1、1.1 Access 2007的主要用途 Access 2007是Office 2007的一個組件，在安裝Office 2007時，通常進行默認安裝就可以將Access 2007安裝到電腦上。1.能夠簡單實現Excel無法實現或很難實現的數據統計和報表功能。2.Access可非常方便的開發簡單的數據庫應用軟件，比如進銷存管理系統、計件工資管理系統、人員管理系統、超市管理系統等。Access 2007的對象主要包括表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊。 1.2 Access 2007的主體構成“表”創建按鈕“窗體”創建按鈕“報表”創建按鈕“查詢”創建按鈕“宏”和“模塊”創建按鈕導航窗格 1.2.1

2、 表 表是存儲數據的對象。Access 2007數據庫中所有的最基本的數據都是存儲在表中的。其它的幾個對象，比如“查詢”、“報表”等都是以此為基礎進行操作的。表最上邊的這一行是列的標題 列標題這里是表格的數據，也就是行，應用程序或者說最終用戶主要操作的就是這些數據，在此處可以添加或修改 表格數據 打開“聯系人管理”素材 1.2.2 查詢 查詢是Access 2007數據庫的另外一個對象，它的主要作用是查詢出滿足客戶要求的數據，并顯示出來。這里是查詢出來的數據 打開“聯系人管理”素材 1.2.3 窗體 窗體就是用戶的操作界面。在表中直接輸入或修改數據不直觀，而且容易出現錯誤，為此我們可以專門設計

3、一個窗口，用于輸入數據。 打開“聯系人管理”素材打開的“聯系人輸入”窗體 1.2.4 報表 報表的作用就是將數據以格式化的方式打印出來。報表中大多數信息來自表、查詢或SQL語句。打開“聯系人管理”素材打開的“報表” 1.2.5 宏 宏是若干個操作的組合，用來簡化一些經常性的操作。宏沒有具體的實體顯示，只有一系列操作的記錄。所以宏只能顯示它本身的設計視圖。關于宏的設計和制作，將在第7章中詳細講述。通過觸發一個宏可以更為方便地在窗體或報表中操作數據，如它可以執行打開表或窗體、運行查詢、運行打印等操作。當數據庫中有大量重復性的工作需要處理時，使用宏是最佳的選擇。 1.2.6 模塊 模塊是用Acces

4、s 2007提供的VBA語言編寫的程序段。 當然如果能利用好模塊，您將會事半功倍。VBA（Visual Basic for Applications）語言是Microsoft Visual Basic的一個子集。 在一般情況下，用戶不需要創建模塊，除非要建立比較復雜的應用程序，或者為了更加方便的實現某些功能。簡單地說數據庫就是許多數據的集合。實際上，在日常生活中，大家都在不知不覺地建立各式各樣的數據庫，如手機上的電話薄便是一個數據庫。 1.3.1 數據庫的概念 1.3 數據庫基礎知識 使用數據庫組織和存儲數據的好處是：數據結構更加規范、易于檢索和統計。所以很多應用程序（如人事管理等）需要使用數

5、據庫來組織和存儲數據。 計算機和操作系統 數據庫 數據庫管理系統應用程序 計算機、數據庫、數據庫管理系統和應用程序的關系如下圖所示。 從圖中不難看出，Access 2007數據庫管理系統的操作對象是數據庫，它的服務對象是應用程序。 1.3.2 關系型數據庫 Access 2007建立的數據庫屬于關系型數據庫。關系型數據庫是目前最流行的數據庫。它的一個最重要的概念是“關系” 。無論是實體還是實體之間的聯系都用關系（二維表）來表示，個關系就是一張二維表。二維表中的“列”一般表示特征。 “行”代表一個實體 單擊“空數據庫”鏈接 模版類型切換選擇數據庫的存放位置單擊數據庫模板1231.4 Access

6、 2007空白數據庫的創建1.5 Access 2007的操作界面和設置創建空白的數據庫后，可以進入Access 2007的主操作界面。標簽新建表操作界面1.6 Access 2007和編程Access的編程功能與數據庫完美的集成，使得在只是實現一些基本的數據存儲、統計查詢等操作時，用Access內置的向導即可輕松完成，無需編寫代碼。如果深入學習，使用Access的VBA編程語言，幾乎可以實現其他編程語言可以實現的所有功能。據統計，在編寫數據庫程序時，Access要比其他編程工具節省2/3的時間，可見其便捷。1.7 Access 2007、VB、ASP和SQLVB（Vasual Basic）是

7、一種可視化的應用程序開發工具，簡單方便，容易入門。用在Access 2007中的VBA語言，從某種意義上說是VB語言的子集，其主要作用是使現有的應用程序自動化。ASP是一種編寫網頁的語言，在ASP中有一種主要的腳本語言VBScript，能夠實現與Access數據庫的交互。SQL則是SQL Server數據庫的一種查詢語言，在Access中也使用此語言進行查詢以窗口形式顯示表1打開Access選項對話框2選擇選擇31.8 典型實例：利用模板創建“學生”管理數據庫 1打開主操作界面4單擊23單擊單擊5輸入單擊6雙擊7窗體報表查詢監護人窗體和報表表格單擊可更改照片輸入數據2.1 “貨架”認識“表”的

8、結構如果將數據庫比作倉庫，那么數據庫中的“表”就是倉庫中的單個貨架。貨架上按照物品特性和倉儲空間，有規律的碼垛著各種貨物。字段字段屬性2.2 存儲數據的架構創建表 2.2.1 輸入數據直接創建表 123雙擊直接輸入單擊單擊456單擊輸入 2.2.2 使用“表模板”創建表 選擇1單擊23設置“表”字段 2.2.3 通過“表設計器”創建表1單擊“表設計”按鈕 2單擊“創建”標簽34輸入字段名稱選擇數據類型在此可設置字段參數右擊“ID”5選擇“主鍵”6新建“部門”字段7單擊8單擊9輸入單擊1011創建的“部門表” 2.2.4 邊學邊練：“計件工資管理系統”的表對于一個中小規模的加工廠來說，工人工資多

