1、讓接收者聽(tīng)明白管理溝通是一個(gè)滿足需求的過(guò)程。管理溝通涉及信息傳遞和某些人為活動(dòng), 是信息憑借一定符號(hào)載體, 在個(gè)人或群體間從發(fā)送者到接收者進(jìn)行傳遞, 并獲取 理解的過(guò)程。 管理溝通的效果受到傳遞信息的性質(zhì)和傳遞者與接收者之間關(guān)系的 影響。 只有當(dāng)信息使得溝通對(duì)象做出你所期望的反應(yīng)時(shí), 才算是有效的管理溝通。 傳遞的信息必須要清晰明確, 必須要讓接收者聽(tīng)明白。 比如, 一個(gè)供應(yīng)商對(duì)逾期 未付款的客戶催款時(shí)可能會(huì)有兩種說(shuō)法:“王,我想你不妨察看一下你的賬目,是不是有點(diǎn)過(guò)期了?”“王先生, 你有一筆逾期未付的賬款, 本周末是我方最后銷售期限, 如到那 時(shí)我方仍未收到這筆逾期未付的賬款, 我方將不得不

2、把此事交由我方訴訟律師處 理。 ”第一句話的表達(dá)也許顯得含糊, 第二句的表達(dá)也許會(huì)認(rèn)為供應(yīng)商是嚴(yán)肅認(rèn)真 的, 欠款之事非同小可。 但一定就認(rèn)為第二句的表達(dá)方式對(duì)當(dāng)前的客戶是適用的 嗎?客戶不同, 表達(dá)方式會(huì)有所不同, 需要考慮特定文化背景下的溝通對(duì)象進(jìn)行 信息的傳遞。信息需要被理解如果信息和想法沒(méi)有被傳遞到, 則意味著溝通沒(méi)有發(fā)生。 也就是說(shuō), 說(shuō)話者 沒(méi)有聽(tīng)眾或?qū)懽髡邲](méi)有讀者都不能構(gòu)成溝通。 禪宗曾提出過(guò)的一個(gè)問(wèn)題 “樹(shù)林中 的一棵樹(shù)倒了,卻無(wú)人聽(tīng)到,它是否發(fā)出了聲響?”樹(shù)倒了,確實(shí)會(huì)產(chǎn)生聲波, 但在溝通背景下卻需要被感知。溝通只在有接受者時(shí)才會(huì)發(fā)生。如果寫給某人的一封信使用的是其一點(diǎn)都不懂

3、的語(yǔ)言, 那么不經(jīng)翻譯就無(wú)法 稱之為溝通。溝通是意義上的傳遞與理解。完美的溝通,如果其存在的話,應(yīng)是 經(jīng)過(guò)傳遞后被接收者感知到的信息與發(fā)送者發(fā)出的信息完全一致。有效的溝通取決于接受者如何去理解。如果上司告訴下屬“盡快吧。 ”下屬 會(huì)如何理解呢?下屬的理解與上司的想法是否一致呢?下屬也許會(huì)根據(jù)上司的 語(yǔ)氣、 表達(dá)方式和身體語(yǔ)言來(lái)判斷。 正如德魯克說(shuō):“人無(wú)法只靠一句話來(lái)溝通, 總是得靠整個(gè)人來(lái)溝通。 ”因此,無(wú)論使用什么樣的渠道,都需要考慮這一信息 是否在接受者的接收范圍之內(nèi)?他能否能收到?他會(huì)如何理解?例 一家美國(guó)工廠的管理層希望生產(chǎn)線的員工接受新的休息制度:休息時(shí) 在機(jī)器邊喝自帶的咖啡, 而

4、不是在咖啡廳。 公司采用了直率和坦誠(chéng)的做法, 在員 工大會(huì)上,管理層展示了工廠用電情況統(tǒng)計(jì)表,說(shuō)明在用咖啡前后 15分鐘里用 電量不足正常用電量的一半, 更何況在休息期間造成的損失。 管理層通過(guò)耗電圖 證明了長(zhǎng)時(shí)間停工或開(kāi)工不足會(huì)造成利益損失, 員工也欣然接受了新的休息制度。 此例說(shuō)明信息在管理溝通的過(guò)程中需要通過(guò)恰當(dāng)?shù)姆绞奖粶贤▽?duì)象所理解。 管理層與管理層、 管理層與員工、 員工與員工之間都需要溝通來(lái)掌握和傳播信息, 交流思想。 信息在人與人之間的傳遞目標(biāo)是使接收者理解信息的含義。 主管和團(tuán) 隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)各項(xiàng)指令, 同事之間了解工作進(jìn)度, 無(wú)論上與下還是同層之間, 都要 充分借助溝通的力量來(lái)保

5、證工作協(xié)作的正常運(yùn)轉(zhuǎn), 使組織內(nèi)部成員之間互動(dòng)地把 握自己與他人、與總體的動(dòng)態(tài)聯(lián)系,從而推動(dòng)組織的發(fā)展。編碼與解碼一個(gè)觀念或一項(xiàng)信息并不能像有形物品一樣由發(fā)送者傳送給接收者。 語(yǔ)言、 身體動(dòng)作、表情等都是一種符號(hào)。傳送者首先把要傳送的信息“翻譯”成符號(hào), 而接收者則進(jìn)行相反的“翻譯過(guò)程” 。由于每個(gè)人“信息符號(hào)儲(chǔ)存系統(tǒng)”各不 相同,對(duì)同一符號(hào)(例如語(yǔ)言詞匯常存在著不同的理解。例如,同一個(gè)數(shù)字 13,中國(guó)人與美國(guó)人有著不同的體驗(yàn)和認(rèn)識(shí)。 “定額”這樣一個(gè)詞匯,對(duì)不同的 管理層有著不同含義。 高層管理者常常把它理解為需要, 而下級(jí)管理者則把它理 解為操縱和控制, 并由此而產(chǎn)生不滿。 問(wèn)題在于, 許多管理人員并沒(méi)有意識(shí)到這 一點(diǎn),忽視了不同成員“信息 -符號(hào)儲(chǔ)存系統(tǒng)”的差異,自認(rèn)為自己的詞匯、動(dòng) 作等符號(hào)能被對(duì)方還原成自己欲表達(dá)的信息, 但這往往是不正確的, 而且導(dǎo)致了 不少溝通問(wèn)題。人們有時(shí)會(huì)借助手勢(shì)語(yǔ)來(lái)表達(dá)信息,但需要考慮同一手勢(shì)在不同文化中是 否表達(dá)相同的含義。 比如, 在美國(guó)表示贊成之意的手勢(shì), 換個(gè)環(huán)境意義會(huì)大相徑 庭。對(duì)美國(guó)人和大多數(shù)西歐人來(lái)講, “豎起大拇指”表示