1、    淺析如何提升辦公室檔案管理效率    陶立摘 要：辦公室檔案的完整性和有序性對于高校的發展起到了至關重要的作用，因此很多高校需要專門的人員進行辦公室檔案管理工作。但是，目前很多企業的辦公室檔案管理工作效率有待提升，本文通過總結目前辦公室檔案管理工作效率方面存在的問題，提出促進效率提升的重要途徑。關鍵詞：辦公室；檔案；管理；效率前言：對于辦公室檔案管理來講，一定要堅持檔案管理的完整性以及科學性原則，結合辦公室檔案管理的實際工作不斷完善以及創新，保證辦公室檔案管理質量基礎上，能夠真正實現檔案管理的價值。檔案管理一直是辦公室管理中非常重要的內容，需要制

2、定專門的檔案管理制度作為管理基礎，同時還需要完善辦公室檔案管理中存在的不足，保證辦公室檔案管理的安全，制定更加適合辦公室管理的方式進行辦公室檔案管理。1 辦公室檔案管理工作效率方面存在的問題1.1辦公室檔案管理工作手段較為落后目前，很多高校仍然采用人工管理檔案的傳統管理手段，這種管理工作手段較為落后，形成了很多不良后果，主要體現在：第一，沒有充分利用信息技術的優勢，使得很多檔案管理人員雖然耗費大量的精力，但是無法更好地提高辦公室檔案管理工作效率；第二，沒有將信息技術應用到辦公室檔案管理工作中，很容易造成資料缺失，很多資料在整理過程中會出現錯誤，無法對資料進行快速備份和恢復，為高校帶來較大損失1

3、。1.2辦公室檔案管理工作人員素質有待提高對于很多高校來講，辦公室檔案管理工作人員的素質還有待提高，在工作中往往展現出很多不足，主要體現在以下幾個方面：第一，很多辦公室檔案管理工作人員，不能熟練利用計算機進行操作，還需要經過較長的時間熟悉和使用計算機，使得辦公室檔案管理工作無法高效開展；第二，很多辦公室檔案管理工作人員認為自己進行的是打雜的工作，沒有在工作過程中承擔起自己應盡的責任，很多工作往往都是拖到最后，極大地降低了辦公室檔案管理工作的效率2。1.3管理制度不健全要推動辦公室檔案管理工作的順利開展，就必須健全管理制度，制定切實可行的規章條例。檔案管理制度主要包括收集機制、檔案分類、查閱借閱

4、規定、保管期限、歸整規范、介質區分等，可見，從新資料的產生到資料使用周期的結束，檔案管理制度貫穿始終。若要完善和健全檔案管理制度，相關部門領導必須充分重視檔案管理工作，但目前大部分辦公室仍未建立單獨的檔案管理資料室，更缺乏系統、合理的檔案管理體制，導致檔案管理工作整體效率低下，結構機制混亂。2 提高辦公室檔案管理效率的策略2.1創新管理體制管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發工作人員的積極性與創造性，有效對管理體制進行創新，提高檔案的利用率，例如通過建立網絡檔案目錄、建立

5、辦公室檔案服務反饋機制、開發適合本校的檔案管理軟件系統等方法對辦公室檔案實現高效管理，以便使其所具有的經濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規范性3。2.2建立辦公室檔案管理工作的反饋機制對于很多高校來講，都需要及時匯報員工的工作，從而使得高校領導者能夠了解員工的工作內容，并且對未來的工作內容進行合理規劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機制，為此，可以從以下幾點入手：第一，鼓勵員工積極反映和反饋工作中的問題，反饋意見的收集人員可以對意見進行整理和匯總，使得高校管理者能夠充分參考這些意見，對現有的辦公室檔案管理工作進行改革4；第二，辦公

6、室檔案管理工作可以根據不同的部門對資料的重視程度等進行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。2.3提高檔案信息管理意識檔案信息管理系統的建立，需要樹立全新的管理意識，突破傳統檔案管理意識中存在的缺陷，充分認識到辦公室檔案管理的重要性。加強管理意識重視的基礎上，還需要投入大量管理資金，為檔案信息管理提供保障，奠定堅實基礎。檔案信息系統建設完善過程中，需要涉及很多信息技術以及設備，因此需要花費大量的資金，所以在資金方面一定要保證充足。例如檔案信息管理系統中，包含檔案管理系統、檔案采集系統以及網上查閱系統，不同檔

7、案系統在建設以及完善上包含很多不同，檔案管理系統主要職責是對檔案材料進行收集、鑒別以及整理、保管等，其包含不同模塊，比如說業務管理、系統維護等5。檔案采集系統主要是將紙質檔案歸檔到數字化檔案形式的過程，主要包含目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統維護四大功能，需要利用檔案軟件形式實現檔案管理。網絡查閱系統主要是根據網絡發展作為基礎，利用b/s等形式實施查檔或是閱檔等，從整體上來講，檔案管理信息系統完善需要耗費大量資金，所以在資金方面一定要保證充足。2.4增強管理者業務素養相關部門應當組織辦公室檔案管理人員參加各種各樣的專業技能培訓，增強他們對辦公室檔案管理工作的靈活性、準確性、嚴謹性的認識，并及

8、時了解最新的專業技巧和理論知識。此外，檔案管理人員也應當自覺提升自身的專業素養與職業道德水平，更加客觀、公正、合理地處理檔案信息。同時，辦公室檔案管理人員要全面系統地了解和把握職位要求，并在此基礎上及時改正自身不足，提升自身的工作勝任能力，進而做好本職工作。除此之外，檔案管理人員時常會面臨工作調動，這就要求檔案管理者必須在動態職業環境中，學會處理相關工作關系，并遵守職業道德，嚴守機密信息。與此同時，辦公室檔案管理人員還應當提升自身的協調能力，并能夠恰當處理人際關系，為檔案管理打好基礎。2.5科學設置檔案管理組織相關部門應當設置專門的辦公室檔案管理崗位，并安排專職人員進行信息錄入、收集、修改、歸

9、檔、核對和更新等工作，以增強檔案管理的時效性。除此之外，還應當完善檔案管理制度，以授權形式約束借調檔案、查閱資料等情況，以便增強檔案管理的保密性，防比檔案信息外泄。同時，還應當構建一個上卜銜接、及時溝通的檔案收集系統，并在此基礎上明確檔案管理人員、各部門領導的具體職責，確保檔案管理的每個環節工作都能夠落實到位。此外，還要將檔案收集工作滲透到辦公室工作程序、崗位職責、工作計劃中。各部門負責人也應當支持和幫助檔案管理人員順利開展相關工作，并通過整理、收集和歸檔，將檔案完整、齊全、準時地移交相關部門。結語：辦公室檔案管理工作需要根據信息化檔案管理系統以及完善的檔案管理制度作為基礎，才能更好地提高檔案管理的質量。并且辦公室檔案管理工作涉及的方面比較多，所以需要及時聽取工作人員意見，逐層進行完善。參考文獻：1李軍. 辦公室檔案管理存在的不足及完善策略j. 辦公室業務，2017（10）：74.2陳忠琴. 事業單位辦公室檔案信息化管理合理化路徑構建j. 人才資源開發，2017（11）：24.3白宇紅，侯明. 談如何