1、商務(wù)寫作基礎(chǔ)知識有效的商務(wù)寫作要以一些基本原則為基礎(chǔ)。掌握了這些基本原則，您就會知道該如何處理自己遇到的各種寫作任務(wù)。一、明確寫作目的 在著手撰寫商務(wù)文件時，您首先應(yīng)該做的就是問自己：“我為什么要寫這份文件？”商務(wù)寫作的目的有很多，例如： 解釋或證明某些行為的合理性：“由于現(xiàn)有供應(yīng)商給我們的所有出價都太高，因此我們決定拒絕他們并尋找其他供應(yīng)商。” 傳達(dá)信息：“管理層想讓所有員工都知道新產(chǎn)品的季度銷售額超出了期望值。” 影響讀者：“工程隊能夠如期完工。” 公布好消息或壞消息：“不幸的是，你們報告的引擎起火事件發(fā)生在保修期結(jié)束后的第二天。” 要求行動：“設(shè)計隊?wèi)?yīng)該在 5 月 1 日之前完成并提交產(chǎn)

2、品規(guī)格。”在開始寫作的時候應(yīng)牢記自己的寫作目的。在從事文件撰寫這樣的普通任務(wù)時，許多撰文者都會偏離自己的目的。為了幫助您始終牢記自己的目的，您可以將寫作目的略記在草稿的開頭以作為提醒，并在寫作過程中回顧和參考。起草完畢之后，應(yīng)檢查您的草稿，以確保最初目的得以實現(xiàn)。二、遵循“以讀者為中心”的方法 一個公司如果沒有考慮到客戶 的需求和態(tài)度，就無法與客戶溝通，同樣地，您如果不了解讀者、讀者的要求以及他們所喜歡的接收信息的方式，您也無法與他們溝通。從讀者的角度對文件進(jìn)行構(gòu)思、起草、組織和編輯，能夠提高文件的明確性并促使讀者付諸行動。如果讀者能夠理解您想要傳達(dá)的信息以及他們下一步應(yīng)該做些什么，他們的工作

3、就更容易開展。采用以讀者為中心的方法為什么重要？下面將講述一個真實的故事，故事里的公司要通過明信片宣布地址的變更，這看似簡單，但公司在寫明信片的時候卻沒有對受眾進(jìn)行分析。由于沒有站在讀者的角度考慮，公司忘了寫出最重要的信息之一：搬遷日期。客戶們知道了公司將搬到什么地方，但卻不知道應(yīng)該從什么時候 開始使用這個新地址。三、清楚表達(dá)關(guān)鍵信息 確定了文件的寫作目的并從受眾的角度進(jìn)行了考慮之后，下一個任務(wù)就是提煉出您想讓讀者記住的關(guān)鍵信息。該信息應(yīng)該簡明清晰，通常只有一兩句話。例如：“為了不超過客戶的交付期限，我們必須在 5 月 1 日之前完成產(chǎn)品設(shè)計。”在很多情況下，關(guān)鍵信息應(yīng)該在文件一開頭或接近開頭

4、的地方闡明，而剩下的部分則用于闡述細(xì)節(jié)，并回答“為什么”或“我的提議的意義是什么”。每份文件集中講述一個主題，以使文件盡量清楚明確。如果您發(fā)現(xiàn)有兩個彼此無關(guān)的關(guān)鍵信息要寫，則應(yīng)分別撰寫兩份不同的文件。四、讓信息簡明扼要 忙碌的讀者喜歡簡練的文件。事實上，在能傳達(dá)必要信息的前提下，文件越短越好。簡短的文件可以確保突出關(guān)鍵信息。簡練的文字還可以節(jié)省讀者寶貴的時間。請思考下面的例子：“應(yīng)老板的建議，瓊在公司法律顧問的幫助下，向五位因不滿而威脅要提起訴訟的客戶寫了封道歉信。”作為撰文者，您的挑戰(zhàn)在于如何讓語句表達(dá)出最佳效果。就上述例句而言，對受眾的了解能提供有效指導(dǎo)。是否有必要讓讀者知道這封信是瓊的老

