1、l數字化，是指利用計算機信息處理技術把聲、光、電、磁數字化，是指利用計算機信息處理技術把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，用于傳輸與處理的過程。變為數字編碼，用于傳輸與處理的過程。 l信息化：就是借助現代信息技術，大力開發各類信息資源，信息化：就是借助現代信息技術，大力開發各類信息資源，提高信息對經濟發展社會進步的貢獻率。要實現信息化這提高信息對經濟發展社會進步的貢獻率。要實現信息化這一目標既要做好信息化基礎建設，更要做好信息資源建設。一目標既要做好信息化基礎建設，更要做好信息資源建設。在現代信息技術

2、環境下，電子信息將成為未來信息資源的在現代信息技術環境下，電子信息將成為未來信息資源的主流形式。信息資源建設的重要工作：電子文件的收集管主流形式。信息資源建設的重要工作：電子文件的收集管理和歷史文件檔案數字化。理和歷史文件檔案數字化。l金橋工程：全國經濟信息網金橋工程：全國經濟信息網l金卡工程：金融信息網金卡工程：金融信息網l金關工程：外貿海關信息網金關工程：外貿海關信息網l金智工程：教育科研網金智工程：教育科研網l定義：計算機是對各種信息進行存儲和高速處理的工具或電子機定義：計算機是對各種信息進行存儲和高速處理的工具或電子機器。器。1）不僅是計算工具，還是信息處理機；）不僅是計算工具，還是信

3、息處理機；2）不同于其它任何）不同于其它任何機器，能存儲程序，并按程序引導自動存取和處理。機器，能存儲程序，并按程序引導自動存取和處理。l計算機分：數字電子計算機、機械計算機、矢量電子計算機等。計算機分：數字電子計算機、機械計算機、矢量電子計算機等。l1946年年2月月15日，標志著人類計算工具歷史性變革的巨型機日，標志著人類計算工具歷史性變革的巨型機第第一臺電子計算機一臺電子計算機ENIAC誕生。誕生。ENIAC裝了一萬八千多個電子管，裝了一萬八千多個電子管，體積很大，占用了六個房間，有三十噸重。它每秒鐘能運算五千體積很大，占用了六個房間，有三十噸重。它每秒鐘能運算五千次，比已有的計算機運算

4、速度快一千倍。目前次，比已有的計算機運算速度快一千倍。目前美國已研制出新一美國已研制出新一代全球最快的計算機，最高運算速度為每秒代全球最快的計算機，最高運算速度為每秒10001000萬億次，比此前萬億次，比此前全球最快的計算機、全球最快的計算機、IBMIBM研制的研制的“藍色基因藍色基因L”L”快一倍多?？煲槐抖唷?“走走鵑鵑”一天的計算量相當于地球上一天的計算量相當于地球上60億人每周億人每周7天、每天天、每天24小時不小時不吃不喝地用計算器計算吃不喝地用計算器計算46年。年。l摩爾定律：摩爾定律：大約每大約每18個月存儲器芯片的集成度翻番，微處理器速度提個月存儲器芯片的集成度翻番，微處理器

5、速度提高一倍，而價格下降一半。高一倍，而價格下降一半。 l超級計算機已進入世界先進行列超級計算機已進入世界先進行列l出現了眾多知名計算機品牌出現了眾多知名計算機品牌硬件系統硬件系統運算器運算器硬盤（硬盤（HARD DISK）軟盤（軟盤（FLOPPY DISK）計算機硬件系統構成計算機硬件系統構成中央處理機（中央處理機（CPU）控制器控制器 存儲器存儲器內存儲器內存儲器外存儲器外存儲器只讀存儲器（只讀存儲器（ROM)隨機存儲器（隨機存儲器（RAM）快速存儲器（快速存儲器（CACHE）磁帶磁帶磁盤磁盤光盤光盤輸入設備輸入設備(鍵盤鍵盤/鼠標鼠標)輸出設備輸出設備(打印機打印機/顯示器顯示器/繪圖儀

6、繪圖儀)輸入輸入/輸出設備輸出設備1.2.2 計算機軟件計算機軟件 計算機軟件一般可以分為系統軟件和應用軟件兩大類。文字處理軟件計計 算算 機機 系系 統統軟件系統硬件系統系統軟件應用軟件操作系統工具軟件語言處理程序表格處理軟件圖形處理軟件防病毒軟件圖文排版軟件輔助教學軟件游戲軟件等各種應用軟件包面向問題的各種應用程序運算器控制器存儲器輸入設備輸出設備.5.數據：是對事實、概念或指令的一種表示形式，可以由人工或自動裝置進行處理。信息：數據經過解釋賦予一定的意義后，便成為信息。計算機的數據存儲單位計算機的數據存儲單位 bit,Byte,MB,GB的數量概念 1)一個二進制的位稱為比特特(bit)

7、，用b表示,它是數據最小單位。一位可以表示0和1兩種狀態。 一個二進制位表示兩種狀態，兩個二進制位表示四種狀態，則N個二進制位表示2n種狀態， 2)八個二進制位稱為字節字節(Byte=8bits),用B表示，它是數據處理和數據存儲的基本單位。自左至右順序排列，最左一位是最高位，最右一位是最低位。8位二進制可表示2的8次方=256種狀態。 除字節外還有千字節（KB）、兆字節（MB）以及十億字節（GB）等表示存儲容量。 換算關系為：1B=8bits 1KB=1024B =210B 1MB=1024KB=1024x1024B=1048576B =220B 1GB=1024MB=1024x1024KB

