會議的基本知識 會議的概念 會議是人類群體有組織的會晤 議事行為或過程 會議的構成要素 會議的要素即會議的組成因素 分為基本要素和其它要素兩大類 基本要素即所有會議必有的要素 目的 時間 會址 主持者 組織者 與會者 議題 議程 其他要素即可供選擇的 并非為所有會議所共有的要素 名稱 服務機構 秘書機構 經費 文件材料 專用設備工具 各種消耗性材料 會議的主要種類 按組織類型 可分為內部會議和外部會議 正式會議和非正式會議 按時間方面的規定性 可分為定期和不定期兩類 按出席對象 可分為聯席會 由若干單位共同召集并參加 內部會 代表會 群眾會等 按功能性質 可分為決策性 必有決議 決定 討論性 執行性 分配工作 布置任務 執行政策 告知性 發布會 說明會 學術性 協調性 報告性 談判性 動員性 紀念性等 會議的主要種類 按議題性質 可分為專業性 解決專門領域問題 專題性 綜合性等 按照規模大小 可分為特大型 萬人以上 大型 數千人 中型 數百人上下 小型 數十人或數人 等 按會議采用的方式手段 可分為常規會 廣播會 電話會 電視會等 按與會者的國籍及議題的范圍 可分為國內會議和國際會議等 公司常見會議的種類與作用 經理例會與特別會議經理例會是指由本企業的經理們參加 研究經營管理中重大事項的辦公會議 這類會議是例行的 通常每月一次或每周一次 與會者和會議地點都相對固定 經理特別會議是在企業的外部環境或內部運轉機制面臨重要問題 急需領導集體研究 立即拿出解決方案時召開的會議 這類會議的主要任務就是研究和解決新問題 做出相應的對策 部門員工例會是某一部門定期召開 由本部門全體員工參加的會議 如生產部門例會 銷售部門例會等 一般起到通報情況 交流信息 解決問題 融洽感情的作用 股東大會和董事會議股東大會是股份制企業定期召開的例行性會議 一般每年召開一次 有股東參加 決定股份公司的最高執行方針 秘書通常在會前三到四個星期就要將會議通知郵寄給參會人員 董事會分例會和特別會議 公司常見會議的種類與作用 公司年會用于各部門報告一年來的工作業績 確定下一年的工作計劃 公司年會往往在年終舉行 不僅總結表彰 還可能開展一系列的慶祝活動 客戶咨詢會這類會議主要是邀請企業的客戶代表 合作單位代表參加 聽取客戶對企業經營管理方面的意見 建議 對客戶提出的問題集中給予解答 這類會議的與會者來自方方面面 有本地區的 也有外埠的 有本國的 也有外國的 規模比較大 工作量難度較大 要求高 公司常見會議的種類與作用 產品展銷定貨會這類會議是企業經營中經常使用的一種有效手段 一般由銷售部門負責人操辦 業務洽談會是企業中一項重要的活動 是企業提高經濟效益的關鍵 企業的領導人常常親臨此類會議 新產品新聞發布會企業研制出新產品并準備將其推入市場時 常常采用新聞發布會的形式進行宣傳 公司常見會議的種類與作用 會議籌備 擬訂會議議程和日程 學習目標掌握會議議程和日程表的設引方法 會議議程會議議程是對會議所要通過的文件 所要解決的問題的概略安排 并冠以序號將其清晰地表達出來 會前發給與會者 會議日程會議日程是指會議在一定時間內的具體安排 如有說明可附于表后 會前發給與會者 宣布議程 說明人員缺席情況 宣讀并通過上次會議的記錄 財務主管報告 其他報告 新的議題 有關人事任命 提名并選舉新的負責人 通知有關事項 宣布休會 會議議程表的設計 正確的設計方法 編制會議議程表時 首先應注意議題所涉各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規定 議程表中 第一項是宣布議程 再安排討論的問題 盡量將同類性質的問題集中排列在一起 保密性較強的議題 一般放在后面 會議議程的樣式 天地公司銷售團隊會議議程表公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9 00在公司總部的三號會議室舉行 宣布議程 說明有關人員缺席情況 宣讀并通過上次會議記錄 通信聯系情況 東部地區銷售活動的總結 銷售一部關于團隊溝通問題的發言 公司銷售人員的招聘和重組 銷售二部經理的人選 下季度銷售目標 會議日程表的設計 會議的日程一般采用簡短文字或表格形式 將會議時間分別固定在每天上午 下午 晚上三個單元里 將會議的議題具體化 會議日程的樣式 天地公司新產品銷售展示會日程安排日期時間內容安排地點參加人自責人備注2003年11月12日8 