5、板建議寫的，或公司的法律顧問參與了這封信的撰寫？有五位 客戶感到不滿的事實或他們威脅要提起訴訟的事實又有什么相干嗎？如果沒有必要透露這些信息，則可以考慮將其刪除。這樣一來，句子就變成：“瓊向感到不滿的客戶寫了封道歉信。”五、確定交付策略 懂得有效寫作的人知道，即便文件寫的不錯，如果未能以合適人選的名義在合適的時間以合適的方式撰寫，其效果也會受到影響。在開始寫作之前，考慮應(yīng)該以誰的名義傳達(dá)信息。您自己？您的上司？整個團(tuán)隊？不同的選擇必定會對讀者有不同的影響。同時還要考慮文件的撰寫時間是否太早或太晚。如果寫得太早，讀者將難以關(guān)注您提出的問題。如果寫得太晚，則丟掉了提出建議或防范問題的機(jī)會。最后，寫

6、作方式也會影響文件的效果。在選擇寫作方式時，應(yīng)考慮寫作目的、受眾以及您想要傳達(dá)的信息。例如，如果要分發(fā)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，可以用電子郵件向全公司發(fā)送該報告的總結(jié)，并提供有關(guān)如何獲取完整報告的詳細(xì)信息。您也可以邀請管理層和其他關(guān)鍵人員觀看一次調(diào)查結(jié)果演示。理想的溝通方式需要深思熟慮才能決定。就算您使用的是書面形式，您也會發(fā)現(xiàn)用口頭交流的方式作為補(bǔ)充有助于您獲得最佳效果。六、界定項目的范圍 在開始撰寫任何文件之前，應(yīng)首先界定寫作項目的范圍。界定范圍意味著確定主題的廣度與深度。若能有效界定范圍，您就可以為自己和受眾節(jié)省大量的時間與精力。全面鋪開與簡明扼要 在考慮寫作項目的范圍時，您可以從或廣或窄的角

7、度闡述主題。例如，在匯報公司在營銷職能方面的不足時，全面鋪開的闡述可以包括下列內(nèi)容： 營銷對實現(xiàn)公司目標(biāo)有什么作用 公司營銷部門的發(fā)展歷程 營銷方面的人力資源 出現(xiàn)特定績效問題的領(lǐng)域 潛在的解決方案簡明扼要地闡述此主題時只需強(qiáng)調(diào)一到兩個方面，可能包括的內(nèi)容有： 績效低下的兩大領(lǐng)域：經(jīng)銷商支持與促銷 建議的補(bǔ)救措施作為撰文者，您必須根據(jù)自己的目的和受眾來確定文件范圍的寬窄。就上述營銷報告的例子而言，如果您的目的是向負(fù)責(zé)研究營銷部門和潛在解決方案的任務(wù)組提供信息，則可能需要全面鋪開。因為受眾將希望盡可能多地了解該部門的情況。另一方面，如果您是向高層管理人員匯報該任務(wù)組的實際調(diào)查結(jié)果，則應(yīng)簡明扼要。

8、因為在這種情況下，受眾最感興趣的可能只是詳細(xì)了解您所確定的問題以及建議的解決方案七、使用謀篇布局策略 對于許多管理者來說，謀篇布局往往是寫作過程中最艱難的部分之一。在界定了項目的范圍之后，首先應(yīng)確定文件將要涉及的主題。以下策略有助于完成此任務(wù)。1、提問 寫出讀者對您的話題可能會產(chǎn)生的疑問是開篇方法之一。這種方法有助于確保您的文件能告訴讀者他們需要了解的內(nèi)容。這種方法還能幫助您預(yù)見讀者對文件的反應(yīng)。例如，吉莉安必須寫一份備忘錄，介紹合作推出某新產(chǎn)品的員工召開的每周部門間會議。通過預(yù)計讀者關(guān)注的事項，她提出了下列問題： 我們?yōu)槭裁匆匍_這些新會議？ 議程將包括哪些內(nèi)容？ 我應(yīng)該怎樣準(zhǔn)備這些會議？將