9、采用底薪加計件工資制，使用此種方法的優點是可以有效的激發員工的積極性，缺點是工資不易管理，容易出現錯誤，因此建立一個簡單靈巧的工資管理系統，是很多企業所關注的。 本書將自始至終、貫穿全文，在“邊學邊練”中以實例的形式講述計件工資管理系統的創建。下邊我們首先來了解一下在計件工資管理系統中需要創建的表格。 2單擊“創建” 設置主鍵1單擊“表設計”按要求輸入相應的“字段名稱” ，并設置字段的”數據類型“34選中“性別”字段 5在“有效性規則”屬性中輸入：“男“Or “女”7設置字段大小為2 6創建了“人事表”后，按照相同的操作步驟，創建其他表 按照相同的步驟設置其它字段的“常規”屬性。設置完畢后將此

10、對話框關閉，并選擇保存為“人事表”后，即可完成此表的創建 82.3 規劃“容器”“表”中“字段”的設置 2.3.1 Access 2007中的字段類型 在Access 2007數據庫中共有11種可用的數據類型：文本、備注、數字、日期時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE對象、超級鏈接、附件和查詢，它們的作用如表所示。 某種數據具體需要使用什么類型的字段存放，我們主要需要考慮如下幾個方面的內容。 1、字段存儲的是什么樣的數據。如中英文文字可以存儲在文本型字段里，卻不能存儲在數字型字段里。2、要存儲數據的大小，即數據需要的存儲空間的大小。文本型字段只能存儲255個字符，如果您需要存儲一篇文章，則可以

11、考慮使用備注（存儲65535個字符）型字段。 3、是否需要對數據進行計算以及需要對數據進行何種計算。Access 2007可以對數字型、貨幣型數據進行求和計算，但對文本型、備注型數據則不能求和。 4、是否需要排序或索引字段。備注、超級鏈接型及OLE對象型字段均不能使用排序與索引。另外文本型字段中存放的數字，將按字符串性質進行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。 5、是否需要在查詢或報表中對記錄進行分組。備注型、超級鏈接型及OLE對象型字段無法進行分組。 2.3.2 Access 2007的“字段”屬性 在確定了數據類型之后，還應設定字段的屬性，才能更準確地確定數據在表

12、中的存儲格式。 右擊“人事表”，選擇“設計視圖”命令 12選中“姓名”字段 文本型字段的15個屬性 “字段大小”屬性的意義為： “字段大小”屬性用于限定文本字段的大小和數字型數據的類型。文本型字段的字段大小屬性是指文本型數據保存的大小和顯示的大小。在默認情況下為50字節。文本型數據的大小范圍為0255個字節。數字型的“字段大小”屬性是指數字型數據的類型，不同類型的數字型數據的大小范圍亦不相同。至于其它字段，這里不再詳細敘述。 2.3.3 設置“字段”的顯示和打印格式 1文字型數據“格式”的設置方法我們以前邊創建的“部門表”為例，講述文字型數據“格式”的設置方法。我們先來看一下設置前和設置后的效

13、果。 設置前 設置后 選中此數據類型12在格式欄中輸入：“所在部門是：&藍色 ”通過這些設置就會實現上邊的效果了右擊我們前邊創建的“部門表”，選擇“設計視圖”命令，打開此表的設計視圖窗口2數字與貨幣型數據“格式”的設置方法 右擊“部門表”，選擇“設計視圖”命令打開此表的設計視圖窗口添加此字段，并將數據類型設置為“數字” 12單擊格式旁的下拉箭頭，可以選擇所要設置的貨幣格式 這樣即設置了貨幣型數據類型3日期型數據“格式”的設置方法右擊“部門表”，選擇“設計視圖”命令打開此表的設計視圖窗口添加此字段，并將數據類型設置為“日期/時間 ” 12單擊格式旁的下拉箭頭，選擇所要設置的“日期/時間”

14、格式 這樣即設置了日期數據類型 2.3.4 設置字段的輸入格式 用戶在表格中輸入數據時，為了避免錯誤，有可能需要對輸入的內容進行限制，比如會要求在輸入“電話號碼”時，不能輸入字母和漢字，而且位數不能輸入錯誤。為了實現這些功能，我們需要設置字段的“輸入掩碼”屬性。字段的“輸入掩碼”屬性用來要求用戶必須按照特定的格式來輸入數據。1使用向導設置“輸入掩碼” 右擊“部門表”，選擇“設計視圖”命令打開此表的設計視圖窗口新建“部門電話”字段，并將數據類型設置為“文本” 13選中“輸入掩碼”文本框 單擊打開對話框 按鈕繼續 24單擊輸入56單擊8單擊3次“下一步”按鈕 7單擊“完成”按鈕 產品表的數據輸入窗

15、口 點中此處將會見到輸入掩碼，并可按要求輸入數據 2通過直接輸入格式符號設置輸入掩碼使用格式符號自定義“輸入掩碼”可以更靈活、方便的定義所輸入的格式。比如我們可以在“輸入掩碼”對話框中輸入“Password”，這樣，用戶輸入的所有字符就可以被“*”所掩蓋。 2.3.5 設置字段的默認值如果某個值在某個字段中出現的幾率特別高，那么您最好將此數據值設置為此字段的默認值，操作步驟如下。 右擊“部門表”，選擇“設計視圖”命令，打開此表的設計視圖窗口選中“錄入時間”字段 1輸入“Now()”字符 2自動填充的當前日期和時間 2.3.6 設置字段輸入的有效性規則 如果我們的表中有一個字段為“性別”，那么在

16、這個字段中，就應當只能輸入“男”或“女”，而不能輸入其它的字符，這時我們應該怎么設置呢？這時使用字段的“格式”屬性已無法實現這個要求了，而必須設置字段的“有效性規則”屬性。有效性規則的設置方法如下。選中“性別”字段1右擊“人事表”，選擇“設計視圖”命令打開此表的設計視圖窗口在有效性規則中輸入：“男” Or “女”2系統出現的提示 在“性別”字段輸入了錯誤的字符 2.3.7 使用“查閱向導”創建“下拉列表”使用查閱向導的最終結果就是在我們的輸入表中產生下拉選擇列表（如下圖所示）。下拉選擇列表的使用，可以節省錄入數據的時間。表中字段的下拉列表 按圖中所示，建立這樣一個表，表中數據為空 1選中“所在

