1、第一章 檔案信息化建設(shè)概論一、信息化基本概念一、信息化基本概念（一）信息 信息廣義的概念：信息廣義的概念：信息是指事物存在方式和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的表現(xiàn)形式。其“事物”是指存在于人類社會(huì)、思維活動(dòng)和自然界中的一切對(duì)象征性其“運(yùn)動(dòng)“是指一切意義上的變化，包括機(jī)械、物理、化學(xué)、生物、思維、社會(huì)的運(yùn)動(dòng)。信息狹義的概念（即主體論）信息狹義的概念（即主體論）：信息是指人所感知或表述的事物存在方式和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)。“感知”是外界向主體輸入信息；“表述”是主體向外界輸出信息。其內(nèi)涵要比本體論層次上的信息豐富得多。顯然，檔案信息屬于主體論層次。（二）信息資源（二）信息資源 信息資源也有廣義和狹義之分。廣義信息資源廣義信息資源

2、是指人類在社會(huì)信息活動(dòng)中積累起來的信息、信息生產(chǎn)者、信息技術(shù)等信息活動(dòng)要素的集合。狹義信息資源狹義信息資源是指人類社會(huì)活動(dòng)中經(jīng)過加工處理后達(dá)到有序化并大量積累起來的有用信息集合。（三）信息技術(shù) 信息技術(shù)信息技術(shù)是指完成信息的獲取、傳遞、加工、再生和利用等功能的技術(shù)。它包括四項(xiàng)基本內(nèi)容：一是感測(cè)技術(shù)，二是通信技術(shù)，三是計(jì)算機(jī)及人工智能技術(shù)，四是控制技術(shù)。（四）信息化（四）信息化 信息化：有著豐富的內(nèi)涵，包涵兩個(gè)支柱、三個(gè)層面、信息化：有著豐富的內(nèi)涵，包涵兩個(gè)支柱、三個(gè)層面、四個(gè)特點(diǎn)。四個(gè)特點(diǎn)。 “兩個(gè)支柱兩個(gè)支柱”是指數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字化是將現(xiàn)實(shí)世界是指數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字化是將現(xiàn)實(shí)世界中的各

3、種模擬信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐远M(jìn)制代碼表示的數(shù)字信息，供中的各種模擬信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐远M(jìn)制代碼表示的數(shù)字信息，供計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程。計(jì)算機(jī)處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程。 信息化的信息化的“三個(gè)層面三個(gè)層面”：一是信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用過一是信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用過程；二是信息產(chǎn)品制造業(yè)不斷發(fā)展的過程；三是信息資源的程；二是信息產(chǎn)品制造業(yè)不斷發(fā)展的過程；三是信息資源的開發(fā)和利用過程。開發(fā)和利用過程。 信息化信息化“四個(gè)特點(diǎn)四個(gè)特點(diǎn)”：一是滲透性，二是增值性，三是一是滲透性，二是增值性，三是創(chuàng)新性，四是動(dòng)性。創(chuàng)新性，四是動(dòng)性。二、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的基本構(gòu)成二、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的基本構(gòu)成 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一般由硬件系統(tǒng)和軟件

4、系統(tǒng)一般由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。構(gòu)成。 硬件硬件又稱又稱“裸機(jī)裸機(jī)”，硬件由主機(jī)、外部設(shè)備和網(wǎng)，硬件由主機(jī)、外部設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備組成。軟件由系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件組成。絡(luò)設(shè)備組成。軟件由系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件組成。三、硬件系統(tǒng)三、硬件系統(tǒng)（一）主機(jī)（一）主機(jī)1、中央處理器（、中央處理器（CPU)2、內(nèi)存儲(chǔ)器、內(nèi)存儲(chǔ)器（二）外部設(shè)備（二）外部設(shè)備1、外存儲(chǔ)器、外存儲(chǔ)器2、輸入設(shè)備、輸入設(shè)備3、輸出設(shè)備、輸出設(shè)備（三）網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（三）網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 1、網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)：有線傳輸、無線傳輸、網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)：有線傳輸、無線傳輸 2、網(wǎng)卡、網(wǎng)卡 3、集線器、集線器 4、交換機(jī)、交換機(jī) 5、路由器：是連接互聯(lián)網(wǎng)中各局域網(wǎng)、廣

5、域網(wǎng)的設(shè)備，它會(huì)根據(jù)信道、路由器：是連接互聯(lián)網(wǎng)中各局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)的設(shè)備，它會(huì)根據(jù)信道的情況自動(dòng)選擇和設(shè)定路由，以最佳路徑，按前后順序發(fā)送信號(hào)。的情況自動(dòng)選擇和設(shè)定路由，以最佳路徑，按前后順序發(fā)送信號(hào)。 6、光電傳換器：一種類似、光電傳換器：一種類似MODEM（數(shù)字調(diào)制解調(diào)器）的設(shè)備（數(shù)模（數(shù)字調(diào)制解調(diào)器）的設(shè)備（數(shù)模轉(zhuǎn)換）轉(zhuǎn)換）四、軟件系統(tǒng)四、軟件系統(tǒng) 軟件的本質(zhì)是人的意志和智慧，是人用特定的計(jì)算機(jī)語言，指揮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的本質(zhì)是人的意志和智慧，是人用特定的計(jì)算機(jī)語言，指揮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)“做什么做什么”和和“怎么做怎么做”的指令集合。軟件系統(tǒng)分兩大類：系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。的指令集合。軟件系統(tǒng)分兩大

6、類：系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。（一）系統(tǒng)軟件（一）系統(tǒng)軟件1 1、操作系統(tǒng)、操作系統(tǒng) 操作系統(tǒng)按照應(yīng)用領(lǐng)域可分桌面操作系統(tǒng)、服務(wù)器操作系統(tǒng)和嵌入式操作系統(tǒng)。操作系統(tǒng)按照應(yīng)用領(lǐng)域可分桌面操作系統(tǒng)、服務(wù)器操作系統(tǒng)和嵌入式操作系統(tǒng)。2 2、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫可以簡(jiǎn)單定義為：以一定組織方式存儲(chǔ)在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫可以簡(jiǎn)單定義為：以一定組織方式存儲(chǔ)在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS)DBMS)具有以下功能：一是描述數(shù)據(jù)庫：一是描述數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用數(shù)據(jù)描具有以下功能：一是描述數(shù)據(jù)庫：一是描述數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用數(shù)據(jù)描述語言，定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)建述語言，定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)建