9、這些問題轉(zhuǎn)化為肯定性陳述之后，吉莉安就能得出她在備忘錄中將要提到的要點。例如：“召開第一次會議時，請事先準(zhǔn)備好您所在部門的工作計劃。”使用這種方法時，應(yīng)考慮您對受眾的興趣和關(guān)注事項的了解。如果您對受眾不太熟悉，則應(yīng)找一位熟悉他們的人對您預(yù)計的問題進(jìn)行補(bǔ)充。2、傳統(tǒng)式提綱 另一個謀篇布局的方法就是使用傳統(tǒng)式提綱。這種方法最適合那些能在動筆之前構(gòu)思出文件邏輯結(jié)構(gòu)的人。如果您缺乏寫作經(jīng)驗，或者涉及的主題很復(fù)雜，這種方法就格外有用。傳統(tǒng)式提綱通常使用字母、羅馬數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字表明信息的層次。1. 大寫羅馬數(shù)字加英文句號，例如 i. 2. 大寫字母加英文句號，例如 a. 3. 阿拉伯?dāng)?shù)字加英文句號，例如

10、 1. 4. 小寫字母加英文句號，例如 a. 5. 在圓括號中加阿拉伯?dāng)?shù)字，例如 (1) 6. 在圓括號中加小寫字母，例如 (a) 7. 在圓括號中加小寫羅馬數(shù)字，例如 (i)對大多數(shù)商務(wù)文件來說，三級標(biāo)題（羅馬數(shù)字、大寫字母和阿拉伯?dāng)?shù)字）就足夠了。一旦擬好提綱，就應(yīng)考慮以下問題： 提綱中是否已經(jīng)列出了我要寫的所有主題和副主題？ 他們的排列是否符合邏輯順序？ 開頭、中間和結(jié)尾是否清楚明白？如果提綱的邏輯和順序符合您的要求，您就可以開始對每一條加以充實，從而創(chuàng)建文件。3、頭腦風(fēng)暴式提綱 頭腦風(fēng)暴式提綱是一種形式自由的構(gòu)思技巧，即一想到什么就立刻將其記下。頭腦風(fēng)暴式提綱鼓勵自由聯(lián)想，這有助于激發(fā)您

11、的創(chuàng)造力。在進(jìn)行團(tuán)隊集體寫作的時候，這種方法格外有效，因為使用這種方法在寫作之初就能獲得每個人的想法。創(chuàng)建頭腦風(fēng)暴式提綱的方法： 在一張紙的中間畫一個圓圈。 將您的目的寫在圓圈里。記住，您的目的就是您撰寫這份文件的原因。目的的表述應(yīng)簡潔：以“為了”開頭，并包括一個動詞，例如“說服”。 在想到與您的主題相關(guān)的想法時，從圓圈向外畫線，就像車輪的輪輻，然后在每一條線上寫一個想法。 如果某個想法激發(fā)了其他與之相關(guān)的想法，就從那條線上再引出幾條線，然后將這些相關(guān)想法寫在上面。 如果您突然想到了與之前所寫的想法完全無關(guān)的想法，就從中間的圓圈上再引出一條新線。 一邊繼續(xù)構(gòu)思想法，一邊從中間的圓圈和其他線條上

12、畫新線。對于從中間的圓圈發(fā)散出來的主要想法，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行分類。一經(jīng)組織整理，這些想法就成為您在寫作中將要提及的主題。4、自由寫作 當(dāng)您出現(xiàn)寫作障礙（也稱為“頭腦空白綜合癥”）時，自由寫作通常是最好的選擇。與頭腦風(fēng)暴式提綱一樣，自由寫作允許您放飛想像，以催生靈感，并且既可以手寫也可以打字。請記住，有關(guān)自由寫作最重要的一條規(guī)則就是沒有規(guī)則。采用自由寫作法的要點包括： 準(zhǔn)備好紙筆，或?qū)⑹执钤阪I盤上，然后讓思維自由馳騁。 寫下大腦中出現(xiàn)的任何想法，哪怕這些想法與您的寫作主題毫無關(guān)系。 至少應(yīng)自由寫上 10 分鐘，這樣才能思如泉涌。 當(dāng)您思維受阻時，也要將這種情況記錄下來。不要停止。 不要對記下的東西進(jìn)行