17、部門”的數據類型，選擇“查閱向導”命令 2單擊“下一步”按鈕 3選擇“部門表” 45單擊“下一步”按鈕繼續 選中 “部門”項 69單擊“選中”按鈕 7單擊“下一步”按鈕繼續 8保持系統默認，單擊“下一步”按鈕繼續 單擊 “下一步”按鈕繼續 11用鼠標拖拽調整列寬 10單擊“完成”按鈕 12 2.3.8 邊學邊練：為計件工資管理系統添加下拉菜單選擇此項后，按照2.3.7節中的描述進行操作就可以了2.4 “歸類”引用設置“表”的關系 我們可以使用數據表間的對應列將Access 2007中的數據表關聯起來。如下圖所示兩個表間的對應關系，下邊講述一下表間關系的創建方法。 單擊此按鈕1單擊此按鈕2選擇表

18、單擊34拖動建立表關系5這里可以對表間的關系進行設置，然后單擊“確定”按鈕即可62.5 “容器”包裝設計“表”的外觀 2.5.1 隱藏和凍結列數據表打開后，Access 2007會以默認的格式進行顯示，此時他所顯示的字體大小，列寬和行寬、分割線等并不一定符合我們的要求。為了方便我們的工作，我們不妨對他進行設置。首先我們來看一下“隱藏”和“凍結列”的方法。 1隱藏列右擊列標題，選擇“隱藏列”命令，即可將此列隱藏 首先打開 “人事表”如果要顯示隱藏的列，則右擊鼠標，選擇“取消隱藏列”命令 1將要顯示的列選中，再將此窗口關閉就可以了 22凍結列 如果要將某列凍結，那么右擊列標題，選擇“凍結列”命令即

19、可 如果要取消凍結列，則選擇此“取消對所有列的凍結”命令即可 2.5.2 改變字體 切換至“開始”標簽頁1這里的表格是未設置前的樣式，字體為“小五”號、宋體顯示 設置字體2按需要設置“字型”、“字號”和顏色等3這是設置后的效果 2.5.3 改變列寬和行高 要改變行高時，在這里直接拖拽就可以了 改變行高后的效果 選擇【其他】【列寬】命令1切換至“開始”標簽 頁2輸入新列寬 單擊“確定”按鈕 342.6 典型實例：創建“考勤管理系統”的“表” 考勤中主要涉及的管理方面有：出勤管理、出差管理、請假管理以及出勤統計管理。本書將設計一個“考勤管理系統”用來對員工的出勤、出差以及請假情況進行統計和管理并將

20、員工出勤情況進行統計，方便企業領導了解員工的工作情況。此實例將貫穿本書。下面我們對“考勤管理系統”數據庫的表進行一下了解，該數據庫包括：“出差信息”、“出勤情況”、“員工信息”、“請假信息”、“員工出勤”5個表，這5個表之間的關系如下圖所示。雙擊“考勤管理系統”數據庫圖標 1單擊“選項”按鈕 2單擊34單擊單擊“創建”標簽56單擊“表設計”輸入字段設置字段屬性設置主鍵789下面我們再來介紹一下“出勤情況”表與“員工信息”表之間關系建立的操作步驟。單擊“數據庫工具”標簽1按住選中“出勤情況”表和“員工信息”表 單擊“添加”按鈕單擊“關系”按鈕243單擊“關閉”按鈕5將“員工信息”表中“員工編號”

21、字段拖動到“出勤情況”表的“員工編號”字段上 1選中“實施參照完整性”復選按鈕 2單擊“創建”按鈕 創建好的表間的關系 33.1 就像“堆垛機”“查詢”初體驗 3.1.1 查詢的概念和種類1查詢的概念 此界面與“表”的界面相似，不過它是經過篩選后的一個或多個表的集合 選中已經設計好的查詢，雙擊執行，即可得到一個這樣的結果集，也就是用戶所要查詢的結果。 2查詢的種類 在Access 2007中，查詢依據其對數據源操作方式及結果的不同分為以下5種類型： （1）選擇查詢：從數據庫的一個或多個表中檢索特定的信息，將查詢的結果顯示在一個數據表上供用戶查看或編輯使用的查詢被稱為選擇查詢。（2）參數查詢：在

22、執行時顯示對話框，提示用戶輸入參數，檢索出符合參數要求字段的記錄或值的查詢被稱為參數查詢。 （3）交叉表查詢：查詢時計算數據的總計、平均值、計數或其他類型的總和并重新組織數據結構的查詢被稱為交叉表查詢。 （4）操作查詢：在一次操作中更改許多記錄的查詢稱為操作查詢。 （5） SQL查詢：用戶使用SQL語句創建的查詢被稱為SQL查詢。 查詢方式不是互相孤立的，而是相輔相成的。聯合使用，功能更加強大。 3.1.2 查詢和數據表的關系 查詢和數據表之間是一對一或一對多的關系，它可以同時對一張或者多張數據表進行簡單或復雜的檢索操作，從而節省時間，提高工作效率。如下圖所示。 3.2 找出符合條件的數據創建

23、“選擇查詢” 3.2.1 利用向導創建選擇查詢 1打開第一二章所創建的“計件工資管理系統”數據庫 2單擊“創建”標簽單擊“查詢向導”34選擇“簡單查詢向導”5單擊“確定”按鈕6選擇“表：人事表”7選擇“字段”單擊單擊8這是“查詢”返回的數據 在此可修改標題單擊9雙擊可執行查詢 3.2.2 使用設計視圖創建選擇查詢 1單擊“創建”標簽2單擊“查詢設計” 打開“計件工資管理系統”數據庫 3單擊“關閉”按鈕 6單擊“添加”4選擇“人事表”單擊“關閉”5雙擊“員工編號”、“姓名”、“性別” 7已添加的字段2在“姓名”的條件單元格內輸入“Like “張*”，然后保存退出 1右鍵單擊“人事表”，選擇“設計

