1、一名一名出色的秘書出色的秘書 具有良好的專業技能具有良好的專業技能 提高公司的工作效率提高公司的工作效率 減輕上司的工作負荷減輕上司的工作負荷 享受更多的工作樂趣享受更多的工作樂趣秘書的工作職責秘書的工作職責 接待來訪客人接待來訪客人 接聽各類電話接聽各類電話 文檔資料管理文檔資料管理 起草或協助起草各類文件起草或協助起草各類文件 幫助上司安排工作行程，并及時記錄和提醒幫助上司安排工作行程，并及時記錄和提醒 各種會務安排及會議記錄各種會務安排及會議記錄 處理往來信函和傳真處理往來信函和傳真 上司和部門同事出差安排上司和部門同事出差安排 辦公設備和物品的購置辦公設備和物品的購置 follow u

2、p秘書的素質秘書的素質 保守機密保守機密 良好的文字處理能力良好的文字處理能力 時間管理時間管理 個人形象個人形象 主動性和可靠性主動性和可靠性 準確準確 隨機應變隨機應變 認同不同個性認同不同個性 冷靜處事冷靜處事 follow up秘書的重要秘書的重要 現今社會現今社會, 一名出色的秘書不再僅限于做一名出色的秘書不再僅限于做上司的助手上司的助手, 他他/她已經承擔著一個部門她已經承擔著一個部門溝通、協調的任務，成為整個機構中不溝通、協調的任務，成為整個機構中不可缺少的角色。可缺少的角色。保守機密保守機密 secret secretary ( 保守機密的保守機密的人）人） 不向任何人透露所見

3、所聞的公司機密信不向任何人透露所見所聞的公司機密信息：如財務報表、人事變動、內部策略、息：如財務報表、人事變動、內部策略、銷售數據等銷售數據等, 包括自己的家人和朋友。包括自己的家人和朋友。 英文保密標識：英文保密標識：confidential private 良好的文字處理能力良好的文字處理能力 熟練使用電腦熟練使用電腦 掌握辦公文字應用軟件：掌握辦公文字應用軟件： word、excel、powerpoint 中、英文文字使用能力中、英文文字使用能力 熟悉各種辦公文案格式熟悉各種辦公文案格式時間管理時間管理你你一直都覺得很忙嗎？一直都覺得很忙嗎？你能在被要求的時間內準時完成工作嗎？你能在被要

4、求的時間內準時完成工作嗎？你怎樣去處理緊急與重要的事情？你怎樣去處理緊急與重要的事情？個人形象個人形象 員工所制造的印象就是公司的廣告員工所制造的印象就是公司的廣告 外人會從雇員的表現對機構下判斷外人會從雇員的表現對機構下判斷 每個人只有一次機會給人第一印象每個人只有一次機會給人第一印象 個人形象內容：個人形象內容： 容貌、聲音、衣著、容貌、聲音、衣著、 動作、表情動作、表情主動性和可靠性主動性和可靠性 主動完善與工作相關的各種技能：如電腦、速主動完善與工作相關的各種技能：如電腦、速記、寫作等記、寫作等 主動承擔更多的工作責任主動承擔更多的工作責任 不斷尋求更有效的工作方法不斷尋求更有效的工作

5、方法 面對困難和問題，能獨立思考并找到相應的解面對困難和問題，能獨立思考并找到相應的解決方案決方案 把自己的時間、想法和精力貢獻給團隊把自己的時間、想法和精力貢獻給團隊準確無誤準確無誤 我們工作的準確性會影響：我們工作的準確性會影響： 工作的進程工作的進程 上司對我們工作能力的評估上司對我們工作能力的評估 上司和同事的信任上司和同事的信任 工作效率工作效率隨機應變隨機應變 尋找不同的方法去適應成長中的變化尋找不同的方法去適應成長中的變化 不斷改進個人的工作習慣以適應工作需不斷改進個人的工作習慣以適應工作需要要 對不期而至的改變要有充分的思想準備對不期而至的改變要有充分的思想準備認同不同個性認同

