1、論述案卷在文書檔案中應用與作用 論述案卷在文書檔案中應用與作用 【摘 要】隨著社會的開展，傳統的立卷程序已經無法滿足時代開展的需求。傳統的立卷程序工作內容繁瑣復雜，人力、無力、財力無法得到有效的利用。所以要適應時代的開展，必須要轉變舊的觀念，把文書立卷程序由“繁化“簡，充分提高人員的工作效率，合理的利用財力、物力。本文通過對案卷在文書檔案中的作用的闡述，提出了改良立卷程序的意見。 【關鍵詞】案卷；文書；作用 根據對以往文書檔案管理的分析可知，案卷在管理中發揮了十分重要的作用。在現今社會，經濟科技技術的不斷更新，計算機網絡技術的出現極大的豐富了文書檔案管理的程序，為文書檔案管理提供了方便，但是案

2、卷在現代社會仍有其自身的價值。 1.計算機的廣泛應用賦予了案卷新的使命 案卷是保持文件之間歷史聯系的重要手段。案卷能夠準確的再現歷史，能夠把各個文件之間的聯系串聯起來。通過案卷的串聯在加上某些文件固有的聯系，可以更明確、更清晰的記錄和再現歷史。但相對于一些機關行政的文件，這種情況剛好相反。文件之間的聯系是通過日常工作不斷的積累產生的，相對關聯性不大，且文件本身易損害，復原相對困難。機關的相關文件本身并不能直接的反映歷史聯系和信息。所以，案卷作為對文件的整合手段在現在來說才更具價值。 1.1保持電子文件之間的歷史聯系 依托電子政務系統，要做好電子文檔的歸檔、管理工作。電子文檔與紙質檔案有著明顯的

3、區別。它們在對文檔歸檔的方法上都各有優點。建立電子案卷是一種適應社會時代的手段，利用現今的計算機數據庫技術，通過讀取物理標識，建立一個電子文件信息的邏輯性整體電子案卷，只要保持物理標識的獨立性，他們之間的關系就會維持穩定性。所以案卷能夠確保電子文件之間穩定持久的聯系。 1.2進行同一記錄兩種版本的統一管理 電子文件可以通過進行電子簽名來完善其檔案價值。但是紙質的文件相對來說更具法律效益和權威性，這是電子文件所不能給予的。同時，紙質檔案也要通過建立數字副本來保持文件的長久性和可再生性。電子案卷能夠為兩者的持續聯系提供保障。當電子文件不能使用時，電子案卷可以幫助使用者瀏覽目錄和相關文件；當可以使用

4、電子文件時，電子案卷中的目錄內容就可以通過計算機進行登記和處理。通過這樣的方式，到達電子版與紙質版的有效結合，為文件的使用者提供方便。 1.3實現多媒體信息統一管理與載體分類管理的結合 伴隨著現代科技的飛速開展，一些機關文書的檔案開始采用照片、錄音、錄像等多種形式。雖然它們內在功能和規律各有不同，但是它們同樣構成歷史內在聯系。所以我們要通過對記錄方式和載體的整頓，優化文檔管理，到達案卷和電子文件的有機結合。我們可以先將具有歷史聯系的文件通過立卷形式，進行有序的分類歸檔。案卷是歷史和文件聯系的橋梁，可以把二者統一結合起來，還可以借助科技手段，讓電子案卷通過多媒體的形式再現歷史事實。 2.案卷是開

5、發利用檔案信息資源的重要根底 文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經過檔案人員長期不懈的努力，已經將其建設成為一個可被持續開發利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的根底。案卷作為全宗內檔案實體分類的結果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區分文件歸屬，反映分類體系的結構和自身的位置；因此是構筑分類體系和信息體系重要的結構要素，也是開發利用信息資源的重要根底。 2.1保護電子文件的利用價值 檔案是一種獨特的信息資源，它能夠再現歷史的真實性，它的作用是不可替代的。一份檔案的價值只有在整體中才能發

6、揮價值。通過對這些有這歷史聯系的文件進行整合才能復原歷史的真實性。正確的歸檔電子文件，需要嚴格的管理和科學的技術。它們決定著電子檔案存活的持續性和真實性。加強檔案的科學化管理，做好就電子文件的歸檔保管工作，是歷史得以進步的必要條件，是信息資源建設的重要保障。 2.2電子文件開辟了一條檔案信息利用的新途徑 檔案信息庫建設就是對現有檔案信息資源進行整合，是檔案信息化根底和核心。檔案信息體系是有層次的。層次高，那么信息量小；層次低，那么信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內容概括性與問題、事件專指性統一的優勢，是獲得所需信息、解決內容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。 3.改革立

7、卷方法，適應文書檔案管理信息化開展的需要 檔案管理者應該加強文書檔案的管理工作，通過利用現今的網絡技術，實現檔案管理的現代化。案卷的作用雖然很重要，但是對于案卷的改革，必須遵循時代的要求。立卷是文書檔案管理的根底，對檔案管理各項工作的開展都有著重大的意義。檔案管理者應該通過對不同文件的分析和管理，制定出行之有效就的管理方法，運用科學化的手段和管理模式，提高檔案工作的工作效率。 3.1要明確案卷概念和明確組卷規那么 過去，案卷有文件“組合體和“保管單位的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件那么可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電

8、子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷要兼顧文件的聯系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的根底和依據。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成局部，應該與之融為一體。 3.2運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷 無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化的文書檔案管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。可見檔案信息化效勞與文書檔案管理水平將隨著信息化時代的快速開展而不斷提高。 4.結論 綜上所述，通過對案卷在文書檔案中的作用的詳細論述，我們可以了解到案卷與電子文件是對立統一的，要把兩者結合起來才能完成對歷史的再現，要把兩者各有的作用分開來看，才能保證機關企業的良好運作。隨著社會的進步，時代的開展，我們應不斷的完善文檔管理的程序，克服其局限性，讓文檔管理為社會做出更大的