24、視圖”命令 3.2.3 設置查詢條件 如果要在“人事表”中查詢所有姓“張”的聯系人，我們可以執行如下操作 只顯示所有姓“張”的聯系人的相關信息 3.2.4 使用設計視圖創建選擇查詢 21單擊“創建”標簽單擊“查詢設計”在“計件工資管理系統”中，為了方便對工資的統計，我們一共需要創建兩個查詢，分別為“工資查詢”和“加班查詢”，下邊講述這兩個查詢的創建。 3選擇“表”單擊“添加”按鈕45單擊“關閉”按鈕6897依次雙擊相應的字段，將它們添加到設計網格中 單擊“確定”按鈕，完成“工資查詢”的創建，使用同樣的操作可以創建“加班查詢” 選擇 “是”按鈕來保存對查詢的設計 在此處輸入查詢名稱3.3 同時查

25、詢多個表中的數據創建“高級查詢” 3.3.1 交叉表查詢 2單擊“查詢向導”1單擊“創建”標簽下面以創建“計件工資管理系統”中的“人事表”的相同“班組”、員工的“平均工資”為例，介紹創建交叉表查詢的操作步驟。 5單擊“確定”按鈕4選擇“交叉表查詢向導” 選中“表:人事表”6單擊“下一步”按鈕37選定“班組”字段單擊“下一步”按鈕單擊“下一步”按鈕選擇“姓名”891011在“函數”列表框選擇“平均”項選擇“底薪類別”單擊“下一步”按鈕121314保持系統默認，單擊“完成” 按鈕完成創建 交叉表查詢返回的紀錄，行標題為“班組”、“總計底薪類別”和“員工姓名”等 這里是兩個“班組”底薪的平均值（由于

26、使用了連接，所以這里顯示的數值有差別） 3.3.2 創建參數查詢 參數查詢是比較動態的，使用它時首先將顯示要求用戶輸入查詢條件的對話框，在輸入一個量或者常數后，系統會根據輸入將查詢結果以指定的形式顯示出來，如下圖所示。 1在彈出的對話框輸入參數2雙擊“參數查詢” 這是查詢的結果1打開查詢“設計視圖”3將“工資主表”的“工號”、“件數”、“計件日期”和“工序”字段，“人事表”的“姓名”、“性別”和“班組”字段添加到“設計網格”中 下面以查詢“計件工資管理系統”的“工資主表”中“介于兩個日期之間的工作量”為例介紹參數查詢的創建步驟。 添加“工資主表”和“人事表” 24在供貨時間的“條件”單元格內輸

27、入參數，然后保存退出 3.3.3 操作查詢 操作查詢用于同時對一個或多個表進行全局數據管理操作，它可以對數據表中原有的數據內容進行編輯，對符合要求的數據進行成批修改。1更新查詢更新查詢用于供用戶添加一些條件來對許多記錄中的一個或多個字段進行更新，比如要將“工資主表”中的“件數”全部減1，可以按照以下操作步驟來進行。 操作查詢可分為更新查詢、追加查詢、刪除查詢和制表查詢。1選中“工資主表” 2單擊“添加”按鈕打開“計件工資管理系統”中“查詢”的設計視圖。 雙擊將“計件日期”、“工號”、“件數”和“工序”依次添加到設計網格中 34單擊“設計”標簽 單擊“更新”按鈕 在“件數”的“更新到”單元格內輸

28、入“件數-1”56此處變為“更新到”欄 選擇“是”按鈕執行更新查詢單擊“是”按鈕進行更新完成上述操作后，打開“查詢”操作窗口，雙擊打開新建的“更新查詢”，我們來看一下執行操作。 122追加查詢追加查詢可以將一個或多個表中的一組記錄追加到另一個或多個表的末尾。設計追加查詢的操作如下。 1打開“查詢”設計視圖，選擇“人事表2” 單擊“添加”按鈕 雙擊將所有的字段添加到“設計網格”中 235單擊“追加”按鈕4單擊“設計”標簽選擇“人事表”6單擊“確定”按鈕7單擊“關閉”按鈕，保存追加查詢即可 設計網格中的“顯示”欄變為“追加到”欄，并自動添加相匹配的字段 83刪除查詢 當需要刪除數據庫中的某些數據時

29、，可以使用“刪除查詢”來完成這一操作。 2“雙擊”添加所有字段到設計網格中 1選擇“人事表” 打開“計件工資管理系統”中“查詢”的設計視圖。 3單擊“添加”按鈕 4在“性別”的“條件”單元格內輸入“性別”男” ”設計網格中的“顯示”欄變為“刪除”欄，欄內自動添加“Where”語句 單擊“關閉”按鈕完成“刪除查詢”的創建 5單擊“刪除”按鈕單擊“設計”標簽674制表查詢 制表查詢也就是所說的生成表查詢，它可以從一個或者多個表（或者查詢）的記錄中根據指定的條件篩選出數據并生成一個新表。 2添加“姓名”、“性別”和“班組”三個字段打開“計件工資管理系統”中“查詢”的設計視圖。 1選擇“人事表” 3單

30、擊“添加”按鈕 單擊“設計”標簽單擊“生成表”45雙擊我們剛才創建的查詢 單擊“確定”按鈕在此輸入生成表的名稱“人事精簡表” 通過以上步驟就完成了“生成表查詢”的創建。其執行步驟如下圖所示。 67該表只包含了“姓名”、“性別”和“班組”三個字段的內容 雙擊“人事精簡表”12 3.3.4 SQL查詢 SQL查詢是在Access 2007中直接使用SQL語句創建的查詢。下面以查詢“人事表”中的所有記錄為例，來講述創建SQL查詢的操作步驟。 1單擊“創建”標簽單擊“關閉”按鈕 2單擊“查詢設計” 34在空白處輸入“SELECT * FROM 人事表;” 單擊“關閉”按鈕退出并保存在“設計視圖”上方空

31、白處右擊，選擇【SQL視圖】命令雙擊通過SQL語句直接生成的結果集56 3.3.5 邊學邊練：在工資管理數據庫中創建SQL查詢 我們可以為第3.2.4節中創建的查詢添加一個字段為“今日所得”，表示此員工今天總共掙了多少錢，這樣會比較直觀，如下圖所示。 可以添加此統計字段 3在“設計視圖”上方空白處右擊，選擇【SQL視圖】命令2右擊“工資查詢”選擇“設計視圖”命令1打開“計件工資管理系統”數據庫4在FROM前面添加“,工資主表.件數*工序工費表.工價 AS 今日所得 ”語句單擊“關閉”按鈕53.4 典型實例：創建“考勤管理系統”的查詢下邊我們為“考勤管理系統”創建一個“出差信息”查詢，此“查詢”