13、編輯。如果您用的是計算機(jī)，降低屏幕的亮度可能有助于防止您過早編輯。自由寫作完成后，讀一讀您之前記下的內(nèi)容，突出標(biāo)示重要的觀點和想法。然后將這些要點整理成符合邏輯的分類，這一步驟與傳統(tǒng)式提綱或頭腦風(fēng)暴式提綱相同。八、根據(jù)目的來組織材料 您必須對所寫內(nèi)容進(jìn)行符合邏輯的組織，否則就無法達(dá)到您想實現(xiàn)的目的。通過選擇最適當(dāng)?shù)慕M織方式，您可以更清楚地向讀者傳達(dá)信息。首先，應(yīng)考慮受眾的需求和喜好。通過提出并回答下列問題選擇組織方式： 我的基本要點是什么？ 我的讀者可能會樂于接納還是會抵制？ 我的讀者可能想立即知道些什么？1、重要性排序法 對于許多內(nèi)部文件，撰文者通常會采用“結(jié)論先行”(blot) 法。通過將

14、最緊要的信息放在文件開頭，您可以幫助忙碌的讀者快速看到最重要的信息。運用重要性排序法的技巧 當(dāng)您的寫作對象為兩名或多名讀者時，應(yīng)考慮最重要的讀者可能會有的反應(yīng)，通常情況下最重要的讀者是決策者。相應(yīng)地組織文件的內(nèi)容。 對于易于接受的讀者，關(guān)鍵信息應(yīng)放在開頭。 對于不易接受的或有抵觸情緒的讀者，在陳述關(guān)鍵信息前，您需要提供更多的鋪墊和背景信息。利用文章的開頭部分使讀者相信您的建議是值得信賴的。 2、時序法 時序展開法按照事件發(fā)生的時間順序?qū)κ录M(jìn)行排列，從而說明主題。當(dāng)文件的內(nèi)容包含產(chǎn)品發(fā)展史這樣的信息時，這種方法非常有用。使用此方法時應(yīng)注意下列事項： 抓住重大事實。 利用視覺設(shè)計突出重要信息，例

15、如您的關(guān)鍵信息，因為使用這種發(fā)展時序法時可能會遺漏這些信息。 如果有五個以上的日期，應(yīng)避免每個句子都以日期開頭。3、流程和程序法 流程和程序法對使用說明和用戶手冊都適用。所謂流程就是從總體上描述在各階段 由誰做什么以及發(fā)生了什么或?qū)⒁l(fā)生什么。由于這些階段的發(fā)生與讀者無關(guān)，因此請使用第三人稱進(jìn)行敘述。例如：“發(fā)票應(yīng)首先交給費用發(fā)生部門批準(zhǔn)，然后再交給會計付賬。”而程序則按照完成目標(biāo)所需的順序提供讀者可以實際采取 的行動步驟。由于程序是安排就緒的一系列步驟，因此可以使用與軟件安裝說明一樣的方式進(jìn)行陳述。描述步驟時請使用第二人稱，每一步都以表示該行動的動詞開頭。例如：“給發(fā)票加蓋日期戳”，或者“撕

16、下粉色副本用于您的部門記錄”。無論使用哪一種方法，都應(yīng)注意下列事項： 以表格形式陳述正式程序，并給每一步編號。 按照其發(fā)生的精確順序陳述流程或程序中的階段或步驟。4、空間排列法 空間排列法適用于差旅報告、機(jī)械說明以及銷售研究報告。將其想像成一幅二維或三維地圖，帶領(lǐng)讀者暢游您的主題，以幫助他們理解您的信息。例如，要解釋公司的銷售區(qū)域規(guī)劃，您首先應(yīng)該講述洛杉磯的發(fā)展機(jī)遇，然后介紹紐華克的新客戶，最后再講一講華盛頓特區(qū)的政府潛在客戶。使用此方法時應(yīng)注意下列事項： 設(shè)定具體、連貫而便于理解的順序，例如從左至右、從上到下或由內(nèi)而外。 用細(xì)節(jié)描述充實每一個空間，為讀者創(chuàng)立生動的影像。 有意識地使用富于變化

