1、某某農村商業銀行股份有限公司公文處理制度（草案）第一章總則第一條為使本行公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據國務院關于發布（國家行政機關公文處理辦法）的通知（國發,2000?23號）、中國共產黨機關公文處理條例（中辦發,1996?14號）和陜西省農村信用社公文處理規范（陜信聯發,2006?101號），結合某某農村商業銀行股份有限公司（以下簡稱“本行”）實際，制定本制度。第二條公文是本系統在日常工作中普遍使用的具有行政約束力和規范體式的文書，是依法經營和進行公務活動的重要工具。各網點、各部門（以下簡稱各單位）的主要負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對公文處理工作的領導和檢查

2、。第三條公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理包括收文處理和發文處理兩部分內容。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第四條在公文處理工作中，必須嚴格執行黨和國家的保密法律、法規和有關規定，保守黨和國家秘密及本系統秘密。第五條行政綜合部是本行公文處理的管理者，主管本行的公文處理工作，同時有對各單位公文處理的指導職責。行政綜合部應認真負責地做好有關公文處理的各項工作，確保公文處理的質量與效率。第二章智能辦公自動化公文處理系統規程第六條為進一步提高工作效率，有效降低和節約辦公成本，加快辦公自動化建設，使本行公文處理工作

3、規范化、制度化，從2014年6月起正式啟用辦公自動化公文處理系統（以下簡稱OA）。今后本行所有下發的各種公文一律通過智能辦公自動化處理系統發送。第七條各單位要建立健全電子公文辦理制度，加強管理。管理人員要有高度責任感，認真負責，切實做到不錯不漏、不遲不誤，確保電子公文及時傳輸和辦理。第八條各部門負責本部門文件的起草，擬稿人在處理電子公文時須套用符合規范的文件格式模板。行政綜合部負責文件的編號、蓋章以及紙質文件的存檔和電子公文的下發。第九條信息管理部負責系統操作培訓，運行設備的維護、管理。信息管理部應定期對網絡系統進行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統安全。第十條行政綜合部、信息管理部對系

4、統電子公文每年整理一次，備份至移動存儲器，存入檔案室。第十一條所有系統用戶應保管好用戶密碼口令，不得隨意泄露給無關人員。第十二條正式文件及其他需要簽發的公文，嚴格按照OA辦公流程提交、審核、簽發。一般性的公文從擬稿人提交，分發到收文單位不得超過兩個工作日。電子文件發送后，各單位工作人員應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行檢查、催辦、督辦，發現問題及時與綜合部或相關部室聯系。第十三條所有OA用戶在每日工作時間都必須及時登錄OA系統查看文件，并始終使OA系統處于“在線”狀態，確保信息和聯絡暢通，有緊急公文時綜合部將及時通知單位負責人，如因出差休假，須指定授權的公文代辦人代辦。如有貽誤將追究

5、相關人員的責任。第十四條OA用戶根據權限和要求批閱處理文件，如電子簽名前無任何批示內容的，視為同意。第十五條各單位在電子公文傳輸工作中要嚴格遵守國家保密制度，凡涉密和依有關規定不予公開的文件不得在網上傳輸。第三章公文種類第十六條適用公文的主要種類：（一）決定適用于對重要事項或重要活動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。（二）決議適用于董事會、股東大會、監事會就行使職權表決有關事項。（三）通告適用于向社會各有關方面公布應當遵守或者周知的事項。（四）通知適用于轉發上級單位和不相隸屬機關的公文，批轉下級的公文；發布規章；傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或共同執行

6、的事項；任免和聘用干部。（五）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（六）報告適用于向上級匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。（七）請示適用于向上級單位請求批示、批準有關事項。（八）批復適用于答復下級單位請示事項。（九）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十）函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；請求批準和答復審批事項。（十一）會議紀要適用于記載和傳達會議情況或議定事項。第四章公文格式第十七條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發單位和印發

7、日期等部分組成。（一）涉及國家秘密和本行業商業機密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。緊急公文應當根據緊急程度分別標明、“急件”其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。（四）公文標題包括發文機關名稱、文件主要內容、文件種類。公文標題文字應力求扼要簡短，除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題珞于紅色橫線下空2行，用2小標宋體字，居中排列。如有回行，應做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（五）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或

8、者規范化簡稱、統稱。主送機關珞于標題下空一行，左側頂格用3號仿宋字體標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關后標全角冒號。（六）公文正文。主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。用3號仿宋字體，數字、年份不能回行。（七）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。如屬轉發文件，被轉發的文件不作為附件標注。在正文下1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1、XXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行項格標識；“附件”有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。（八）公文除“會議紀要”和以電報形式發

9、出的以外，應當加蓋印章，聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯合下發的公文，發文單位都應加蓋印章。加蓋印章應上距正文2mm4mm,端正、居中下壓成文時間，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。（九）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。成文時間右空3個字；（十）公文如有附注（需要說明的其他事項，如“此件不公開報道”等），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。（十一）特殊情況說明。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位珞時，應采取調

10、整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（十二）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。在主題詞下1行，用4號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊。（十三）本單位發送。在抄送欄下標識發送單位。字體、字號、樣式與抄送項目相同。（十四）聯系人。在本單位發送欄下標注聯系人姓名及聯系電話。用4號仿宋體字標識。（十六）印發機關和印發時間。位于聯系人及校對條目之下，占1行位珞，用4號仿宋體字標識。印發時間以公文付印的日期為準。用阿拉伯數字標識。第五章發文種類及使用說