7、二是管理數(shù)據(jù)庫，控制用戶二是管理數(shù)據(jù)庫，控制用戶 我國(guó)檔案信息化早期多數(shù)應(yīng)用我國(guó)檔案信息化早期多數(shù)應(yīng)用FoxbaseFoxbase關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，以至于許多單位的早關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，以至于許多單位的早期檔案數(shù)據(jù)庫都以期檔案數(shù)據(jù)庫都以DBFDBF格式保存。格式保存。3 3、各種工具軟件、各種工具軟件（二）應(yīng)用軟件（二）應(yīng)用軟件 應(yīng)用軟件具有以下特點(diǎn)：一是在特定的操作系統(tǒng)環(huán)境下，運(yùn)用特定的軟件工具研制應(yīng)用軟件具有以下特點(diǎn)：一是在特定的操作系統(tǒng)環(huán)境下，運(yùn)用特定的軟件工具研制而成；二是針對(duì)特定的信息處理需求和管理業(yè)務(wù)需求進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)，且應(yīng)用于特定的專業(yè)而成；二是針對(duì)特定的信息處理需求和管理業(yè)

8、務(wù)需求進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)，且應(yīng)用于特定的專業(yè)領(lǐng)域、行業(yè)、單位，或輔助特定的管理業(yè)務(wù)。領(lǐng)域、行業(yè)、單位，或輔助特定的管理業(yè)務(wù)。 本書以本書以“通用通用”和和“專用專用”為區(qū)別的原則，還是將工具軟件和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)列為系為區(qū)別的原則，還是將工具軟件和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)列為系統(tǒng)軟件的范圍。其原因是：第一，這些軟件雖然也專用于某些用途，如媒體播放，但是，統(tǒng)軟件的范圍。其原因是：第一，這些軟件雖然也專用于某些用途，如媒體播放，但是，這種工具還是具有一定的通用性，廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)和單位。第二，工具軟件雖這種工具還是具有一定的通用性，廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)和單位。第二，工具軟件雖然也使用某些軟件開發(fā)工具進(jìn)行

9、研制，但是，它也提供了二次開發(fā)的能力，可以作為各種然也使用某些軟件開發(fā)工具進(jìn)行研制，但是，它也提供了二次開發(fā)的能力，可以作為各種應(yīng)用軟件的開發(fā)平臺(tái)，如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。應(yīng)用軟件的開發(fā)平臺(tái)，如數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。 第二節(jié)第二節(jié) 信息化與檔案工作信息化與檔案工作一、檔案信息化的概念一、檔案信息化的概念 檔案信息化：檔案信息化：是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息人才為依托，以法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)為保障，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平，加速檔案管理現(xiàn)代化的過程。該定義總結(jié)了我國(guó)檔案信息化的基本經(jīng)驗(yàn)和基

10、本規(guī)律，其內(nèi)涵如下： （一）必須由檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實(shí)施（一）必須由檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實(shí)施 因此，檔案信息化不能各自為政、分頭建設(shè)，而必須由各級(jí)國(guó)家檔案行政管理部門建立統(tǒng)一的規(guī)劃、制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行宏觀管理和監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)，需要精心組織實(shí)施，在技術(shù)平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)體系、組織機(jī)構(gòu)、人才隊(duì)伍、資源建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、建設(shè)經(jīng)費(fèi)等方面提供保障，才能確保這項(xiàng)事業(yè)持續(xù)有效地開展。 （二）必須以檔案信息資源建設(shè)為核心（二）必須以檔案信息資源建設(shè)為核心 檔案信息化的核心目標(biāo)是使檔案信息“資源化”，即將檔案信息轉(zhuǎn)換為真正意義上的檔案信息資源。資源化不是簡(jiǎn)單地將檔案信息做數(shù)字化處理，也不是簡(jiǎn)單地

11、將其放到網(wǎng)絡(luò)上傳輸，而是應(yīng)用信息技術(shù)，使檔案信息媒體多元化、內(nèi)容有序化、配置集成化、質(zhì)量最優(yōu)化、價(jià)值最大化，通過檔案信息系統(tǒng)的加工處理，確保各種社會(huì)信息的真實(shí)、完整、有效，便于跨越時(shí)空廣泛地共享利用，在實(shí)現(xiàn)檔案信息增值的同時(shí)，承擔(dān)起傳承人類記憶的歷史使命。 （三（三)必須建立高素質(zhì)的檔案信息人才隊(duì)伍必須建立高素質(zhì)的檔案信息人才隊(duì)伍 一方面，要引進(jìn)和培養(yǎng)相關(guān)人才，另一方面，要通過建立有效的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，提升檔案信息水平。 （四）必須在法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)方面建立相應(yīng)的保障體系（四）必須在法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)方面建立相應(yīng)的保障體系 （五）必須全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)（五）必須全面應(yīng)用

12、現(xiàn)代信息技術(shù) （六）必須改革傳統(tǒng)的檔案管理模式（六）必須改革傳統(tǒng)的檔案管理模式 （七）必須樹立強(qiáng)烈的效益意識(shí)（七）必須樹立強(qiáng)烈的效益意識(shí) 不能滿足于一般的省人、省事、省力，而要致力于解決傳統(tǒng)檔案管理中遇到的收集難、著錄難、整理難、保管難、內(nèi)容檢索難、多媒體編研難，以及電子文件的保真、保密、保用等老大難問題，力爭(zhēng)提升檔案科學(xué)化、規(guī)范化的管理水平和服務(wù)水平，在促進(jìn)社會(huì)改革、開放，經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化繁榮以及法制化、民主化進(jìn)程中建功立業(yè)。 二、檔案信息化歷程回眸二、檔案信息化歷程回眸 （一）探索起步，奠定基礎(chǔ)階段（一）探索起步，奠定基礎(chǔ)階段（2020世紀(jì)世紀(jì)8080年代）年代） （二）項(xiàng)目帶動(dòng)，重點(diǎn)突破階

13、段（二）項(xiàng)目帶動(dòng)，重點(diǎn)突破階段（2020世紀(jì)世紀(jì)9090年代）年代） （三）宏觀管理，全面推進(jìn)階段（三）宏觀管理，全面推進(jìn)階段（2121世紀(jì)以來）世紀(jì)以來） 這一階段的檔案信息化特點(diǎn)：一是突出了歸檔電子文件管理，并延這一階段的檔案信息化特點(diǎn)：一是突出了歸檔電子文件管理，并延伸到多媒體檔案和電子文件的內(nèi)容管理。二是充分借助局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)伸到多媒體檔案和電子文件的內(nèi)容管理。二是充分借助局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案部門以及文件形成部門的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)交和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案部門以及文件形成部門的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)交換和共享，形成區(qū)域性的檔案信息資源（包括實(shí)體和電子）的采集和接換和共享，形成區(qū)