6、不同個性 學會與各種個性的人打交道學會與各種個性的人打交道 尊重他人的觀點及工作態度尊重他人的觀點及工作態度 與人和睦相處與人和睦相處 不要對別人要求過高不要對別人要求過高 容忍別人的不足容忍別人的不足冷靜處事冷靜處事 始終保持平和的心態始終保持平和的心態 勇于面對困難和挫折勇于面對困難和挫折 從不以喜、惡示人從不以喜、惡示人 樂于助人樂于助人follow up 一件事情有始有終一件事情有始有終 跟綜事件的進程和結果跟綜事件的進程和結果 這是秘書工作的重要方法和習慣這是秘書工作的重要方法和習慣你想你想成為怎樣的秘書？成為怎樣的秘書？a、“打印這個文件打印這個文件”、“復印那個文件復印那個文件”

7、、 “把這些文件存檔把這些文件存檔”；b、“這個文件要打印嗎？這個文件要打印嗎？”“”“需要我去復印需要我去復印 嗎？嗎？”“”“需要我去復印嗎？需要我去復印嗎？”c、“我準備去打印這個文件我準備去打印這個文件”、“我要改變我要改變 這種存檔方式這種存檔方式”d、 她已完全知道怎樣安排自己的工作，上司已她已完全知道怎樣安排自己的工作，上司已 不用去過問她的工作細節不用去過問她的工作細節e、 她已成為上司的得力助手，能幫助上司管理她已成為上司的得力助手，能幫助上司管理 好一切好一切“后勤后勤”支持工作支持工作秘書工作服飾規范秘書工作服飾規范 服裝質地要更講究服裝質地要更講究 款式端莊大方、穩重高

8、雅，不要太時髦款式端莊大方、穩重高雅，不要太時髦 更多地選擇裙裝更多地選擇裙裝 服裝色彩不能太艷服裝色彩不能太艷 上下班服裝有別上下班服裝有別 襪子的搭配要注意顏色襪子的搭配要注意顏色 避免平底和超高跟鞋避免平底和超高跟鞋秘書工作形象秘書工作形象 必要的化妝必要的化妝 化妝的高明與否會直接影響外界對你的化妝的高明與否會直接影響外界對你的評價評價 學會微笑學會微笑秘書舉止規范秘書舉止規范 站立站立 行走行走 就座就座 回頭回頭 下蹲下蹲 見面見面 握手握手 介紹介紹 交談交談有效接聽電話有效接聽電話聲音和語氣聲音和語氣迅速接聽迅速接聽應答方式應答方式代人留言代人留言準確、有效地轉接電話準確、有效

9、地轉接電話不要讓對方長久等待不要讓對方長久等待幫上司接聽來電幫上司接聽來電處理往來信函處理往來信函傳真：傳真： - 收到傳真時查看內容是否齊全收到傳真時查看內容是否齊全 - 一份傳真同時抄送給幾個人時一份傳真同時抄送給幾個人時 - 有關人員出差在外時有關人員出差在外時 - 傳真中沒有注明收件人姓名傳真中沒有注明收件人姓名 - 發完一份傳真要注明發完一份傳真要注明“已發已發”字樣字樣 - 發傳真時要留意發傳真時要留意“c.c”字樣，以免遺漏其他發字樣，以免遺漏其他發 送對象送對象 - 記住使用標準的傳真文件格式記住使用標準的傳真文件格式處理往來信函處理往來信函 來往信件：來往信件： - 如發現信

10、封上注有如發現信封上注有“privateconfidential personal”字樣，應將信件交予本人字樣，應將信件交予本人 - 及時發送對外信件及時發送對外信件 - 發送信件前對地址、姓名和郵編進行核發送信件前對地址、姓名和郵編進行核 對，對， 以防有誤以防有誤 - 在寄發平信、國內外特快專遞時，應對所有在寄發平信、國內外特快專遞時，應對所有發發 送信息進行記錄送信息進行記錄處理往來信函處理往來信函 內部內部memo（文告）文告） - 通過通過memo增進部門與部門間的溝通增進部門與部門間的溝通 - 當收到其它部門當收到其它部門memo時，秘書應將時，秘書應將 memo內容及時告訴本部員

