崗位分析與崗位說明書編寫培訓 2004年7月9日 2 內容提要 一 崗位分析與崗位說明書的意義與作用二 崗位分析流程和方法三 崗位說明書編寫流程和方法四 本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 3 崗位分析與崗位說明書的含義 崗位說明書 整理崗位分析結果的工作描述的書面文件 包括 工作基本信息 崗位設置目的 主要職責 工作環境等 以及任職資格要求 如技能 學歷 訓練 經驗 體能等 4 什么樣的戰略 如產品 服務的選擇 目標消費者 市場定位等 引導我們走向愿景 VISION愿景 STRATEGY戰略 我們公司存在的目的和長期目標是什么 怎樣的組織結構設計 怎樣的業務流程及管理流程能使我們實施戰略 CRITICALSUCCESSFACTORS關鍵成功要素 順利地實施戰略需要什么樣的核心能力 流程和體系 崗位分析及崗位說明書能夠把組織實現戰略的職責落實到具體組織成員 確保組織正常運轉 支持組織目標的實現 崗位分析與崗位說明書的意義 落實組織職責 支持實現組織目標 5 崗位分析與崗位說明書的意義 奠定人力資源管理體系的基礎 在人力資源管理系統中 崗位分析和崗位評估是最基礎的工作 提供了建立其他各人力資源子系統的平臺 只有把這項工作做扎實 其他各項工作才有依據 崗位分析 員工招聘 員工培訓 薪酬福利 績效管理 職業生涯規劃 長期激勵 能力模型 崗位繼任計劃 崗位評估 人員規劃 人力資源戰略 6 內容提要 一 崗位分析與崗位說明書的意義與作用二 崗位分析流程和方法三 崗位說明書編寫流程和方法四 本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 7 崗位分析三條基本原則 針對 崗位 而非針對 人 著重那些那些 應該 做的工作 而非 目前正在 做的分析崗位的職責 而非崗位的明細 8 崗位分析流程 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析流程比較簡單 但工作繁瑣 工作量也較大 工作時需要耐心和細心 9 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 準備工作 1 建立崗位分析項目小組建立崗位分析小組 分配進行分析活動的責任和權限 明確分析活動的流程 方法及安排 以保證分析活動的協調和順利完成 分析人員應具有一定的經驗 同時要保證他們進行活動的獨立性 2 了解企業戰略 組織 流程崗位分析及崗位說明書的編寫源于企業戰略 業務流程 管理流程及組織設計 最終把實施戰略的責任分解落實到員工個人 因此 參與崗位分析的人員需要對它們有很好的理解 10 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 準備工作 3 選擇被分析部門及崗位 為了保證分析結果 應選擇有代表性 典型性的部門及崗位 在進行收集之前 應與有關這一工作的員工介紹崗位分析意義 目的及過程 希望他們提供怎樣的配合 4 選擇信息來源 信息來源有 組織設計 業務流程說明書 管理流程等書面文件 崗位任職者 管理監督者 內外部客戶 崗位分析人員等的反饋 相似工作分析匯編 職業名稱辭典 等參考資料 在收集整理信息時應注意 不同來源的信息差別應從不同角度收集 不要有事先抱有偏見應結合實際 不可照抄照搬 11 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 崗位基本信息 如崗位名稱 職銜等是什么 上下級匯報情況 崗位存在的基本目的是什么 存在的意義是什么 為達到這一目的 該崗位的主要職責 什么 怎樣 為什么 什么是該崗位獨有的職責 這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位 什么是該崗位最關鍵 必不可少 的職責和負責的核心領域 這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核心定位是什么 該崗位任職者需要負責并被考核的具體工作成果是什么 該崗位的工作如何與組織的其它工作協調 組織的內部和外部需要有哪些接觸 怎樣 為什么 何時 怎樣把工作分配給該崗位員工 如何檢查和審批工作 有怎樣的決策權 該崗位工作的其它特點 如出差 非社交時間 靈活性要求 特殊的工作環境 要獲得所期望的工作成果 該崗位任職人員需要有什么行為 技能 知識和經驗 這個問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質 收集資料是崗位分析工作中最重要的一環 需要收集的資料包括崗位名稱 工作內容及職責 工作環境 任職資格等 收集的資料應該能夠回答下列問題 12 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 崗位A 崗位B 崗位C 職責清單分發信件打字維修打印機 方法1 從組織 流程入手 方法2 從現崗位入手 職責清單分發信件打字維修打印機 13 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 崗位A 崗位B 崗位C 職責清單分發信件打字維修打印機 方法1 從組織 流程入手 我們需要收集到組織設計 業務流程及管理流程等資料 如下一頁的例子 14 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 某公司參考樣板 15 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 崗位A 崗位B 崗位C 方法2 從現崗位入手 