此文檔收集于網絡，如有侵權，請聯系網站刪除外貿部門2014年度工作規劃目錄第一部分：外貿部門的概況1、 外貿業務部門的工作要求2、 外貿業務部門的基本規章制度3、 外貿業務部門的基本操作第二部分：外貿部門的年度計劃第一階段 一、平臺的完善和團隊的鍛煉二、B2B平臺的完善和推廣三、團隊的組建和運營能力的打造四、網絡推廣流程化規范和外貿跟單過程的問題解決模式五、推廣和業務，所有的流程進行數字化量化監督，提升效率六、營銷推廣的規劃和展會的策劃七、客戶的細分和推廣的優化八、團隊凝聚力的提升和營銷的更深入了解第二階段一、總結第一階段所遇到的問題并解決，更加完善外貿體系和流程二、業績的穩定提升和市場的初步規劃三、團隊內部形成拼搏向上的風氣，相互競爭，相互支持第三階段一、各個平臺效果的總結分析，有針對性的解決問題，提高業績。二、狠抓客戶跟蹤過程，關注細節，激勵制度的完善三、回顧歷史，展望未來，總結經驗，開拓市場第三部分：外貿業務部門的工作流程一、客戶詢盤 二、報價 三、得到訂單 四、下生產訂單 五、業務審批六、下達生產通知 七、驗貨 七、制作準備材料 九、商檢 十、報關 十一、出口收匯 十二、錄入第四部分：總結一、一個核心 二、兩個關鍵 三、三個平衡 四、四個情第一部分：外貿部門概況一、外貿業務部門的工作要求1.外貿部門不是一個獨立的部門它是基于生產部之上的一個協助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。2.在客戶問價格時，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格，這時要與采購部多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經理講明后同采購部聯系看能否有所降價（指成本方面）。故外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。3.同生產部，要及時了解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通。以便安排訂單生產，在特殊情況下（指客貨較急的情況下，同生產部協同操作訂單安排。但平常不允許外貿部門過多過問干涉生產部的安排）。二、外貿業務部門的基本規章制度（可根據實際情況做修改）1.周期長，工作隱性。2.工作方式上：要與工廠工作同步。公司給一定的自由度。因可能外出會客，接客，找樣辦，看辦，看廠等3.部門上班時間為：8：00-12：00 13：3017：35，部門不加班（特殊情況例外） 4.公司給外貿部門經理一定的處理事情的特權。指：價格方面在利潤允許范圍內可以當機立斷。交貨期方面可以根據當時情況通知客人等.這樣才能更有效地去解決問題。5.外貿經理可以有相應的活動經費，實報實銷。（但只適合在一定的范圍之內）。6.公司給外貿部門車輛方面的主便，（有需要接送外賓）可以及時調用公司交通工具，需要提前申請。7.外貿部門在傳達有關訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。8.新產品一定要拍照外理存檔。圖象大小統一，格式統一，能直接上傳網上使用。9.公司網站設計要具有時代特性，英中文，簡單明了，主要突出產品。網上產品要及時更新，也要保證數據的吻合和參數的準確性。10.外貿部門要整理一份常用產品報價單（需要注意匯率的變化），應明確單價的上下浮動范圍。以便能隨時情況掌握，不至被動。11.公司有專用電話線及傳真線給外貿部門。傳真線分線安裝也需要安裝長途固話，每月有至少不低于500元的長途話費。12.部門資料要整理清晰明了，分類歸檔。如給客人報價資料，要按類歸檔，以便到時查驗。13.信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢，當天詢價要當天回給客人。14.確保按照合同上要求，按質，按量交貨。此處外貿部門有獨立性。不得遷就其它部門的意見。15.在同客戶溝通每一環節中，要把服務做到前面。16.主管的指令要明確。17.辦公室區不準打私人電話。18.辦公室區不準吸煙。（如有客例外）19.辦公時間不準上網聊天。三、外貿業務部門的基本操作1.打樣：樣辦在訂單處理中占到十分重要的位置，故要求對樣辦的要求要小心認真（注意客戶對產品的大小規格、電壓、外觀顏色、材質、功率和包裝等細節問題）。如客有要求寄辦。在可能的情況下，要盡量寄辦給客人；但要參考下列要求。