1、材料采購管理流程為確保工程順利完工，便于系統統籌材料采購工作，提高工作成效，特編制本流 程。本流程適于公司所有建廠工程項目，包括公司新建、擴建、改建等工程項目的整 個采購系統。第一章 材料請購流程第一條、為了避免因物資請購程序的不規范而造成物資不能及時準確到位，避免因物 資請購計劃統計不準確而造成的采購成本增加及材料浪費的現象，特制訂本流程。第二條、常規物資的請購。工程建設常規物資包括：基建類物資、裝飾類材料、水電 安裝類材料、設備類等。項目部需根據項目的實際進度合理排物資具體的到場時間， 再根據采購各種材料需要的合同談判、評審、簽訂周期及供貨周期（各種材料的供貨 周期詳見附件），計算出材料需

2、提交請購計劃的時間。見表 01；一）、請購計劃表的填寫、審核成本部門或項目部提前提交材料計劃給采購部門（計劃表格式見附件） ，公司總經 理或總工程師審核材料計劃（審核時間需在 3 天以內），如審核不通過需及時讓成本部 或項目部重新提交。如審核通過，采購部對成本或項目部提交的材料請購計劃單進行 登記并存檔，并將此計劃單內容轉換成“材料請購單”格式，填寫XX項目材料（設 備）請購計劃表（由成本部或是項目部申報，表格式見附件） ，并由總工程師、項目經理、總經理和成本經理審核簽字后提交財務。見表02；二）、請購計劃表的內容1）項目部需在請購計劃表中準確填寫所要請購物資的名稱、規格型號、 單位、數量、

3、計劃到貨時間等。（2）對于請購物資必須符合XXX標準的須在請購單上注明完整，必要時可附有說明、 圖紙等，以做為采購和驗收時的標準。C、O）、請購單上的文字、數字、字母等需填寫清晰，特別是易混淆的字母（如數字如 1、 7）等， 要保證他人可以辨認清楚。項目負責人在請購單上簽字后應注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。請購單上填寫的日期需與提交時的日期一致。請購單一經總經理、總工程師簽字后，則不得涂改或加入新的內容。7）對于有樣品的，供應商須將樣品提交到相應的采購人員手中，收樣人應確認“已 收到樣品”，且留存于公司辦公室人員專人保管。8）對于特殊緊急情況，請購部門可直接填寫請購單，經公司總

4、經理簽字后，交付相 關人員執行采購。9）請購單上的到貨期限需符合材料采購周期。10）請購部門須適當注明請購物資的用途及使用部位（具有保密性質的除外）11）不能出現重復請購，原則上在同一采購周期內不能出現同一物資出現兩次或兩 次以上的請購。第三條、固定資產類物資的請購。項目部要提供有公司相關領導審批同意的文字材料如申請報告等）。電腦及其配置類物資的請購：各部門在請購電腦及其相關軟、硬件 配置時，在按一般類物資請購程序辦理同時，還須同時提交經總經理審批同意的文字 材料（如申請報告等） 。第二章 采購合同談判、編輯、審核流程第一條 合同談判一）在和客戶談判之前，主談人員必須做好詳盡談判計劃，使用規范

5、的表格做成洽談備忘錄，及時記錄洽談的內容；二）所談物資含有較強的專業性、技術性時，必須邀請相關技術人員參與談判，并對相關技術參數簽字確認；三）無論何種物資，原則上杜絕獨家投標，必須找至三家以上的客戶進行投標、洽談，特殊情況需報批。公司戰略客戶不需貨比三家。四）所談供應商為新客戶時，則應要求其必須提供相關的證件（營業執照、稅務登記證、生產許可證、法人代表簽字的委托書） 。五）我方合同談判人員須向對方認真講解我公司合同文本的相關條款；第二條 合同起草一）采購合同應清楚的說明采購產品的名稱、產地品牌、型號規格、技術要求、價格、交貨時間、交貨地點、交貨方式、付款、檢驗與違約索賠條件等內容， 并規定采購

6、的產品不合格時，供貨方應承擔的義務；二）買賣雙方單位名稱要做到“四一致” （乙方單位全稱、落尾、圖章與營業執照）；三）若因技術、質量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時，要單獨以合同附件的形式簽訂；四）合同上所有欄目都必須認真填寫，若有些欄目不需填寫時可用“ / ”代替；五） “合同產品清單”中單位欄的填寫應符合現行國家計量標準，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不規范詞語填寫， 合計金額欄應用規范的大寫文字填寫；六）所談對方是個體戶時，乙方名稱中必須填寫對方身份證號碼，并附有身份證復印件；第三條 合同審核一）項目完成合同談判后，需按要求將預審資料先提交公司采購科預審后再報總 經理預審，提交的合

7、同預審資料必須齊全，包括：1、合同電子版2、三家單位詳細比價表（合同金額較大的需提供三家單位蓋章后的報價單、營業 執照、資質證書等相關法律文件） ；3、合同簽字、蓋章頁（需明確日期）4、有各采購負責人、項目經理、總經理簽字的合同評審表掃描件（合同評審表上的信息須認真填寫完整，真實有效。如：中標和競標單位名稱、聯系人和聯系方式、 中標原因等，其中聯系方式必須有固定電話和手機號碼，缺一不可，評審表中甲方談 判人需明確）；五）、采購處采購員為各項目部談判、簽訂的合同，原則上由采購處各對接負責人直 接從發起并負責跟催到底。第四條 合同簽訂、登記、存檔一）、合同經總經理及總工程師及相關責任人審核完成后，

8、采購部相關人員應及時聯 系供貨方簽訂合同，雙方蓋章（需蓋騎縫章） ，并交辦公室相關人員登記、存檔（雙方蓋章的紙質版）。合同登記臺賬見附件：由公司辦公室人員將合同文本轉換成PDF版本 格式后發給項目部相關人員，辦公室人員在接收到合同時，應對合同內的相關內容、 以及客戶的相關證件進行審核，并進行登記、存檔（電子版） 。見表 06；二）、合同條款中原則上不允許出現筆誤或刪改，特殊情況出現筆誤或刪改，應由雙 方當事人簽字認可，并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。 （不準在合同文本上涂改任何 文字）；三）、合同原件至少一式四份， 一份檔案室存檔， 一份財務部保存， 一份采購部留存，一份供應商；四）、當別的部門因工作需要查閱相關合同時， 一定要總經理簽字認可后， 方可查閱；五）、未經許可，任何人不得私自復印合同。第五條 合同執行一）、甲乙雙方蓋章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力；二）、合同開始執行，材料進場或供應商工人進駐工地時，合同執行的直接負責人要 積極協調各項事宜，妥善處理好供應商和工地人員之間的關系，在處理好前后臺管理 的同時，保證項目的順利進展;（一）、對于戰略協議物資，采購處每月與供貨方核對應付貨款，每月底進行匯總并及 時通知各項目部，并跟催項目部及時按合同付款，項目部應積極配合，避免因拖欠貨 款導致戰略協議單位暫停供貨。第三章、采購及