1、海南博美環境保護水電工程有限公司商務接待管理辦法（試運行）編寫人：唐思琴2014年03月24日、目的為樹立集團品牌形象，擴大對外聯系和交流，本著“熱情禮貌、服務周到、 規范接待，標準管理，成本控制”的原則。二、范圍本標準適用于集團各種接待工作。二、職責行政部為集團商務接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理, 擬定重要客戶的接待計劃，協調相關部門落實接待任務，并做好后續重要信息的 傳遞及存檔工作；集團各部門在接到客戶來訪預約后， 應提前1到2天告知，應 填寫接待申請單及時把信息傳遞到行政部，并協助其擬定接待計劃，由行政 部統籌協調，無填寫申請單或來訪單位信息不明確的一律不安排接待。四、

2、計劃與準備1、行政部在接到集團領導通知或相關部門接待聯系單時，應充分與申請部 門溝通，詳細了解客戶的基本情況：客戶職務、來訪具體時間、人數、逗留日期、 目的和接待要求等。在此基礎上擬定相關接待計劃，編制日程安排表，酌情安排 接待標準。2、行政部根據擬定計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、行政部根據客戶情況提前按接待標準預定好宴請客戶的酒店，酌情安排 酒水、用餐標準；需住宿的應提前按接待標準預約好客戶下榻酒店。4、行政部根據情況計劃安排客戶用餐酒店、娛樂項目。5、如有會議，需準備會場花卉、水果、煙茶、音響設備、投影設備，大型 會議需準備領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安

3、排禮儀人員，并安排現場 攝影攝像等。6、根據情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，接送人員 負責協作行政部接待人員協調安排，統一調度。7、如有需要行政部應根據情況提前為客戶購買車票或機票。五、接待標準一級接待標準接待對象政府部門正廳/局級及以上級別人員、大型集團董事長/總裁、社會各界知名人士住宿標準準五星/五星級酒店，商務套間餐飲標準大型高級飯店接待陪同人員董事長、畐y總經理、畐y總經理、接待人員接待車輛轎車/商務車；1、迎接：注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點。接待人員引見介紹主賓時，要注意順序，遵守介紹時的先后次序。要先介紹主人，后介紹客人。在介 紹各方人士時，通常應當由尊而

4、卑，按照其職務的高低，依次介紹。來訪時主人 先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。初次見面時，時間 般控制在3秒內。2、座談：確保集團環境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將集 團簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果擺放于接待室。可根據需要制作領導席 簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。會談結束，董事長及各與會人員陪同對方參觀我集團辦公環境，并由專員負 責講解介紹。參觀完畢，我方全體人員配合送客，董事長送至電梯口，其他人員 陪同對方送至停車場。3、用餐標準：行政部根據集團標準預定飯店，一般為大型高級飯店（本地 特色也可）。4、下榻賓館標準：行政管

5、理中心根據集團標準預定酒店，一般為準五星/五 星級酒店，商務套間。5、根據情況、客戶意愿和興趣提前計劃參觀我集團參建項目及游覽路線。6、根據情況向集團申請贈送禮節性禮品。二級標準:接待對象政府部門副廳級、正處級級別人員、大型集團副總裁住宿標準準五星酒店，商務大床房餐飲標準大型較高級飯店接待陪同人員副總經理、接待人員接待車輛轎車/商務車；細則參考一級接待標準。3、用餐標準：行政管理中心根據集團標準預定飯店，一般為大型較高級飯 店。（本地特色也可）。4、下榻賓館標準：行政管理中心根據集團標準預定酒店，一般為準五星酒 店，商務大床房。5、根據情況、客戶意愿和興趣提前計劃參觀我集團參建項目及游覽路線。

6、6、根據情況向集團申請贈送禮節性禮品。二級標準:接待對象政府部門副處級及以下級別人員、中心/部門總經理、對口職能部門負責人住宿標準四星級/準五星級酒店，大床房/標準單人間餐飲標準較高級飯店接待陪同人員部門負責人、接待人員接待車輛轎車/商務車；細則參考一級接待標準。3、用餐標準：行政管理中心根據集團標準預定飯店，一般為較高級飯店（本 地特色也可）。4、下榻賓館標準：行政管理中心根據集團標準預定酒店，一般為四星級/準 五星級酒店，大床房/標準單人間。5、根據情況、客戶意愿和興趣提前計劃參觀我集團參建項目及游覽路線。6、根據情況向集團申請贈送禮節性禮品。六、接待禮儀:1、儀表：面容清潔，衣著得體。2

7、、舉止：穩重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接客戶時：要注意把握迎候時間，提前等候與集團門口或車站機場， 接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。客人行至處，辦公人員應微笑示意。8、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。9、送客時：根據身份確定規格，若送至集團門口、汽車旁，招手待客人遠 去，方可離開。七、保密事項接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要

8、熟練介紹集團情況，又要內外有別，嚴守本集團商業機密，對不宜攝影攝像的場 合，應向參觀人員說明。八、重要信息反饋接待人員應及時記錄來訪客戶信息， 并將與來訪者交流中取得的信息匯總整 理，提取其中對集團有價值的信息傳遞有關部門負責人并由行政部存檔。九、相關文件附 1 商務接待流程圖附 2 接待申請單附3商務接待審核表 附1 :商務接待流程圖集團送客參觀項目宴請客戶（根據需要）機場（車站）送客A重要來訪客戶信息的存檔重要交流信息的傳遞及存檔商務接待流程結束附2 :接待申請單來訪單位來訪事由政府考察 施工業務考察 戰略合作 同 行交流 投資或金融合作協會考察 設計業 務考察 評優評獎 一般往來 其他目的人數日程安排派車接送 需要1_不需要住宿 需要1_不需要用餐需要1_不需要禮品需要 不需要禮品名稱及數 量姓名性別職務備注提交部門:負責人:附3 :商務接待審核表1、客人信息:姓名單位職務