30報到員工餐廳門廳全體員工9 00銷售主管做介紹公司會議廳全體員工9 50休息10 00新產品展示 技術總監主講和演示公司會議廳全體員工11 00銷售活動錄象員工餐廳三層自由參加12 00自助午餐員工餐廳二層13 30員工自由觀看和動手操作新產品員工餐廳三層自由參加14 30銷售部人員講解廣告宣傳單公司會議廳全體員工15 30分小組討論與咨詢員工餐廳三層自由參加16 30散會 注意事項 會議議程和日程 程序三種會議文件的功能是不同的 應抓準三種文件所傳達的會議信息的側重點 會議議程的編制應在前 議程一旦確定 就不應再變 會議日程在時間 地點 人員等問題上 如遇到一些變化 可相應調整 會議的議程與日程的安排必須吻合 會議的議程 日程表制定后 必須經主管領導審核方可實施 發送會議通知 學習目標 準確地發送會議通知 發送形式 正式通知為了規范公司的管理及運作 除了非正式會議和每日例會之外的所有會議 均應正式打印會議通知 再通過書面形式或電子郵件傳遞到有關人員 以示正規和鄭重 非正式通知非正式會議 可采用非正式通知 如先發傳真或打電話 隨后再寄備忘錄或信函 也可先發電子郵件 再通過電話或回復電子郵件確認 一些會議 如股東會議 在發送通知時應按規定的會議規則行事 發通知的同時應附上一份代理委托書 其它類型的會議如無法出席 也應在必要時授權代理 以保證通過決議時有所需的法定人數 發送內容 如果有預備議程 事先需準備的材料或其它需讓與會者事先了解的情況 應隨會議通知寄發一份 需要回復的會議通知或預備通知還可夾入一張明信片 上面注明本公司地址 郵編 電話 發信人姓名 以便對方有時間考慮并能及時回復 可將會中使用的有關票證 入場券 代表證 汽車通行證 座次號 編組名單 就餐證和乘車證等 與會議通知一并發出 如果某些與會者對會議地址不熟悉 應附加一份說明或回執單 要求與會者告知具體的到達和返程日期 并標明到達會址的汽車 火車等交通工具線路 會議通知和委托書的樣式 hui議通知的內容 被通知部門 被通知人員的姓名及職務 通知事由 會議時間 會議召開地點 會議出席對象或范圍 會議程序 議事內容 注意事項 公司全稱 通知部門 通知者姓名和職務 通知日期 便函式 會議通知致 各部門經理發自 總經理秘書劉麗日期 2002年7月15日主題 部門經理的圓桌會議通知2002年7月25日上午11 00 在燕都賓館會議室舉行全體部門經理的圓桌會議 下午12 15分將有午餐供應 假如您不能參加請在7月24日之前打電話62479521告知 附上一份議事日程 除此之外 您還將得到一張另人滿意的旅行指導地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明 我很高興地歡迎你們都來出席我們團體的這個重要的計劃會議 附件 議事日程地圖 卡片式 部門經理會議目的 討論公司下一年度市場營銷計劃時間 2002年12月20日上午9 00地點 公司第一會議室如您無法出席 請于 月 日前電話告知 電話號碼 會議委托書 委托書茲任命 人名 和 人名 作為我的代理人參加 日期 時間 在 地點 舉行的 公司名 股東會議 他們均為本公司的高層管理人員或部門經理人 不管此次會議如期還是延期召開 他們都將作為我的全權代表 行使我出席時所擁有的全部權力 生效日期簽名 股東簽字 地址 郵編 會議回執 請于12月1日以前將回執寄回 我準備參加此次會議 我將屆時赴會 并帶 賓客來 我不能參加此次會議 署名 公司 發送會議通知的注意事項 明確會議通知發送對象 落實發送的回復確認環節 對書面會議通知的地址 郵編一定要填寫正確 裝信封和郵寄時應注意不要錯裝 漏裝或漏寄 通知的封筒應醒目標出 會議通知 字樣 對于經常參加某類會議的部分人員 可用計算機打印出標簽或準備多套郵寄標簽 以免重復打印 對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 正確選擇會址 學習目標能夠正確選擇會址 綜合考慮各種因素選擇恰當的會議地點 交通便利 會場的大小應與會議規模 主題相符 場地要有良好的設備 應盡量必開鬧市區 場地應不受外界干擾 選擇會議地點應考慮有無停車場所 場地租用的成本必須合理 制發會議的姓名卡片和會議證件 學習目標掌握各種會議證件的制發方法 制發會議姓名卡片和證件的方法 召開重要的大中型會議會議應視必要制發姓名卡片和會議證件 