14、域性的檔案信息資源（包括實(shí)體和電子）的采集和接收，既解決了業(yè)務(wù)流程以單一傳統(tǒng)載體為管理對(duì)象的局面，也大大豐富收，既解決了業(yè)務(wù)流程以單一傳統(tǒng)載體為管理對(duì)象的局面，也大大豐富了檔案信息資源庫。四是服務(wù)水平顯著提升。五是數(shù)字檔案館建設(shè)如火了檔案信息資源庫。四是服務(wù)水平顯著提升。五是數(shù)字檔案館建設(shè)如火如荼。六是逐步建立和完善了檔案信息化的宏觀管理體系。如荼。六是逐步建立和完善了檔案信息化的宏觀管理體系。三、檔案信息化的意義三、檔案信息化的意義（一）是社會(huì)信息化建設(shè)的客觀要求（外因）（一）是社會(huì)信息化建設(shè)的客觀要求（外因）（二）是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路（內(nèi)因）（二）是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路（內(nèi)因）1

15、 1、“化化”觀念觀念2 2、“化化”資源資源3 3、“化化”管理管理4 4、“化化”技術(shù)技術(shù)5 5、“化化”隊(duì)伍隊(duì)伍 （三）是提高檔案服務(wù)水平的必然選擇（三）是提高檔案服務(wù)水平的必然選擇1 1、直接查閱內(nèi)容、直接查閱內(nèi)容2 2、提供多媒體信息、提供多媒體信息3 3、跨越時(shí)空障礙、跨越時(shí)空障礙4 4、實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)服務(wù)、實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)服務(wù)5 5、服務(wù)的多樣性、服務(wù)的多樣性第三節(jié)第三節(jié) 檔案信息化的戰(zhàn)略和任務(wù)檔案信息化的戰(zhàn)略和任務(wù)一、檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略一、檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略二、檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)二、檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（一）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（二）檔案信息資源建設(shè)（

16、二）檔案信息資源建設(shè) 一是開展檔案目錄和全文信息資源總庫建設(shè)，二是加快館藏檔案一是開展檔案目錄和全文信息資源總庫建設(shè)，二是加快館藏檔案的數(shù)字化工作，三是加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交進(jìn)館。的數(shù)字化工作，三是加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交進(jìn)館。（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè) 主要任務(wù)包括：研制開發(fā)和推廣應(yīng)用主要任務(wù)包括：研制開發(fā)和推廣應(yīng)用（四）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（四）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（五）檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)（五）檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)（六）檔案信息安全保障體系建設(shè)（六）檔案信息安全保障體系建設(shè)第二章第二章 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)施建設(shè) 檔案信息

17、化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的主要內(nèi)容有三個(gè)方面：一是網(wǎng)絡(luò)主要內(nèi)容有三個(gè)方面：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，二是數(shù)字化設(shè)備，三基礎(chǔ)設(shè)施，二是數(shù)字化設(shè)備，三是數(shù)據(jù)存存儲(chǔ)介質(zhì)。是數(shù)據(jù)存存儲(chǔ)介質(zhì)。 第一節(jié)第一節(jié) 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施一、服務(wù)器一、服務(wù)器 服務(wù)器，也稱伺服器，是用于承擔(dān)檔案信息化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的任務(wù)，服務(wù)器，也稱伺服器，是用于承擔(dān)檔案信息化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的任務(wù)，具有高速度、高可靠性、高性能、大容量存儲(chǔ)等特點(diǎn)，為各用戶端的訪問提供各種共享服務(wù)具有高速度、高可靠性、高性能、大容量存儲(chǔ)等特點(diǎn)，為各用戶端的訪問提供各種共享服務(wù)的計(jì)算機(jī)。的計(jì)算機(jī)。二、終端設(shè)備二、終

18、端設(shè)備 終端設(shè)備是經(jīng)由通信設(shè)施向計(jì)算機(jī)輸入程序、數(shù)據(jù)或接收計(jì)算機(jī)辦理中處理結(jié)果的設(shè)終端設(shè)備是經(jīng)由通信設(shè)施向計(jì)算機(jī)輸入程序、數(shù)據(jù)或接收計(jì)算機(jī)辦理中處理結(jié)果的設(shè)備。備。 常見的客戶端分為兩類：一類是胖客戶端，是指主機(jī)配置較高檔、數(shù)據(jù)處理能力較強(qiáng)常見的客戶端分為兩類：一類是胖客戶端，是指主機(jī)配置較高檔、數(shù)據(jù)處理能力較強(qiáng)的客戶端。另一類是瘦客戶端，是指數(shù)據(jù)處理能力比較弱的客戶端，它基本上不處理業(yè)務(wù)邏的客戶端。另一類是瘦客戶端，是指數(shù)據(jù)處理能力比較弱的客戶端，它基本上不處理業(yè)務(wù)邏輯，輯，胖客戶端是相對(duì)于傳統(tǒng)的胖客戶端是相對(duì)于傳統(tǒng)的C/S（客戶機(jī)（客戶機(jī)/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)，而瘦客戶端一般都是相對(duì)于服務(wù)器）結(jié)構(gòu)

19、，而瘦客戶端一般都是相對(duì)于B/S（瀏覽器（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)的服務(wù)器）結(jié)構(gòu)的Web應(yīng)用而言。應(yīng)用而言。 瘦客戶端配置的優(yōu)越性：有利于檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)、高效管理和廣泛共享利用；有利瘦客戶端配置的優(yōu)越性：有利于檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)、高效管理和廣泛共享利用；有利于對(duì)檔案信息共享權(quán)限的集中控制和安全管理；有利于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)、擴(kuò)展和升級(jí)，通過于對(duì)檔案信息共享權(quán)限的集中控制和安全管理；有利于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)、擴(kuò)展和升級(jí)，通過瘦客戶端的即插即用能提高網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的便捷性和可靠性；有利于節(jié)約檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和維瘦客戶端的即插即用能提高網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的便捷性和可靠性；有利于節(jié)約檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的成本；有利于云計(jì)算