8、=1024x1024x1024B=1073741824B=230B 3)字字：在計算機和信息處理系統中，當存儲、傳送或操作時, 作為一個單元的一組字符或一組二進制位，稱為字(Word)。字是計算機進行數據存儲和數據處理的運算單位。 4)字長字長：一個字中的字符數量或二進制的位數稱為字長。常用的16位、32位、64位等字長是計算機的一個重要指標。 第一章第一章 總總 則則第二章第二章 電子文件歸檔管理體系電子文件歸檔管理體系第三章第三章 電子文件收集與積累電子文件收集與積累第四章第四章 電子文件整理歸檔電子文件整理歸檔第五章第五章 歸檔電子文件保管利用歸檔電子文件保管利用第六章第六章 電子文件送

9、交、寄存、進館電子文件送交、寄存、進館第七章第七章 附附 則則l第一章第一章 總總 則則l第一條第一條 為規范我省電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實性、有效性、安全為規范我省電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實性、有效性、安全性，根據性，根據中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法、中華人民共和國電子簽名法中華人民共和國電子簽名法、山東省檔案山東省檔案條例條例以及國家關于電子文件管理的有關規定、標準，結合我省實際情況，制定本辦法。以及國家關于電子文件管理的有關規定、標準，結合我省實際情況，制定本辦法。l第二條第二條 本辦法規定了各單位在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形

10、成、本辦法規定了各單位在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔、保管、利用的原則、方法和要求。我省各機關、團體、企業、收集、積累、鑒定、歸檔、保管、利用的原則、方法和要求。我省各機關、團體、企業、事業單位和其他社會組織（下稱各單位）都應根據本辦法，做好電子文件歸檔管理工作。事業單位和其他社會組織（下稱各單位）都應根據本辦法，做好電子文件歸檔管理工作。l第三條第三條 本辦法所稱電子文件（本辦法所稱電子文件（electronic records ）是指在數字設備及環境中生成，以）是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備

11、閱讀、處理，并可在數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。通信網絡上傳送的文件。l本辦法所稱的電子公文是電子文件的一種，專指各單位通過統一配置的電子公文處理系本辦法所稱的電子公文是電子文件的一種，專指各單位通過統一配置的電子公文處理系統形成的具有規范格式的公文的電子數據。統形成的具有規范格式的公文的電子數據。l第四條第四條 各級檔案行政管理部門負責對本行政區域內電子文件歸檔管理工作實行規劃、各級檔案行政管理部門負責對本行政區域內電子文件歸檔管理工作實行規劃、協調和監督、指導。加強與有關部門協作，建立健全與各單位的指導和聯系制度，及時協調

12、和監督、指導。加強與有關部門協作，建立健全與各單位的指導和聯系制度，及時協商解決電子文件歸檔管理中出現的問題。協商解決電子文件歸檔管理中出現的問題。 文件的定義：國家機關、社會團體、企事業單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用的各種文字、圖表、聲像等記錄材料。 l數字化的信息形態：數字化的信息形態：-這是電子文件的基本特性，其它特征都是這是電子文件的基本特性，其它特征都是在此基礎上引申而來的。在此基礎上引申而來的。l對設備及標準的依賴性對設備及標準的依賴性 l載體的非直接識讀性載體的非直接識讀性 l物理結構與邏輯結構的復雜性及對元數據和背景信息的依賴性物理結構與邏輯結構的復雜性及對元

13、數據和背景信息的依賴性 l信息與載體的相分離性信息與載體的相分離性 l信息共享性信息共享性 l信息的易更改性信息的易更改性 l不安全性不安全性 l（一）集中統一管理原則。各單位形成處理的各類電子文件（一）集中統一管理原則。各單位形成處理的各類電子文件均應由本單位文書處理部門統一收集管理；應歸檔保存的各均應由本單位文書處理部門統一收集管理；應歸檔保存的各種電子文件，經規范整理后，移交本單位檔案部門集中管理。種電子文件，經規范整理后，移交本單位檔案部門集中管理。l（二）全程管理原則。各單位應建立健全各項工作制度和工（二）全程管理原則。各單位應建立健全各項工作制度和工作程序，結合各種技術措施的應用，

14、從電子文件產生開始，作程序，結合各種技術措施的應用，從電子文件產生開始，直到被永久保存或銷毀，不間斷地對有關處理操作進行管理直到被永久保存或銷毀，不間斷地對有關處理操作進行管理登記，實施全程控制和管理。計算機系統運行和信息處理等登記，實施全程控制和管理。計算機系統運行和信息處理等過程中形成或涉及的有關電子文件處理的參數、管理數據等過程中形成或涉及的有關電子文件處理的參數、管理數據等應同電子文件一同歸檔保存。應同電子文件一同歸檔保存。第五條第五條 電子文件歸檔管理工作應遵循以下原則電子文件歸檔管理工作應遵循以下原則：（三）前端控制原則。在電子文件管理系統的設計階段就要充分考（三）前端控制原則。在