32、能夠實現，查詢某段時間內的出差信息的功能。其創建步驟如下。 12選擇“簡單查詢向導”43單擊“確定”按鈕選擇“表：出差信息”添加字段設置標題5選擇“表：員工信息”6添加字段單擊“完成”按鈕78為“起始時間”和“結束時間”設置條件9輸入查詢條件查詢結果4.1 數據的操作窗口了解窗體 4.1.1 窗體簡介 在Access 2007中，窗體是數據與用戶進行交互的界面，它的外觀和一般的窗口一樣。窗體是一個組合式的對象，也就是說用戶可以根據自己的需要在窗體中增加相應的控件，并定義其外觀、行為和位置等。 典型窗體如下圖所示。這是一個典型的窗體視圖 窗體中的控件可以根據需要添加。控件的使用將在4.3節具體說

33、明 4.1.2 窗體的視圖方法 1、單一窗體（縱欄式）：顧名思義就是一次只顯示一條記錄，這也是默認的窗體形式。這種方法簡潔，且易于對數據的操作。如果沒有特殊的需要，我們一般都采用這種視圖方法。其界面如下圖所示。 這種視圖只顯示一條記錄，如果想看另外的記錄需再翻一頁 2、數據表視圖：這種視圖方法就是將數據以表格的形式表現出來，一般來說窗體中的子窗體是使用這種方法表示的，如下圖所示。3、設計視圖： 窗體的設計視圖如下圖所示。在設計視圖中，可以編輯窗體中需要顯示的任何元素，包括需要顯示的文本及其樣式、控件的添加和刪除及圖片的插入等；還可以編輯窗體的頁眉和頁腳，以及頁面的頁眉和頁腳等。另外，還可以綁定

34、數據源和控件。4、數據透視圖：數據透視圖是利用圖表的形式更形象化的說明數據間的關系，讓數據更直觀的顯現出來，如圖所示。可以根據對數據的不同選擇，顯示不同層次的數據 5、數據透視表：這種方法同數據表有些相似，不過數據透視表是可以運用所選格式和計算方法匯總大量數據的交互式表，如圖所示。篩選字段 行區域 列區域 明細區域 6.布局視圖：布局視圖是用于修改窗體的最直觀的視圖，可用于在Access 2007中對窗體進行幾乎所有需要的更改。在布局視圖中，窗體實際正在運行，因此，用戶看到的數據與它們在窗體視圖中的顯示外觀非常相似，如圖所示。 4.2.1 自動創建窗體 4.2 規劃操作界面創建窗體 12選擇“

35、人事表：表”34單擊“創建”標簽單擊“窗體”單擊“關閉”按鈕6將窗體名稱改為“人事表查詢窗體” 單擊“確定”按鈕 單擊“是”按鈕，保存新創建的窗體57雙擊“人事表查詢窗體” 下邊看一下執行效果 在此窗體中，您可對數據庫中數據進行瀏覽、修改以及增加等操作 4.2.2 使用向導創建基于單表的窗體 1單擊“其他窗體”2單擊“創建”標簽 選擇“窗體向導”3選擇“人事表”4添加所有字段5單擊“下一步”按鈕選擇“兩端對齊”單擊“下一步”按鈕67811單擊“完成”按鈕 9選擇“至點” 1210設置標題單擊“下一步”按鈕 下邊看一下新建窗體的效果界面 通過步驟中的不同選擇會出現不同樣式的窗體，不過其顯示的數據

36、是一樣的 4.2.3 使用向導創建基于多表的窗體 1打開“窗體向導”對話框 選擇“工資主表”，然后將相應字段選入 執行相同的操作將“工序工費”中相應字段選入 單擊“下一步”按鈕 2345選擇“帶有子窗體的窗體”8單擊“下一步”按鈕6選擇“通過工序工費表” 保持系統默認，單擊“完成”按鈕，完成名為“工序工費表”的主窗體以及名為“工資主表子窗體”的子窗體的創建 7在“計件工資管理系統”數據庫中，雙擊“工序工費表”打開“工序工費表”窗體 下邊看一下基于多表窗體的效果界面 基于多表窗體的最大優點就在于可以顯示多個表的數據并同時對多個表的數據進行更新 4.2.4 創建數據透視圖及數據透視表 1選擇表2創

37、建數據透視表單擊“創建”標簽單擊“其他窗體”3選擇“數據透視表”41選擇表2創建數據透視圖單擊“創建”標簽單擊“數據透視圖”3 4.2.5 使用設計視圖創建窗體單擊“創建”標簽1打開“計件工資管理系統”數據庫23單擊“窗體設計”5以同樣的方式將記錄源中的“姓名”、“性別”、“職務職稱”字段添加到窗體上 4選中“員工編號”字段，將其拖入設計主體中 7單擊“關閉”按鈕后，保存為 “人事表窗體3”68將全部控件選中 單擊“排列”標簽單擊“靠左”按鈕9在“計件工資管理系統”數據庫中，雙擊新創建的窗體“人事表窗體3”，打開此窗體 下邊看一下使用設計視圖創建的基于多表窗體的效果界面。在該窗體中，您可以對這

38、些控件連接的字段進行修改或增添 4.2.6 邊學邊練：“計件工資管理系統”中窗體的創建在創建“計件工資管理系統”的窗體前，我們先對要創建的窗體進行一個大體的規劃，具體如下頁圖所示。 1“部門調整”窗體的創建在創建“部門調整”窗體前，我們先來看一下它的最終效果，如下圖所示。“部門調整”實際上就是對部門表的調整，下邊是其創建步驟。這里是部門表的相關記錄 3單擊“創建”標簽12單擊“其他窗體”選擇“窗體向導”4選擇“表：部門表”添加“部門”字段單擊“下一步”按鈕選擇“表格”單擊“下一步”按鈕56789選擇“Access 2007”樣式，單擊“下一步”按鈕 輸入“部門調整” 11單擊“完成”按鈕完成窗