17、的語句和新的措辭來替代陳詞濫調(diào)，以吸引讀者的注意力。5、比較和對比法 比較和對比法用于展示各種概念的相似或不同之處。這種方法很適合可行性研究、調(diào)查結(jié)果和計劃報告。當(dāng)您想評估兩種可能性各自的優(yōu)缺點時，這種方法格外有效。例如，在研究了兩種可能性之后，您建議在市區(qū)的某個地點設(shè)立新辦公室，為此，您可以按下列順序陳述研究結(jié)果： 優(yōu)點：地點 a 和地點 b 缺點：地點 a 和地點 b 運用比較和對比法的技巧 在比較兩項事物時，應(yīng)從讀者較為熟悉的一項開始。 運用圖形或表格來比較技術(shù)信息。 不要在同一部分同時陳述優(yōu)勢與劣勢，這樣容易產(chǎn)生混淆。 在使用一些關(guān)鍵短語進(jìn)行比較時應(yīng)注意前后一致，如：“一方面”和“另一

18、方面”，“前者”和“后者”，以及“與此相同”和“與此相反”。 6、歸納法或演繹法 歸納法或演繹法適用于工作指令、培訓(xùn)資料和客戶服務(wù)信件。在使用歸納法或演繹法時，需要考慮的關(guān)鍵問題是：“我的讀者已經(jīng)了解了多少？”回答了此問題后，即可用讀者熟悉的信息開始寫文件。例如，在宣布所有部門領(lǐng)導(dǎo)都必須修改每月預(yù)算時，可以使用歸納法創(chuàng)建送給會計部的備忘錄。由于是會計團(tuán)隊發(fā)起的要求，因此在給他們的備忘錄中應(yīng)首先重申他們提出的修改細(xì)節(jié)，然后從更廣的角度講述此次修改會對全公司產(chǎn)生的影響。對于其他所有部門，則分別單獨起草備忘錄，首先從最高層面對該要求進(jìn)行描述，然后闡述每個團(tuán)隊為了修訂預(yù)算必須實施的具體調(diào)整。務(wù)必隨時對

19、讀者可能不熟悉的關(guān)鍵術(shù)語給出解釋。使用此方法時應(yīng)注意下列事項： 確定您的讀者對該主題已經(jīng)了解了多少。 以讀者熟悉的信息開始寫文件。 對熟悉該主題的讀者采用歸納法。 對不熟悉該主題的讀者采用演繹法。 盡可能將關(guān)鍵信息置于開頭。7、分析法 要使用分析法，應(yīng)首先提出一個假設(shè)，然后通過提問嚴(yán)格檢驗其真實性。這種方法適用于技術(shù)報告、年報和財務(wù)分析。使用此方法時應(yīng)注意下列事項： 務(wù)必將假設(shè)的每個方面都包括進(jìn)來，以避免說服力不強(qiáng)甚至更糟的情況，即做出錯誤的業(yè)務(wù)決策。 從以下幾個方面分析您的資料：相似之處、不同之處、邏輯聯(lián)系、內(nèi)在含意以及建議采取的行動。 為非技術(shù)型讀者簡化技術(shù)方面的語言，特別是面向普通大眾的

20、公司報告。九、初稿寫作 當(dāng)您坐下來開始寫初稿時，請記住：最重要的是把稿子寫出來，而不是確保每個細(xì)節(jié)都正確！初稿的句子結(jié)構(gòu)、拼寫、語法和標(biāo)點符號都可以粗略一點。只有您一個人看而已。粗略寫作初稿有兩大好處。第一，能讓您的思路集中在自己想要寫入文件的關(guān)鍵信息上。第二，由于您只投入了些許精力粗略寫稿，所以在改變資料的順序或?qū)⑵渫耆珌G棄時，感覺可能會舒服點。從讓您感覺最方便的地方開始 沒有任何規(guī)定要求您必須從頭開始。將寫作大綱或?qū)懽饔媱潝[在面前，并參照它來確定從哪兒動筆會讓您覺得最方便。大多數(shù)寫作經(jīng)驗豐富的人都會到最后才寫引言部分，因為在知道了結(jié)論之后更容易寫出精彩的開篇之語。例如，選擇一個大標(biāo)題，然后