通常小型會議 不必制發證件 正確制作姓名卡片 會議證件的方法是 內容設計上要有會議的名稱 與會者姓名 稱呼 先生 女士 小姐等 身份 職務 職稱等 組織或公司的名稱 重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片 并加蓋印章 姓名卡片可設計為紅 藍 白 黃四種不同的顏色 在會議的接待區向與會人員發放 并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片 不同類型的姓名卡片樣式 粘性標簽 比較經濟 方便 但它們可能由于粘貼在衣服上而留下痕跡 系帶的卡片 比較經濟 戴取方便 但可能在衣服上晃動 有夾子的卡片 成本略高 它們能更換塑料封里面的標簽而重復使用 并能移動夾在衣服的不同部位 臺簽式的姓名卡片 這些是開會的時候放在桌子上使用的 證件的類型 作用 代表證 與會者不僅能參加會議 而且有表決權 選舉權 列席證 能夠到會旁聽 但無表決權 工作證 只證明是大會的工作人員 在會議期間出入行走有一定的限制 記者證 是發給新聞媒體的有關的工作人員 記者 持記者證在有些工作區域出入受到限制 來賓證 表明是被主辦方邀請的嘉賓 會議證件既能證明與會者身份 保證會議安全 控制出入人員 又能統計大會人數和維持會場秩序 注意事項 在設計上應區分正式代表 列席代表 工作人員 特邀嘉賓等與會者的不同身份 應注意根據公司不同的文化理念設計會議證件或姓名卡片 有的公司強調區分開不同職務 地位人員的身份 有的公司強調所有員工的平等 姓名卡片的大小式樣應注意經濟活用美觀大方 發放會議文件資料 學習目標掌握各種會議文件的發放方法 會議資料的準備對于會議的成效至關重要 會議文件資料發放工作的基本方法 按照與會人員名單 準備好每人一個文件袋 在文件袋上填上與會者的姓名 并注明 會議文件 等字體 分發重要文件一般要編號 登記 文件編號通常印在文件首頁的左上角處 字體字號應有別于文件正文 具有保密性內容的文件 還要注明密級 一些征求意見稿 或保密性文件 需要在會后退回的 則應附上一份文件清退目錄 分發會議資料時要適時適量 準備會議資料不能有多少代表就打印多少份 有可能出現臨時增加與會者 或者出現代表丟失材料的情況 一定要留有充分的余地 內容重要又需事先送達與會者的文件 可派專人遞送或用傳真 特快專遞送達 常見的會議文件資料主要包括 開幕詞 閉幕詞 領導講話稿 主題報告 專題報告 會議簡報 會議記錄 會議紀要 新聞稿 會議通知 日程安排等 準備會議所需用品和設備 學習目標掌握會議所需各種物品和設備的準備方法 盡量考慮全面 有備無患 了解可以租用會議設備公司的名稱 地址和電話號碼 了解文具用品和相關設備供應商的名稱 地址和電話號碼 掌握企業內可用的音像設備的類型和存放位置的清單 掌握公司內部緊急維修工程師以及外部維修單位的名稱 地址和電話號碼 會議用品和設備的類型 可分為必備用品和特殊用品 必備用品是指各類會議都需要的用品和設備 包括文具 桌椅 茶具 擴音設備 照明設備 空調設備 投影和音像設備等 特殊用品是指一些特殊類型的會議 例如談判會議 慶典會議 展覽會議等所需的特殊用品和設備 例如 張貼畫 花卉 充氣模型 巨型屏幕 展臺展板 簽字用具等 注意事項 事先要制定周密的準備方案 盡量詳細的列出用品和設備的名稱 數量和價格 會議用品和設備是購買 租用還是使用原有的 要本著統籌節約 經濟適用的原則 準備會議用品和設備要力求一絲不茍 有備無患 預訂內部會議室 學習目標掌握內部會議室的預定方法 會議室預訂的基本方法 大多數企業都有自己的內部會議室 這就減少了租用外部場地和設施的費用 內部會議室多適合內部會議和活動 預訂會議室要打出一定的提前量 在確定準確的會期之后 應盡早預訂 以免臨時被動 正式預訂會議室之后 在使用的前一天 一定要再次落實 以免與其他會議發生沖突 預訂和調配會議室應盡量使場地的大小 格局 設備的配備與會議的人數 性質和類型相匹配 調配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間 會議之間的間隔不要太緊 使人們安心開會 不致出現會議還未結束就被人請走的麻煩事 負責會議室安排和協調的秘書 事先要查看會議議程 了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設備 