20、技術(shù)在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的應(yīng)用。護(hù)的成本；有利于云計(jì)算技術(shù)在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的應(yīng)用。三、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備三、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：是指用于網(wǎng)絡(luò)連接、信號(hào)傳輸和轉(zhuǎn)換等的各類傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：是指用于網(wǎng)絡(luò)連接、信號(hào)傳輸和轉(zhuǎn)換等的各類傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等設(shè)備。一般分為內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)和物理隔離網(wǎng)四個(gè)區(qū)域。路由器、光電轉(zhuǎn)換等設(shè)備。一般分為內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)和物理隔離網(wǎng)四個(gè)區(qū)域。 網(wǎng)絡(luò)體系的結(jié)構(gòu)主要有三種，一是總線結(jié)構(gòu)，二是星型結(jié)構(gòu)，三是環(huán)形結(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)體系的結(jié)構(gòu)主要有三種，一是總線結(jié)構(gòu)，二是星型結(jié)構(gòu)，三是環(huán)形結(jié)構(gòu)。 第二節(jié)第二節(jié) 數(shù)字化設(shè)備數(shù)字化設(shè)備一、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化設(shè)備一、紙

21、質(zhì)檔案的數(shù)字化設(shè)備（一）掃描儀 1、掃描儀的種類:(1)平板式掃描儀，（2）高速掃描儀,(3)寬幅掃描儀，（4）零邊距掃描儀,(5)底片掃描儀 2、掃描儀的主要性能指標(biāo) （1）掃描分辨率。掃描分辨率是掃描儀最主要的技術(shù)指標(biāo) （2）掃描速度 （3）色彩分辨率（4）掃描幅面 （5）接口方式 前三種是主要指標(biāo)。 （二）數(shù)碼翻拍儀 (三）縮微膠片掃描儀 （四）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的軟件配置二、錄音檔案的數(shù)字化設(shè)備二、錄音檔案的數(shù)字化設(shè)備三、錄像檔案的數(shù)字化設(shè)備三、錄像檔案的數(shù)字化設(shè)備（一）錄像檔案數(shù)字化的硬件（一）錄像檔案數(shù)字化的硬件1 1、放像設(shè)備：檔案部門保存的錄像帶形式各異，主要有小、放像設(shè)備：檔案部

22、門保存的錄像帶形式各異，主要有小1/21/2帶，大帶，大1/21/2帶，帶，3/43/4帶等帶等2 2、視頻采集設(shè)備：硬盤接口應(yīng)用、視頻采集設(shè)備：硬盤接口應(yīng)用SCSISCSI、IEEE1394(IEEE1394(即火線）或即火線）或USB3.0USB3.0接接口?？凇? (二）錄像檔案數(shù)字化的軟件二）錄像檔案數(shù)字化的軟件1 1、采集軟件、采集軟件2 2、編輯軟件、編輯軟件 當(dāng)前流行的版本有當(dāng)前流行的版本有Adobe Premiere Pro(Adobe Premiere Pro(又稱又稱Premiere Premiere 7.0)7.0)和和Ulead Videostudio Pro x7 U

23、lead Videostudio Pro x7 等。等。 第三節(jié)第三節(jié) 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備與數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備與數(shù)據(jù)備份備份一、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)一、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)（一）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)（一）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng) 檔案信息化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是指數(shù)據(jù)以某種格式記錄在計(jì)算機(jī)內(nèi)部或外部存儲(chǔ)介質(zhì)上，其存儲(chǔ)系統(tǒng)分別檔案信息化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是指數(shù)據(jù)以某種格式記錄在計(jì)算機(jī)內(nèi)部或外部存儲(chǔ)介質(zhì)上，其存儲(chǔ)系統(tǒng)分別使用不同的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)技術(shù)。使用不同的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)技術(shù)。1 1、磁存儲(chǔ)介質(zhì)、磁存儲(chǔ)介質(zhì)（1 1）硬磁盤）硬磁盤（2 2）磁帶）磁帶（3 3）磁盤陣列（）磁盤陣列（RAID)RAID)（4 4）磁盤庫）磁盤庫2 2、光存儲(chǔ)介質(zhì)、光存儲(chǔ)介質(zhì)（1

24、1）CDCD(2)DVD.DVD(2)DVD.DVD與與CDCD的外觀極為相似，直徑都是的外觀極為相似，直徑都是120120毫米，一般單層容量約為毫米，一般單層容量約為5G.DVD5G.DVD分為預(yù)錄制和可錄制光分為預(yù)錄制和可錄制光盤兩種。預(yù)錄制光盤（盤兩種。預(yù)錄制光盤（DVD-rom)DVD-rom)的數(shù)據(jù)只能由廠商用專用設(shè)備錄制。可錄制光盤又分為一次寫入型的數(shù)據(jù)只能由廠商用專用設(shè)備錄制。可錄制光盤又分為一次寫入型（DVD-R,DVD+RDVD-R,DVD+R）和可擦寫型（）和可擦寫型（DVD-RW,DVD+RW)DVD-RW,DVD+RW)兩種。兩種。3 3、電存儲(chǔ)介質(zhì)、電存儲(chǔ)介質(zhì)（1 1

25、）閃存盤（又稱為優(yōu)盤或）閃存盤（又稱為優(yōu)盤或U U盤），是一種容量大、體積小、不需要驅(qū)動(dòng)器、安全可靠的新型移動(dòng)存盤），是一種容量大、體積小、不需要驅(qū)動(dòng)器、安全可靠的新型移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備。雖然閃存盤的保存壽命較短，不能作為長(zhǎng)期存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)，但可以作為電子文件歸檔、儲(chǔ)設(shè)備。雖然閃存盤的保存壽命較短，不能作為長(zhǎng)期存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)，但可以作為電子文件歸檔、復(fù)制、傳遞和利用的過渡性介質(zhì)。復(fù)制、傳遞和利用的過渡性介質(zhì)。（2 2）存儲(chǔ)卡（也稱數(shù)碼卡）存儲(chǔ)卡（也稱數(shù)碼卡）: :一是一是SDSD存儲(chǔ)卡，二是存儲(chǔ)卡，二是TFTF存儲(chǔ)卡，三是記憶棒。檔案部門使用存儲(chǔ)卡須注存儲(chǔ)卡，三是記憶棒。檔案部門使用存儲(chǔ)卡須

