1、略論怎樣與員工溝通內蒙古裕興礦業有限公司煤礦丑老頭要點:1、 提高工作小組的工作效率。 2、 更加得到員工的尊敬和信賴。3、 讓員工清楚明白你對工作水平的要求,由此增加員工的工作滿足感。4、協助員工建立自信心,讓他們致力改正工作表現上的問題。身為管理人員,由受雇的那一天開始,就應心理有數,知道自己的工作極富挑戰性,在機構 中非常重要, 必須提高小組內員工的產量, 確保他們提供優良的產品和良好的服務。 無論是 組長、部門主管、主任或經理,管理人員都必須負責自己組內的工作,務求在質與量方面都 維持一定水平,符合要求。領導有方不論是請別人幫忙,還是與他人合作,身為管理人員,就得發揮領導才能,帶領下屬

2、完成每 天的工作。既是必須與組員交流專業知識,促使組員投入工作,監察工作進展,訓練組員, 從旁協助,并經常就組員的工作給與回應,從而使組員群策群力,盡展所長。正因為最重要 的職責是保持自己的小組有效運作,所以一發現有組員表現失準 ,在質與量方面未能達到 可接受的水平,就必須采取行動。補救之道假如有一些員工的生產速度緩慢,或者質量不能達到標準,就有可能影響整個小組的工作, 因此最好與他討論問題所在, 盡快解決。 本課程可以幫助你建立技巧, 讓你能有效地與員工 討論工作表現上的問題, 促使他們致力改善。 這些技巧, 適合在首次與員工討論工作質量時 使用。 日后的溝通管理課程, 會提供一些其他技巧,

3、 幫助你處理工作習慣的問題, 例如遲到、 缺勤等并教你怎樣與員工討論改善工作的進展,以及怎樣采取紀律處分,從事糾正工作。 與員工討論工作表現時,如果處理得宜,可以收到以下效果: 獲得員工信任與尊重。 員工更清楚知道你的要求,從而可在工作中取得更大滿足感。 員工會加倍努力把工作做好,并有信心改善工作表現。 小組力量更加強大,生產能力更高。 自己在他人眼中成為領導有方的管理人員。建立良好關系要指出員工表現未符標準,的確不容易,因為沒有人樂意聽到自己的表現不理想。不 過, 如果工作表現真的低于一定標準, 管理人員就必須采取行動。 其實, 還在問題出現之前, 就應建立良好的工作關系, 一開始就應該互相

4、尊重, 坦誠交流。 這一課教的就是這方面的技 巧。了解員工需求近二十年來, 員工對工作的要求日趨復雜。 他們除了希望一天的辛勞得到報酬之外, 還希望工作得有趣味, 希望參與決定自己的工作環境。 員工希望感到自己的工作其實很重要, 可以與上司平行溝通,并且受到尊重。人就是這樣,不論做什么,總希望能夠勝任愉快。換 句話說,從工作中取得滿足感,維持自尊,已成為今日員工最開心的重點。討論工作表現時, 必須體察員工的需要, 讓他們感受到你的誠意, 知道他們都有意 把工作做好,同時也明白你的職責就是幫助他們把工作做好。例如可以這樣說:“ 成成,你 做得很好。我知道你很仔細,沒有弄清楚客戶的要求之前,不會貿

5、然動工。正因為這樣,最 近你的出錯率增加了百分之五,我覺得很奇怪,我們可以談談嗎? ”建立信任與主動改善身居高位,說話自然倍受小組成員重視。討論工作表現時,你每句話,都可能極具影響力。 人總希望得到別人的鼓勵, 特別是上司的鼓勵, 如果你表示對他們充滿信心, 他們一定會努 力工作,達到你的要求,不會辜負你的期望。反過來說,假如抱著否定的態度接觸員工,或者使他們覺得你一口咬定工作表現上的問題一定是他們的過錯, 那么, 員工就很可能會采取 保護自己的態度,甚至與你針鋒相對。這樣一來,就很難促使員工努力改善了。 與員工討論時, 必須激發他主動改善的決心。 如果員工因為受到威脅或恐赫而不得不改 善,效

6、果就不會持久,甚至會有反效果,例如會向同事發出怨言,甚至暗中破壞整個小組的 工作。 說明要求所有員工都需要清楚知道管理人員對他們的期望, 而管理人員在要求員工改 善工作表現之前, 必須使員工明白怎樣才算是良好的工作表現。 也就是說, 雙方必須達成共 識,協定生產目標,確保大家清楚了解生產要求,例如, “ 每小時生產二十五件 ” , “ 每月錯 誤率不超過百分之五 ” ,又或者 “ 每周顧客投訴不超過三次 ” 。要員工工作表現符合標準,當 然需要講清楚要求,并且不斷從旁指正。同樣道理,與表現欠佳的員共討論工作問題時,也一定要明確指出工作不符合標準的地方。 假如含糊其詞,說:“ 你跟不上了。 ”

7、或者說:“ 你做得不夠好。 ” 這不但不能清楚說明問題所 在, 而且會引起不同得理解。 結果自己和員工都掌握不到基本的具體資料, 討論當然無法收 效。 下列是一項對員工的工作要求 , 措辭簡單明確 , 包含了應有的重點:“ 在三月三十一日 前把每人重打文件的次數減少百分之十。 ” 在這個句子中, “ 減少 ” 是表示動作的動詞, “ 每人 重打文件的次數 ” 是特定的目標, “ 百分之十 ” 是衡量標準, “ 三月三十一日前 ” 是目標期限。 如果你與員工達成像上述這樣明確的協定,小組內每位成員知道你的要求,自然悉力以赴。 重要步驟有效的管理人員一眼就看出工作表現是否有問題, 并且立即補救。