15、電子文件管理系統的設計階段就要充分考慮電子文件生命周期各個階段的管理要求，在電子文件形成處理慮電子文件生命周期各個階段的管理要求，在電子文件形成處理階段考慮電子文件歸檔管理和長期保管的要求。階段考慮電子文件歸檔管理和長期保管的要求。文件：形成 處理鑒定整理編目保存銷毀前端中端末端（四）真實性保障原則。采取措施確保電子文件的內容、結構和背景信息經過傳（四）真實性保障原則。采取措施確保電子文件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。輸、遷移后依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。 背景信息背景信息 context指描述電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程

16、、結指描述電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。元數據元數據 metadata指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。（五）電子、紙質文件并存原則。電子公文形成單位應將具有保存價值的電子公（五）電子、紙質文件并存原則。電子公文形成單位應將具有保存價值的電子公文輸出制成紙質公文與電子公文一同

17、歸檔保存，并準確標識它們之間的聯系。文輸出制成紙質公文與電子公文一同歸檔保存，并準確標識它們之間的聯系。 第七條第七條 各單位辦公自動化系統或電子文件管理系統應符合國家有關各單位辦公自動化系統或電子文件管理系統應符合國家有關文件處理管理規定，并設置如下功能，保證電子文件真實性、完整性、文件處理管理規定，并設置如下功能，保證電子文件真實性、完整性、有效性：有效性：真實性真實性 authenticity指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與 形形成時的原始狀況一致。成時的原始狀況一致。 完整性完整性 integrity指電子文件

18、的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。 有效性有效性 utility指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 （一）設置相關功能，滿足電子文件歸檔與管理需要。（一）設置相關功能，滿足電子文件歸檔與管理需要。 （二）設計完整的責任體系，確保電子文件從生成、處理到歸檔管理每（二）設計完整的責任體系，確保電子文件從生成、處理到歸檔管理每個環節都有保障其真實性、完整性的責任人。個環節都有保

19、障其真實性、完整性的責任人。 （三）采用相應技術，確保電子文件真實性、完整性。（三）采用相應技術，確保電子文件真實性、完整性。 對電子化的印章、數字簽章等采取防止非法使用的措施。對電子化的印章、數字簽章等采取防止非法使用的措施。對具有憑證作用的電子文件逐頁加注可靠的防錯漏和防調對具有憑證作用的電子文件逐頁加注可靠的防錯漏和防調換的標記。換的標記。 對電子文件的操作者進行嚴格的身份識別與權限控制，并對電子文件的操作者進行嚴格的身份識別與權限控制，并采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。 對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任對

20、在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。的電子文件暫存存儲器中，以防散失。 （四）設置符合安全要求的操作日志，實時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、（四）設置符合安全要求的操作日志，實時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。項目、內容等。（五）采取相應技術措施采集電子文件的背景信息和元數據，登記文件起草者、修改（五）采取相應技術措施采集電子文件的背景信息和元數據，登記文件起草者、修改者、審核者、簽發者等處理過程中相互銜接的各類責任者，打字者

21、、發文者、收文者、審核者、簽發者等處理過程中相互銜接的各類責任者，打字者、發文者、收文者、存儲管理者等各類操作者，批示、簽名、印章、代碼等責任憑證信息，以及電者、存儲管理者等各類操作者，批示、簽名、印章、代碼等責任憑證信息，以及電子文件傳遞、交接過程中的其他標識，建立完整的電子文件元數據庫。子文件傳遞、交接過程中的其他標識，建立完整的電子文件元數據庫。（六）設置數據備份和數據導出功能。（六）設置數據備份和數據導出功能。（七）設置足夠容量、安全的外部存儲器，隨時存放處理完畢應歸檔保存的電子文件。（七）設置足夠容量、安全的外部存儲器，隨時存放處理完畢應歸檔保存的電子文件。（八）具有針對自然災害、非

22、法訪問、非法操作、病毒侵害等采取的與系統安全和保（八）具有針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取的與系統安全和保密等級要求相符的防范對策。密等級要求相符的防范對策。 第八條第八條 各單位辦公自動化系統中的或單獨的電子文件歸檔各單位辦公自動化系統中的或單獨的電子文件歸檔管理系統應通過省檔案局組織的專業驗收。管理系統應通過省檔案局組織的專業驗收。第九條第九條 各單位應建立電子文件形成、收集、積累、整理歸各單位應建立電子文件形成、收集、積累、整理歸檔的崗位責任體系，保證電子文件從形成、收集、積累檔的崗位責任體系，保證電子文件從形成、收集、積累到歸檔管理，都有專人負責。到歸檔管理，都有專人負

23、責。（一）電子文件的形成制作質量由文件的起草者、審核者、（一）電子文件的形成制作質量由文件的起草者、審核者、簽發者、繕印者負責。簽發者、繕印者負責。（二）單位文書處理部門、各業務部門或項目組應指定專（二）單位文書處理部門、各業務部門或項目組應指定專人負責本部門、本項目形成的電子文件的收集、積累和人負責本部門、本項目形成的電子文件的收集、積累和整理歸檔工作。整理歸檔工作。（三）單位檔案部門應參與和指導本單位電子文件的形成、（三）單位檔案部門應參與和指導本單位電子文件的形成、處理、收集和歸檔等各工作環節。處理、收集和歸檔等各工作環節。第十條第十條 各單位應根據國家有關規定制定本單位的電子文件歸各單