11、明第十八條我行發文種類（一）黨委系列本行黨委用文，文種主要用通知、報告、請示、批復、通報、決定、意見、函、會議紀要。（二）行政系列1. 鎮坪農商行發：文種主要用于下行文。如通知、決定、通報、批復、函、會議紀要、稽核處理決定等。2. 鎮坪農商行字：文種主要用于上行文，如報告、請示。3. 鎮坪農商行傳字：內部傳真專用，文種可用通知、意見、決定、函。4. 鎮坪農商行工會字：工會用文，文種可用通知、決定、請示、報告、批復、通報、函、會議紀要。第六章行文規則第十九條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應當抄送越過的單位。第二十條向上級單位的請示不得同時抄送下級

12、單位。向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級單位。第二十一條“請示”應當一事一文，“報告”中不得夾帶請示事項。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導人。第二十二條向上級單位的行文一般只寫一個主送單位。如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。第二十三條各單位可以和同級政府機關聯合行文。聯合行文，主辦機關名稱排列在前，并使用主辦機關的發文字號。如聯合行文，機關過多，必須保證行文首頁顯示正文。第七章發文辦理程序第二十四條本行發文（含黨委，下同）的辦理程序一般是：主辦部室擬稿人擬稿-主辦部室負責人審核-綜合部綜合秘書核稿-綜合部負責人核簽-送分管領導簽發（如須送董事長、

13、行長簽發的，由綜合部按分管領導的意見送簽）-綜合部編號、蓋章、分發（存檔）。第八章公文起草第二十五條起草公文要做到：（一）符合黨和政府的方針、政策，符合國家的法律、法規及有關部門的規定。（二）全面、準確地反映客觀實際情況，完整、準確地體現發文單位的意圖，提出的措施切實可行。（三）觀點明確，條理清楚，內容充實，結構嚴謹。文字精煉，表述準確，標點正確，篇幅簡短。（四）公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。（五）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。（六）人名、地名、數字、引文要準確，日期應寫具體的年、月、日。（七）必須使用國家法定計量單位。（

14、8） 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數字。（9） 引用公文應注明發文機關、原文件標題及原發文字號。引用順序是：先引發文機關，后引文件標題，發文序號在文件標題后并用括號括起來。（十）在使用專用名詞的簡稱時，應使用規范化的簡稱或約定俗成的簡稱。否則，要先用全稱，再用簡稱，并加以注明。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時，注明準確的中文譯名。（十一）行文結構序數第一層為“一”，第二層為“（一）”第三層為“1”，第四層為“（1）（十二）“制度”、“辦法”等文件的結構一般是，第一層

15、為“章第二層為“條”（“條”內結構順序一般為“（一）”、“1“/1八第二十六條擬稿人在OA系統中除正文外，需將發文起草單內容填寫清楚。如發文種類、聯系電話、文件標題、主題詞、主送機關、抄送機關、行內發送、附件等。第九章公文簽發第二十六條本行發公文，由本行領導簽發。上行文和報送外單位發文，一律由董事長簽發；其他發文，按照分工負責原則，由主管領導審核后送行長簽發；重要的或涉及面廣的發文，由分管領導審核后送董事長簽發。簡訊、簡報或信息由分管領導簽發。凡經領導簽發的文件，不得隨意變更，如需變更，要經原簽發人同意。第二十七條主辦部門一般應指定擬稿人為該公文聯系人，并在文件版記中注明姓名及聯系電話，以便下

16、級在處理公文中與之聯系。印發的文件由主辦部門負責校對，校對人員應對所有要素負責。第二十八條已簽批的本行發文件，在蓋章分發之前，行政綜合部要做好最后把關，檢查隨文的附件是否齊全，確認符合規定后，加蓋公章，進行發文登記，然后按文件要求發送。第十章收文的辦理第二十九條收文的辦理，包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等程序。由行政綜合部負責。（一）簽收收到有關公文并以簽字或蓋章的方式給發文方以憑據。簽收公文應當逐件清點，如發現問題應及時向發文機關查詢，并采取相應的處理措施，急件中應注明簽收的具體時間。（二）登記公文辦理過程中就公文特征和辦理情況進行記載。登記應當將公文標題、密級、發文機關

17、、發文字號、成文日期、主送機關、份數、收文日期及辦理情況逐項填寫清楚。（三）擬辦行政綜合部對收到的公文應當進行審核，重點審核是否應由本單位辦理，是否符合行文規則，文件是否完整。同時提交領導批示。緊急公文應當提出辦理時限。（四）批辦商行領導將文件批注有關部門辦理。（五）傳閱行政綜合部根據有關規定或領導批示，按照規定程序將公文送有關領導、部門閱示辦理。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。（六）承辦承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的；應當及時予以說明，對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的部門并說明理由。（七）催辦行政綜合部對公文的承辦情況進行督促檢查。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或者定期向領導反饋辦理情況。第十一章公文的歸檔與銷毀第三十條公文辦完后，行政綜合部綜合崗人員要根據中華人民共和國檔案法和省聯社檔案管理等規定，及時將公文原稿、附件和有關材料收集、整理、歸檔，OA系統公文除打印紙質文件歸檔外，需定時備份電子檔案，切實做好平時歸檔工作。第三十一條公文歸檔應根據公文的相互聯系、特征和保管期限分別整理，正確反映本行主要工作情況，便于保管、檢索和使用。