1、電梯工程公司事業部公文管理規定第一章 總 則一、為使工程有限公司（以下簡稱公司）的公文管理 工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理的效率和公文 質量，特制定本規定。二、公司的公文是公司在管理工作中形成的規范體式的 公務文書，是傳達各項方針、政策，發布規章制度，實施流 程及措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告 情況，交流經驗的重要工具，應認真做好公文處理工作。三、公司行政人事部是公文處理的行政人事部門，負責 指導、規范全公司公文管理及運作，并具體負責各部門的公 文處理工作 四、本規定適用于公司各部門、分公司的公文管理。各部門、分公司下屬各機構公文管理參照本規定執行。第二章 公文種類

2、一、根據公文送達的對象不同，公司公文可分為“對外公文”及“對內公文”兩大類。二、對外公文主要包括以下類型：1. 報告：適用于向政府機關及電梯行業主管機構匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復有關詢問。2. 請示：適用于向政府機關及電梯行業主管機構請求指 示、批準。3. 函：適用于對不相隸屬機構或業務客戶之間相互商洽工作、詢問或答復問題。4. 通告或公告：通告適用于在一定范圍內對外公布或周 知的事項，公告適用于對外宣布重大事項。5. 其他：如“感謝信”等，就某一方面事項或問題進行 的說明或其他一般往來文件。三、對內公文主要包括以下類型：1. 通知：適用于轉發政府機關和電梯行業主管機構的公 文，

3、發布公司重大的機構、業務 調整事項，任免公司主管以上管理人員，發布規章制度，要 求各部門、分公司遵照執行的事項等。2. 請示與批復 （目前公司使用工作會審表、 工作聯絡單代 替）：請示適用于向相關領導或上 級部門請求批示或予以批準， 批復適用于答復請示事項和向相 關部門或分公司布置工作。3. 工作指令：適用于新入職員工、試用期員工、普通員 工工作安排及調整和向相關部門或分公司或員工布置工作的特殊公文，一般不加蓋印章，相 關領導簽署即生效。4. 通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要文件或者情況。5. 決議或決定：決議適用于會議討論通過的要求貫徹執行的事項，決定適用于對某些問題或重大行動做出安

4、排。6. 報告：適用于向相關領導或上級部門反應情況或匯報 工作。7. 會議紀要：適用于記載和傳遞會議情況和議定事項。8. 其他：適用于其它一般常規性或往來文件。第三章 公文格式、公文的一般構成。主要包括發文編號、標題、主送單位、正文、附件、發文單位、印章、成文時間、主題詞、 印發時間、印發份數、其他注釋等部分。二、對外公文。所有對外公文均應以公司或分公司的名義行文，不得以部門名義發文。對外公文主要包括“紅頭文件”與“一般性 公文”兩種形式。（一）紅頭文件主要適用于向政府機構、電梯業務主管機構及公眾等發布的重要文件，包括“請示”、“報告”、“函”、“通告或公告”等。1. 紅頭文件均采用文號管理，

5、其公文編號統一使用“深 舒菱字年份序號”字號。2. 紅頭文件根據發文內容由董事長或執行董事簽字批3. 主送單位、 發文單位、 抄送單位應寫全稱或規范簡稱。4. 公文標題應該準確簡要地概況公文的主要內容，一般 應當標明發文單位，并準確標明公文種類。 標題中除引用的法規、 規章等名稱可加書名號外， 一般不用標點符號。5. 除首頁用紅頭紙外，其它用紙統一采用 A4 白紙。6. 紅頭文件的一般書寫規格：除標題采用 18 號宋體黑字外，其余部分采用 14 號宋體黑字。7. 請示公文應當一文一事， 報告公文不得夾帶請示事項。8. 成文時間，以領導人簽發的日期為準。9. 有附件的公文應當在正文之后，成文時間

6、之前注明附 件順序和名稱。（二）一般性公文主要適用于向外單位、客戶或個人發 送的需要加蓋公司印章的一般往來文件。包括“函、通告或 公告、其他”。1. 一般性公文不核配發文編號。2. 一般性公文根據其內容由相應負責人予以批準。3. 一般性公文首頁采用公司標志信箋紙，其它用紙采用A4白紙，但發給客戶的函一般采用標有東芝標志的固定函件首頁紙。4. 一般性公文的一般書寫規格：除標題采用18號宋體黑字 夕卜，其余部分采用14號宋體黑字。三、對內公文。對內公文根據其重要程度及發布范圍主要分為“公司級文件”、“部門級文件”與“其它內部往來 文件”三種。（一）公司級文件主要適用于向各部門、分公司發布的 涉及公

