1、1. 目的通過對影響物質采購的關鍵環節進行控制， 確保采購的物質符合質量標準 的要求， 以滿足學院教學、辦公的需要。2. 范圍適用于學院辦公用品、辦公家具、學生宿舍家具、清潔用具、水電維修配 件、局部勞 保用品、根底設施維修材料、藥品等的采購控制。3. 工作的程序和要求3.1 物資需用量方案3.1.1 總務處庫管員根據日常物質消耗量和庫房盤存情況編制月、 學期需用方案， 并詳細列 表，各部門根據工作需要提出物質需用方案及需用時間， 報總務處長 和學院分管院長審核。3.1.2 總務處長和分管副院長負責審核，主要是核定物資的規格型號和數量，審 核工作應在 三天之內完成。經審核后的物質需用方案報學院

2、院長審批。3.1.3 院長負責物質需用方案的審批，審批應在一周內完成。3.1.4 經審批的物資需用方案由總務處組織采購。3.2 物資采購方案總務處按照已批準的物質需用方案經平衡庫存后， 編制物資采購方案下達 給采購人員3.3 采購3.3.1 采購人員按?合格供給商名單?內的供給商進行詢價，詢價結果由采購員 報總務處負 責人同意后簽訂采購合同。3.3.2 當按?合格供給商名單?進行詢價不能滿足要求時，采購人員尋找新的供 應商進行詢 價，執行以下程序 4 至 5 條款。3.4 供給商的調查由采購人員對市場及供給商進行詳細調查，通過索取資料、現場考察等， 了解供給商 的生產(或提供 ) 、技術及設備

3、能力，產品質量及質量管理狀況、檢 測能力、企業信譽和 業績， 物資價格、 付款方式、 售后效勞等， 采購員填寫 ?供 應商調查評定表?。交總務處 負責人審定。3.5 供給商的評定3.5.1 供給商的評價準那么：a) 供給商提供的產品通過產品質量認證；b) 供給商提供的樣品檢驗合格；c) 有必要時，公司對供給商進行第二方審核，通過本公司的第二方審核3.5.2 供給商的評定方法： 總務處組織庫管員、 采購員、 使用部門的技術人員采用 會議或會 簽的方式對供給商調查結果進行評定，作出是否采購該供給商的產品 的結論性意見，由院 長審批，并記錄在?供貨商調查評定表?中。3.5.3 供給商的評定內容： 產

4、品質量、 質量保證能力、 價格、 交貨期及售后效勞、 付款方式等。3.5.4 供給商的選擇準那么：a) ? 供給商有合法的執照和資質；b) ? 供給商有質量保證能力和證實所提供物資合格的證據；c) ? 供給商的社會信譽良好，價格合理；d) ? 供給商的生產或提供能力穩定，能滿足公司工程進度和質量要求。3.6 采購合同簽訂3.6.1 一萬元以上物質采購需經院辦公會議通過， 三家以上的供貨商邀標， 十萬元 以上的物 質采購需公開招標來確定供貨商。3.6.2 批量采購 ( 一萬元以上 ) 辦公用品、根底設施維修材料、水電維修材料等物 質時，采 購合同由院長委托代理人簽訂。3.6.3 小量、零星采購和

5、輔助性材料的采購 ( 一萬以下 ) 合同分管院長審批后由總務處簽訂 采購合同3.6.4 采購合同中應明確技術要求，驗收條件和質量保證要求等。3.6.5 采購合同應具有嚴肅性、時效性和可操作性，合同內容應完整、標準，符 合?中華人 民共和國合同法?。3.6.6 對易燃易爆材料的購置，還應符合公安部門的有關規定3.7 供給商的業績 (重新) 評價3.7.1 供給商的重新評價準那么：a) 在供貨期內，供方的執照和資質被政府部門撤消，取消供方資格；b) 供方產品的穩定性：進貨檢驗一次不合格的扣 3 分，兩次不合格扣 8 分，三次不 合格的取消供方資格；c) 供貨的及時性：一個供貨合同執行完畢的執行期內

6、，一次供貨不及時扣2 分，兩次供貨不及時扣 5 分，三次供貨不及時扣 8分，四次供貨不及時的取消供方資格， 發生一次 供貨不及時，延誤交貨期 15 天以上的取消供方資格；d) 供貨的價格合理，不在供貨執行期內哄抬價格：發生一次漲價扣 4 分，兩次漲價扣 8 分，三次漲價取消供方資格，發生一次大幅上漲價格 上漲率 10 以上 取消其供方資格；e一個供貨合同執行完畢的執行期內，扣分總分到達或超過 10 分的，取消供方資格。3.7.2 一個采購合同執行完畢后， 由總務處組織分別對該供給商進行業績評價， 分 別填寫在 ?供給商的業績評價表?中，并備案。3.7.3 經調查評定合格的供方，自評定合格之日起