職責清單分發信件打字維修打印機 個別面談 集體面談 直接觀察 員工日記 記錄 調查問卷 主要方法 工作實踐 從現有崗位入手 可以采用的方法 16 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 如何從現崗位收集資料 工作實踐法 工作實踐是指崗位分析人員實際從事該項工作 在工作過程中掌握有關工作的第一手資料 采用這種方法可以了解工作的實際任務以及在體力 環境 社會方面的要求 這種方法適用于短期內可以掌握的工作 但是對那些需要進行大量訓練才能掌握或有危險工作 不適宜采用此法 觀察法 職務分析者通過對特定對象的觀察 把有關工作各部分的內容 原因 方法 程序 目的等信息記錄下來 最后把取得的職務信息歸納整理為適合的文字資料 這種方法取得的信息比較廣泛 客觀 正確 但要求觀察者有足夠的實際操作經驗且使用結構性問題清單 這種方法不適宜于循環周期長的工作和主要為腦力的工作 得不到有關任職資格要求的信息 17 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 如何從現崗位收集資料 問卷法 通過結構化問卷來收集并整理信息的方法 具體包括 問卷調查表法 核對法 該類方法要求公司有較好的人力資源管理基礎 問卷調查表法即根據職務分析的目的 內容等編寫結構性問卷調查表 由崗位任職者填寫后回收整理 提取出崗位信息 核對法是根據事先擬定的工作清單對實際工作活動的情況進行核對 從而獲得有關工作信息的方法 訪談法 通過崗位分析人員與任職人員面對面的談話來收集信息資料 包括單獨面談和團體面談 此法較適于行政管理 專業技術等難以從外部直接觀察到的崗位 此法需要崗位分析人員掌握較好的面談技巧 員工日記 記錄 根據崗位任職者按時間順序記錄的工作內容和過程 經過歸納提煉 取得所需工作信息 18 問卷調查表法和核對法的樣本 某公司參考樣板 19 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 在這次崗位分析工作中 我們將綜合運用調查問卷法和訪談法 具體做法如下 1 對于通用性崗位 我們主要采用訪談法 我們通過與任職者進行個別訪談 挖掘更多的事實依據 以確認崗位分析所需相關材料是否完整 客觀 準確2 對于專業性比較強的崗位 我們一方面通過問卷調查崗位信息 另一方面 通過與任職者本人及其直接上級的訪談 確認崗位的具體信息 20 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 面談準備 獲得應答 面談開頭 澄清 結束面談 反饋 工作面談步驟 21 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 工作分析面談是一種事實挖掘的面談 切記其目的是獲得事實而非觀點或偏見要引導整個面談過程把對方帶回主題讓對方有時間思考 面談開頭 面談準備 獲得應答 時間約定地點安排 不受干擾之處 明確規定面談目標事先準備有關資料讓面談者做好準備 采用較友好的方式營造一個較為寬松的環境去除偏見保持目光接觸 解釋面談的目的告訴對方你要記一些筆記獲得對該工作的總體認知 22 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 使用提問和傾聽技巧及時澄清任何不清楚的方面 核查一下是否已獲得了所有的信息詢問對方是否還有話說總結關鍵信息并告知下一步行動感謝對方所投入的時間和努力 趁你還比較記得細節時寫出崗位說明書如果有什么還不夠清楚再去詢問向該崗位任職人員或其上級領導反饋討論和修改 結束面談 澄清 反饋 23 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 在訪談時可以采取以下提問方法根據要求方式的不同可以分為 提問式 提出問題要求回答陳述式 直接要求被訪人就某一方面問題進行陳述根據提問問題的性質可以分為 開放式 對回答內容完全不限制 給被訪者自由發揮的空間封閉式 回答通常是 是 或 否 或者其他給定的選項根據提問內容和時機可以分為 探究式 對同一個問題進行追問 以獲得全面 透徹的了解連接式 對一個問題上下游的 或有關聯的其他問題進行追問澄清式 對有疑問的問題進行復述以確認自己準確地理解了被訪者想表達的意思總結式 在被訪人基本完成陳述后 總結其陳述內容 予以確認并追問是否有遺漏 問題舉例 在什么樣的情況下你需要去獲得上級的批準 請告訴我 你的日常工作主要包括哪些內容 你是否負有人員管理職責 在組織用戶活動中具體包括那幾個環節 在完成了用戶小站現場安裝后 還需要做什么后續工作嗎 你的意思是你只有權審批300元以下的費用報銷單 是嗎 你剛才介紹了這個崗位的主要工作包括 還有其他需要補充的嗎 24 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 收集資料 問題舉例 我覺得你不喜歡督導你的員工 是吧 你的日常工作是哪些 你每周要接觸多少客戶 下多少個訂單 有沒有權限審批費用 倉保員常常沒什么事干你是每周 每月還是每兩月與客戶見面嗎 在訪談時應注意避免以下提問方式 誘導性問題連珠炮式問題偏見式陳述多選式問題 25 準備工作 收集資料 分析資料 崗位分析 分析資料 分析資料 對獲得的資料進行匯總 整理 分類 總結 并進行必要的判斷 從而得出對崗位的全面 準確和有條理性的認識 分析資料 崗位名稱分析 工作職責分析 工作環境分析 任職資格分析 崗位名稱標準化 以便于了解工作性質和內容 工作內容 工作職責 工作關系 物理環境 安全與健康環境 社會環境 知識 技能 經驗 體能 26 內容提要 一 崗位分析與崗位說明書的意義與作用二 