26、注意三個(gè)問題：一是最好使用意三個(gè)問題：一是最好使用SDSD卡，二是應(yīng)當(dāng)選購讀寫速度較快的存儲(chǔ)卡，三是建議檔案部門可購置通卡，二是應(yīng)當(dāng)選購讀寫速度較快的存儲(chǔ)卡，三是建議檔案部門可購置通用讀卡器。用讀卡器。（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù) 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)主要有直接存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)三種。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)主要有直接存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)三種。1 1、直接存儲(chǔ)技術(shù)、直接存儲(chǔ)技術(shù) 2 2、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù) （1 1）直接附加存儲(chǔ)）直接附加存儲(chǔ)( (最低級(jí)）（最低級(jí)）（2 2）網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)）網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ) （3 3）存儲(chǔ)）存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（最高級(jí)）區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（最高級(jí)） 3 3、云存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)二、數(shù)據(jù)備

27、份系統(tǒng)二、數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)（一）數(shù)據(jù)備份的策略（一）數(shù)據(jù)備份的策略數(shù)據(jù)備份的策略主要有全備份、增量備份和差異備份三種。數(shù)據(jù)備份的策略主要有全備份、增量備份和差異備份三種。（二）數(shù)據(jù)備份技術(shù)（二）數(shù)據(jù)備份技術(shù)數(shù)據(jù)備份技術(shù)分為熱備份和冷備份兩種。數(shù)據(jù)備份技術(shù)分為熱備份和冷備份兩種。（三）數(shù)據(jù)備份的載體（三）數(shù)據(jù)備份的載體檔案?jìng)浞莸慕橘|(zhì)有硬盤、磁帶、光盤、紙、縮微膠片等。檔案?jìng)浞莸慕橘|(zhì)有硬盤、磁帶、光盤、紙、縮微膠片等。第三章第三章 檔案信息資源建設(shè)檔案信息資源建設(shè) 第一節(jié)第一節(jié) 檔案信息的數(shù)字化檔案信息的數(shù)字化一、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化一、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化（一）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方式（一）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工

28、方式 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方式紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方式 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工方式主要有直接掃描法和縮微轉(zhuǎn)化法兩種。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工方式主要有直接掃描法和縮微轉(zhuǎn)化法兩種。 1、直接掃描法、直接掃描法 2、縮微轉(zhuǎn)換法、縮微轉(zhuǎn)換法 所謂縮微軟換法，是針對(duì)已經(jīng)縮微復(fù)制的檔案，采用專用掃描設(shè)備（即縮微膠片掃描所謂縮微軟換法，是針對(duì)已經(jīng)縮微復(fù)制的檔案，采用專用掃描設(shè)備（即縮微膠片掃描儀）將縮微上的模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像的方法。儀）將縮微上的模擬影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像的方法。 (二）紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程二）紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程 1、檔案整理、檔案整理 2、檔案掃描、檔案掃描 （1）掃描設(shè)備選擇）掃描設(shè)備選擇

29、 （2）掃描色彩模式選擇）掃描色彩模式選擇 掃描色彩模式一般有以下兩種：一是掃描形成黑白二值圖像，二是掃描形成連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像。掃描色彩模式一般有以下兩種：一是掃描形成黑白二值圖像，二是掃描形成連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像。 （3）掃描分辨率）掃描分辨率 采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。 （4）OCR處理處理 注意以下幾點(diǎn)，就可以提高注意以下幾點(diǎn)，就可以提高OCR識(shí)別率：識(shí)別率： 一是選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛省６潜M量采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。三是在進(jìn)行一是選擇適當(dāng)

30、的掃描分辨率。二是盡量采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。三是在進(jìn)行OCR識(shí)別時(shí)注意文字的傾斜校正。四是對(duì)稿件進(jìn)行識(shí)別前識(shí)別時(shí)注意文字的傾斜校正。四是對(duì)稿件進(jìn)行識(shí)別前的預(yù)處理。五是采用適當(dāng)?shù)淖R(shí)別方式。的預(yù)處理。五是采用適當(dāng)?shù)淖R(shí)別方式。 3、圖像處理、圖像處理 （1）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查 （2）糾偏）糾偏 （3）去污）去污 （4）圖像拼接）圖像拼接 （5）裁邊）裁邊 4、圖像存儲(chǔ)、圖像存儲(chǔ) （1）存儲(chǔ)格式）存儲(chǔ)格式 采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)；采用灰度模式和彩色模式掃描的圖像文件，一般采用格式存儲(chǔ)；采用灰度模式和彩

31、色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。提格式存儲(chǔ)。提 供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)CEB、PDF或其人版式文件格式。或其人版式文件格式。 （2）圖像文件的命名）圖像文件的命名 5、目錄建庫、目錄建庫 為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可采用為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可采用“單機(jī)錄入單機(jī)錄入人工校對(duì)人工校對(duì)”或或“雙機(jī)錄入雙機(jī)錄入計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)”的方法。的方法。 6、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)掛接 7、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)驗(yàn)收 8、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)備份 9、數(shù)字化成果管理、數(shù)字化成果管理(二）紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程二）紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程 1、檔案整理、檔案整理 2、檔案掃

32、描、檔案掃描 （1）掃描設(shè)備選擇）掃描設(shè)備選擇 （2）掃描色彩模式選擇）掃描色彩模式選擇 掃描色彩模式一般有以下兩種：一是掃描形成黑白二值圖像，二是掃描形成連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像。掃描色彩模式一般有以下兩種：一是掃描形成黑白二值圖像，二是掃描形成連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像。 （3）掃描分辨率）掃描分辨率 采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。 （4）OCR處理處理 注意以下幾點(diǎn)，就可以提高注意以下幾點(diǎn)，就可以提高OCR識(shí)別率：識(shí)別率： 一是選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛?。二是盡量采

33、用黑白二值模式進(jìn)行掃描。三是在進(jìn)行一是選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛?。二是盡量采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。三是在進(jìn)行OCR識(shí)別時(shí)注意文字的傾斜校正。四是對(duì)稿件進(jìn)行識(shí)別前識(shí)別時(shí)注意文字的傾斜校正。四是對(duì)稿件進(jìn)行識(shí)別前的預(yù)處理。五是采用適當(dāng)?shù)淖R(shí)別方式。的預(yù)處理。五是采用適當(dāng)?shù)淖R(shí)別方式。3、圖像處理、圖像處理 （1）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查）圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查 （2）糾偏）糾偏 （3）去污）去污 （4）圖像拼接）圖像拼接 （5）裁邊）裁邊4、圖像存儲(chǔ)、圖像存儲(chǔ) （1）存儲(chǔ)格式）存儲(chǔ)格式 采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲(chǔ)；采用灰度模式和彩色模式掃描的圖

