工作方法與時間管理 目錄第一章 工作迷思一承認 意愿 改善1 忙碌不已的人2 工作的十大迷思 第二章 為了善于處理工作應有的作法1 工作評價的著眼點應明確2 著手設定工作目標3 明列工作計劃與執行步驟4 依照既定的標準執行工作5 積極尋求工作方法的改善與創新 第三章 時間管理1 時間的四種獨特之性質2 時間就是成本3 改變習慣是時間管理的成敗關鍵4 時間管理的重要法則5 怎樣從事時間管理 第四章 高效率工作的有效行動方案1 不要一有問題就要開會2 創造更多時間的方法3 如何作正確的決定4 由失敗的教訓中學習5 授權的藝術6 建立良好的人際關系 前言如何花較少的時間與精力來完成更多的事 l要追趕工作 不要被工作追趕 富蘭克林 l不浪費時間的只有時間 路納雨 A 解決時間不夠支配困境的唯一方法 便是盡可能地提高辦事能力 把工作完成 也就是要好好地善用時間 從容不迫地完成應該做的事 B 想把煩瑣的工作 愉快且迅速地完成 在于內在潛力的發揮 健康的身體 敏銳的觀察力和渴望成功的意愿 第一章工作迷思一承認 意愿與改善1 忙碌不已的人 其類型如下 1 1過度敏感的人1 2喜歡開會的人1 3夢想型的人1 4多管閑事型的人1 5圖表迷1 6被堆積如山的卷宗埋沒的人1 7天才型的人1 8門戶開發型的人 2 工作的十大迷思 2 1流汗愈多 收獲愈多2 2行動就是生產力2 3開夜車2 4自己動手是完成工作的最佳手段2 5投機取巧是最好的方法2 6辛勤努力是美德2 7工作沒有樂趣而言2 8最理想的方法只要一種2 9一切都公正2 10壓力之下表現最好 第二章為了善于處理工作應有的做法良好的工作方法應該是 定出一套正確的價值觀及一套有效的力行方法 而且對于外來的壓力與障礙能洞燭機先 體察入微 進而采取對策 以為因應 而更簡單地說 就是要依據訂定的適當標準去執行并控制 然后將執行結果詳做記錄與分析 對于異常應即反映 并采取適當的處理措施 使工作效率由Dothingsright提升到另一個的境界Dotherightthing境界 1 工作評價的著眼點應明確良好而有效的工作方法 是由品質 數量 交期 成本 安全以及士氣等為其判定的基準 不但要明確而且須廣獲全員之了解與認同 其主要內容提綱契領如下表 2 著手設定工作目標要擬定一個有效的工作計劃 首先就要設定目標 而這個目標必須是設想周全 非常明確才行 否則 只會毫無目的地消耗自己的時間與能力罷了 目標設定之原則如下 2 1設定具挑戰性但做得到的目標2 2使你的目標明確而且適度2 3檢查你的目標是否協調2 4注意你的目標是否具有彈性2 5設定目標的完成日期 3 明列工作計劃與執行步驟3 1為擬訂工作計劃活用5W 1H3 1 1做什么 What 對象3 1 2為什么 Why 理由 動機3 1 3在何處 Where 場所3 1 4在何時 When 時間 期間3 1 5誰 Who 主體 人物3 1 6如何做 How 方法 手段 3 2擬訂計劃 步驟的檢點事項3 2 1是否與目標有充分的一致性及系統化3 2 2是否漏列重要事項 A 目的 目標 方針 手段B 資金C 時間D 場所E 等3 2 3是否為自己滿意的內容3 2 4安排程序是否浪費時間3 2 5是否能加以彈性的因應3 2 6是否階段性的達成目標 3 3設定每日工作計劃一行事表設定工作之優先順序 將最重要的事擺在第一位 然后才逐一持續不斷地去執行 4 依照即定的標準執行工作4 1應該了解作業的流程4 2應該了解工作的程序4 3應該了解達成的基準 品質 成本 數量 4 4執行與控制4 5矯正措施與資料回饋 5 積極尋求工作方法的改善與創新一面工作一面思考研究 從工作中運用智慧改善工作 第三章時間管理時間管理的真正用意 在善用時間 使我們能從容不迫地完成應該做的事情 以提升時間的使用價值 充實自己的生活 并且珍惜自己的生命 不重視時間管理 就會不知不覺地浪費自己的生命 貶低自己的成就 使自己無可奈何地生活在后悔與抱憾之中 1 時間的四種獨特之性質1 1供給毫無彈性1 2無法加以蓄積1 3無法尋找替代1 4無法失而復得 2 時間就是成本就以加班為例 時間就是成本 而一般人對于加班問題 僅停留在 員工不愿意加班 或者 加班費必須從優給付 的層次 很少人去追究什么員工需要加班 是否工作安排不適當 是否工作效率不能提升 如果是故意拖延 不講效率而造成加班 勢必對企業的經營 產生相當的不利影響 值得重視 2 1計算時間成本之三大原則 2 1 1要倒過來計算不要依 領多少錢做多少工作 的通例 要用 能做多少工作 來換算自己 可以領多少錢 提高自己的工作績效 用降低自己的時間成本 來換取更高的工作報酬 2 1 