24、位應根據國家有關規定制定本單位的電子文件歸檔范圍。凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的電檔范圍。凡是反映本單位工作活動，具有查考利用價值的電子文件都應收集歸檔。子文件都應收集歸檔。1、明確收集責任、明確收集責任 文件的形成是相當分散的，每個部門、每個人都可能形成文件的形成是相當分散的，每個部門、每個人都可能形成電子文件，這就決定了文件的收集積累工作不可能由機關檔電子文件，這就決定了文件的收集積累工作不可能由機關檔案部門或者檔案人員獨自來承擔，必須在機關各個單位明確案部門或者檔案人員獨自來承擔，必須在機關各個單位明確相應的文件收集人員，建立完善的文件收集積累工作網絡。相應的文件收集人員，建

25、立完善的文件收集積累工作網絡。由網絡上的文件管理人員負責將本處室形成的應歸檔保存的由網絡上的文件管理人員負責將本處室形成的應歸檔保存的文件收集積累起來，按時按規定向歸檔部門移交歸檔。文件收集積累起來，按時按規定向歸檔部門移交歸檔。2、明確收集范圍、明確收集范圍 落實了收集責任后，也就明確了收集工作的主題，解決了收集工落實了收集責任后，也就明確了收集工作的主題，解決了收集工作宏觀層面問題。接下來就要解決應該收集那些文件和怎么收集作宏觀層面問題。接下來就要解決應該收集那些文件和怎么收集的問題。的問題。 電子文件的收集范圍應當以國家發布的紙質文件歸檔與不歸檔范電子文件的收集范圍應當以國家發布的紙質文

26、件歸檔與不歸檔范圍為依據，結合各單位對電子文件信息的現實需要，確定本單位圍為依據，結合各單位對電子文件信息的現實需要，確定本單位的電子文件收集范圍。具體來說，紙質文件應歸檔的，其相應的的電子文件收集范圍。具體來說，紙質文件應歸檔的，其相應的電子文件也應歸檔；紙質檔案不屬于國家歸檔范圍的，應根據單電子文件也應歸檔；紙質檔案不屬于國家歸檔范圍的，應根據單位需要確定是否列入收集范圍。在各單位電子信息相對匱乏的現位需要確定是否列入收集范圍。在各單位電子信息相對匱乏的現階段，我們制定電子文件收集范圍要比紙質文件的收集范圍稍大階段，我們制定電子文件收集范圍要比紙質文件的收集范圍稍大一些，以便為單位的辦公自

27、動化系統多積累些電子信息。但這部一些，以便為單位的辦公自動化系統多積累些電子信息。但這部分電子文件不應歸檔，可以作為辦公自動化系統上公開的信息資分電子文件不應歸檔，可以作為辦公自動化系統上公開的信息資料，滿足各方面查詢利用需要。料，滿足各方面查詢利用需要。3、明確收集要求、明確收集要求 l只有收集要求明確了，收集責任人才能做好收集工作。收集總的目標只有收集要求明確了，收集責任人才能做好收集工作。收集總的目標是：既要保證電子文件的完整系統，又要保證其原始性、有效性。具是：既要保證電子文件的完整系統，又要保證其原始性、有效性。具體要求體現在三個方面：體要求體現在三個方面：l、時間要求就兩個字：及時

28、、時間要求就兩個字：及時 如果是網上簽發的，應該在簽發后由如果是網上簽發的，應該在簽發后由辦公自動化系統自動將已經過簽發過程的文件轉到文件的收集庫，交辦公自動化系統自動將已經過簽發過程的文件轉到文件的收集庫，交文件收集人員管理。文件收集人員管理。l、完整性要求、完整性要求 電子文件的完整性包括兩個方面的含義，一是作為電子文件的完整性包括兩個方面的含義，一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其它形成的相關記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其它形成的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有

29、缺損。電子文件的軟硬件環境、元數據一同收集起來。損。電子文件的軟硬件環境、元數據一同收集起來。l、準確性要求、準確性要求 原始準確是文件的生命。準確地區分稿本，與其相原始準確是文件的生命。準確地區分稿本，與其相應的紙質文件保持一致。電子和紙質是文件的兩種版本，在相當長的應的紙質文件保持一致。電子和紙質是文件的兩種版本，在相當長的時間內將并存，分別承擔著不同的職責，發揮著不同的作用。時間內將并存，分別承擔著不同的職責，發揮著不同的作用。l文本文件文本文件Text ：用文字處理技術形成的文字文件、表格文件。類別代碼為：用文字處理技術形成的文字文件、表格文件。類別代碼為T T。l數據文件數據文件Da

30、ta ：用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參：用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。類別代碼為數等。類別代碼為D D。l計算機程序文件計算機程序文件Program：計算機使用的或在某一軟件平臺上自行開發設計的系統軟件、：計算機使用的或在某一軟件平臺上自行開發設計的系統軟件、支持軟件和應用軟件的源程序及其開發、編譯工具。類別代碼為支持軟件和應用軟件的源程序及其開發、編譯工具。類別代碼為P P。l圖形文件圖形文件Graphic ：采用計算機輔助設計或繪圖獲得到的靜態圖形文件。類別代碼為：采用計算機輔助設計或繪圖獲得到的靜態圖形文件。類別代碼為G