7、司政策、規章、規定、流程、人事任免、業務通告、 會議通知、重要工作安排、轉發政府機構、電梯行業主管部門的重要通知等重要文件1. 公司級文件統一采用文號管理，并由相關領導批準發布，有關文號核配及適用情況如下:發文編號適用情況最終審批領導使用部門備注深舒菱年份序號以公司名義對內發布的對 整個公司有重大影響的事 項及重要決定（含總經辦、 財務負責人人事任免）董事長全公司深舒菱總字年份1序號總經辦起草的對內發布的對全公司有實施效力的通知、通告等公文執行董事全公司深舒菱行通碎份1序號由行政人事部門起草的對 內發布的有關人力資源財 務管理等行政后勤管理相 關事項的公文執行董事行政人事部深舒菱質通字年份1序

8、號由品質技術部起草的對內 發布的有關品質技術的相 關事項的公文執行董事品質技術部深舒菱業通碎份1序號由公司各業務部門起草的對內發布的有關業務及技術的公文事業部總經理銷售與工 程部/維修保養 部/分公司深舒菱會紀字年用于發布公司層面的重要事業部總行政人事份1序號會議的會議紀要經理部2. 兩個以上部門聯合行文，公文的發文編號采用主辦單位 對應的發文編號。（二）部門級文件適用于各部門、分公司向部分或全體 人員發布的有關日常性工作安排、其它需要周知的一般事項或信息。1. 部門級文件不采用文號管理， 由發文單位負責人審核， 主管領導批準。2. 以發文的部門、分公司名義落款。（三）其它內部往來文件適用于不

9、屬于上述兩類對內公 文的其它文件。1. 其它內部往來文件其行文關系應根據各自的隸屬關 系和職權范圍確定。2. 其它內部往來文件通常可以通過工作會審表 、內 部工作聯絡單或電子郵件形式行文。第四章 公文處理一、公文的處理分為發文與收文。二、發文處理。主要包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、備份、發送等程序。1. 對外公文處理流程紅頭文件發文流程： 主辦單位（部門或分公司）起草文稿，填寫發文稿紙交由主辦單位經理審核T 主辦單位校對后送行政人事部核配發文編號，行政人事部經理或行政主管領導審核T 行政人事部送董事長、執行董事審批 T 主辦單位根據審批修改定稿 T 行政人事部蓋公章 T 主辦單位報送

10、2. 對內公文處理流程公司級文件發文流程： 主辦單位 （部門或分公司） 起草，填寫發文稿紙交由主辦單位經理審簽T主辦單位校對后送行政人事部核配發文編號，行政人事部經理審核T 行政人事部送相關領導審批T 主辦單位根據審批修改定稿 T 行政人事部蓋公章并發文部門級文件發文流程： 主辦人起草，交由本部門經理審簽T 起草人校對后交給本部門文員處理T文員呈送主管領導審批T文員申請蓋章并向有關人員或部門發 文3. 其它文件處理流程：行政財務部根據實際情況靈活處 理。三、收文處理。一般包括收集、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、 查辦、立卷、歸檔等程序。1. 外部機構發來的公文，收文后統一交行政人事部，由

11、 行政人事部根據管理歸屬、權限劃分交相應領導批示或轉交 相關部門處理。2. 內部單位發送的公文，根據職能分工由相應部門跟進 及處理，無法確定職能分工的公文，由行政人事部跟進及協 調處理。3. 收到公文后，應檢查其完備性，如發現較大錯漏或背景材料不全，應及時與發文單位聯系處理。4. 需要回復或辦理的公文，應根據文件內容注明主管領 導人批示或注明有關部門或人員辦理， 并應及時催辦、 查辦， 以避免漏辦和延誤。5. 秘密公文的傳遞必須采取相應的保密措施，確保公文 的安全性與保密性，秘密文件不得以郵件形式傳遞。第五章 行文規則一、公司對外行文應以相應工商注冊名稱的名義發文。二、各部門不得自行對外行文，

12、需對外行文時必須經行 政人事部審核，并由公司主管領導簽發后以公司名義對外報送。三、對政府主管部門的報文，凡舒菱一律以“我公司”稱謂，不得使用“我司”字樣。四、兩個以上部門聯合行文的公文，公文編號為主辦部 門對應的發文編號。五、各部門、分公司向公司報文一律送（傳）到行政財 務部，由行政財務部辦理。（公司領導直接交辦的事項除外）六、公司級和部門級公文只發到各部門、分公司，部門、分公司有派出機構的，由部門、分公司向其轉發公文。七、公司內部各部門日常工作規程內的事務或只與另一 個部門有關的，應以內部工作聯絡單或通知單形式 行文。第六章公文立卷、歸檔、借用和銷毀一、紅頭文件與公司級內部通知類文件統一由行政財務部負責立卷、歸檔、借用和銷毀工作。其他公文由各相應部門自行管理。二、公文辦完后，應當及時將公文定稿、正本和有關材 料整理立卷，根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立 卷，要保證檔案的齊全、完整。三、紅頭文件及內部公司級文件應進行電子歸檔。電子 版公文歸檔內容包括公文正文及已有電子版附件（復印及掃 描的附件因其歸檔成本較高，故不作強制要求）。電子版公 文應作備份由行政人事部經理保存，以確保其保密性和安