1、第2講會議效率不高的原因及解決方案【本講重點】會議效率不高的原因及預防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范會議效率不高的原因及預防性管理1 .會議的通病效率不咼小王是一家公司的職員， 他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會很多公司往往由于以下原因，開會效率低下： 公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。我醐乩九夕就的股可朋謎邯是宥闊胞的，甚至長牯盪的！其很卓愿因祇于：大條數(shù)公司的、 沐熬爭評很氐Fi議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。許多重要的會都安排在周五下午開，或 非要安排在事務繁忙的周一開。許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。

2、有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。時下有一句很流行的話一一“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的 狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。2.會議效率不高的原因“致命會議效率不高通常由以下 7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的傷”,需要格外警惕。這3種原因是：

3、主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。衾彊的三種致命飭土主持人的枝能會返的地點 會諄的準孝工僧表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次原因具體表現(xiàn)(1)時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸 轆轆，無心開會。(2)地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須岀席會議的人未到，通知來的是一些可 有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者 牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知 如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議 拖沓而無

4、成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然 發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失 敗。3 預防性管理所謂預防性管理，其實就是防患于未然， 將禍患扼殺于搖籃之中。 對于會議來說，做預 防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因， 一一做好預防 工作，從而保證會議的高效進行。【舉例】以會議為例，為了預防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預防性管理。會議效率不高的原因預防性管理措施時 間會議一般應安排在周二至周四上午或是下 午兩點半之后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓

5、桌進行。開會對象的選擇事先通知必須岀席會議的人， 將岀席會議的 人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參 加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一 職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果 通知所有的參會者。【自檢】請根據(jù)自身情況完成下列表格。（1）你所在公司是否存在會議效率不高的問題？是否（2）如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出改進意見。存在問題是否存在改進意見主持人毫無影響力是 否會議地點的布局讓人很有壓迫感是 否會前準備不足，會議議題讓

6、人不明 所以是 否會議總是選在午飯時間進行是 否高效會議的八大特征與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利 因素。高效會議具有 8大特征。高效會詡旳八大特征，只在必要時才瑕黨好好黑劃過掠訂和分茨了說程表遵守時間 一切枝嘟就班誦了最有經(jīng)驗旳和有才能的人出席側(cè)了評誥和歸納記錄所有決定.建謀科負責人建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預 防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。會議規(guī)范會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。1會議時間安排的規(guī)范 8AM-9AM 愛書內(nèi)歌望沒

7、被曉舐 不宜讓與昜奢対 餐儀甫太多因應戒進行業(yè)務甘析.-U. 0AM10AM適合1對1各逮，也鳧進待業(yè)務矗談的聶佳時機. 1C1AM12AM 1PM3PM迂命雋舄廣註. JPM-5PM服好不左排矗諛.上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。 這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的 會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集

8、思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期， 人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。2 會議規(guī)范本身會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會者都要準備在會上發(fā)言。準時開始，準時結(jié)束。各業(yè)務單位負責人對決議能否達成負直接責任。所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人， 這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人

9、扮"黑臉"會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄。所有與會者應承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。3 固定的會議流程規(guī)范議呂1冷事說班反冃標更恥懇盧生主踐/帔決是/A總姑開垢歡蓮會說目豹議桂 R煤時間規(guī)蘋制直2 M弄抹下班嘗議圖2-1 固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。(1) 一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：交流會議議程；介紹時間安排、會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；議程二、議程三等。具體包括: 總結(jié)。相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、 分享話題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。(2) 兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括 寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做