11、工，可采內容及時告訴本部員工，可采用用 “circulation slip”簽字的辦法簽字的辦法 處理往來信函處理往來信函 注意事項：注意事項： - 將每天收到的傳真、信件和內部文件將每天收到的傳真、信件和內部文件 按按 重要和緊急性分重要和緊急性分 類呈送給上司類呈送給上司 - 所有往來信函除機密信件外，秘書應所有往來信函除機密信件外，秘書應 大致了解內容，并提醒上司或同事及大致了解內容，并提醒上司或同事及 時回復時回復 使用標準文件格式使用標準文件格式 傳真傳真 信件信件 內部通知內部通知 文具訂購單文具訂購單 新員工物品清單新員工物品清單 公用財產記錄公用財產記錄 休假單休假單待客禮儀規

12、范待客禮儀規范 儀容整潔，并先整理好房間和接待用品儀容整潔，并先整理好房間和接待用品 重要客人應提前在門外迎接重要客人應提前在門外迎接 介紹和名片的使用介紹和名片的使用 引導客人就座引導客人就座 茶、水茶、水 接待客人時，不要經?？词直斫哟腿藭r，不要經常看手表 當客人起身告辭時，再起身相送當客人起身告辭時，再起身相送 送客送到電梯口或大門口，代按電梯，送客送到電梯口或大門口，代按電梯， 電梯關閉或客戶上車后再離開電梯關閉或客戶上車后再離開會議安排會議安排 會議前的準備：會議前的準備： - 會議日程表會議日程表 - 場地的勘查和準備場地的勘查和準備 - 準備會議所需一切設備與物品：準備會議所需

13、一切設備與物品： 文具、白板、白紙、筆、投影系統、影響系統文具、白板、白紙、筆、投影系統、影響系統 多備一些會議日程表多備一些會議日程表 如是月如是月/季的會議，應備有上次會議記錄季的會議，應備有上次會議記錄 來賓簽到處的安排來賓簽到處的安排會議安排會議安排 會議日程表：會議日程表： - 會議的日期、地點、目的和內容，必要的地方還要有會議的日期、地點、目的和內容，必要的地方還要有 文字說明文字說明 - 會議涉及的講座和發言內容需在日程表中列明會議涉及的講座和發言內容需在日程表中列明 - 有時需將與會人的名單列于日程表中有時需將與會人的名單列于日程表中 - 會議日程表應于開會前兩周通知讓與會者有

14、充分的時會議日程表應于開會前兩周通知讓與會者有充分的時 間準備間準備 - 如是公開報名性質的會議，除將日程表發送外，應同如是公開報名性質的會議，除將日程表發送外，應同 時附有報名表或回執時附有報名表或回執會議安排會議安排 會議中：會議中： - 提前到達開會現場，仔細檢查是否按計提前到達開會現場，仔細檢查是否按計 劃準備好劃準備好 - 檢查現場投影、麥克風效果檢查現場投影、麥克風效果 - 照顧簽到處客人入座，并確保提供客人飲用照顧簽到處客人入座，并確保提供客人飲用水水 - 帶好開會所需的文件，當需要是及時提供帶好開會所需的文件，當需要是及時提供 - 做好會議記錄做好會議記錄 - 協調開會時可能發

15、生的緊急事件協調開會時可能發生的緊急事件 會議組織安排會議組織安排 會議結束后：會議結束后： - 檢查現場，確保公司的財產和物品都帶檢查現場，確保公司的財產和物品都帶 回公司回公司 - 準備會議記錄，并將由上司簽字認可的準備會議記錄，并將由上司簽字認可的 會議記錄發送給有關人員會議記錄發送給有關人員 - 將開會所用任何文件及資料存檔，方便將開會所用任何文件及資料存檔，方便 以后查詢以后查詢會談會談/會見的安排會見的安排 會談：會談： - 場地布置為談判式場地布置為談判式 - 主、賓座位安排主、賓座位安排 會見：會見： - 主、賓座位主、賓座位 - 翻譯或記錄員座位翻譯或記錄員座位文檔資料管理文