21、就這個標(biāo)題寫上一段。寫完之后，再選擇下一項讓您感覺方便的來寫，依此類推。定時停止寫作，將草稿與您的計劃進(jìn)行對比。按“類別”寫作 寫重要信件時，如果您沒辦法將其分割為若干易于駕馭的部分，則會感到難以下筆。如果您將其視為一系列更小的任務(wù)，寫作質(zhì)量必定能提升。商務(wù)信件、備忘錄以及電子郵件中經(jīng)常出現(xiàn)的類別包括： 變革公告 背景資料 實施計劃 最后期限 流程說明 結(jié)果 結(jié)論 建議 觀察 建議的行動 要求采取行動 評估正式的建議書包括下列標(biāo)準(zhǔn)組成部分： 扉頁 目錄 摘要 簡介 客戶需求陳述 建議的程序（或技術(shù)計劃） 該計劃的優(yōu)點 該計劃的影響 實施計劃 合格條件 成本分析（或您的投資） 同意聲明 附錄關(guān)于

22、技術(shù)文件的特殊考慮 在起草面向非技術(shù)型受眾的技術(shù)文件時，要多花一點時間分析您的受眾。確保您準(zhǔn)確掌握了以下問題的答案：“受眾對該主題已經(jīng)了解了多少？”有一種經(jīng)驗證對許多撰文者都很有用的方法是分兩欄寫。一欄中寫下針對技術(shù)型讀者的信息。另一欄則針對非技術(shù)型讀者對前一欄中的信息進(jìn)行精簡。確定段落結(jié)構(gòu) 對于任何文件來說，段落都是最基本的組成部分。段落可以向讀者介紹主題，有時還能用于引出接下來將要討論的話題。因此，段落可以指引讀者，同時也能幫助撰文者保持思路的清晰和簡潔。限制每一段中的主語數(shù)量 要讓您的讀者獲得連貫和簡明的感覺，控制段落中主語的數(shù)量是關(guān)鍵。一般說來，一個段落中有三到十二個句子。每個句子都有

23、一個主語。務(wù)必將一段當(dāng)中使用的主語限制到最少。在普通長度的段落中使用三到四個以上的主語，就很可能會讓讀者感到迷惑。但應(yīng)記住，盡管限制主語的數(shù)量是一個好辦法，但在同一段落中使用完全相同的主語會讓您的文字讀起來過于簡單，有時甚至顯得帶有優(yōu)越感。過渡自然 在構(gòu)建段落時，應(yīng)思考一下每個段落應(yīng)怎樣融入整個文件。如果段落及段落中各個句子之間能自然過渡，就可以幫助讀者理解各種觀點之間的聯(lián)系以及論證展開的過程。思考下列過渡句（斜體）：“提議增加餐館座位的人沒有提供任何有關(guān)工程、運作成本以及稅金的估算。沒有這些估算，試圖評估他們的建議書只會浪費時間。就算工程成本合理且可以應(yīng)付，我們?nèi)匀幻媾R著巨大的收益不確定性。

24、誰都不知道座位增加一倍會對年收入產(chǎn)生什么影響。假設(shè)收入將增加一倍合理嗎，還是更有可能增加 75%？”上述示例段落包括兩個截然不同的事項：擴(kuò)展現(xiàn)有餐館的成本；以及如果擴(kuò)展，收入可能增加多少。過渡性陳述向讀者提供了從工程成本到收入問題的自然過渡。在各個句子之間，詞和短語也能如上述句子一樣起到連接作用。看看下列過渡范例（斜體）：“我們的庫存管理人員嚴(yán)格控制著原料或成品。因此，營運資本需求已經(jīng)下降了八個百分點。”在這個例子中，因此 一詞建立了兩個句子間的因果關(guān)系。其他有用的過渡表達(dá)還有：結(jié)果、此外、同樣、同時、例如、最后、另一方面、而且 以及然而。內(nèi)容修改 寫作初稿時，您的目標(biāo)是確保所有關(guān)鍵信息都已按

