數據。表頭按頁存儲、最后放表尾。（9）表內勾稽關系庫。用來存放表內勾稽關系的表達式及關系符以及使用的元素。表達式及關系符建一庫，元素建一庫。每條記錄存放一個關系或元素。（10）表間勾稽關系庫。和表內勾稽關系庫相似具有兩個庫，一個存放表間勾稽關系的表達式及關系符，一

9、個存放表間勾稽關系中所使用的元素。每條記錄僅存放一個關系或元素。（11）表內傳遞關系庫。同樣存在兩個庫。一個用來存放表內傳遞關系的傳遞表達式、傳遞符、接收數據矩陣塊，一條記錄定義一個傳遞關系；一個用來存放表內傳遞關系的源數據區矩陣塊，每條記錄定義一個傳遞關系。（12）表間傳遞關系庫。存在兩個庫：一個存放表間傳遞關系的傳遞表達式、傳遞符、接收數據矩陣塊；一個存放表間傳遞關系的源數據區矩陣塊。兩個庫中每條記錄只定義一個傳遞關系。（13）表外傳遞關系庫。兩個庫區：一個用來存放表外傳遞關系的傳遞表達式、傳遞符、接收數據區矩陣塊；一個用來存放表外傳遞關系的源數據區矩陣塊。一條記錄定義一個傳遞關系。（14

10、）轉換關系庫。定義了金額單位轉換時個別項目用特殊比例因子調整情況。（15）平衡關系庫。定義了金額單位轉換時，在進行報表平衡調整過程中，不可調整的數據項目。（16）審核條件工作庫。用來存放需進行審核的條件范圍，包括時間、單位、報表等。（17）報表關系出錯信息庫。用來存放對報表關系進行檢測式執行時出現的錯誤信息。（18）傳遞數據工作庫。用來進行批量數據傳遞，一個記錄存放一組源數據及一個計算結果。系統數據庫是用來供用戶存儲現有報表的數據。系統工作庫是用來為系統有關功能實現而設置的臨時性工作用數據庫。這三類庫全部由系統生成，由系統管理。會計報表管理子系統程序框圖設計會計報表管理子系統采用模塊化結果進行

11、編程，各子模塊之間又是相對獨立的。一般采用“菜單式”選擇所需要功能。這一部分我們主要介紹會計報表子系統的各功能模塊功能處理過程。1.設置報表格式及報表關系子模塊（1）報表注冊。該功能僅向報表注冊庫登錄一張新表，給出報表結構的主要參數，表示該表從登錄操作之時起，將開始參與系統的各種操作并進行管理，但新登錄的報表，其報表實體尚未產生。（2）報表復制。該功能主要是用拷貝方式向系統追加或插入新表；只需要指定新報表編碼。（3）報表刪除。該功能主要用來注銷用戶認為沒有作用的報表。（4）定義修改報表結構。該功能又分為三個子功能模塊：結構描述、格式內容描述、項目內容描述。定義或修改報表結構。本模塊主要是完成報

12、表結構描述工作。填寫或修改格式內容。本模塊包括編緝表頭、表尾內容、修改表頭、表尾行數四部分。填寫或修改項目內容。（5）定義報表關系。該功能主要包括定義報表的表內、表間關系，定義報表的表內、表間傳遞關系，定義報表表外傳遞關系，定義報表的轉換及平衡關系等。2.報表處理子模塊輸入/修改報表數據；刪除報表數據；報表數據審核；查詢報表數據；數據匯總。3.報表數據備份模塊本模塊包含三個子模塊：上報數據備份、日常數據備份、日常數據恢復。4.報表數據輸出子模塊該模塊主要為用戶在經過系統的報表定義和報表處理后、完成報表格式生成工作。5.金額單位轉換子模塊該模塊設計的目的是為了滿足不同層次用戶的需要。是指一般情況

13、下，以“元、角、分”為單位的報表，在需要時將其調整為以“千元“、“萬元”為單位的報表數據的轉換問題。對于其中的問題由于較為復雜，這里不再詳述。二、會計報表管理子系統實施系統初始化進入系統初始化模塊后，用戶要求作如下幾項工作：1.生成操作員口令即對操作員的登錄，包括操作員名、口令等內容。2.系統庫清零這一功能模塊主要是用來運行會計報表管理子系統的系統管理庫置空，并將數據庫數據徹底刪除。該功能僅提供給用戶在置換全部報表或在其它必須的或已有備份的條件下運行。系統在進行此項操作以前，要求用戶經過兩次判斷，直到最后確認方可執行。3.重新建立系統索引庫文件當索引文件丟失或被破壞時，執行本功能。4.匯編單位