31、G。l圖像文件圖像文件Image ：采用掃描儀、數碼相機等設備生成的靜態圖像文件。類別代碼為：采用掃描儀、數碼相機等設備生成的靜態圖像文件。類別代碼為I I。l影像文件影像文件Video ：通過計算機影像處理技術形成的記錄影像的文件。類別代碼為：通過計算機影像處理技術形成的記錄影像的文件。類別代碼為V V。l聲音文件聲音文件Audio ：通過計算機聲音處理技術形成的記錄聲音的文件。類別代碼為：通過計算機聲音處理技術形成的記錄聲音的文件。類別代碼為A A。l超媒體鏈結文件：用計算機超媒體鏈結技術制作的文件。類別代碼為超媒體鏈結文件：用計算機超媒體鏈結技術制作的文件。類別代碼為O O。 第十一條第

32、十一條 各單位檔案人員應加強對電子文件收集積累工作的監督和指導，各單位檔案人員應加強對電子文件收集積累工作的監督和指導，保證應歸檔電子文件的齊全、準確、完整、有效。保證應歸檔電子文件的齊全、準確、完整、有效。l（一）電子文件正本（稿本代碼（一）電子文件正本（稿本代碼F F）及其背景信息、元數據應一同收集。及其背景信息、元數據應一同收集。電子公文形成單位應同時收集其定稿（稿本代碼電子公文形成單位應同時收集其定稿（稿本代碼M M），），其他電子文件可以其他電子文件可以根據需要確定是否收集其定稿及歷次修改稿。電子文件正本應收集兩套。根據需要確定是否收集其定稿及歷次修改稿。電子文件正本應收集兩套。l（

33、二）當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應當采取嚴格的安（二）當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應當采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應當隨時對電子文件進行備全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應當隨時對電子文件進行備份，存儲在脫機保存的載體上。份，存儲在脫機保存的載體上。l公務處理過程形成電子文件同時又形成紙質等其他形式文件，應同時收集公務處理過程形成電子文件同時又形成紙質等其他形式文件，應同時收集其相應的其他形式文件一同歸檔，并保證它們在內容及相關說明、描述上其相應的其他形式文件一同歸檔，并保證它們在內容及相關說明、描述上完全一致。完全一致。l具有永久和

34、長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件應制成紙質具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件應制成紙質文件或縮微品等，同步收集。文件或縮微品等，同步收集。l（三）單位形成的同一類型的電子文件格式應統一。（三）單位形成的同一類型的電子文件格式應統一。文本文件推薦采用文本文件推薦采用XMLXML格式，現階段可以收集格式，現階段可以收集PDFPDF、RTFRTF、TXTTXT格式文檔；圖像文件推薦采用格式文檔；圖像文件推薦采用TIFFTIFF或或JPEGJPEG格式；視格式；視頻或多媒體文件推薦采用頻或多媒體文件推薦采用MPEGMPEG或或AVIAVI格式；聲音文件推格式；聲音文件推

35、薦采用薦采用MP3MP3或或WAVWAV格式。各專業電子文件的通用格式，格式。各專業電子文件的通用格式，由省檔案局會同有關專業主管部門確定。由省檔案局會同有關專業主管部門確定。l通用格式的電子文件，各單位應收集一套形成或支持通用格式的電子文件，各單位應收集一套形成或支持該格式電子文件的通用軟件及其相關參數手冊、說明該格式電子文件的通用軟件及其相關參數手冊、說明資料等。特殊的無法轉換為通用格式的電子文件，應資料等。特殊的無法轉換為通用格式的電子文件，應同時收集其特殊的軟硬件環境、壓縮算法和其他相關同時收集其特殊的軟硬件環境、壓縮算法和其他相關數據。數據。 文本文件（文本文件（text)，純文本文

36、件不含格式代碼，使用時不受計算機硬件純文本文件不含格式代碼，使用時不受計算機硬件和軟件類型的限制，常用格式有和軟件類型的限制，常用格式有TXT 等。等。轉換格式轉換格式TxtXmlpdf Rtf直接作為電子檔案存儲直接作為電子檔案存儲WPSXmlPdf其他類型文檔其他類型文檔有關有關軟件軟件 數據文件（數據文件（DATA）轉換格式轉換格式DBF直接作為電子檔案存儲直接作為電子檔案存儲其他格其他格式數據式數據庫文件庫文件DBF其他類型數據庫文件其他類型數據庫文件有關有關軟件軟件 圖像文件（圖像文件（Image）：）：使用數字設備采集或制作的畫面使用數字設備采集或制作的畫面轉換格式轉換格式Tiff

37、JPEG直接作為電子檔案存儲直接作為電子檔案存儲其他格其他格式圖像式圖像TiffJPEG無法轉換格式的圖片無法轉換格式的圖片有關有關軟件軟件 影像文件（影像文件（video），使用視頻捕獲設備錄入的數字影像或使用動使用視頻捕獲設備錄入的數字影像或使用動畫軟件生成的各種動態畫面畫軟件生成的各種動態畫面轉換格式轉換格式AVIMPEG直接作為電子檔案存儲直接作為電子檔案存儲其他格其他格式影像式影像AVIMPEG無法轉換格式的影像無法轉換格式的影像有關有關軟件軟件 聲音文件（聲音文件（audio），用音頻設備錄入或用編曲軟件生成的文件。用音頻設備錄入或用編曲軟件生成的文件。常用的文件格式有常用的文件格

