1、1企業行政管理課件企業行政管理課件2目錄目錄一一企業行政管理概述企業行政管理概述二二企業辦公環境規劃企業辦公環境規劃三三企業行政工作計劃企業行政工作計劃四四企業規章管理企業規章管理五五企業行政事務管理企業行政事務管理六六企業會務管理企業會務管理七七辦公自動化辦公自動化八八企業文件管理企業文件管理3前言前言 企業行政管理是企業管理的中樞，負擔著整個企業的管理和協調工作。 企業行政管理人員是企業發展的幕后英雄，做的事繁瑣復雜的日常行政工作，工作要求高。行政工作聯系著企業的各個部門和所有員工，是溝通企業上下的橋梁，是協調企業內外的樞紐。4一、企業行政管理概述一、企業行政管理概述5（一）、行政管理（一

2、）、行政管理行政管理主要有計劃、組織、協調和控制四項基本職能。1. 計劃。行政管理的計劃包括制訂計劃、下達指示、做出決議、安排具體工作等。2. 組織。組織活動包括對機構的設置、調整和運用，對人員的選拔任用、培訓和考核，使計劃和決策得以實現。3. 協調。協調是通過政策、法規、和各種具體的措施，不斷改善和調整組織之間的關系，使各項工作分工明確、配合密切，以共同實現預定目標。4. 控制。控制即監督、檢查的職能，通過統計資料核對信息的分析，如人事、組織、財務等情況進行控制。6（二）、企業行政管理（二）、企業行政管理 企業行政管理包括企業管理和行政管理，是指依靠企業行政組織，按照行政渠道管理企業的方法。

3、 企業的行政管理者必須做好以下工作：（1）必須建立健全行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規范化表格、圖表等，并嚴格執行，從而建立起行政部門的“法治”秩序。（2）要培養出一支高素質、高效率的行政人員隊伍。（3）搞好科學分工、管理層次和合理授權。 7（三）、企業行政管理部門的職責（三）、企業行政管理部門的職責 在現代企業中，企業行政部門是企業重要的信息管理部門。企業通過他對事務信息進行有效地管理，從而使技術部門、生產部門、市場部門、等其他職能部門有效地運轉。企業行政管理部門的職責主要包括公文處理、通信管理、資產管理、會議管理和事務管理。8二、企業辦公環境規劃二、企業辦公環境規

4、劃 辦公室的特點是在同一幢建筑物內能容納不同功能要求的辦公需求，它的室內空間組合、平面布置及室內外環境設計，會影響員工的工作效率。（一）、辦公環境選址（二）、辦公室分配 1、辦公室內部設計的原則 2、辦公室的布局（三）、辦公室的物理條件 1、減少噪聲 2、改善照明 3、空調設備與通風 4、清潔衛生設備 5、安全預防9（一）、企業行政工作計劃的內容1、企業目標2、企業戰略決策3、企業政策4、預算 一般來說，企業行政工作計劃常用5w1h來表示： why為什么做？（原因與目的） what做什么？（活動與內容） who誰去做？（執行者） where在什么地方做？（地點） when在什么時間做？（時間）

5、 how怎樣做？（手段和安排）10（二）、企業行政工作計劃制訂步驟（二）、企業行政工作計劃制訂步驟1、確定目標2、調查研究3、資料分析4、計劃方案的擬定和評價5、方案的選擇6、方案的實施11（三）、企業行政工作計劃的總結（三）、企業行政工作計劃的總結 總結是一項工作完成的最后步驟。其內容包括計劃實施前、實施中、實施后所有情況的匯報。1、實施前2、實施中3、實施后四、企業規章管理四、企業規章管理（一）、企業規章的種類1、由于法律規定而產生的企業規章2、有關組織的規章4、有關業務的規章3、人力資源的規章（二）、企業規章的制定1、企業規章的成文形式2、企業規章制定方法（三）、企業規章的應用1、通知所

6、有相關人員2、遵守及履行企業的規章12五、企業行政事務管理五、企業行政事務管理（一）、印章管理 印章是印信憑證的一種，是刻在固定質料上的代表機關、組織或個人權力、職責的憑據。 印章具有三個特性：法定性、權威性、效用性。 通常使用的印章主要有三種：公章或鋼印、企業領導的簽名或圖章、行政辦公部門印章。（二）、介紹信管理 介紹信是一種使用相當廣泛的身份證明。企業的人員要出差辦事，需有說明任務、證明身份的介紹信。（三）、憑證管理 不管是哪種憑證，都需要用印。13六、企業會務管理六、企業會務管理 自從有了人類組織，就產生了會議。經過氏族、部落、部落聯盟以及國家的漫長發展過程，今天，會議已經成為現代社會開

7、展政治活動、經濟活動、文化活動和其他活動的重要方式之一。會議是解決問題的手段之一，是領導工作的一種重要方式。（一）、會議類型1、例行工作會議 2、專題性會議3、布置和總結性會議 4、座談會5、群眾大會 6、代表大會7、現場會議 8、電話會議9、電視會議14（二）會議安排（二）會議安排1、擬定與會人員2、選擇會議地點3、及時發放通知4、安排會議時間5、會務人員分工與監控協調6、擬定會議議程7、安排住宿、餐飲、用車8、會場布置9、會前復查15（三）、會后管理1、會場清理2、財務結算3、會議效果的調查和總結4、會議文件的收退5、文件的立卷歸檔16七、辦公自動化七、辦公自動化（一）、辦公自動化的含義1

8、、利用先進的科學技術和現代辦公設備；2、辦公人員和辦公設備構成的人機信息處理系統；3、提高效率和改進質量是辦公自動化的目的。（二）、辦公自動化的作用1、建立信息發布的平臺2、實現工作流程的自動化3、節省企業的辦公費用支出4、增強領導監控能力 17八、企業文件管理八、企業文件管理 文件收發管理（一）、收文管理要求（二）、文件分發（三）、文件寄發 文件的保管 （一）、建立文件歸檔的制度（二）、確定文件的保管期限（三）、文檔的利用（四）、文件的銷毀1819文件收發管理文件收發管理（一）、收文管理要求1、文件簽收凡來單位公啟文件均有收發崗位登記簽收后分別交辦公室機要秘書拆封。2、文件編號保管辦公室對上

9、級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。3、文件傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，如有“批示”“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和上級批示辦理有關事宜。（二）、文件分發1、及時2、分清主次，保證重點3、分發文件要登記（三）、文件寄發1、一般文件寄發2、機密、親啟文件的寄發凡機密或親啟文件，必須加蓋“絕密”“密”“親啟”等字樣印章后發送。20文件的保管文件的保管（一）、建立文件歸檔的制度1、文件歸檔的必要性2、文件歸檔的目的3、文件的整理文件的整理，主要是把零散的和需要進一步條理化的文件，進行基本的分類、組合和編目，使之系統起來。（二）、文檔的利用1、有計劃、有重點地編制必要的檢索工具和參考資料2、建立查閱制度，主要有查閱