公司根據客人要求提供樣辦。但要收取相應的樣辦費用。具體情況以實際操作為準。（具體情況視客而定）在收到樣辦費用后給客提供樣辦。如國外客戶，樣辦費用要計算運費在內。（特殊情況視具體情況而訂，由部門經理決定）打樣寄辦后要留存資料，以備查。所填樣辦單送交會計一份。2.合同：大部分的商業行為都以合同為規范標準。以確定雙方的權利和義務。故如有同客人簽訂合同，則一定要根據合同要求處理。在簽訂合同之前要充分考慮到公司及部門的實際處理情況，如有疑問可向上級匯報。如在沒有保證的前提下，不要隨便簽訂。如客人在合同中列出一些特別要求，要視情況及時與經理取得溝通。確認可以達到客要求后再簽訂。合同中的四要素一定要仔細核對清楚：（價格，數量，質量要求，交貨日期）在有疑問時要同客人溝通。3.付款方式的選擇：公司外貿部門的收款方式暫時為：（待定）大筆的貨款：公司暫不接受：（待定）等付款方式。只有公司在收到尾數款后才安排出貨，有些公司開具信用證等需要通過公司審核，通過后方可發貨。如在未收到尾數款的情況下出貨時，會計有權利過問，除非部門主管能給出一個合理的解釋。（視具體情況而訂），但會計一定要通知經理。四、外貿部內部工作人員配備與原則1.人員配備美工（一名）主要負責網站建設和圖片處理；跟單（一名）主要負責下單前與生產、采購的溝通，后期負責生產溝通，出貨等；銷售（兩-三名）主要負責對外銷售的工作，客戶溝通、接待等；后臺操作員（一名）主要負責阿里和環球資源的后臺分析、后臺操作等。2.招聘原則外貿部門的人員要求少而精。如部門人員暫時不夠。寧愿多花時間找合適人員，也不能胡亂找人頂替所缺職位。由于工作的關系。部門要求人員：要誠實，勤奮，有合作精神及團隊精神。第二部分：外貿部門的年度規劃外貿部門年度工作計劃，主要分為3個時間段，每個時間段的規劃內容如下：第一階段 一、平臺的完善和團隊的鍛煉 1、公司網站平臺的完善和推廣1.1 根據公司對未來產品和市場的定位（高、中、低檔次）確立網站的風格（復古、潮流、小清新、輝煌、新穎、性價比），準備應用效果圖（五張高清店招、五張高清促銷圖、十張廠房照和生產機器照、各大主打產品圖片），生動，清晰，符合定位，有聯想余地的，在細節部分充分體現產品的特點。在3月8日之前完成，負責人美工（待定），新來A員工協助。1.2 每個應用圖下面的文字信息，要詮釋應用圖，充分體現我們提供的價值，能給客戶帶來什么樣的效果，在3月15日前完成，負責人后臺操作員（待定），由銷售員B協助。1.3 每個應用圖和文字中間的表格，就是基本參數，負責人銷售員A（待定），在3月22日之前完成，可在確定主打產品開始籌備工作（及時與技術和研發部門溝通，確保產品參數準確，數據準確率在小數點后2位）。1.4 網站的推廣方案的制定和執行監督，由外貿銷售經理來負責，3月29日前完成。以上圖文并茂的資料，需要于生產和研發部門積極配合，也需要外貿部門和老總多溝通，網站的瀏覽過程，就是我們引導客戶下單的過程，所以，我們前期的所有的投入都是必要的，從網站上把公司的實力全方位地在展現在客戶面前，讓國內、外的客戶從網站上能夠更深層次地了解，瀏覽網站相當于一次深入的驗廠，加深客戶對我們的信心。1.5 客戶資料的整理和客戶等級分類（星級分類法），以及分配上進行細節劃分，在3月31日前，清晰分配下去，責任到人，逐步實現流程化，由外貿銷售經理負責，其他人協助。1.6 網站的作用，如何更好的利用網站的功能，開發以往的客戶，要制定確實可行的方案由外貿銷售經理負責，銷售員A，B協助。 二、B2B平臺的完善和推廣2.1 環球資源和阿里巴巴的上線，圖片和文字的上傳，主要由后臺操作員負責，A,B協助，在4月30日前完成。（前期文檔類工作比較大，部門各人員全力支持）。A.需要網絡支持，寬帶需要10M，帶無線路由器,中高檔配置電腦每人一臺。B.每一款上傳的產品需要配主圖三張、細節圖五張、包裝圖三張，主打產品需另加兩張；C.每款產品簡要描述要做好模板，但要求不能千篇一律，適當做修改；D.詳細描述：產品參數必須與技術部門核實，力求無誤；E.產品定價：實行階梯價，量大優惠政策，吸引客戶的單次下單金額增加，重點客戶可給予適當優惠，定價必須和采購部門核算落實；F.售后條款：落實產品的質量，體現產品優勢所在；團隊人員：圖片要求有活力，有朝氣，吸引客戶的興趣，體現大家庭氛圍2.2環球資源和阿里巴巴的推廣，主要是搜索關鍵詞的優化，在4月30日前，了解排名規則，并進行測試，由后臺操作員（待定）負責，外貿銷售經理指導，銷售員A,B協助。A.