崗位分析流程和方法三 崗位說明書編寫流程和方法四 本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹 27 崗位描述的書面結果是崗位說明書 確定崗位說明書的格式 崗位描述是在崗位分析的基礎上 把整理好的崗位分析資料按規定的文件形式表達出來 形成崗位說明書的過程 從崗位資料收集到分析 從崗位分析到編寫崗位說明書的過程是由繁雜到簡潔 從簡潔再到精確的過程 崗位描述的流程如下 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 28 崗位描述 崗位說明書的格式 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 例 根據公司人力資源發展戰略及需要 研究與制訂具有競爭力的人力資源策略 優化人力資源的配置 合理使用人才 組織實施人力資源管理的日常工作 為公司各項工作的正常運轉提供人力資源方面的保障 崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同 可繁可簡 用于記錄對該崗位主要崗位職責的逐項描述 用于記錄該崗位對內和對外聯系的主要機構和部門 以及該崗位的直接上下級 29 崗位描述 崗位說明書的格式 續 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 用于該崗位所需的任職基本要求作出判斷 該任職基本需求未必與崗位現任職者的情況相同 而應該著重考慮以下因素 從事該工作所必備的最低要求勝任該工作的新員工的資歷從事該崗位所有員工的通用標準 起草以及每次修訂都需要簽署責任人姓名和時間 最終需要由人力資源部負責人審核確認 30 崗位描述 崗位設置目的 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 崗位設置目的 用簡練而準確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用該崗位實現了公司及部門的哪些目的和作用 如果該崗位不存在 則對公司或部門造成哪些影響 格式 工作依據 工作內容 工作成果工作依據 根據 工作內容 動詞 工作對象工作成果 描述崗位工作達到的目的注意 崗位設置目的陳述不包括如何完成結果的過程 31 崗位描述 職責描述的注意事項 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結果崗位長期及經常性的工作 而不是短期或臨時性工作按照崗位職責的重要性順序填寫 重要的職責填寫在前面職責描述字數要求 每條職責描述不超過50字 32 崗位描述 職責描述的注意事項 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 職責條目確定除非是特別重要的職責 每項職責占用的時間一般大于所有職責的5 未被逐條詳細描述的 其它 職責所占用的時間一般不超過該崗位完成所有職責工作時間的10 緊密相關的 如 用于完成一項任務的幾個步驟 或類似的職責可以歸為一條職責來描述 除此之外 盡量避免把幾個職責合并在一個小標題下做概要描述 33 崗位描述 職責描述的注意事項 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 職責描述句式規范一份好的崗位說明書包含了準確描述 需要做什么 的以動詞開頭的語句 如 可用 起草 審核 執行 指導 等具體動詞的 盡量避免用 負責 等籠統的詞 例如 每季度起草報告向 傾聽客戶的買賣指令 比較部門實際費用與預算費用的差別 用動詞描述崗位的具體職責時 對每一項職責盡可能提供具體的例子來描述 避免只使用 管理 監控 等字眼 而是描述出管理監督的具體事項 34 職責描述語句通常包含的內容1 動詞 2 賓語 3 目的描述 如下表所示 崗位描述 職責描述的注意事項 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 35 崗位描述 反饋和確認 崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書后 應經過崗位分析項目小組討論確定 在討論過程中如果有不明確的問題 還可以向相關人員進一步了解情況 小組討論的意義在于 小組各成員對同一崗位有不同視角 他們的意見可保證該崗位說明書內容更加確切 完整 文字表達更加準確 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 36 崗位描述 編寫崗位說明書 經崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現任職人員或其直接上級 征求反饋意見并進行必要的修改 崗位說明書最終由人力資源部負責人審核批準 并進行編號 成為正式的崗位說明書檔案 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 37 崗位描述 職責描述的注意事項 確定崗位說明書的格式 逐項進行職責描述 小組討論 反饋和確認 總的來說代表了崗位的主要產出描述了工作的成果而非過程每一說明描述了單獨的 不同的最終結果不是廣義的 含糊的說明每一個說明都是沒有時限的 如果崗位沒有改變 職責不會改變 38 職責說明 動詞舉例 決策或設定目標批準指導授權建立制訂規劃決定準備預備發展執行管理達成增進評估建立贏得評定吸引限制確保維護評估衡量監控取得認同審核找出設定執行指明改善標準化專業與支援分析辨明界定建議提議促使建議預測協調解釋支援特定性或基層工作檢查檢