16、檔資料管理 兩種類型的文件夾：兩種類型的文件夾： - 普通型（厚普通型（厚/?。簩γ總€檔案名略作薄）：對每個檔案名略作 注釋注釋 - 懸掛式文件夾懸掛式文件夾 首先應與你的上司商量選用哪種文件夾首先應與你的上司商量選用哪種文件夾存檔存檔存檔方式 按按az的順序來分：人事檔案的順序來分：人事檔案 按內容和主題來分：需保留一份檔案索引按內容和主題來分：需保留一份檔案索引 按地域來分：如銷售報告按地域來分：如銷售報告 按數字來分：按數字來分：1 x，同樣需要一份檔案索引同樣需要一份檔案索引 按時間先后次序來分：如會議記錄、工資評定按時間先后次序來分：如會議記錄、工資評定等等 “其它文檔其它文檔”：

17、一些沒有特別實用價值，但可：一些沒有特別實用價值，但可以作參考的文件可以存放于此。以作參考的文件可以存放于此。文檔資料管理文檔資料管理 中央文檔（中央文檔（ central filing ) 文檔資料借閱制度文檔資料借閱制度 幫助上司和同事做好文檔資料管理幫助上司和同事做好文檔資料管理 用懸掛式文件夾來放置日常文件用懸掛式文件夾來放置日常文件 存檔文件柜應靠近你的辦公區域，以便存檔文件柜應靠近你的辦公區域，以便及時尋找文件及時尋找文件出差安排出差安排 機票預定機票預定 - 聯系旅行社預定最佳路線及價格的機票聯系旅行社預定最佳路線及價格的機票 - 與上司確定一個后備的訂票時間，以防第一選擇時間與

18、上司確定一個后備的訂票時間，以防第一選擇時間的機票已滿的機票已滿 - 特價機票的限制條件要告訴你的上司和同事，在得到特價機票的限制條件要告訴你的上司和同事，在得到確認后再出票確認后再出票 - 如果是出國旅行，切記時間差問題如果是出國旅行，切記時間差問題 - 在行程確定的最后一刻出票，以防行程改變在行程確定的最后一刻出票，以防行程改變 - 拿到機票后，仔細核對航班號、客人姓名及艙拿到機票后，仔細核對航班號、客人姓名及艙 位情況位情況出差安排出差安排 thing to bring list: 提醒上司和同事勿忘應帶提醒上司和同事勿忘應帶的物品：的物品： - 身份證件和機票身份證件和機票 - 入住酒

19、店的名稱及地址入住酒店的名稱及地址 - 參加會議的日程表參加會議的日程表 - 開會用的文件資料開會用的文件資料 - 整個出差行程安排整個出差行程安排 - 如是海外會議，更應提供每程轉機行程如是海外會議，更應提供每程轉機行程出差安排出差安排 用用標準傳真格式，通過酒店銷售部預定標準傳真格式，通過酒店銷售部預定房間：包括房間：包括 公司名稱、客人姓名、入公司名稱、客人姓名、入住時間、入住天數、付款情況、房型要住時間、入住天數、付款情況、房型要求、特別要求求、特別要求 與上司或同事確定接機安排，同時要確與上司或同事確定接機安排，同時要確認費用認費用出差安排出差安排 公司出差政策：公司出差政策： 應熟

20、悉公司的出差政策，特別留意針對應熟悉公司的出差政策，特別留意針對不同級別員工入住酒店、預定機票的規不同級別員工入住酒店、預定機票的規定。定。如何與你的上司及同事相處如何與你的上司及同事相處 成功秘書的共同優點：成功秘書的共同優點： - 知道如何將對立轉為合作知道如何將對立轉為合作 - 永遠知道自己的上司和同事下一步需要永遠知道自己的上司和同事下一步需要 什么，將要做什么什么，將要做什么 - 合理安排時間，懂得輕重緩急處理上司合理安排時間，懂得輕重緩急處理上司 或同事交待的工作或同事交待的工作 - 會控制自己的情緒，在工作時間內永遠保持會控制自己的情緒，在工作時間內永遠保持 專業的形象專業的形象