25、符合邏輯的方式列出。寫完初稿后，您接下來的任務(wù)就是對內(nèi)容進(jìn)行編輯。編輯的第一道關(guān)口就是要最后確定文件的結(jié)構(gòu)、邏輯和信息。讓您的信息重點明確 撰文者常常因為不清楚自己想要說什么而失去重點。如果連作者都不清楚，讀者又怎能明白呢？另一個許多撰文者都會犯的錯誤就是只關(guān)注自己的議程而忽略了讀者的需求。為了避免這些常見問題，應(yīng)檢查您的初稿并回答下列問題： 我是否清楚陳述了關(guān)鍵信息？ 我是否寫出了讀者需要的所有信息，以便讓他們明白自己需要做些什么？如果其中任一問題的答案是否，則應(yīng)回顧您之前確定的目標(biāo)、受眾以及基本要點。對您的文件進(jìn)行編輯，以滿足受眾的需求，并清楚陳述您的關(guān)鍵信息。檢查文件是否清楚明了 在讀初

26、稿時，應(yīng)考慮您的目的是否易于確定和理解。同時檢查一下精確度和內(nèi)容范圍。當(dāng)您編輯文件以使其清楚明了時，應(yīng)回答下列問題： 我的信息準(zhǔn)確嗎？ 我的信息完整嗎？ 我是否標(biāo)注了行動要求以及最終期限，以便讀者能輕松識別？ 我是否強(qiáng)調(diào)了接下來的步驟？有技巧地排列關(guān)鍵信息 初稿中另一個需要關(guān)注的要素就是關(guān)鍵信息的位置。您最想讓讀者記住的一點是什么？在大多數(shù)情況下，您應(yīng)將該信息放在文件開頭。如果關(guān)鍵信息不夠顯眼，您的讀者可能會略過不看。如果您認(rèn)為讀者可能不愿接受您的觀點，則需要有技巧地安排關(guān)鍵信息的位置，將其放在讀者最容易看到和關(guān)注的地方。您會發(fā)現(xiàn)，在介紹關(guān)鍵信息之前為其做些鋪墊會更有幫助。回答您的讀者對原因的

27、質(zhì)疑 您的文件不僅要講述關(guān)鍵信息，還要向讀者解釋該信息之所以重要的原因。例如，如果您的關(guān)鍵信息是您需要更多的時間來完成某項目的工作，您就不能一說完您的需要便結(jié)束文件。還應(yīng)從以下方面對原因做出解釋： 如果您不能獲得更多的時間，會發(fā)生什么情況 延長時間會對哪些人造成影響 延長時間會對您正在從事的其他項目造成什么影響 您的讀者會受到什么影響在撰寫文件時，務(wù)必要清楚說明您的關(guān)鍵信息會造成哪些與受眾有關(guān)的影響。例如，不要簡單地說“選項 a 比選項 b 更好”，而應(yīng)該說“選項 a 可以為我們節(jié)省 30% 的年度管理成本，因此比選項 b 更好”。格式修改如果您認(rèn)為自己已經(jīng)掌握了傳達(dá)有效的行動導(dǎo)向性信息所需的

28、全部原材料，便可以集中改進(jìn)和強(qiáng)化您的終稿。設(shè)計視覺效果 寫作光是清楚、準(zhǔn)確、連貫還是不夠的。讀者需要在粗覽文件之后就能找到關(guān)鍵信息，而不用在一大堆枯燥難懂的陳述中搜尋。如果一份文件易于閱讀且關(guān)鍵信息能躍然紙上，該文件就具有了視覺效果。花時間打造能夠吸引受眾的視覺結(jié)構(gòu)。利用視覺增強(qiáng)效果，可以使要傳達(dá)的要點從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。但需要注意的是，如果使用電子郵件或任何電子文檔，則您的讀者不一定有必要的格式化能力或程序能以您創(chuàng)建時使用的格式打開文件，甚至根本無法打開。下面針對增強(qiáng)視覺效果的方法舉了一些例子： 用大字標(biāo)題突出最關(guān)鍵的要點 使用長度不超過 20 個字的句子 使用簡短的段落和