39、體的創建 102“部門調整”窗體的設置通過如上步驟，我們就創建了一個“部門調整”窗體，在導航窗格中，雙擊此窗體將其打開，將見到如下邊左圖所示的窗口界面，仔細觀察會發現此界面與右圖所示的最終界面尚有幾點不同。 最終窗體 初步窗體無“記錄操作按鈕”，多導航條等這三個按鈕需要通過向導添加，將在下邊詳細敘述1雙擊2單擊“其他 ”標簽4此時我們需要進行如下調整。 設置選項3設置選項查看窗體效果5去除“最大化”、“最小化”按鈕6 4.3.1 控件組中各按鈕的功能 4.3 安裝“設備”使用窗體控件一般來說，在窗體中見到的任何對象，如一條線一個矩形亦或圖片、圖形、單選鈕、復選框和命令按鈕等等都是控件。用戶可以

40、在控件中輸入數據和用控件顯示數據等。 4.3.2 文本框控件的使用 2確定“控件向導”按鈕被按下 4單擊 “文本框”按鈕 1打開窗體設計視圖 在設計主體中單擊3設置“字體”為“隸書”、“字號”為“20”、“字形”為“粗體”“對齊方式”為“兩端對齊” 單擊“下一步”按鈕 輸入文本框的名稱 單擊“完成”按鈕56789雙擊報表屬性按鈕 11選擇“數據”標簽10選擇 “人事表”為當前記錄源12選擇“姓名”13選擇“姓名”為當前控件來源單擊關閉按鈕 14下邊看一下文本框實例的效果界面 在該窗體中您可以瀏覽“人事表”中的“姓名”字段并可以對此進行修改和增加 4.3.3 標簽控件的使用 1在窗體設計界面中選

41、擇此命令 保存設置后，重新打開，這是剛添加的標簽 2單擊“標簽”按鈕添加標簽和文字設置屬性34關閉窗體5 4.3.4 組合框及列表框控件的使用 組合框控件像下拉式菜單一樣在屏幕上顯示列數據。把光標移到所要的選項上然后單擊鼠標可完成選擇。列表框和組合框十分相似，不過組合框可以輸入非列表中的值而列表框不能。從下圖中我們可以看出它倆的不同。 列表框 組合框 1確定“控件向導”按下 在設計主體中單擊 3單擊“組合框” 24單擊“下一步”按鈕單擊“下一步”按鈕單擊“表：部門表” 5678選擇“ID” 和“部門”字段9單擊“下一步”按鈕單擊“完成”按鈕，即可打開下邊的組合框實例窗口 單擊兩次“下一步”按鈕

42、10在這里我們可以見到下拉列表 4.3.5 命令按鈕控件的使用 1打開“人事表查詢窗體” 的設計界面 2單擊“命令按鈕” 3在設計主體中單擊 確定“控件向導”被按下45單擊“刪除記錄”項7單擊“下一步”按鈕6單擊“記錄操作”項 選擇“垃圾桶”810單擊“完成”按鈕將按鈕名稱改為“DeleteCMD”在圖中單擊刪除按鈕，將刪除當前數據 9 4.3.6 選項組、切換按鈕、選項按鈕和復選框控件的使用切換按鈕、選項按鈕和復選框都可以讓用戶作出某種選擇。可是這3個按鈕單獨使用的幾率不大，一般和選項組組合使用（如下圖所示）。在“選項組”中的任何控件只能選擇一個1確定“控件向導”被按下 4單擊“選項組”3在

43、設計界面中單擊在第一行中輸入“男”，在第二行中輸入“女” 單擊“下一步”按鈕 256單擊下拉按鈕，選擇“男”項 78單擊“是，默認選項是”單選按鈕 單擊“下一步”按鈕 單擊“選項按鈕”單擊“下一步”按鈕 91012單擊“完成”按鈕11指定選項組標題為“性別” 這是最終執行效果圖 4.3.7 Office控件的使用 1單擊未綁定按鈕 2在視圖中單擊 3單擊“由文件創建”單選按鈕 單擊“確定”按鈕 5單擊“瀏覽”按鈕選擇建好的Excel文件 4這是最終執行效果圖 4.3.8 邊學邊練：“計件工資管理系統”中窗體控件的添加1為“部門調整”窗體添加操作按鈕1打開部門調整表設計視圖 3拖動這里的邊界4選

44、擇命令按鈕 2在窗體中單擊5選擇“記錄操作” 6單擊“圖片”單選按鈕 8選擇“添加新記錄” 單擊“下一步”按鈕 單擊“轉至新對象” 單擊“下一步”按鈕 7910保持系統默認，單擊“完成”按鈕，完成此按鈕的添加。通過相同的操作可以添加其它命令按鈕。 112“系統設置”窗體的創建系統設置窗體打開后的界面如此圖所示 1打開窗體視圖，并調整好窗體大小 2雙擊“選項卡”的頁，在彈出的設置對話框中，更改選項卡的名稱 3添加一“選項卡”控件 右鍵單擊此控件，選擇“插入頁”命令，給此“選項卡”控件添加一新頁 45單擊 “矩形框” ，在主窗體上畫一個矩型區域 7將此矩型框調整到正好覆蓋“選項卡”控件（注意不要覆

45、蓋“選項卡”控件的標題和邊界） 6設置此矩型框的屬性的“背景色”與主窗體相同、特殊效果為“平面”、邊框樣式為“透明”8單擊“子窗體” ，在剛添加的“選項卡”控件上通過向導分別添加幾個子窗體 9單擊添加的子窗體左上角的屬性按鈕，打開子窗體的屬性設置界面 10對子窗體的屬性進一步進行設置11在窗體左上角添加一“組合框”控件，并在彈出的向導中設置其與“部門表”相關聯 1213添加兩個按鈕，這兩個按鈕無需進行關聯，如彈出向導，將其關閉即可 添加一“列表框”控件，并設置其與員工表中的“員工編號”和“姓名”字段相關聯 3“工資錄入和查詢”窗體的設計這是“工資錄入和查詢”窗體的主操作界面4.4 典型實例：創