38、式有WAV，MP3等。等。轉換格式轉換格式WAVMP3直接作為電子檔案存儲直接作為電子檔案存儲其他格其他格式音頻式音頻WAVMP3其他類型音頻其他類型音頻有關有關軟件軟件l（四）對只有電子簽章的電子文件，收集時應附加具有法律效（四）對只有電子簽章的電子文件，收集時應附加具有法律效力的非電子簽章，以保證電子文件的憑證作用。對使用可靠電力的非電子簽章，以保證電子文件的憑證作用。對使用可靠電子簽名的數據電文，不需要再度簽名確認。子簽名的數據電文，不需要再度簽名確認。l（五）收集起來的電子文件應設置為只讀狀態，并存儲在特定（五）收集起來的電子文件應設置為只讀狀態，并存儲在特定的載體上，脫機保存。順序登

39、記的載體上，脫機保存。順序登記電子文件登記表電子文件登記表（項目及（項目及格式參見格式參見GB/T188942002GB/T188942002），），與電子文件一同保存。與電子文件一同保存。電子電子文件登記表文件登記表可以由計算機系統生成，但歸檔時應輸出一份紙可以由計算機系統生成，但歸檔時應輸出一份紙質登記表。質登記表。l（六）電子文件在形成、接收時就要制作備份。在文件流轉的（六）電子文件在形成、接收時就要制作備份。在文件流轉的每一個環節，只要發生過信息變化的，都應制作備份。對已經每一個環節，只要發生過信息變化的，都應制作備份。對已經辦理完畢的電子文件，無論有沒有歸檔，都要定期制作備份。辦理完

40、畢的電子文件，無論有沒有歸檔，都要定期制作備份。l第十二條第十二條 電子文件歸檔可以采取物理歸檔或邏輯歸檔兩種方式。實現辦公電子文件歸檔可以采取物理歸檔或邏輯歸檔兩種方式。實現辦公自動化的單位，應采用邏輯歸檔與物理歸檔相結合的方式，在文件辦理完畢自動化的單位，應采用邏輯歸檔與物理歸檔相結合的方式，在文件辦理完畢后，即時進行邏輯歸檔；根據單位的歸檔制度，定期將已邏輯歸檔的電子文后，即時進行邏輯歸檔；根據單位的歸檔制度，定期將已邏輯歸檔的電子文件下載到脫機保管的載體上，向檔案部門進行物理歸檔。件下載到脫機保管的載體上，向檔案部門進行物理歸檔。l第十三條第十三條 電子文件歸檔前應當進行歸檔鑒定，對電

41、子文件的真實性、完整電子文件歸檔前應當進行歸檔鑒定，對電子文件的真實性、完整性、有效性進行檢驗和審核，確定密級和保管期限。性、有效性進行檢驗和審核，確定密級和保管期限。l（一）與紙質文件核對內容、簽章，審核電子文件收發登記表、操作日志及（一）與紙質文件核對內容、簽章，審核電子文件收發登記表、操作日志及相關的著錄項目等，確認電子文件及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常相關的著錄項目等，確認電子文件及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子文件與相應的紙質文件內容及其表現形式一致，處理過程無差錯。改動，電子文件與相應的紙質文件內容及其表現形式一致，處理過程無差錯。（二）按照國家關于文件材料歸檔

42、的有關規定判定電子文件是否應（二）按照國家關于文件材料歸檔的有關規定判定電子文件是否應該歸檔。該歸檔。（三）依據國家關于檔案保管期限的有關規定判定應歸檔電子文件（三）依據國家關于檔案保管期限的有關規定判定應歸檔電子文件的保管期限，該電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與的保管期限，該電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。內容信息的保管期限一致。（四）依據國家關于文件材料保密規定準確劃定電子文件的密級。（四）依據國家關于文件材料保密規定準確劃定電子文件的密級。（五）對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測各電子文件（五）對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測

43、各電子文件所依賴的硬件環境的有效性、軟件環境的有效性及其信息記錄格所依賴的硬件環境的有效性、軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。式、有無病毒感染等。（六）填寫（六）填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表（格式見（格式見GB/T188942002GB/T188942002）有關內容。）有關內容。 第十四條第十四條 歸檔電子文件應區分全宗，以件為單位進行整理。歸檔電子文件應區分全宗，以件為單位進行整理。CADCAD電子文件整理按電子文件整理按照照CADCAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求（GB/T17678199

44、9GB/T176781999）規定，規定，分項目進行整理。其他類型的電子文件按照分項目進行整理。其他類型的電子文件按照電子文件歸檔與管理規范電子文件歸檔與管理規范（GB/T188942002GB/T188942002）規定，在全宗內區分年度、保管期限、機構（問題），規定，在全宗內區分年度、保管期限、機構（問題），或只區分年度、保管期限，按電子文件類別相對集中，脫機存儲在一次寫光盤、或只區分年度、保管期限，按電子文件類別相對集中，脫機存儲在一次寫光盤、硬盤、磁帶等載體上，并達到如下要求：硬盤、磁帶等載體上，并達到如下要求：（一）歸檔電子文件應逐件進行著錄（著錄項目參照（一）歸檔電子文件應逐件進行

45、著錄（著錄項目參照DA/T181999DA/T181999檔案著錄規檔案著錄規則則），并按照保證電子文件真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特），并按照保證電子文件真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和責任者、操作者、背景信息、元數據等其他標識，形成歸檔電有的著錄項目和責任者、操作者、背景信息、元數據等其他標識，形成歸檔電子文件機讀目錄和紙質目錄。目錄中的記錄要與歸檔電子文件實現一對一的固子文件機讀目錄和紙質目錄。目錄中的記錄要與歸檔電子文件實現一對一的固定鏈接。定鏈接。（二）歸檔電子文件載體應按（二）歸檔電子文件載體應按CADCAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求電