29、句群（最多 5 到 6 行） 適當(dāng)留出空白區(qū)域 用粗體和斜體突出重要信息 對列舉的條目使用圓點或序號，哪怕是在句子當(dāng)中 利用表格分類組織信息讓語氣貼近受眾 寫作的語氣會影響讀者對內(nèi)容的看法。例如，隨意的語氣可能適合您所熟悉的同事，但不適合客戶或上級。您的信息中使用的語言類型也會影響讀者的理解。許多撰文者都會采用晦澀或過時的語言，因為他們認(rèn)為這樣能讓自己顯得更有才華。出于相同的原因，許多撰文者會選用較長、較復(fù)雜的措辭，而不是更簡短的表達(dá)。想讓自己顯得更有才華并沒有錯。但簡單明了的語言而不是華而不實的語言更有助于您實現(xiàn)自己的目標(biāo)。例如，不要寫：“我們將召開一次為時簡短的預(yù)先規(guī)劃會議，目的在于 趕在

30、南希的委員會繼續(xù)前進(jìn)之前將分配給他們的任務(wù)合并起來。”應(yīng)該寫：“我們將開個短會，以便在南希的委員會繼續(xù)前進(jìn)之前合并他們的工作。”檢查文件是否簡明扼要 正如您的語氣應(yīng)該直截了當(dāng)，您的句子和段落結(jié)構(gòu)也應(yīng)該簡潔明了。當(dāng)您檢查文件是否簡明扼要時，應(yīng)考慮下列問題： 我是否將每一段都限制在 6 行以內(nèi)？ 我是否讓每一段只集中講述一個想法？ 我是否將每句話都限制在 15 到 20 個字以內(nèi)？ 我是否盡量去除了不必要的文字？另請參見在線文章：讓您的文章變得簡潔的五條途徑。使用主動語態(tài) 看看下面這個句子：“被動語態(tài)被太多撰文者使用。”這個句子有什么問題？問題在于使用了被動語態(tài)。下面這個句子效果更好：“太多撰文者

31、使用了被動語態(tài)。”主動句與被動句的主要差別在于主動句表示施動者主動執(zhí)行某動作。一般情況下，您可以通過主語與動詞的關(guān)系判斷一個句子是否為被動句，被動句的主語通常是動詞所示動作的受動者。例如，“會議將在 大會議室舉行。”精確度修改 精確的文件應(yīng)保證正確的語法、標(biāo)點符號以及拼寫。不要全盤依賴計算機(jī)的拼寫檢查功能，因為這種功能無法找出用詞方面的錯誤，例如在本該寫他們 的地方寫成了她們，或者在本該寫影像 的地方寫成了影響。請一位寫作水平讓您欽佩的同事檢查重要文件。起草電子郵件發(fā)送電子郵件太過容易，以致于有時候電子郵件看上去根本不像信件。但電子郵件也是一種溝通方式，應(yīng)該得到和商務(wù)信件、備忘錄以及報告相同的

32、關(guān)注。常見問題 在越來越多的公司中，電子郵件已成為主要的溝通方式，因為它快捷、簡單、便宜。不幸的是，電子郵件的快捷與方便也為商務(wù)寫作者及其所在公司帶來了一些問題，例如： 員工互相收發(fā)浪費時間、毫無必要的信息。 許多電子郵件都是倉促寫成，品質(zhì)欠佳。 寫電子郵件的人發(fā)送的信息有時帶有情緒或不適合其工作環(huán)境。 信息有時會錯發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)給非計劃中的收件人，有時會導(dǎo)致不良后果。 收件人通常會匆匆瀏覽電子郵件，因此錯過一些重要的細(xì)節(jié)。通過運用寫作常識以及一些正確的寫作原則，這些問題通常可以避免。從主題行開始 主題行就是郵件的大標(biāo)題，它可以吸引讀者的興趣并使其閱讀郵件。主題行應(yīng)該具有下列特點： 包含關(guān)鍵信息（例如“銷售會議的時間改為周五下午 3 點”） 包括您希望讀者做出的行動或響應(yīng)（例如“今天下午 4 點之前要給出評論”） 具體而簡短（例如“明天一起吃午飯好嗎？”） 讓您的信息便于歸檔和復(fù)查（例如“約翰的全球企業(yè)報告”）。如果您的主題行過于籠統(tǒng)或含混，讀者