46、建“考勤管理系統”的窗體1建立信息錄入窗體 1打開“考勤管理系統”數據庫后，打開“窗體創建向導”對話框 2選擇“表：員工信息” 將表中字段全部選入，單擊“完成”按鈕3這是剛創建的信息錄入窗口7將剛才建好的窗體切換到設計界面 5選中“員工編號”文本框，單擊屬性對話框中的“數據”標簽，將其頁面中的“控件來源”設為空。6雙擊窗體屬性按鈕用同樣的方式將窗體中的“姓名”、“性別”、“部門”、“職位”和“聯系電話”文本框的“控件來源”設為空 48設置頁眉文字9添加命令按鈕單擊“子窗體”1011“表：員工信息” 將全部字段選入 單擊“下一步”按鈕1213在其列表框中選擇“無”項 直接單擊“完成”按鈕完成子窗

47、體的創建 15141618在其“格式”標簽頁中單擊“導航按鈕”組合框的下拉按鈕，選擇“否”項， 17在設計視圖中雙擊“主窗體”的屬性按鈕，打開屬性對話框 選擇“數據”標簽，在其標簽頁中單擊“允許編輯”組合框的下拉按鈕，選擇“否”項 2建立出勤情況窗體 1打開一個空白的窗體設計視圖，單擊文本框控件，在設計視圖中添加7個適當大小的“文本框” 2單擊“命令”按鈕控件，在設計視圖中添加3個“命令按鈕” 4打開“員工編號”文本框的屬性對話框，在該對話框的“其他”標簽頁中將“名稱”改為“員工編號”，以同樣的方式更改其它“文本框” 3打開“Command1”的屬性對話框，將其“格式”標簽頁中的“標題”和“其

48、他”標簽頁中的“名稱”改為“出勤統計”，用同樣的方法 更改另外兩個命令按鈕即可完成窗體的設置5.1 領導要看的東西什么是“報表” 報表就是一種組織和顯示Access 2007數據庫數據的好方法。如下圖所示。 “報表頁眉”只在整個報表的首部顯示打印，一般用來放置公司徽標、報表標題或打印日期 報表“主體”包含了整個報表的所有數據“頁面頁眉”顯示在報表中每頁的最上方，一般用來顯示列標題等內容 “頁面頁腳”中的內容在每頁最下方顯示，主要用來顯示頁號、制表人員和審核人員等說明信息 “報表頁腳”只在報表最后一頁的末尾顯示，主要用來顯示有關的數據統計信息，如總計、平均等5.2 簡易輸出創建報表的方法 5.2

49、.1 自動創建報表 1打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“報表”按鈕3單擊“創建”標簽選中“人事表：表”24該報表的數據來源于數據庫的“人事表” 5.2.2 利用向導創建報表 2打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“創建”標簽3單擊“報表向導”14選中左側列表框中的“班組”項，并單擊選中按鈕，將其作為分組標志 7單擊“下一步”按鈕繼續單擊“下一步”按鈕繼續8選擇“表：人事表”選定字段569為報表指定標題 “人事報表” 單擊“完成”按鈕結束人事報表的創建 10單擊第一個組合框的下拉按鈕，選中“員工編號”項。然后單擊該按鈕右側的升序按鈕，使其變為降序按鈕 11這是創建好的報表 5.2.3 利用設計視

50、圖創建報表 1打開“計件工資管理系統”數據庫2單擊“報表設計” 單擊“創建”標簽3單擊“添加現有字段”按鈕選中“部門表”字段列表中的“ID”字段，并將其拖動至工作區主體區段的適當位置 45添加其他字段6添加標簽7關閉并保存報表85.2.4 使用空白報表工具創建報表1打開“計件工資管理系統”數據庫單擊“創建”標簽2單擊“空報表”3添加字段45單擊“格式”標簽單擊“標題”按鈕6關閉并保存報表修改標題文字78 5.2.5 邊學邊練：創建“計件工資管理系統”的報表1打開“計件工資管理系統”數據庫，然后打開“報表向導” 選擇“表：人事表”項，將所有字段選中2連續單擊三次“下一步”按鈕，進入設置“布局”對

51、話框34選擇“縱欄表”單選按鈕 單擊兩次“下一步”按鈕 5設置報表標題為“打印個人檔案” 單擊“完成”按鈕后完成此報表的創建 675.3 美容增色報表的附加設置 5.3.1 節的操作 1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至“創建”標簽頁單擊“報表設計”23在工作區內，單擊鼠標右鍵，彈出一個屬性菜單，選擇“報表頁眉/頁腳”命令，給報表添加頁眉和頁腳 5.3.2 插入時間和頁碼 1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至“創建”標簽頁，單擊“報表設計”按鈕進入設計視圖工作區在標簽框中輸入“當前時間”，在文本框中輸入“=now()”。用同樣的方式創建另一個文本框 3添加“標簽”24通過上述步驟，我們

52、完成了在報表中插入當前時間和頁面頁碼的操作。用戶會注意到在導航窗格中多出一個“報表1”項。雙擊“報表1”項，打開添加了當前時間和頁面頁碼的報表 這里顯示當前的時間和頁碼 5.3.3 排序和分組操作 1打開“計件工資管理系統”數據庫右擊“人事報表”項，選擇“設計視圖”命令2單擊“格式”標簽3單擊“分組和排序”按鈕4單擊“更多”5“班組”字段是原來的分組字段，如果要取消其分組，將“有頁眉節”選為“無頁眉節”就可以了 65.3.4 在報表中使用匯總字段 打開“計件工資管理系統”后，打開新建報表向導 12選擇“查詢：工資查詢”項并添加相應字段單擊“下一步”按鈕3單擊“下一步”按鈕選擇”縱欄表”45單擊

53、“下一步”按鈕6指定標題7單擊“完成”按鈕89右擊“每日工資報表”項，選擇“報表頁眉/頁腳”命令給報表頁腳添加文本框，在標簽框中輸入“合計工作量”，在文本框中輸入“=sum(今日所得)” 10用戶可以發現在此報表中，“工資查詢”中每一條記錄中的“今日所得”相加后，結果顯示在報表頁腳處的文本框中 5.3.5 插入圖片 1打開“計件工資管理系統”數據庫，右擊“人事報表”項，選擇“設計視圖”命令，打開“人事報表”的設計視圖窗口 單擊圖像按鈕，然后在工作區的“班組頁眉”節的空白處單擊，彈出插入圖片對話框 23選擇含有圖片文件的文件夾，選擇一個圖片文件，單擊“確定”按鈕，回到“設計視圖”界面，此時您可以