主打產品必須是櫥窗產品，3個月內主打產品的關鍵詞需要基本囊括，排在首頁的數量必須占改產品上傳量的40%。B.第三個月起，曝光量、點擊率、反饋率需在行業平均值以上。C.力求在第三個月起，能讓之前的所有舊客戶都知道我們網站的建立，公司搜索排名能在前50名。2.3兩大平臺和網站的整合，如何互相促進，要制定規劃，有助于客戶數量的增加和質量的提高，這個工作由銷售A（待定）負責，其他人協助。在5月31日前完成。三、團隊的組建和運營能力的打造3.1新員工的培訓，對公司文化的理解和外貿規劃的理解等，這個工作由銷售B（待定）來完成，在入職后的3周內達到預期效果（個人的職業規劃要與企業和部門的規劃步伐要一致，并能理解并支持公司的相關政策）。3.2定期參加相關主題的會議，提升業務能力和對公司規劃的理解等，一個月3-5次，這個工作，由業務員B負責。3.3對于工作中所遇到的問題，清晰解決問題的思路，首先清楚問題是什么，其次，怎么解決問題，最后為什么要這樣解決，這樣的思維模式需要半年的時間甚至更多，先從培養名人堂：眾名人帶你感受他們的驅動人生馬云、任志強、李嘉誠、史玉柱等各位商業名人開始，由外貿部經理負責。3.4通過團隊之間的配合，不斷優化內部協作上的流程，提升效率，真正做到團結一致，直奔目標，先從培養意識開始，4月12日前見成效。四、網絡推廣流程化規范和外貿跟單過程的問題解決模式1.網絡推廣所遇到的問題的研究和探討。由外貿銷售經理負責組織開展會議，做好會議記錄，及時上報最新情況。在網站推廣過程中所遇到的問題和感悟，跟大家分享，更多了解網絡，熟悉網絡，運用網絡，每周專題探討，由銷售員A組織，3月15日前，大家對網絡營銷有個更高層次的認知，并且提高對公司網絡方面戰略的認同和信心。2.相關人員的配合流程，素材的制作和完善。網絡推廣方面的規劃，制定操作流程，監督流程，作業自動化，需要銷售員A制定相關的規則和模版，大家在初步的操作過程中不斷提出修改方案，慢慢完善，形成我們獨有的網絡推廣流程，由銷售員A負責，在3月31前完成。3.跟單流程不斷的細化，專業化，流程化。公司客戶的細分，最有意向的客戶由外貿銷售經理來負責，其次是銷售員A負責，對于客戶進展情況的不斷優化，每個人都要提出自己的意見和建議，在原有的流程上進一步提高效率，縮短跟單過程。責任人銷售員B其他人協助。4.遇到問題解決的即時性，高效性。對于任何突發的問題，及時解決，但是事后一定要記錄在案，定期總結，不斷反思，盡量避免流程內問題出現，執行人銷售員B。遇到的所有遇到的問題五、推廣和業務，所有的流程進行數字化量化監督，提升效率。1.推廣定期的進展情況，用數據說話，點擊率等。推廣每個月有計劃，保持每月曝光率有10%左右增長；點擊率5%左右；反饋增長率有8%左右；考核就是數據表，要看到實際的效果，這事由銷售員A負責，外貿銷售經理監督。此項任務長期執行。2.業務等級的區分，進展過程數字體現，清楚過程工作進展，透明化，清晰化，用數字說話，用進度證明自己，把每天的日報表、周報表、月報表都交由B統計；外貿銷售經理監督、審核。此項任務長期執行。六、營銷推廣的規劃和展會的策劃1.針對平臺的推廣和網站的推廣網站，平臺，展會資源整合，如果有準備參加的展會，做準備工作，所有的策劃活動和推廣方案，都以提高展會的效果為前提，具體規劃，由外貿經理負責制定，其他人協助，做出完善的計劃，隨時準備參加展會。名片、宣傳資料、人員分配、展架、產品資料等。4月底前完成2份較完善計劃。 2.展會的策劃和準備展會的策劃，和網站的整合，具體活動的制定，分配到人，由外貿銷售經理負責，其他人員協助。七、客戶的細分和推廣的優化1.客戶的細分，針對性的開發客戶，提高接單效率通過上一季度的細分和跟蹤，再次提高客戶分級標準，重新分配，有針對性的分析跟蹤，不同等級客戶可安排不同制定相關策略，不同等級客戶安排不同人員跟進，優化人員配置，減少人員自愿浪費。形成習慣，由外貿銷售經理負責。5月31日前完成。2.推廣方式的升級和優化，為業務帶來更多的詢盤和訂單。通過網站，平臺，和展會的整合，評估效果，調整方案，增加推廣方式，提高推廣力度，帶來更多的詢盤的同時，提高轉化率，訂單量的增加，具體方案的制定，由外貿銷售經理負責，5月31日前完成。八、團隊凝聚力的提升和營銷的更深入了解 1.團隊內部人員的凝聚力，協調力，執行力等的提升通過網站，平臺，展會，和半年的溝通，了解，在團隊協作上，團隊文化上，大家是不是保持積極的狀態良好的心態，進行總結和規劃，為達成目標，奠定思想基礎，召開團隊會議，了解團隊成員的思想和方向，引導各人的思想統一能扭在一根繩上，外貿銷售經理負責，6月30日當天召開。 