1、電子檔案管理制度一、總則1、為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水 平，有效地保護(hù)及利用電子檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2、公司電子檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接 形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史 電子文件記錄。3、各部門及各項(xiàng)目承辦人員應(yīng)保證項(xiàng)目及相關(guān)文件的系統(tǒng)完整（各種附件一律不準(zhǔn)抽存），項(xiàng)目結(jié)案后及時(shí)歸檔。4、工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚， 不得擅自帶走或銷毀。二、歸檔范圍1、公司資料：規(guī)章制度、資質(zhì)證書、宣傳資料、合同檔案等資料。2、技術(shù)資料：設(shè)計(jì)規(guī)范、產(chǎn)品施工圖、項(xiàng)目資料。3、模板資料

2、：文字類、圖紙類及程序類資料。4、學(xué)習(xí)資料：讀書、技能及拓展學(xué)習(xí)資料。三、文件材料的收集管理1、公司指定專人負(fù)責(zé)電子檔案的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，嚴(yán)格按照本制度 的“文件分類及編號(hào)方法”進(jìn)行分類、編號(hào)，每周一上午將上周文件 資料交管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，會(huì)議文件由行政部收集。四、歸檔要求（ 一 ） 文件的登記1、歸檔前應(yīng)由文件形成部門按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)， 并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見， 檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表（見附錄A表A.1）

3、。2、歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫歸檔電子文件登記表首頁(yè)（ 見附錄B的表B.1）,以各文件夾為單位填寫續(xù)頁(yè)（見附錄B的表B.2）。3、 電子文件登記表為樹式鏈接， 在上級(jí)電子文件登記表中建立鏈接，通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊可查看下級(jí)電子文件登記表。4、電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。（ 二 ） 文件分類及編號(hào)方法1、檔案管理負(fù)責(zé)人按照“附錄C對(duì)文件進(jìn)行分類。2、電子文件稿本代碼：M（manuscript） 草稿性電子文件；U（unofficial） 非正式電子文件； F（formal） 正式電子文件。3、電子文件類別代碼：T （text ）一文本文件；I （image）一圖像文件； C（ chart ）

4、 圖形文件；V（ video ） 影像文件； A（ acoustical ）聲音文件； H（hypermedia） 超媒體鏈結(jié)文件； P（ program ）程序文件； D（ data ）數(shù)據(jù)文件。（ 三 ） 文件格式規(guī)定1、文字型電子文件以 WORDPDF TXT為通用格式。2、掃描型及圖片型電子文件以JPEG JPG為通用格式。3、視頻和多媒體電子文件以 FLASH AVI、WMVASR MPEG MOV RM RMVBWAV MIDI、WMA;通用格式。4、音頻電子文件以 WAV MP媯通用格式。5、對(duì)于非以上通用格式的電子文件，如無法轉(zhuǎn)換為通用格式且在存 檔電腦上無法打開，則必須在存檔

5、電腦上安裝相關(guān)軟件。（四）注意事項(xiàng)1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料均應(yīng)齊全完整。3、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng) 依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其 它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行 系統(tǒng)的排列。五、檔案管理人員職責(zé)1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與 安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部

6、人員可以借閱，借閱者需填寫歸檔電子文件借閱單（見附錄D的表D.1）,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。2、借閱時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員將資料拷貝件存放在共享文檔各借閱人專用文件夾，借閱人應(yīng)在當(dāng)天將借閱檔案剪切另存， 以免增加共享 文檔的負(fù)擔(dān)。3、檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。七、檔案的安全管理1、檔案管理人員應(yīng)對(duì)儲(chǔ)存電子檔案的專用電腦設(shè)置用戶名及密碼，填寫檔案電腦用戶名及密碼登記表（見附錄E的表E.1）,并提交 總經(jīng)理備案。2、檔案電腦密碼應(yīng)3個(gè)月更改一次。3、檔案管理人員應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密的文件夾進(jìn)行加密，填寫加密附錄進(jìn)件登記表（見附錄e的表E.2）,并提交

7、總經(jīng)理備案。表A.1歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表移交、接收檢驗(yàn)日期檢駟項(xiàng)目檢驗(yàn)結(jié)果移交部門接收部門y黃毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)后效性檢驗(yàn)文件格式檢驗(yàn)需收集軟件及說明檢驗(yàn)填表人（簽名）審核人（簽名）備注附錄B表B.1歸檔電子文件登記表（首頁(yè)）文件夾名稱形成時(shí)間是否加密登記人員鏈接備注附錄B表B.2歸檔電子文件登記表（續(xù)頁(yè)）文件編號(hào)文件名稱形成時(shí)間文件稿 本代碼文件類 另代碼是否加密登記人員鏈接備注附錄C歸檔計(jì)算機(jī)各盤分類H盤備份資料E盤備份資料拓展學(xué)習(xí)資料 技能學(xué)習(xí)資剖 讀書學(xué)習(xí)資料 程序類I 圖紙類U 文字類n 國(guó) 外 項(xiàng) 目 國(guó)內(nèi)其他項(xiàng)IRI 開發(fā)區(qū)項(xiàng)目 其他資研 相關(guān)論文資和 對(duì)外提供資相 耳傳資料 工作計(jì)劃文件 會(huì)議紀(jì)要文他 資質(zhì)證書文用 規(guī)章制度文件附錄D表D.1歸檔電子文件借閱單借閱人借閱時(shí)間借閱用途借閱文件編號(hào)借閱文件名稱文件稿本代碼文件類別代碼借閱文件是否加密主管人員意見