34、像文件，一般采用格式存儲(chǔ)；采用灰度模式和彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。提格式存儲(chǔ)。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)CEB、PDF或其人版式文件格式?；蚱淙税媸轿募袷?。 （2）圖像文件的命名）圖像文件的命名5、目錄建庫、目錄建庫 為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可采用為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可采用“單機(jī)錄入單機(jī)錄入人工校對(duì)人工校對(duì)”或或“雙機(jī)錄入雙機(jī)錄入計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)”的方法。的方法。6、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)掛接7、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)驗(yàn)收8、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)備份9、數(shù)字化成果管理、數(shù)字化成果管理二、照片檔案的數(shù)字化（一）照片檔案數(shù)字化的對(duì)象（二）照片檔案

35、數(shù)字化方式 1、掃描儀掃描輸入2、數(shù)碼相機(jī)翻拍（三）照片檔案的掃描分辨率照片檔案的掃描分辨率制定建議標(biāo)準(zhǔn)（四）位深對(duì)數(shù)字圖像階調(diào)的影響（五）照片檔案的儲(chǔ)存格式三、錄音檔案的數(shù)字化（一）錄音檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備（二）錄音檔案數(shù)字化的流程（三）錄音檔案數(shù)字化的后期工作（四）錄音檔案數(shù)字化的文件格式四、錄像檔案的數(shù)字化（一）錄像檔案數(shù)字化的硬件配置（二）錄像檔案數(shù)字化的軟件配置（三）錄像檔案數(shù)字化的工作流程1、數(shù)字化前期準(zhǔn)備2、數(shù)字化階段（1）視頻采集視頻采集不能快進(jìn)，即如果DV錄像是60分鐘，則采集時(shí)間也是60分鐘。（2）視頻編輯 (3)視頻存儲(chǔ) 一般采用AVI或MPEG-2格式，也可采用WMV、

36、MP4、MOV等流行格式存儲(chǔ)一套復(fù)制件。3、數(shù)字化后期工作（四）錄像檔案數(shù)字紀(jì)的文件格式1、AVI格式2、MPEG格式MPEG標(biāo)準(zhǔn)主要有MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4等。五、數(shù)字化成果的存儲(chǔ)格式選擇六、檔案數(shù)字化成果的格式轉(zhuǎn)換 這里推薦一款多功能的電子文件格式轉(zhuǎn)換軟件“格式工廠”，它具有強(qiáng)大功能：一是支持幾乎所有類型的視頻、音頻、圖像、文字類檔案文件包括當(dāng)前流行的IPHONE/IPOD/PSP等媒體定制格式的轉(zhuǎn)換，可謂文件格式萬能轉(zhuǎn)換器；二是轉(zhuǎn)換時(shí)可以設(shè)置文件輸出位置、方式、大小等，還可以修復(fù)某些損壞的視頻文件名 三是轉(zhuǎn)換圖片文件時(shí)支持文件縮放、旋轉(zhuǎn)、水印等功能；四是能對(duì)批量電子文件

37、進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換速度快；五是具有DVD視頻抓取功能，能輕松地將DVD備份到本地硬盤；六是支持60種國(guó)家語言。 第二節(jié) 電子文件歸檔與電子檔案移交 2002年，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002)將電子檔案稱之為“歸檔電子文件”，是“指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件”。2012年，國(guó)家檔案局印發(fā)的電子檔案移交與接收辦法中明確了電子檔案的概念，將其定義為：“是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件?！?電子檔案就是“歸檔電子文件”。 一、電子文件的特性 （一）信息的非人工識(shí)讀性 （二）系統(tǒng)的依賴性 （

38、三）信息與特定記錄載體之間的可分離性 （四）信息的可變性 （五）信息存儲(chǔ)的高密度性 (六）多種媒體信息的集成性 （七）信息的可操作性 以上每一個(gè)電子文件的特點(diǎn)既是它的優(yōu)點(diǎn)，也都是缺點(diǎn)。 二、電子文件歸檔的含義和特點(diǎn)（一）歸檔時(shí)間前置（二）歸檔形式多元互補(bǔ)（三）歸檔范圍擴(kuò)大（四）歸檔實(shí)體移交與權(quán)責(zé)移交的分享（五）電子文件歸檔份數(shù)較多至少一式三套：一套封存保管（一般稱為A套）；一套提供利用（一般稱為B套）；必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存（一般稱為C套）。三、電子文件歸檔的范圍 電子文件歸檔與管理規(guī)范規(guī)定：“電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

39、”其中“國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定”，當(dāng)前主要是指國(guó)家檔案局2006年發(fā)布的8號(hào)令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定、國(guó)家檔案局2012年發(fā)布的10號(hào)令企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，以及本地檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定。具體現(xiàn)來說：1、在本機(jī)構(gòu)行使職能活動(dòng)、業(yè)務(wù)管理及行政管理活動(dòng)過程中形成的，有紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文件，參照國(guó)家有關(guān)歸檔范圍和保管期限規(guī)定歸檔。對(duì)于需要保存草稿及過程稿的電子文件，需要按照版本管理的要求添加版本號(hào)，并和正本一并歸檔。2、在行使和拓展本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)過程中，利用信息系統(tǒng)產(chǎn)生的無紙化新型電子文件，如網(wǎng)站、電

40、子郵件、微博、微信等電子文件，也要列入歸檔范圍。3、各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫、圖形庫和方法庫等。4、為保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性，其支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及相關(guān)代碼庫、參數(shù)設(shè)置等也需要?dú)w檔。5、有助于確保電子文件真實(shí)、完整、有效、安全的有關(guān)元數(shù)據(jù)、說明性材料也要?dú)w檔。6、對(duì)于必須實(shí)行“雙套制”保存的電子檔案，應(yīng)歸檔相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件，并在有關(guān)目錄中建立電子文件和紙質(zhì)文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。四、電子文件歸檔的方式（一）按照歸檔電子文件的實(shí)際存儲(chǔ)位置，可分為物理歸檔和邏輯歸檔1、物理歸檔2、邏輯歸檔：必須是在線歸檔（二）按照歸檔電子文件的移交方式，可分為在線歸檔和離線歸檔1、在線歸檔2、離線歸檔