2.對于營銷了解的深入團隊各成員對于管理，團隊，網絡營銷，公司的戰略目標，是否理解的更加深刻，對于公司的發展是否信心十足，把情況記錄在案，方便日后的管理和交流，由外貿銷售經理負責。 第二階段一、總結第一階段所遇到的問題并解決，更加完善外貿體系和流程 1.對于第一階段度營銷和業務方面的問題進行總結分析并解決對于營銷和業務方面的問題和一些影響訂單達成的因素，要落實到人，通過大家的交流和討論，清晰各自的責任，并且針對問題等進行各自負責內容的總結和提出解決方案，業務方面執行人銷售員A，網絡方面執行人銷售員B，整體協調上的負責人外貿銷售經理。2.對于外貿各個環節，人員的配合度的提升，進行強化各個環節通過第一階段的運作，人員的流動，職責的清晰，責任的承擔，等等，需要在工作過程中，不斷總結，交流和溝通，執行人外貿銷售經理。3.真正做到體系完善，執行力強大和迅速。隨著團隊的穩定，工作的模板化，逐漸實現流程化，自動化，體系健全，運轉正常，執行迅速，所有的任務都必須訂下最后完成時間，并由專人負責監督，執行人外貿銷售經理。二、業績的穩定提升和市場的初步規劃1.通過網站的推廣，B2B 平臺的運作和展會的配合，逐步提升外貿業績。2.對于各個區域市場的規劃概念形成3.逐漸向專業化，有針對性的做市場三、團隊內部形成拼搏向上的風氣，相互競爭，相互支持1、強化團隊文化，打造拼搏向上的團隊，凝聚力，執行力再上新臺階2、以訂單為目標，以團結和諧為前提，積極拼搏，每人都做冠軍。 第三階段一、各個平臺效果的總結分析，有針對性的解決問題，提高業績。1.網站，環球資源，阿里巴巴國際站，展會，出貨客戶，意向客戶等進行詳細的分析與探討和交流，在營銷平臺的利用率上，爭取再上一個臺階。2.針對各個平臺不同來源的客戶，和成交的比例，反思跟單過程中的問題，并進行研究和解決人員分配的調整，還是客戶結構的調整，都根據實際情況進行。二、狠抓客戶跟蹤過程，關注細節，激勵制度的完善1.跟蹤客戶，對于周期長，沒有下單的，進行分析和總結，提高效率2.細節決定成敗，不斷反思，在跟進客戶過程中細節的問題，并分享3.好的員工是獎勵出來的，鼓勵和支持，是必要的。三、回顧歷史，展望未來，總結經驗，開拓市場1.業績的拼搏，團段文化的建設，是否收獲良多，探討我們走過的路 2.對于明年的規劃，各個成員有何看法和計劃，交流分享。3.市場的開發，我們是否占有了一定的比例，或者形成口碑了第三部分：外貿業務部門的工作流程1、 客戶詢盤： 一般在客戶下訂單之前，都會有相關的order inquiry（訂單查詢）給業務部，做一些細節上的了解。二、報價： 業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，performa invoice（形式發票）給客戶做正式報價。三、得到訂單： 經過洽談，收到客戶正式的訂單purchase order（采購訂貨單）。4、 下生產訂單： 得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。5、 業務審批： 業務部收到訂單后，首先做出業務審核表。按出口合同審核表的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門跟單員跟進。6、 下達生產通知： 業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產： 6.1：如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認l/c已經收到，收到l/c后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。 6.2：如果是t/t付款的客戶，要確認定金已經到賬。 6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經理確認。七、驗貨：7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知生產部。7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。8、 制備基本文件： 工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。9、 商檢： 如果是國