1、集團公司文件材料歸檔管理辦法第一章總則第一條 為規范集團公司文件材料的歸檔工作，完整、系統保存集團公司檔案，根據集團公司檔案工作管理條例，制定本辦法。第二條 歸檔的文件材料是指集團公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄。第三條 集團公司各部門兼職檔案員負責對已形成的文件材料進行收集、整理，并及時向集團公司檔案室歸檔。第二章歸檔范圍第四條 集團公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍（詳見集團有限責任公司文件材料歸檔范圍）。第五條歸檔文件材料的來源：（一）上級或外單位與集團公司工作相關的文件材料；（二）集團公司內部形成的文件材料；

2、（三）集團控股及控股以上公司和派出機構（包括境外機構）報集團的文件材料；（四）集團投資的參股企業相關的文件材料；（五）集團參與的合作項目相關的文件材料；（六）集團公司執行、辦理的外來文件材料；（七）以集團公司名義簽訂的合同、協議等文件材料。第三章歸檔時間第六條歸檔、收集時間（一） 各類重要、重大（機要）文件資料（如：具有歷史查考和保存價值的合同、合作備忘、決議、紀要、報告等資料），隨辦隨交；（二） 重大（重要）項目資料較多、實施時間相對較長的，應分階段進行移交，至項目結束時全部文件資料全部完成移交；部分項目結束后材料需要整理移交的，原則上不得超過項目結束后的二個月；（三） 一般項目完成后，資料

3、經整合后隨時移交；原則上資料整理時間不得超過一個月；（四） 一般管理性文件資料，應在辦理完畢后的第二年五月底前移交歸檔。（五）會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。（六）集團公司各類榮譽、資質、成果證書等文件資料，獲得時由經辦部門直接移交檔案室；第四章歸檔文件整理的方法和質量要求第七條 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并區分不同價值，以便于保管和利用。第八條 集團公司檔案采用年度問題保管期限分類法。各職能部門形成的文件，區分年度、問題集中排放在一起。第九條 歸檔文件應準確判斷保管期限。集團公司檔案保管期限為永久、長期和短期，長期為十六

4、年至五十年，短期十五年以下。各職能部門應準確判斷每份文件的保管期限，并將保管期限用鉛筆寫在文件左上方。凡是反映集團公司主要職能活動和基本歷史面貌，對歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；在較長時間內對工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；在較短時間內有參考利用價值的文件材料列為短期保管。第十條 歸檔的文件材料一般一式兩份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的適當增加份數，集團公司重點項目應建立專題檔案。第十一條 加蓋檔號章。歸檔文件應結合事由順序排列，并在文件首頁上端的空白位置加蓋藍色印油歸檔章。第十二條 裝訂。凡永久保存的文件材料，應去掉文件材料原裝訂金屬物。在文件的左上角采用三孔一

5、線的方法裝訂。長期保存的文件，也應采用耐久性較強的裝訂形式。第十三條 歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可同時歸檔具有憑證作用的文件材料。第十四條 非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。第十五條 歸檔文件材料要符合質量標準。文件應齊全完整；對破損文件進行裱糊；文件材料如有字跡擴散及圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫等情況，應當進行復制；不同尺寸的文件材料要折疊為統一幅面，以便于檔案的利用和保管。第五章歸檔移交手續第十六條 各部門的兼職檔案人員應檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時由歸檔人員編寫歸檔說明。檔