14、管理該模塊為用戶提供了以下功能：（1）追加記錄。（2）插入記錄。（3）修改記錄。（4）刪除記錄。（5）查詢記錄。（6）打印記錄。如果定義一個完整的匯編單位，需要設置以下幾項參數：（1）存號。（2）單位簡稱。（3）單位全稱。（4）單位代碼。（5）匯編單位級別。（6）上屬單位代號。這種定義辦法的優點是利用單位碼、級別和上屬單位代碼三項元素來確定該單位在系統中的地位。既滿足了對具體匯編單位的編碼要求，又能滿足對特殊匯編單位編碼的要求。5.設置報表格式及報表關系進入此模塊，又有以下功能。（1）查詢功能。此功能既可滿足不同要求的查詢需要，又能起到報表定位作用。（2）報表注冊。該功能用以完成在系統中登記新

15、表的任務。如果需要定義一張整的報表及各種關系，首先必須做注冊工作，否則，其它工作無法進行。（3）報表復制。本功能提供用戶在注冊報表時，如果遇到相同或相近報表格式的情況下，可以采用報表復制的方式再生成，無需重新輸入，這一功能，對于用戶在實際工作中的應用極為方便。（4）報表刪除。在進入本操作時，系統將用戶所想刪除的報表的基本情況清楚地列示出來，用戶細心查看清楚后再作各項操作，以免發生差錯。如果用戶要徹底注銷報表，系統規定，必須在對所有的表結構、關系進行刪除完后，才可進行。在做這項工作時，刪除報表的結構參數中任意一個，就意味著當前報表已經作廢了。（5）定義/修改報表結構。定義修改報表結構功能。這一功

16、能主要是提供用戶對報表結構作詳細描述，此處操作有兩層含義：第一，對新注冊的報表描述其具體的結構形式；第二，對于已做過的報表修改其結構。定義修改格式內容功能。這一功能主要提供給用戶編輯表頭內容，編輯表尾內容，修改表頭行數等操作。（6）定義/修改報表關系。該模塊供用戶根據報表的特點定義本表自身或其它報表的相對關系。由于對用戶來講，該模塊的操作是比較復雜的，工作量很大，要求質量高，因而此項操作一經完成后，可保持相對穩定，一般不作調整。報表關系定義了本表數據項之間或與其它報表數據項之間的關系。系統設計功能的模式是用報表的行次和欄目規定報表的數據項目，再用人們最便于接受的表達方式來書寫各種關系式。利用本

17、模塊功能，用戶可實現數據的共享和各種報表的數據轉換。報處理表1.輸入修改數據由于數據輸入修改的格式及方式一致，系統將數據輸入和修改兩項功能合在一起，方便用戶操作。（1）鍵盤輸入修改數據。這種數據輸入方式是指通過鍵盤將所需數據送入系統數據庫，是最普遍的獲取數據方式。在輸入數據時必須注意如下幾個問題：用戶在輸入數據時，系統約定必須同時確定數據時間、數據應隸屬的單位。系統提供了非常全面、方便、靈活的查詢功能、供用戶順序確認三要素，先查找所在的報表。報表選走后，即要確定數據所屬單位。系統將所有單位的簡稱和代號可列示出來。一次只能確認一組，即一個單位、一個時間、一張報表。（2）軟盤輸入數據。這種輸入數據

18、的方式指用戶將從下級或其它來源取得的軟盤中存儲的數據讀入本系統數據庫中而獲得數據的方法。可輸入一個單位一種時間的一張表或全部表的數據。（3）表內傳遞數據。此項功能是“定義報表關系”模塊中已定義的報表表內傳遞關系的執行端。其工作就是按照已定義的傳遞方式及方向完成傳遞任務。（4）表間傳遞數據。此項功能是表間數據傳遞關系的執行端，完成數據表間傳遞任務。其處理方式需選擇唯一的報表、單位和時間，然后才進入傳遞輸入狀態。（5）表外傳遞數據。該功能是已定義的報表表外數據傳遞關系的執行端，用以完成表外數據傳遞任務。2.刪除報表數據用戶想刪除某單位某一時間的某張報表或全部報表的數據時，采用此項功能。一旦執行此項操作數據即被徹底刪除。在進行此項操作之前，首先要求用戶確定是刪除特定一張報表還是全部報表。如想刪除一張報表，則再通過查詢功能確定具體是哪張報表。然后，再進一步確認報表所屬的時間和單位。3.審核報表數據本功能是報表數據勾稽關系審核的執行端，在此，系統將按照用戶指定的條件完成對數據關系正確性的判斷，保證一套或一張報表數據是完全正確的。包括以下七個子功能：（1）指定條件。供用戶按需要指定執行審核的條件。用戶可按照系統明確的提示，依次選擇所要審核的報表的各項條件，如日期、匯編單位、報表編碼、審核內容