41、五、電子文件歸檔的要求（一）歸檔范圍和保管期限要求 電子文件應(yīng)準(zhǔn)確劃分歸檔范圍和保管期限表，具有保存價(jià)值的照片、音視頻文件和公務(wù)電子郵件等電子文件也應(yīng)當(dāng)列入歸檔范圍；電子文件的正本、定稿、簽發(fā)稿、處理單，重要電子文件的修改稿和留痕信息應(yīng)當(dāng)完整歸檔。（二）雙套制歸檔要求具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微品同時(shí)歸檔。定期保存的電子文件，由電子文件的形成單位根據(jù)實(shí)際需要決定是否采用異質(zhì)雙套歸檔。法律法規(guī)中規(guī)定不適用電子簽名的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的紙質(zhì)簽署文件。（三）載體要求 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，存儲(chǔ)至耐久的載體上。電子文件歸檔推

42、薦使用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤。（四）歸檔載體標(biāo)簽要求 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。用作電子文件歸檔或電子檔案保存的光盤不能貼標(biāo)簽，該標(biāo)簽必須用特制的光盤標(biāo)簽打印機(jī)在特制的光盤空白背面上。因?yàn)閷?duì)于高速旋轉(zhuǎn)的光盤來說，（五）真實(shí)性要求（六）完整性要求六、電子文件的組盤 組盤遵循一些基本規(guī)則：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同期限定期拷貝光盤，以延長(zhǎng)電子文件的保管壽命。二是將同一密級(jí)的文件組合，以便于保密和安全管理。三是將

43、同一部門的組合，以便于查找利用和復(fù)制。四是將同一檔案類別、同一工程項(xiàng)目、同一設(shè)備項(xiàng)目的文件盡量存儲(chǔ)在同一光盤上，以方便利用。五是按規(guī)范著錄規(guī)則建立盤內(nèi)文件目錄，并將電子文件與相關(guān)條目建立鏈接關(guān)系，以便查找目錄時(shí)立即能調(diào)閱相應(yīng)的電子文件。六是如果盤內(nèi)有非通用格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的運(yùn)行軟件一并存入該盤內(nèi)以便電子文件的打開或閱讀。（一）從工程類電子文件的特點(diǎn)出發(fā)將存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定為三種格式（二）每張光盤內(nèi)文件夾的存儲(chǔ)方法1、在根目錄下存儲(chǔ)一個(gè)說明文件2、在根目錄下存儲(chǔ)一個(gè)輔讀信息文件3、在根目錄下存儲(chǔ)一個(gè)目錄文件4、設(shè)置“數(shù)據(jù)1”子目錄5、設(shè)置“數(shù)據(jù)2”子目錄6、設(shè)置“其他”子目錄（三）制定電子文

44、件歸檔和電子檔案管理的制度規(guī)范七、電子文件的規(guī)范命名（一）規(guī)范命名詞的要求1、唯一；2、直觀；3、簡(jiǎn)潔；4、參照。（二）規(guī)范命名詞的方法P81八、電子檔案的移交第三節(jié) 檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)一、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的意義二、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)（一）檔案目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)（二）檔案文件的著錄標(biāo)引和著錄信息錄入如何提高檔案著錄、數(shù)據(jù)錄入的速度和質(zhì)量1、提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)操作人員的責(zé)任心2、嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)3、采取有效的技術(shù)手段提高數(shù)據(jù)錄入的速度和質(zhì)量（1）在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中控制數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)定義。為了提高系統(tǒng)的適用性和可擴(kuò)展性，很多檔案信息系統(tǒng)都為用戶提供了靈活的數(shù)據(jù)庫自定義功能，然而這項(xiàng)功能如不加以控制就會(huì)

45、造成“亂定義”，即定義的隨意性。（2）利用計(jì)算機(jī)智能，自動(dòng)錄入數(shù)據(jù)。（3）使用代碼錄入三、檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)（一）檔案全文數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的過程（二）檔案全文數(shù)據(jù)庫的功能四、檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)（一）建立檔案多媒體數(shù)據(jù)庫的步驟（二）多媒體檔案與檔案多媒體目錄數(shù)據(jù)庫的掛接方法1、基于文件方法（又稱“鏈接法”）2、二進(jìn)制域方法（又稱“嵌入法”）第四章第四章 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè) 第一節(jié)第一節(jié) 檔案管理信息系統(tǒng)的研制檔案管理信息系統(tǒng)的研制一、檔案管理信息系統(tǒng)一、檔案管理信息系統(tǒng):是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案是指各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)

46、體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。件系統(tǒng)。二、檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)二、檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)（一）檔案管理應(yīng)用軟件的基本要求（一）檔案管理應(yīng)用軟件的基本要求（二）檔案管理應(yīng)用軟件的基本功能結(jié)構(gòu)（二）檔案管理應(yīng)用軟件的基本功能結(jié)構(gòu)（P94）三、檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的方法三、檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的方法 軟件工程是指導(dǎo)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)和維護(hù)的工程學(xué)科，是采用工程的概念、原理、技術(shù)軟件工程是指導(dǎo)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)和維護(hù)的工程學(xué)科，是采用工程的概念、原理、技術(shù)和方法來開發(fā)和維護(hù)軟件的方法。該生命周期可以劃分為若干相互區(qū)別又相互聯(lián)系的四

47、個(gè)和方法來開發(fā)和維護(hù)軟件的方法。該生命周期可以劃分為若干相互區(qū)別又相互聯(lián)系的四個(gè)階段，即系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)。階段，即系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)。 前三個(gè)階段形成：前三個(gè)階段形成：1 1、開題報(bào)告或計(jì)劃任務(wù)書，、開題報(bào)告或計(jì)劃任務(wù)書，2 2、可行性報(bào)告、可行性報(bào)告3 3、用戶需求說明書，、用戶需求說明書，4 4、檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊圖，、檔案管理信息系統(tǒng)的功能模塊圖，5 5、系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)規(guī)格說明書，規(guī)格說明書，6 6、測(cè)試報(bào)告，、測(cè)試報(bào)告，7 7、用戶使用報(bào)告，、用戶使用報(bào)告，8 8、系統(tǒng)研制報(bào)告，、系統(tǒng)研制報(bào)告，9 9、系統(tǒng)技術(shù)報(bào)告，