46、子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求（GB/T176781999GB/T176781999）規定的信息結構組織數據，每個存儲載體根目錄下應設規定的信息結構組織數據，每個存儲載體根目錄下應設置說明文件、著錄文件和電子文件子目錄、其他文件子目錄等。置說明文件、著錄文件和電子文件子目錄、其他文件子目錄等。（三）特殊格式的電子文件應在同一載體中存有相應的查看軟件。（三）特殊格式的電子文件應在同一載體中存有相應的查看軟件。（四）解密已加密的電子文件。必須加密歸檔的電子文件應將其解密（四）解密已加密的電子文件。必須加密歸檔的電子文件應將其解密軟件和說明文件單獨存放。軟件和說明文件單獨存放。（五）歸檔電子文件

47、載體應一式（五）歸檔電子文件載體應一式3 3套，一套封存保管（套，一套封存保管（A A），），一套供查一套供查閱使用（閱使用（B B），），一套寄存到同級國家綜合檔案館（一套寄存到同級國家綜合檔案館（C C）。）。（六）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上注明全宗號、六）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上注明全宗號、目錄號、載體序號、套別、密級、保管期限、盤內文件起止時間、目錄號、載體序號、套別、密級、保管期限、盤內文件起止時間、立檔單位名稱、盤內存儲電子文件的主要內容等。立檔單位名稱、盤內存儲電子文件的主要內容等。（七）以存儲載體為單位制作紙質的（七）以存儲載體為單位制作紙

48、質的歸檔電子文件登記表歸檔電子文件登記表首頁首頁（項目及格式見（項目及格式見GB/T188942002GB/T188942002），），以件為單位著錄形成紙質以件為單位著錄形成紙質歸檔電子文件登記表歸檔電子文件登記表續頁（項目及格式見續頁（項目及格式見GB/T188942002GB/T188942002）。）。l第十五條第十五條 單位檔案部門在接收歸檔電子文件時，應當單位檔案部門在接收歸檔電子文件時，應當對電子文件及其載體、技術環境進行檢驗，檢驗載體對電子文件及其載體、技術環境進行檢驗，檢驗載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性

49、、完整性、有效性檢驗及審核手續是否完備；的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續是否完備；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格式的電子文件，應當核實其相關的軟件、版本、操作式的電子文件，應當核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。不符合歸檔要求的發回歸檔部門進手冊等是否完整。不符合歸檔要求的發回歸檔部門進行改正。符合歸檔要求的，履行交接手續，完成行改正。符合歸檔要求的，履行交接手續，完成歸歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表檔電子文件移交、接收檢驗登記表（項目及格式見（項目及格式見GB/T188942002GB/T188942002）一式兩

50、份，交接雙方各執一份一式兩份，交接雙方各執一份。 l磁性載體：磁記錄技術是利用磁變化電流在磁性介質上記錄和讀取信息。磁帶、硬磁盤、軟磁盤等 l光學載體：光記錄技術是利用激光在非磁性介質上記錄和讀取信息。光盤、光帶等l磁光性載體：磁光記錄技術是磁存儲與光學存儲相結合的產物，用激光在磁性介質上記錄和讀取信息。有磁光盤等l1、存儲容量大，磁盤的存儲容量一般為幾千兆字節到幾萬兆字節；、存儲容量大，磁盤的存儲容量一般為幾千兆字節到幾萬兆字節；2、隨機存儲方式，存取速度快，平均存取時間、隨機存儲方式，存取速度快，平均存取時間25ms；3、數據傳輸率高，由于記錄密度高、磁盤轉速快，其數據傳輸率最高、數據傳輸

51、率高，由于記錄密度高、磁盤轉速快，其數據傳輸率最高可達每秒可達每秒15兆字節；兆字節；4、可靠性高，通常磁盤與驅動器裝在一起，構成一個密閉系統。不易、可靠性高，通常磁盤與驅動器裝在一起，構成一個密閉系統。不易受到周圍環境影響，所以工作穩定性好、可靠性高。受到周圍環境影響，所以工作穩定性好、可靠性高。5、價格較磁帶、軟磁盤貴；、價格較磁帶、軟磁盤貴；6、通常不能像磁帶、軟磁盤那樣脫機存放。、通常不能像磁帶、軟磁盤那樣脫機存放。 基于以上性能，磁盤宜作為網絡數據傳輸的在線存儲載體，而不宜作基于以上性能，磁盤宜作為網絡數據傳輸的在線存儲載體，而不宜作為檔案存儲載體。為檔案存儲載體。l光盤有許多種分類

52、，但最常見的是按光盤的固有特性光盤有許多種分類，但最常見的是按光盤的固有特性和功能分類。如：只讀式光盤；一次寫多次讀光盤；和功能分類。如：只讀式光盤；一次寫多次讀光盤；可擦寫光盤可擦寫光盤 。l結構：基片、存儲介質層和密封層。結構：基片、存儲介質層和密封層。 l光盤的優缺點：記錄密度高、存儲量大；使用壽命較光盤的優缺點：記錄密度高、存儲量大；使用壽命較長；數據傳輸率高、存取速度快；存儲費用低；易保長；數據傳輸率高、存取速度快；存儲費用低；易保存等。缺點就是標準不統一。存等。缺點就是標準不統一。l儲存電子文件最適合的載體便是儲存電子文件最適合的載體便是:WORM光盤光盤 (write once