8、以下的重要步驟, 有助你 主持討論,運用有效的方法,處理質與量方面的問題:1、以友善的態度指出問題所在。2、請員工協助解決問題。3、討論問題產生的原因。4、找出可以解決問題的方法,并記錄下來。5、雙方決定采取的具體行動。6、協定明確日期,再作討論。采用重要步驟的原則1、以友善的態度指出問題所在 要清楚明確 對事不對人指出員工的工作問題時, 要盡量明確清楚, 說明工作上與質量上的標準, 并確保指 出員工生產不符合標準的地方。你可以引用任何有助你說明問題的資料。例如:“ 這份工作的標準生產速度是每小時三十五件。年初的時候,你經常到達甚至 超越這個標準,但資料顯示,你上個月平均每小時生產三十件,而本

9、月只有二十五件。 ” 請 避免討論員工的 “ 態度 ” 。有關態度的批評只會令對方為自己辯護,難以有效的討論。以正面 的方法開始討論, 不讓員工有受到恐嚇的感覺, 這是很重要的。 如果你不想員工疏遠你或引 致他采取自辯的反應,請盡量讓他知道你明白他想把工作做好(基本原則 1 。請記著,你 與員工討論, 目的是找出問題的原因尋求解決辦法, 而不是去責備對方, 因此必須對事不對 人。當你讓對方知道你想討論問題而非責怪他時,他會比較樂意和你討論。2、請員工協助解決問題 態度要誠懇告訴員工需要改善工作表現, 可能是處理工作質或量下降的最直接方法; 但是如果 對方不想改善, 這方法成功的機會也不大。 你

10、需要員工的支持和合作, 才可以使工作表現達 到可接受的水平。 使員工努力改善的最好方法, 就是在決定如何處理工作表現問題時, 請他 協助解決(基本原則 3 。這可以增強員工的自信心(基本原則 1 ,因為這顯示你重視他的 意見。當員工知道你樂于聆聽時,你就愈有可能取得他的合作和承諾。 “ 你也知道這的確是 個問題,我很想聽聽你對解決這問題的意見。 ”3、討論問題產生的原因 征詢員工的意見 采用開放式的問題 總結問題的原因請記著, 你是要與員工討論他的工作表現問題, 而非他的態度或性格。 你應該保持輕 松友善的態度,以開放式的問題(用 “ 怎樣 ” 、 “ 什么事 ” 、 “ 什么人 ” 、 “

11、什么時侯 ” 去搜集所 有關于工作表現的資料。 由于這類問題沒有恐赫性, 員工會樂于回答。 當你以這個方法大約 找出問題的跟源時,就可以問一些具體的問題,以便清楚準確地找出原因。這是聆聽及以諒解地態度回應地好機會(基本原則 2 ,因為員工可能會對其不能控制 地因素表示憂慮, 感到受挫折。 “ 我明白如果分區辦事處不按時呈交報告, 你會十分氣惱。 ” 由于員工直接處理工作, 對工作的了解比你更深入, 他或許可以提供見解, 確切地找出問題 的原因,或了解問題的核心。請記下員工的意見,這表示你重視員工的意見。你對問題產生 的原因也可能有自己的意見; 當你與員工討論你的見解時, 請維護他們的自尊 (基

12、本原則 1 。 在討論解決方法之前, 首先總結你找到的原因, 確保你和員工都明白有關的資料, 和已找出 所有可能的原因。4、 找出可以解決問題的方法,并記錄下來 首先請員工提出解決方法 必要時提供你的解決方法當你找出問題的原因后, 當然希望決定如何解決。 同樣, 由于員工是與問題最有關系的 人,請向他們征詢意見(基本原則 3并把意見寫下;這不僅能維護員工的自尊(基本原則 1 , 更可以把可行的解決方法記錄下來。 “ 這方法很好, 我們已經列出三個可行的解決方法, 你還有其他意見嗎? ” 在找出問題的初期,解決辦法之一也許只是收集更多資料。請盡量記錄你們提出的意見；如果可以，請采用員工的建議去尋

13、求解決方法。如果員工對解決方 法有發言權，他們會更努力解決問題。 5、 雙方決定采取的具體行動 安排具體行動計劃 在適當的情況下采取員工的意見 讓員工承擔全部或部分解決方法的責任 這是選擇最佳辦法的時刻。這時候，你應該明確地指出需要做的工作，說明由誰負 責、何時完成，以解決員工工作表現的問題。你可以分配員工負責特定工作，并把決定記錄 下來。“生產過程中，請你每五件抽出一件檢查。我會安排品質控制部在換班之前及每班中 間時間調整檢查儀器?！闭堄浿С謫T工為改善工作表現所作出的努力，但你必須強調改善 工作的責任在他身上。 你要對員工承擔責任的能力表達信心， 指出他能辦妥雙方協定的事項， 這會增強他的

14、自信心（基本原則 1） ，并使他們更努力去解決問題?！叭绻阌龅阶璧K，請盡 快通知我，這樣我可以和有關的經理聯絡。我相信你今后一定可以按時完成報告。我們一起 構思的計劃可以為你提供所需的資料。” 6、協定明確日期，再作討論 安排日期和時間 約定下次討論的日期， 可以顯示你重視解決員工工作表現的問題； 員工會知道你希望了 解他把討論中大家協定的事項處理得怎樣。 事后舉行檢討會議， 可以讓你和員工一起討論工 作表現的改善進度或問題，并且可以計劃日后要辦理的事項。像討論開始一樣，結束也應該 采取用友善的話語，并表示有信心員工能改善工作表現。 總結作為一位管理人員，你最重要的工作就是保持工作小組按照預期的工作標準運作。 你從