54、對圖片框的大小進行調節，然后關閉設計視圖，系統提示保存該報表，單擊“是”按鈕 通過上述步驟，我們創建了含有圖片的報表。雙擊“圖片報表”項，打開報表。可以發現在此報表中包含了我們選中的那張圖片 5.3.6 邊學邊練：優化工資報表 2打開“本月工資統計”的設計視圖，在“頁面頁眉”節中添加一顯示為“工資合計：”的標簽控件，然后在“主體”節中，添加一顯示為“員工簽字：”的字段。 在報表頁眉中添加一文本框控件，并將此控件的標簽控件刪除，將文本框的名稱命名為“月”，1在“主體”節中添加一“文本框控件”，同樣將其附帶的標簽控件刪除，并命名為“工資合計”34打開“打印個人檔案”的設計視圖，在其“報表頁眉”節中

55、添加一作為企業標志的圖片 添加一文本框控件（將附帶的標簽控件刪除），然后調整原來的標簽文字，最后關閉保存即可 55.4 高級技巧創建多列報表和子報表 5.4.1 創建多列報表 1打開“計件工資管理系統”數據庫，右擊“每日工資報表”，選擇“設計視圖”命令單擊“頁面設置”標簽2單擊“頁面設置”按鈕3切換至“列”標簽頁。在“網格設置”欄下的“列數”框中鍵入“2”，在“列尺寸”欄下的“寬度”框中鍵入“9cm”，單擊“確定”按鈕，完成多列報表的創建 4報表的打印效果 5.4.2 創建子報表 1確保“控件向導”按鈕是按下的，單擊“子窗體/子報表”按鈕，在“主體”節中單擊鼠標。彈出“子報表向導”的選擇子報表

56、數據來源對話框 打開“計件工資管理系統”數據庫，在“每日工資報表”項上單擊鼠標右鍵，選擇“設計視圖”命令，打開“每日工資報表”的設計視圖 23選擇“使用現有的表或查詢”單選鈕 單擊“下一步”按鈕45在“表/查詢”下拉列表中選擇“表：工資主表”項，單擊“全選”按鈕，將所有字段選中 單擊“下一步”按鈕68保持“從列表中選擇”單選按鈕的選中狀態，在下邊列表中選中“對 工資查詢 中的每個記錄用 工號 顯示 工資主表”項 名稱更改為“工作量副表” 7單擊“下一步”按鈕單擊“完成”按鈕，完成子報表的創建 910這是效果界面，報表中包含了“子報表”客戶信息報表 5.5 功成名就打印報表 5.5.1 報表的頁

57、面設置 1打開“每日工資報表”的頁面設置對話框3選中“打印選項”標簽，切換至“打印選項”標簽頁，將上下左右邊距都設置為“15”毫米 選擇“頁”標簽，切換至“頁”標簽頁 2單擊“橫向”單選按鈕，將報表設置為橫向打印。單擊“確定”按鈕，完成頁面設置，下邊就可以進行打印了4 5.5.2 報表的打印 1選擇數據庫主操作界面的【打印】【打印】命令，打開“打印”對話框保持系統默認設置，單擊“確定”按鈕，即可將報表打印出來 2 5.5.3 邊學邊練：打印“計件工資管理系統”的工資報表1打開“計件工資管理系統”數據庫后，打開窗體設計視圖 單擊“按鈕”控件，然后在窗體上拖動，打開“按鈕向導”對話框 23在“類別

58、”列表框中選擇“報表操作”，然后在“操作”列表框中選擇“打印報表”項 單擊“下一步”按鈕 4此處選擇“本月工資統計”報表 單擊“下一步”按鈕 56選擇“文本”，輸入文字7單擊“下一步”按鈕8輸入按鈕名稱910單擊“完成”按鈕按類似的操作添加其他命令按鈕11如果打印出來的報表顯示不正常，此時應該先打開報表，然后打開“頁面設置”對話框，根據需要進行調整就可以了 這是創建完成的“工資統計和打印”窗口5.6 報表快照 1打開“計件工資管理系統”數據庫，切換至“外部數據”標簽頁2單擊“其他”3選擇“Snapshot Viewer”在此可設置其名稱單擊“瀏覽”按鈕可選擇保存位置3單擊“確定”按鈕5.7 典

59、型實例：創建“考勤管理系統”的報表1打開“考勤管理系統”數據庫，打開新建報表創建向導 將“請假信息”表的后四個字段選到右側2將“員工信息”表的除了第一個字段的所有字段選到右側，單擊“下一步”按鈕繼續 34選中“通過請假信息”項（表示以請假信息表為基礎表） 保持系統默認，單擊“完成”按鈕，完成報表的創建 5單擊“下一步”按鈕 6報表創建完成后，在導航窗格中雙擊“請假信息”項，可以打開我們剛才創建的報表，其操作界面如圖所示，在此界面中，我們可以對員工的請假信息一覽無遺 6.1 “全自動洗衣機”什么是宏 6.1.1 新建宏 Access 2007數據庫中的宏用來自動完成某些特定的任務。它是由一種或多

60、種操作組成的集合。其中每種操作都能實現一個特定的功能。例如，打開窗體或報表等。 用戶可以通過創建宏來自動執行某一項重復的或者十分復雜的任務。為了了解什么是“宏”，我們先來新建一個“宏”，并查看一下它的結構。 1打開“計件工資管理系統”數據庫，單擊“創建”標簽2單擊“操作”列下第一行的下拉按鈕，選擇“OpenReport”項在“操作參數”欄的“報表名稱”下拉列表中選擇“本月工資統計”項，其余操作參數保持系統默認即可4用同樣的方法，在“操作”列的第二行、第三行分別選擇“OpenReport”，并將它們的“報表名稱”操作參數分別選為“下月工資統計”和“打印員工清單”報表 5選擇“宏”命令 3在“消息”參數中