7、視同為合格供方，由總務處編入?合格供 應商名單?，以指導今后的采購3.7.4 總務處根據收集到的供給商的業績評價信息，調整?合格供給商名單?， 以指導今后的采購。3.7.5 對供給商的業績評價被確定為不合格供給商的，應將有關信息傳遞給供給商，使其提 高其效勞質量。3.7.6 對供給商的業績評價確定為不合格的供給商的，應立即從?合格供給商名單?中將其 刪出。3.7.7 凡列入?合格供給商名單?的供給商，下次采購時，免于對該供給商進行調查評定。3.7.8 總務處按?合格供給商名單?建立合格供給商檔案并予以保存。3.7.8.1 可按供給的材料類別進行供給商分類：a) ? 辦公教學家具、學生宿舍家具類

8、 ：桌、椅、凳、床等b) ? 辦公用品及清潔用具類：紙、筆、各類筆記本、文件擋案夾、掃把、拖把、垃圾筒 等。c) ? 建筑主材類：瀝青、鋼材、木材、鋁材、水泥、模板、預制構件、磚、砂、石等；d) 水電安裝維修料材類： 鍍鋅管、鋼管、閘閥、 PVC 管材，鋁心線、電桿、變壓器、 燈泡等。3.7.8.2 可按供給的途徑進行供給商分類：a) 生產廠家供給商；b) 中間商或代理商3.7.8.3 合格供給商檔案的內容 ( 不限于此 )a) 營業執照、資質、生產許可證復印件；b) 產品介紹；c) 產品合格證復印件；d) 曾經對該供給商調查評定的記錄；e) 曾經對該供給商業績評價的記錄。3.8 對供給商的控

9、制3.8.1 對供給商的控制類型：a) 供給商的調查；b) 公司對供給商進行第二方審核評價；c) 以往業績的評價；d) 同行類比的評價3.8.2 對供給商的產品控制按 4.10 要求進行3.9 對不合格品的控制3.9.1 對供貨商產品的驗收，應由總務處負責人會同庫管員或使用部門技術人員 按照合同和 驗收程序進行驗收。3.9.2 發現有不合格品應及時與供貨商取得聯系，提出證據資料，并按以下程序 處理：a) 對有嚴重質量問題的物質應退貨；b) 對有瑕疵但不影響使用功能應降級、折價處理；d) ? 按 4.7 的規定將供貨商情況記錄在案，出現嚴重的質量問題或大幅度價 格浮動，應 立即取消供貨商的資格。

10、e) ? 為了防止不同狀態物資混淆誤用， 未經檢驗和試驗的或經檢驗試驗不合 格的，都 要標識，可采用蓋章、掛牌或以存放地點或容器來區分不同檢 驗狀態， 并加以記錄。3.10 進貨物資的驗證3.10.1 采購人員根據送貨單、裝箱單清查實物數量，按照物資采購合同、方案及相應的驗收 標準，從物資標牌規格、型號、數量、生產日期、外觀質量、有 效期、質量證明文件或合 格證等方面進行檢查、核對，依據出廠合格證、出廠 檢驗報告、技術使用說明書等進行驗 證。3.10.2 對有包裝的物資， 按包裝件數實行全數驗證， 一般通用量大的可按批量開 箱開包抽 檢，抽查率為 5 10，如發現有不合格者，應逐件進行驗證。屬

11、于重要的、貴重的、配套 性強的應拆包逐件進行驗證3.10.3 進口物資必須有國家商檢部門檢驗并出具的證明3.10.4 因工程需要， 依據國家施工材料有關檢驗標準和工程質量監督站常規建材 檢驗取樣 規定，執行相關物資的理化試驗。委托國家授權的試驗室進行試驗， 由采購人員會同試驗 員負責抽樣送檢 常規建筑材料按公司 ? 物資驗收標準? 和?施工過程及原材料取樣方法? 進行。3.10.5 驗證結果的傳遞： 采購人員獲得到檢驗結果時， 應及時確認物質的質量狀態，并通 知庫管人員進行檢驗試驗狀態標識。檢驗試驗報告及質量證明、合格證等交由總務處統一 管理。3.10.6 驗證驗收合格時，由庫管人員填寫?進貨驗證記錄表?。3.10.7 驗證發現不合格的物資，按照 4