1、檔案館網站建設必須重視規劃 隨著社會信息化和互聯網產業的不斷發展，不到十年的時間，檔案網站在國內完成了從萌芽期到成長期的發展。2000年，國內可訪問的檔案網站有近50個。2004年已發展到336個，其中各級綜合性檔案局、館所有277個，占82.44%；高校系統所有47個，占13.98%；城建檔案館、房地產檔案館、地質檔案館等專門檔案館所有10個，占2.98%；檔案專業學術性刊物所有2個，占0.60%。從當前檔案網站發展態勢看，大量縣級、區級檔案館開始積極謀劃檔案網站建設，許多規模性企業也已開始把檔案網站建設列入中長期發展規劃，作為降低企業內部運行成本、提高效率的重要手段之一。我國檔案網站建設已

2、經處于進一步發展的關鍵時期，成長潛力之大不可估量。然而，從中國人民大學信息資源管理學院召開的全國檔案網站研討會的情況來看，大多數檔案館建設網站過程中，跟風的多、有具體發展規劃的少，由于缺少規劃產生的種種弊端已開始顯現，諸如，網站建設導向不明確、重要信息不完整、重點不突出，網站功能沒有得到顯現；首頁有效信息量小，用戶真正關心的信息資源在首頁沒有體現、部分內容陳舊、缺乏時效性；菜單欄目設置不合理，欄目過于簡單、欄目名稱意義不明確、使用戶難以發現需要的信息；不重視網頁字體和美工，不能吸引用戶的眼球；網站建設資金不足，等等。雖然這都是一些具體的實踐性問題，但它卻暴露出大多數檔案館在建設網站時，缺乏一個

3、重要的環節規劃。這種形勢下，如不對規劃工作予以充分重視，對于促進檔案網站建設的進一步發展將會產生十分不利的影響。 一、何為檔案網站建設規劃 究竟何為檔案網站的規劃？規劃，即計劃、謀劃，是對將來要做之事的設想和決定。檔案網站建設規劃既有宏觀管理層次的規劃，也有微觀層次的規劃。宏觀層次的規劃是指國家檔案館（局）或省級館（局）從全國或全省檔案網站建設事業的整體出發而進行的戰略規劃。微觀層次的規劃是指各個檔案館主體根據國家法律、法規、方針、政策的規定，結合社會發展情況和檔案工作實際條件，針對自身發展現狀而確定檔案網站構建和動作的目標、方向、任務等的一項工作，是從目標到實際動作過程的全盤謀略與策劃，屬于

4、檔案網站高層次管理的范疇；其實質就是檔案機構針對形式而制定的網站發展戰略，具體包括檔案網站各方需求調查、建設網站的目的及功能定位、網站技術解決方案、網站內容規劃、網站建設費用、網站維護及網站推廣等各個方面。遼寧省檔案網站建設取得的成績表明，前期規劃得力，建設過程中就少走許多彎路，網站建設自然做得相對較好。 本文僅從微觀層次談一談對檔案網站建設規劃的一些認識，以期拋磚引玉。 二、檔案網站建設規劃的重要性 首先，檔案網站的建設、運營和發展，具有很強的路徑依賴性，也就是說，一旦規劃好了，容易朝著良性的方向發展；一旦走錯，就容易誤入歧途，深陷其中而不能自拔。根據人大檔案學院所做的我國省級檔案網站測評項

5、目的結果，我們發現，檔案網站建設的好壞與各省經濟水平的高低并不具有絕對的正相關或負相關關系，在同一經濟社會條件下的兩個地區，可能在最初的投入資金和人力都差不多，但是由于一個網站規劃好，一個在最初規劃時比較隨意，經過兩三年的發展，現在已經產生了很大的差異。這是因為檔案網站系統本身具有很強的鎖定效應，原因就出自軟件和操作系統具有很大的鎖定效應。一旦你用了一個操作系統、某個系統的數據庫、某種開發語言，再想更換別的系統和工具，就非常困難。 其次，檔案網站規劃的水平決定了網站的建設和發展水平；低水平的規劃就注定限制了網站發展的潛力，高水平的網站規劃，就為網站的發展提供了無限的發展空間；這是由于“規劃決定

6、結構，結構決定功能”所決定的。北京市檔案局（館）在建站初期，確立了“整合資源、體現職能、提供服務、接受監督” 的建站宗旨和理念，并依此進行規劃，事實表明，這一高水平的規劃，為北京市檔案局（館）網站提供了良性的發展空間，使其各項功能在與同類省級檔案網站相比中均比較靠前。 再次，良好的、適度超前的檔案網站規劃將對整個檔案網站建設起到龍頭作用，有助于檔案網站建設有序、健康地開展。通過規劃，確定檔案網站的發展的重點和方向，可以理順內部系統建設與外網建設、本網站與其他檔案網站、本網站與同級政務網站間的關系，做好彼此之間的銜接。如果規劃不好，檔案網站建設的各項工作極易脫節，形成頭發胡子一把抓的混亂局面，最