秘書要了解各種設備的功能 并事先將各種設備調整到最佳狀態 熱情迎接與會者 學習目標掌握接待與會者的基本工作內容和程序 做好會議的接站和報到工作的主要內容和程序 會議的性質與規模不同 接待的要求 程序和規范也不同 大中型會議參加人數較多 應及時做好接站報到工作 接站報到工作的主要步驟 要有統一的指揮調度系統 掌握與會代表的名單以及飛機 火車的班次及抵達的準確時間 將其編制成一目了然的表格 并掌握與會議代表的聯絡方式 要備有足夠的車輛和接站的人員 接站人員要人手一份代表抵達的時間表 按分工的時間和線路迎接 對于自備交通工具的外地與會人員 要事先通過發傳真或電話的形式告之到達報到地點的詳細路線圖 在車站 機場設置接待站 制作醒目的牌子或橫幅 上面要表明 天地公司接待處 的字樣 在報到處的周圍設立引導牌和標識牌 標明報到的具體位置 接待人員將預先準備好的文件袋 包括文件 證件 餐券 住宿房間號碼 文具等 發給報到人員 必要時 引導與會者去其住宿的房間 并簡單介紹周圍的情況和開會的要求 會議中的服務 做好會議的簽到和座位引導工作 學習目標掌握會議簽到和引導工作的主要辦法 如何做好簽到和座位引導工作 秘書應熱情地迎接與會人員 并引導與會者及時簽到 盡快就座 選擇恰當的簽到形式人數較少的小型會議 可由秘書按照事先確定的到會人員名單 逐一進行簽到 來一人劃一人 以便迅速掌握到會者的狀況 大型會議可用簽到卡和電子簽到機配合使用 與會者只需要將自己的電子卡送入簽到機插口 有關數據即傳入會議組織中心 準備好簽到的登記簿 簽字筆等用品 必要時事先準備好嘉賓的留言簿 請與會者按照會前安排好的座位或區域就坐 內部會議 與會者一般都有自己的習慣座位 大中型會議 一般事先制作好各種座次標識用品 如 主席臺或會議桌上的名簽卡片 座次圖表 指示牌等 采取對號入座的方式 或是將會場劃分為若干區域 以部門或地區為單位集中就座 會議簽到的目的是為了及時準確地統計到會人數 以及缺席情況 注意事項 負責接待簽到的人員應訓練有素 照顧周到 負責簽到的人員要提前到崗 使到會較早的人員不致產生無人過問的尷尬感覺 熱情主動的迎接與會者 并按禮儀規范將客人引導入場 一般來講 無論陪伴還是引領 秘書都應站在上司或來賓的左側 承擔會議記錄 學習目標通過學習 承擔會議記錄工作 會議記錄的方法 作為一個秘書 在會議期間作好記錄和筆記是秘書的主要職責 會議記錄員應協助主持人進行會議的籌劃和安排工作 正式會議的記錄是會議進程的原始記錄 是具有法律效力的檔案因此務必準確 完整和條理清楚 為會議記錄做好準備工作 準備足夠的鋼筆 鉛筆 筆記本和記錄用紙 準備好錄音機和足夠的磁帶來補充手工記錄 要備有一份議程表和其他的相關資料和文件 需要核對相關數據和事實時隨時使用 提前到達會場 了解與會人員的座位圖 便于識別會議上的發言者 在利用錄音機的同時 必須手工記錄 可以防止錄音機中途出故障 會議記錄的內容 會議描述 包括會議類型 時間 日期 地點 與會者姓名 主席的名字在最前面 記錄員的名字在最后 會議過程 宣讀上次會議記錄 有會議記錄中產生的問題 通訊情況 一般事務 決議應包括會議上的確切措詞 其他事務 按在會上進行的順序記錄 下次會議日期 主席 記錄員簽名 會議記錄的方法 會議記錄的重點應將主要討論的觀點 決議 決定 重要的聲明 修正案內容 結論一字不漏地記錄下來 而其他的內容可簡要概括地記錄 漏記的內容 可事先做出記號 然后對照錄音磁帶修改 也可提示會議主持人請發言者重復內容或對某一術語做出簡要的解釋 與會者提出的意見 建議 要把人名記錄下來 會議記錄的修改 在定稿打字之前 通常向主席提交一份草稿經他簽字批準 如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤 經會議批準 主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤 會議記錄一經簽名 任何地方都不能再作改動 會議記錄的要求 真實 正式的會議記錄具有法律效力 要確保內容的真實可信 準確無誤 一旦會議主席簽名 全體成員通過則不得再行改動 完整 會議記錄必須體現會議的實際進程 要將所有要點完整地記錄下來 不能遺漏 簡潔 會議記錄不同于一份詳細報告 而是將會議進程以簡明扼要的形式表達出來 準確 會議記錄應做到條理清楚 