48、系統(tǒng)技術(shù)報(bào)告，1010、鑒定意見。、鑒定意見。 第四個(gè)階段的系統(tǒng)維護(hù)分為：改正性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、擴(kuò)展性維護(hù)第四個(gè)階段的系統(tǒng)維護(hù)分為：改正性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、擴(kuò)展性維護(hù) 第二節(jié)第二節(jié) 數(shù)字檔案室建設(shè)數(shù)字檔案室建設(shè)一、數(shù)字檔案室概述一、數(shù)字檔案室概述（一）數(shù)字檔案室的概念及內(nèi)涵（一）數(shù)字檔案室的概念及內(nèi)涵 數(shù)字檔案室建設(shè)指南定義數(shù)字檔案室是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔數(shù)字檔案室建設(shè)指南定義數(shù)字檔案室是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行

49、采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。 該概念包括以下內(nèi)涵：該概念包括以下內(nèi)涵：1、建設(shè)和應(yīng)用的主體是政府、企事業(yè)單位和各類社會(huì)組織的檔案室，目的是為了更好地履行檔案管理、建設(shè)和應(yīng)用的主體是政府、企事業(yè)單位和各類社會(huì)組織的檔案室，目的是為了更好地履行檔案管理職能。職能。2、技術(shù)條件是全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，包括數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。、技術(shù)條件是全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，包括數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。3、管理對(duì)象主要是電子檔案（即歸檔電子文件）和數(shù)字化檔案（即傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本）的信息。、管理

50、對(duì)象主要是電子檔案（即歸檔電子文件）和數(shù)字化檔案（即傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本）的信息。4、管理的功能包括檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。、管理的功能包括檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。5、建設(shè)要求是建立檔案信息、建設(shè)要求是建立檔案信息“集成集成”管理平臺(tái)。管理平臺(tái)。（二）數(shù)字檔案室建設(shè)原則：（二）數(shù)字檔案室建設(shè)原則：1、資源強(qiáng)檔原則，、資源強(qiáng)檔原則，2、標(biāo)準(zhǔn)先行原則，、標(biāo)準(zhǔn)先行原則，3、整體推進(jìn)原則，、整體推進(jìn)原則，4、確保安全、確保安全原則，原則，5、系統(tǒng)集成原則、系統(tǒng)集成原則二、數(shù)字檔案室的建設(shè)任務(wù)二、數(shù)字檔案室的建設(shè)任務(wù) 第三節(jié)第三節(jié) 數(shù)字檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館建設(shè)一、數(shù)字檔案館概述一、數(shù)字檔案館概述 數(shù)字檔案館是運(yùn)

51、用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通數(shù)字檔案館是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。它包括以下過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。它包括以下內(nèi)涵：內(nèi)涵：（一）數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館功能的拓展和創(chuàng)新（一）數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館功能的拓展和創(chuàng)新（二）數(shù)字檔案館是國(guó)家基礎(chǔ)數(shù)字信息的集散中心（二）數(shù)字檔案館是國(guó)家基礎(chǔ)數(shù)字信息的集散中心（三）數(shù)字檔案館是（三）數(shù)字檔案館是“數(shù)字化數(shù)字化+ +網(wǎng)絡(luò)化網(wǎng)絡(luò)化”的檔案館的檔案館 在狹義上，數(shù)字檔案館是建立在數(shù)字化

52、、網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)上的傳統(tǒng)檔案館；在廣義在狹義上，數(shù)字檔案館是建立在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)上的傳統(tǒng)檔案館；在廣義上，數(shù)字檔案館是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的面向數(shù)字信息對(duì)象分布存儲(chǔ)的狹義數(shù)字檔案館群。也就上，數(shù)字檔案館是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的面向數(shù)字信息對(duì)象分布存儲(chǔ)的狹義數(shù)字檔案館群。也就是說，廣義數(shù)字檔案館可以被分解為一個(gè)個(gè)狹義數(shù)字檔案館實(shí)體。是說，廣義數(shù)字檔案館可以被分解為一個(gè)個(gè)狹義數(shù)字檔案館實(shí)體。二、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的功能要求二、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的功能要求（一）收集功能要求（一）收集功能要求（二）管理功能要求（二）管理功能要求（三）長(zhǎng)久保存要求（三）長(zhǎng)久保存要求（四）存儲(chǔ)架構(gòu)要求（四）存儲(chǔ)架構(gòu)要求（五）利用功能要求

53、（五）利用功能要求三、數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建三、數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)和服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建（一）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)（一）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)（二）服務(wù)平臺(tái)建設(shè)（二）服務(wù)平臺(tái)建設(shè)1、基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)、基于局域網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)2、基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)、基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)3、基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)、基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái) 第四節(jié)第四節(jié) 檔案網(wǎng)站建設(shè)檔案網(wǎng)站建設(shè)一、檔案網(wǎng)站的類型一、檔案網(wǎng)站的類型 主要有：檔案局（館）網(wǎng)站、專業(yè)部門檔案館網(wǎng)站、企事業(yè)單位檔案網(wǎng)站、檔案刊物主要有：檔案局（館）網(wǎng)站、專業(yè)部門檔案館網(wǎng)站、企事業(yè)單位檔案網(wǎng)站、檔案刊物網(wǎng)站、檔案教育與咨詢網(wǎng)站、個(gè)人檔案網(wǎng)站等，

54、其中前三種是主流檔案網(wǎng)站。網(wǎng)站、檔案教育與咨詢網(wǎng)站、個(gè)人檔案網(wǎng)站等，其中前三種是主流檔案網(wǎng)站。二、檔案網(wǎng)站的作用二、檔案網(wǎng)站的作用三、檔案網(wǎng)站的具體功能三、檔案網(wǎng)站的具體功能（一）檔案檢索（一）檔案檢索 （二）檔案管理（二）檔案管理（三）檔案行政（三）檔案行政（四）檔案宣傳（四）檔案宣傳（五）交流互動(dòng)（五）交流互動(dòng)（六）文化展示：檔案網(wǎng)站可設(shè)立（六）文化展示：檔案網(wǎng)站可設(shè)立“珍藏集萃珍藏集萃”、“特藏展室特藏展室”等欄目等欄目（七）專業(yè)教育（七）專業(yè)教育第五章第五章 檔案信息化保障體系建設(shè)檔案信息化保障體系建設(shè)第一節(jié)第一節(jié) 宏觀管理保障體系宏觀管理保障體系（一）規(guī)劃制定的原則（一）規(guī)劃制定的原則1、統(tǒng)攬全局的原則、統(tǒng)攬全局的原則 在目標(biāo)的確定上既要起點(diǎn)高，又不能不切實(shí)際地盲目拔高；在任務(wù)的確定上既要全面覆在目標(biāo)的確定上既要起點(diǎn)高，又不能不