7、終將影響檔案信息化事業的推進。 三、檔案網站建設規劃的基本原則 1、按資源建設優先原則，打造資源型網站。 檔案網站功能很多，諸如信息服務功能、宣傳功能、教育功能、網上辦公功能、交互功能等等，這么多的功能并非同等重要，我們要分清何謂檔案網站的主功能，何謂檔案網站的輔功能。誠然，檔案網站的功能越完備越好，我們也不排除有利用者出于好奇、休閑的目的來瀏覽檔案網站，但對大部分利用者來講，瀏覽檔案網站的最主要目的是希望網站可以提供各種類型的文件和檔案信息供他們進行查詢利用。我們必須分清主次，在檔案網站的建設規劃中堅持資源建設優先的原則，努力豐富檔案網站的信息資源。在選擇入網檔案信息時，要先從檔案目錄入手、

8、同時考慮密級與社會利用熱點，分輕重緩急，建立不同類型的檔案信息數據庫，為利用者提供高效、快捷、優質的服務。打造資源型網站，這是檔案網站在未來得以生存，抓住用戶的最核心、最關鍵所在。 2、按促進業務拓展原則，為檔案工作的各項業務提供發展條件。 現代信息技術以其強大的信息收集、處理、傳遞及服務功能而具有越來越大的吸引力，檔案網站依托網絡技術和其他信息技術發展起來。但我們不能只用信息技術的殼建立一個檔案網站，更要利用信息技術的精髓使檔案網站真正具備促進檔案業務拓展的功能。因此，檔案網站在規劃時期應堅持促進業務拓展的原則，認真分析檔案工作的各項傳統業務在網絡環境下的優勢所在，利用信息技術的優勢，規劃各

9、傳統業務環節在網絡平臺上的實施和重構設想，在內部辦公網絡上為檔案信息收集、整理、自動化編目、建立各種類型數據庫、檔案信息編研、自動化統計分析等各項業務進一步發展提供平臺，使各項業務工作環節在網絡平臺下實現無縫銜接，提高業務工作效率。良性的檔案網站規劃更能促進檔案服務業務的拓展，利用網絡平臺開展豐富多彩的服務項目，體現出虛擬網站異時空、多媒體服務的強大優勢。 3、按有利于技術發展原則，建立完善的檔案網站技術研發與實施標準體系。 網站建設的好壞很大程度上取決于信息技術的應用，使用了何種類型的操作系統、服務器、開發語言，決定著檔案網站是否符合國際規范、能否支持大批量用戶同時訪問、能否支持多語言國際化

10、訪問、能否支持不間斷服務以及能否提供友好的瀏覽方式。因此，在檔案網站規劃時期，就要按有利于技術發展的原則，首先了解目前可用的網站開發技術，進而根據實際情況挑選適宜的技術，在條件允許的前提下盡量采用能用的國際、國內標準化技術（如國際網站研發標準及檔案工作標準體系），同時力求實施動態的標準化戰略，對新技術的應用留有發展空間，建立完善的檔案網站技術研發與實施標準體系。 4、按面向用戶的原則，進行宏觀欄目規劃和微觀業務管理。 檔案網站的主功能是為用戶提供檔案信息服務，用戶是檔案網站得以生存的根本，沒有了用戶檔案網站也就沒有了存在的必要性。檔案網站如何吸引用戶，留住用戶？這就需要在網站建設規劃時，堅持面

11、向用戶的原則，對各功能欄目的設置、網頁字體美工的設計、菜單及檢索途徑的構思等，均以滿足用戶的需求、便于用戶使用為標準進行規劃。遵循“以用戶為中心，有求必應，有問必答，主動服務”的原則，推出咨詢服務、在線提問、在線預約、即時交流等各種形式的服務；在規劃時解決好能用平臺和面向用戶平臺之間的接口，整合檔案信息資源，使之能夠通過具體的檔案網站向用戶提供各種優質的服務，形成以用戶為導向的服務平臺。 5、按利益均衡原則，實現檔案網站建設相關權益的保護。 檔案資源整合利用和檔案網站服務的社會化必然涉及國家安全、檔案主體、用戶等方方面面的權益，在倡導人權保護的今天，檔案網站的建設如何保證各方權利主體的利益，既

12、維護國家權益，又能使其與公眾的知情權、個人隱私權、檔案主體的著作權保護等進行協調，實現利益的均衡，是構建檔案網站的關鍵。因此，在檔案網站建設規劃的時期，我們要堅持利益均衡的原則，認真研究、借鑒國內外信息網站權益保護的經驗，制定與相關信息法規相協調的檔案網站信息規章制度，通過法律、行政管理和社會化監督作保證，協調各利益主體之間的利益，以此創造檔案網站發展的良好社會環境及條件。 檔案網站規劃是一個十分重要的課題。規劃好了，檔案網站就會健康、良性地發展；規劃不力，甚或毫無規劃、盲目建設，就極易給檔案網站建設帶來不良后果，造成人力、物力、財力的重大浪費。我們需要摒棄浮躁，認真思考和研究，抓住我國新一輪檔案網站發展的契機，從戰略的角度規劃好檔案網站建設，推動檔案信息化事業的良性發展。 注釋： 張照余：檔案網站的規范，廣西檔案2001年第6期。 潘元旭：中國內地檔案網站調查研究，科技情報開發與經濟2005年第6期。 中國檔案網站建設研討會：遼寧省檔案館副館長許桂清發言