21、與與上司相處上司相處 了解你的上司了解你的上司 與上司溝通他與上司溝通他/她的期望她的期望 每天工作前，與你的上司碰個頭或開個短會每天工作前，與你的上司碰個頭或開個短會 常向上司征求意見和對你工作的評價常向上司征求意見和對你工作的評價 如果對交予的工作不明白，聰明的秘書會與上如果對交予的工作不明白，聰明的秘書會與上司確認，這是有效防止你做錯事的好方法司確認，這是有效防止你做錯事的好方法與其他主管和同事與其他主管和同事 當你當你同時支持兩個或以上部門時，可以遵循以同時支持兩個或以上部門時，可以遵循以下原則做好你的工作：下原則做好你的工作： - 自己的上司優先自己的上司優先 - 先來后到原則先來后

22、到原則 - 共同商量共同商量 - 良好的溝通永遠是第一的良好的溝通永遠是第一的 - 工作安排和工作計劃表工作安排和工作計劃表用適合的方式表示用適合的方式表示“拒絕拒絕” 仔細聽清對方的請求，并表示同情和理解仔細聽清對方的請求，并表示同情和理解 講明原因，說出不能立即去做的理由講明原因，說出不能立即去做的理由 為對方出主意，找到其它解決辦法為對方出主意，找到其它解決辦法 永遠不說永遠不說“不不”questionnaire 你需要與你的上司討論以下這些問題你需要與你的上司討論以下這些問題 有關電話有關電話： - 當你的上司在開會或見客時，如有電話找當你的上司在開會或見客時，如有電話找你你 的上司，

23、你可以打斷他嗎？的上司，你可以打斷他嗎？ - 當你的上司外出時，他當你的上司外出時，他/她愿意將其它聯絡她愿意將其它聯絡 電話交給你嗎？他電話交給你嗎？他/她會告訴你何時回公司她會告訴你何時回公司嗎？嗎？ - 當你的上司外出時，有客戶因急事找他當你的上司外出時，有客戶因急事找他/她，她， 你可以將他你可以將他/她的聯絡電話告訴客人嗎？如她的聯絡電話告訴客人嗎？如果果 不可以，你應該怎么辦？不可以，你應該怎么辦？ questionnaire 有關來往信件有關來往信件： - 當收到傳真或信件時，你的上司需要你當收到傳真或信件時，你的上司需要你 幫他幫他/她按內容重要程序分好嗎？她按內容重要程序分好

24、嗎？ - 你的上司是否允許你幫他你的上司是否允許你幫他/她拆開私人她拆開私人 信件？信件？questionnaire 有關文檔資料管理有關文檔資料管理 - 哪些文檔你的上司需要你來整理？哪些哪些文檔你的上司需要你來整理？哪些 文件你的上司希望自己來整理？文件你的上司希望自己來整理？ - 哪些文檔需要放在你的文件柜內？哪些文件哪些文檔需要放在你的文件柜內？哪些文件 需要放在你上司的文件柜內？需要放在你上司的文件柜內？ - 你的上司喜愛哪種存檔方式？你的上司喜愛哪種存檔方式？questionnaire 有關時間安排有關時間安排： - 誰來安排他誰來安排他/她的工作時間表她的工作時間表 - 如果你的

25、上司自己安排他如果你的上司自己安排他/她的工作時間表，她的工作時間表， 請他請他/她給你一個復印件，以便了解你上司的她給你一個復印件，以便了解你上司的 工作行程工作行程 - 每天花一些時間確認上司的時間表每天花一些時間確認上司的時間表 - 事先將你的休假和不在辦公室的時間告訴你事先將你的休假和不在辦公室的時間告訴你的的 上司，并提前做好安排上司，并提前做好安排questionnaire有關出差有關出差： - 與你的上司確認他與你的上司確認他/她喜愛的航空公司、她喜愛的航空公司、 機型和乘坐時間機型和乘坐時間 - 他他/她喜歡的座位，靠窗或靠走道她喜歡的座位，靠窗或靠走道 - 他他/她喜愛的酒店她喜愛的酒店時間管理辦法時間管理辦法