53、read many)l第十六條第十六條 各單位應根據本單位電子文件管理需要，為檔案部門配備各單位應根據本單位電子文件管理需要，為檔案部門配備光盤刻錄機、磁帶機、掃描儀和高性能的計算機或單獨的服務器等設光盤刻錄機、磁帶機、掃描儀和高性能的計算機或單獨的服務器等設備，滿足電子文件歸檔整理、存儲加工、保管利用的要求。備，滿足電子文件歸檔整理、存儲加工、保管利用的要求。l單位檔案部門均應配備專用的電子文件柜，有條件的單位應建造標準單位檔案部門均應配備專用的電子文件柜，有條件的單位應建造標準的電子文件庫房，集中存放保管歸檔電子文件。的電子文件庫房，集中存放保管歸檔電子文件。l第十七條第十七條 各單位檔案

54、部門應采取措施，確保歸檔電子文件安全保管。各單位檔案部門應采取措施，確保歸檔電子文件安全保管。除符合紙質檔案的要求外，還應當符合下列條件：除符合紙質檔案的要求外，還應當符合下列條件：l（一）存儲載體應作防寫處理。（一）存儲載體應作防寫處理。l（二）操作時應避免擦、劃、觸摸存儲載體的記錄涂層。（二）操作時應避免擦、劃、觸摸存儲載體的記錄涂層。l（三）單片載體應當裝盒，豎立存放，避免擠壓。（三）單片載體應當裝盒，豎立存放，避免擠壓。l（四）環境溫度保持在（四）環境溫度保持在 17 2017 20之間，相對濕度保持在之間，相對濕度保持在35%45%35%45%之間。之間。l（五）存放時應遠離強磁場、

55、強熱源，并與有害氣體隔離。（五）存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。l處在收集積累階段的電子文件的保管，也應參照上述要求進行。處在收集積累階段的電子文件的保管，也應參照上述要求進行。l第十八條第十八條 各單位檔案部門應采取措施，保障歸檔電子文件的有效性。各單位檔案部門應采取措施，保障歸檔電子文件的有效性。 l（一）每年均應對歸檔電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查（一）每年均應對歸檔電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應當確認庫存歸檔電子文件載體與新設備的兼容性。登記。設備環境更新時應當確認庫存歸檔電子文件載體與新設備的兼容性。如不兼容，應進行

56、遷移，并填寫如不兼容，應進行遷移，并填寫歸檔電子文件遷移登記表歸檔電子文件遷移登記表（項目、格式（項目、格式見見GB/T188942002GB/T188942002）。）。原載體應繼續保存原載體應繼續保存4 4年。年。l（二）磁性載體每滿（二）磁性載體每滿2 2年、光盤每滿年、光盤每滿4 4年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于于10%10%，如發現問題應及時恢復、轉存。，如發現問題應及時恢復、轉存。l（三）對磁性載體上的歸檔電子文件，應當每（三）對磁性載體上的歸檔電子文件，應當每4 4年轉存一次。原載體同時保留年轉存一次。原載體同時保留時間不少于時間不少于4

57、4年。年。l第十九條第十九條 各單位應建立健全電子文件查閱利用制度，按照國家有關保密規定，各單位應建立健全電子文件查閱利用制度，按照國家有關保密規定，采用專門的技術和措施，確保歸檔電子文件的安全有效使用。采用專門的技術和措施，確保歸檔電子文件的安全有效使用。l未經審批同意，任何單位或者個人不允許復制電子文件。未經審批同意，任何單位或者個人不允許復制電子文件。l利用時應使用拷貝件，歸檔電子文件的封存載體不得提供利用。利用時應使用拷貝件，歸檔電子文件的封存載體不得提供利用。l實現辦公自動化的單位，可以通過計算機網絡進行網上利用。具有保密要求實現辦公自動化的單位，可以通過計算機網絡進行網上利用。具有

58、保密要求的歸檔電子文件上網時應符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全的歸檔電子文件上網時應符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施，保證利用者遵守保密規定，在權限規定范圍之內安全使用。保密措施，保證利用者遵守保密規定，在權限規定范圍之內安全使用。 l第二十條第二十條 各單位應成立檔案鑒定工作小組，按照國家有關檔各單位應成立檔案鑒定工作小組，按照國家有關檔案鑒定的規定，及時對已到期的歸檔電子文件進行價值鑒定。案鑒定的規定，及時對已到期的歸檔電子文件進行價值鑒定。經鑒定確無保存價值的電子文件，應按規定程序，由本單位主經鑒定確無保存價值的電子文件，應按規定程序，由本單位主要負責人簽字后，報經檔案行政管理部門審批同意，方可銷毀。要負責人簽字后，報經檔案行政管理部門審批同意，方可銷毀。屬于保密范圍的電子文件被銷毀時，應連同其存儲載體一起銷屬于保密范圍的電子文件被銷毀時，應連同其存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。毀并在網絡中徹底清除。l第二十一條第二十一條 各單位應及時對歸檔電子文件的接收、保管、利各單位應及時對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀等情況進行統計分析，針對發現的問題，提出改用和鑒定銷毀等情況進行統計分析，針對發現的問題，提出改進措施，不斷完善電子文件管理工作。進措施，不斷完善電子文件管理工作。 l第二十二條第二十二條 各級黨政機關應根據規定，