2要配合自己的實力年輕時 識淺 經驗不足 要 多做 才能夠降低成本 年長時 學經驗具佳而體力不足 應該 少做 以 完成重要任務 來降低成本 2 1 3要成為時間的主宰我們不應該讓時間來管理自己 而必須力求自己去管理時間 不要老以 時間不夠用 做為 想做而沒有做 的借口 3 改變習慣是時間管理成敗關鍵 時間管理的起點 在坦誠承認自己在浪費時間 最終則在把有限時間 拿來處理最為重要的事情 以免浪費時間 不良習慣經常是不求甚解的惡果 而所謂的不良習慣 是指不正當的觀念和不正當的行為 養成良好的習慣 包括 3 1珍惜時間的習慣3 2選擇事情的習慣3 3優先順序的習慣3 4凡事計劃的習慣3 5機動調整的習慣3 6講究方法的習慣3 7事后檢討的習慣3 8量力而為的習慣3 9不斷學習的習慣3 10輕松管理的習慣 4 時間管理的重要法則 4 1化整為零 聚零為整4 1 1隨機應變 舉一反三4 1 2慎選時間處理特別事件4 1 3計劃變動時間集中處理4 1 4時間分散化時間分散化 就是化整為零的原則 A 各個擊破法B 思維方式改變法C 避免過度追求真 善 美 4 2自我出發 掌握現在我們應該充分了解 重要的不是過去 不是未來 而是現在 想成功 不是依靠別人 而是依靠自己 4 3提高效率 增加效能效率是指一件事最好的方法 基本上是一種投入產出的觀念 以較少的投入 而獲得較多的產出時 就說是 有效率 而效能是指 適切的目標之設定 以及為達成目標所需適切手段的選擇 效率的達成 就是 效率 工作的程序化 思考 判斷和創造力 5 怎樣從事時間管理5 1個人時間管理個人的時間管理 需掌握柏金森定律 工作會延伸 以便填滿可供完成工作的時間 以防止養成拖延的壞習慣 而在工作中最重要的是要區分優先順序 將經常的工作 逐一依照應遵守的原則與要領 養成更有效率的習慣 5 2組織時間管理組織時間管理 大致可分為作業現場 辦公室管理及工作關系三個方向 作業現場著重于標準時間的建立 辦公室則偏于因應時間管理的合理布置及檔案 資料的整理 而工作關系乃為使組織能面對未來的挑戰 及早建立其內部的互動 以達到共同參與的目的 5 3主管的時間管理企業內的主管 大致可分為 決策面或經營面的高階主管 管理面的中階主管及執行面的基層主管 而各階段主管均因其工作性質不同 時間分配比例亦不同 例如 高階主管的時間 多半用于 思考及決策 求變求新 并且有充分的彈性可以應付突發的事件 中階主管必須將組織內部各種規范及制度建立完整 承上啟下 而基層主管則大部分時間在處理人的問題 溝通協調及執行是其主要的課題 第四章高效率工作的有效行動方案1 不要有問題就要開會 會而不議 議而不決 決而不行1 1無效的會議為何開不完1 1 1沒有人去在意會議的成本 1 1 2為了滿足發表欲 1 1 3為了社交活動 1 1 4為了躲避效益 替延遲找借口 1 1 5習以為常 1 1 6為了推卸責任 1 1 7愚弄別人 使人相信重要決定有他們的功勞 1 2發揮會議的效用1 2 1會議的目的與類型1 2 2會議的計劃和準備 A 先決定是否要舉行會議 B 擬訂議程計劃 C 會議資料要齊全 且要事先發給與會人員 D 會議之會場布置 1 2 3會議的程序A 導入議程 B 讓與會人員發表意見 C 導出結論 D 總結 1 2 4會議后之反省檢討及執行追蹤A 與會人員的自我檢討及反省 檢討表如附頁 B 決議事項的執行與追蹤 領導者 主席 自我檢討表 續前表 與會者自我檢討表 續前表 2 創造更多時間的方法2 1早起十五分鐘 2 2培養速記的能力和速讀的技巧 2 3培養記錄的習慣和解決文件垃圾 2 4利用所有能夠利用的東西 2 5擅于使用電話 2 6盡量避免雜談 2 7讓郵差去跑腿 2 8盡量利用空間的時間 2 9要保持良好的工作環境 2 10重要而且困難的工作要先做 2 11要適當的休息 保持健康 2 12工作中不要胡思亂想 2 13強化學習與記憶的能力 2 14培養書寫 演義的技巧 3 如何作正確的決定3 1把握時間的關鍵 3 2盡量搜集資料 3 3找出解決方法 3 4仔細分析斟酌 3 5選出最好的方法 3 6照你所決定的付諸行動 4 由失敗的教訓中學習 4 1為什么會失敗4 1 1判斷錯誤4 1 2計劃不完善4 1 3進行的方式不正確 4 2從失敗中站起來4 2 1分析失敗的原因4 2 2由各個角度探討原因4 2 3先想好處理改善的辦法4 2 4在失敗中學習如何立于不敗之地4 2 5重新開始 5 授權藝術5 1將工作交給能處理的最好的人5 2執行工作務必有正確的訓練與工具5 3授權是性質與范圍應清晰及明確5 4信任被授權的人5 5協助被授權的人5 6回絕反授權5