內容表達要準確無誤 不能含糊 更不能有任何內容錯誤 注意事項 要了解公司的業務情況 掌握專業領域的基本術語 會議記錄原稿應統一編號 便于裝訂和復制 會議主持人需向記錄員明確機密事項的范圍及處理的要求 會議記錄原件要由專人負責保管 確保會議期間的信息溝通 學習目標掌握會議期間進行信息溝通的方法 會議期間信息溝通的方法 做好會議期間信息的收集 傳遞 反饋工作 秘書人員要做到多聽 多記 多想 多算 多跑 才能比較全面地收集信息 要深入實際 掌握第一手資料 3 要注重信息的加工提煉 形成成果使上司 與會者 新聞媒體都能方便利用 4 要注重時效 反映敏捷 狠抓反饋信息的收集 2 做好會議期間的對外宣傳工作會務秘書要積極搞好對外宣傳的工作 1 妥善處理與新聞媒體的關系 2 注意內外有別 嚴守單位秘密 3 在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象 效果 時效 費用的原則綜合考慮 4 秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道 為領導提供參考 5 在會議結束后 秘書要為召開記者招待會提供必須的信息資料 使會議領導者能更好地向新聞媒體介紹會議情況 回答記者的提問 信息加工的形式 1 綜合加工 把各種相關的信息有機地結合在一起的過程 2 提煉加工 指從各種信息中攝取所需要信息的深加工過程 3 推導加工 依據已知消息 運用邏輯推理得出新結論的加工過程 信息傳遞的方式 1 口頭傳遞 2 影像傳遞 3 電子系統傳遞 4 專人傳遞 注意事項 1 會議信息收集力求全面 真實 及時 適用 重點突出 2 與新聞媒體溝通要以禮相待 以誠相待 平等相待 迅速及時 做好會議的值班 保衛工作 學習目標做好會議值班 保衛工作的具體做法 做好會議值班 保衛工作的具體做法 會議值班要制度健全 人員要堅守崗位 中大型會議 一般要有會務秘書堅持24小時值守 以保證會議順利結束 并隨時應付各種突發事件 1 在會議中協助搜集有關情況 文件和資料 傳遞各種信息 2 要控制與會無關人員隨便出入會場 特別是保密性較強時會議更不能讓外人隨意進出 3 手邊要有公司和各部門領導的聯絡方式 以便出了問題 及時與之聯絡 請示 4 要備有一份設備維修人員 車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄 要堅守崗位 人不離崗 保證會議信息的暢通無阻 6 必要時 要負責督導和協助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務 7 做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作 8 必要時 應建立主管領導帶班制度 2 會議保衛工作 1 會議安全保衛應包括與會的重要人員人身的安全保衛 2 會議重要文件的保衛 3 會場和駐地的保衛 4 會議的各種設備用品的保衛 5 與會者私人貴重物品的保衛 會議的善后工作 合理安排與會人員的返程 學習目標掌握與會人員返程工作的主要內容 安排與會人員的返程工作的主要內容 會議結束并不意味著會議工作就結束了 有外部人員參加的會議應根據會議的長短 外部與會人數多少等情況 及早安排好與會人員的返程事宜 提早做好與會者車 船 飛機票的登記預售工作 應根據會期長短 外地與會人數多少等實際情況 及早安排好外地與會人員的返程事宜 要事先了解外地與會人員對時間安排 交通工具的要求 尊重他們的意愿 一般情況下要按先遠后近的次序安排返程機票 車票的預訂事宜 要掌握交通工具的航班 車次等情況 盡早與民航 鐵路 公路 港口等部門溝通聯系 提前預訂好飛機 火車 汽車 輪船票 屆時應編制與會者離開的時間表 安排好送行車輛 派人將外地與會人員送到機場 車站 港口 待他們乘坐的交通工具起程后再返回 如有必要 還應安排有關領導同志為與會人員送行 幫助與會者提前做好返程準備 提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品 提醒與會者及時與會務組結清各種賬目 開好發票收據 幫助與會者檢查 清退房間 避免遺忘各種物品 準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品 以備急需 幫助部分與會者托運大