工作分析專題 操作流程及方法中國人民大學(xué)勞動人事學(xué)院慧濟(jì)人力資源工作室 工作分析的基本流程 工作信息提取 工作信息分析 部門功能與職責(zé)部門任務(wù)清單部門權(quán)限一覽表崗位職責(zé)崗位工作清單 訪談問卷工作日志HRM軟件 工作清單分析重點工作分析任職資格分析 招聘要素學(xué)歷要求特定能力特定知識特定經(jīng)驗考核要素培訓(xùn)要素 工作說明書 應(yīng)用于HRM的各項職能 第一階段部門職責(zé) 任務(wù)清單與崗位職責(zé) 1 填寫工作日志 各部門連續(xù)填寫10個正常工作日的工作日志 以便查清每個崗位目前所從事的所有工作和工作任務(wù)構(gòu)成 了解每個工作的不同職能的時間分配 具體填寫格式參見附表一 2 匯總個人工作日志 每個人匯總自己的工作日志 匯總要求和格式見附表二 3 各部門匯總每個員工的工作日志 建立初步的部門工作任務(wù)清單 匯總要求和格式見附表三 4 在匯總的部門工作任務(wù)清單基礎(chǔ)上 組織全部門的人進(jìn)行逐項討論 以便確認(rèn) A 是否是本部門的工作 如果是 它與其他部門的哪些工作相關(guān) 如果不是 那么它應(yīng)當(dāng)屬于哪個部門B 在匯總的工作任務(wù)清單中 有沒有重疊或遺漏的 如果有 進(jìn)行補(bǔ)充和修改C 考慮企業(yè)發(fā)展要求 討論是否有目前尚未開展的工作 如果有 需進(jìn)行補(bǔ)充 5 整理清單結(jié)構(gòu) 各部門對清單進(jìn)行整理 按邏輯關(guān)系和工作任務(wù)的同類性歸類 其結(jié)構(gòu)為 第一級 部門的主體功能 第二級 反映部門主體功能的職責(zé) 第三級 把任務(wù)清單歸并在相應(yīng)的職責(zé)內(nèi) 6 各相關(guān)部門對工作任務(wù)清單進(jìn)行集體討論 目的是解決工作任務(wù)交叉 遺漏和界定不清的問題 同時確認(rèn)相關(guān)工作或任務(wù)的銜接點 以便確認(rèn)和區(qū)分部門職責(zé) 7 將工作任務(wù)清單交上級主管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)后 提交專家組進(jìn)行評審 對于不合格的部門 需返回修改 8 部門職責(zé)的確認(rèn) 將部門任務(wù)清單中的第一級和第二級提出 形成部門的基本職責(zé) 9 各部門在確認(rèn)的部門職責(zé)基礎(chǔ)上 進(jìn)行權(quán)限劃分 具體做法為 對每一項工作職責(zé)進(jìn)行判斷 凡有以下情況者 必須列入部門職責(zé)權(quán)限表 見附表四 并賦予相應(yīng)的權(quán)限 A 需要做出決策 決定 的 B 具有關(guān)鍵責(zé)任判斷點的 C 具有需要控制環(huán)節(jié)的 D 與其他部門重要工作任務(wù)相關(guān)的等 10 各部門確定自己部門的崗位設(shè)置和人員配置 畫出部門結(jié)構(gòu)圖 并將工作任務(wù)清單中的每一項具體工作任務(wù)劃歸各個工作崗位 形成工作任務(wù)分配表 完成部門結(jié)構(gòu)描述與設(shè)計 并畫出結(jié)構(gòu)圖 如 部門經(jīng)理 編碼 編制 XX主管 編碼 編制 XX主管 編碼 編制 XX職位 編碼 編制 A 部門與職位編碼 如人事行政部編號為RX 人事行政部經(jīng)理為RX 01 人事行政部人事主管為RX 01 01等 B 初步確認(rèn)各崗位人員配置 C 補(bǔ)充崗位 職位 職責(zé)中與管理有關(guān)的項目 如經(jīng)理級的部門工作任務(wù)分派 工作指導(dǎo)與監(jiān)督 職場管理 人員激勵 員工績效評估與績效改善 部門業(yè)績的改善與提高 沖突的處理 下屬工作中問題的協(xié)助解決 部門的工作計劃 總結(jié)和匯報等 11 將部門結(jié)構(gòu) 部門權(quán)限 部門職責(zé) 崗位職責(zé)等文件提交主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核確認(rèn)后 提交專家組進(jìn)行評審 在需要的情況下 組織進(jìn)行修改 12 將修改后的文件提交高層審核批準(zhǔn) 第二階段任職資格的確認(rèn) 1 對每一個崗位 職位 的工作職責(zé)和任務(wù)清單進(jìn)行評估 以確認(rèn)資格要求 具體做法為 第一步 對工作職責(zé)與任務(wù)進(jìn)行兩維評估 重要程度和時間消耗 重要程度 根據(jù)發(fā)生問題對工作的影響程度和影響的持久性程度進(jìn)行判斷 劃分為五個等級 5 極為重要 4 非常重要 3 比較重要 2 不重要 1 輕微 時間消耗 根據(jù)該項工作占總作業(yè)時間的比例進(jìn)行評估 劃分5個等級 5 極多 4 非常多 3 比較多 2 相對少 1 極少 評估表格如下 重要程度 部門 職位名稱 職位編號 第二步 對陰影格內(nèi)的工作項目進(jìn)行評估 評估表格如下 第三步 整理 具體方法為把每縱行中內(nèi)容進(jìn)行歸并 如有相同要求 選取要求最高者 第四步 根據(jù)第三步的整理結(jié)果按下列表格進(jìn)行評估 第五步 將第三步 第四步的結(jié)果進(jìn)行描述 第六步 將對任職資格的描述與本職位的工作職責(zé)與清單編排在一起 第七步 將權(quán)限表中涉及本崗位的權(quán)限逐條提出 與第六步的結(jié)果歸并在一起 添加工作的分類和識別項目 形成工作說明書 附表一 工作日志部門 職務(wù)