KF/FTZB02-2020供應商產品質量索賠辦法（A/3版）XXXX重工有限公司2019年12月14日發布 2020年01月01日實施8管理文件文件編號：KF/FTZB02版本狀態：A/3標題：供應商產品質量索賠辦法頁 碼：8/88文件審批、更改記錄表 KF/QR423-004一般信息文件名稱/位置 供應商產品質量索賠辦法擬 制姓 名部 門職責/角色日 期檢查/審核姓 名部 門職責/角色日 期批 準姓 名部 門職責/角色日 期修改記錄版本修改頁碼修改原因修改人日 期1 目的為了督促供方不斷提高產品的供貨質量，降低因供方產品質量給我司造成的質量損失，完善供方產品質量索賠流程，制定此實施辦法。2 適用范圍適用于公司進貨檢驗、生產加工、出廠檢驗、三包維修、配件銷售過程中發現的供方不合格零部件的質量索賠。3 術語和定義無4 過程指標索賠完成率= 5 工作標準及要求5.1 工作職責 5.1.1 質量保證部 負責對進貨檢驗、生產加工、出廠檢驗過程中供方產品質量的檢驗和監控，并根據相關標準對出現的不合格品開據整機、零部件返修（賠償）通知單；對其它部門開具的整機、零部件返修（賠償）通知單進行確認；對供應商提出的書面意見進行審核、驗證并做出是否同意的批復；對最終的索賠落實完成情況進行監督考核；是我公司質量索賠工作的歸口管理部門。5.1.2 各事業部售后服務部負責落實三包期間因供方產品質量問題造成三包維修零、部件的賠償明細，并開據整機、零部件返修（賠償）通知單；負責填報上月售后三包完成明細。5.1.3 配件總公司負責落實配件售出后因供方產品質量問題造成的三包退回零、部件的賠償明細，并開據整機、零部件返修（賠償）通知單；負責填報上月配件三包完成明細。 5.1.4 供應處 負責向供方宣貫索賠辦法中有關規定及其內容；負責與責任供方溝通具體的索賠項目及索賠要求，幫助責任供方對索賠零、部件進行確認，積極督促責任供方進行賠償；對有異議的質量索賠負責將責任供方的書面意見反饋至質量保證部進行批復。5.1.5 儲運處負責填寫零部件離庫登記冊；組織索賠件的裝車工作（必要時負責用包裝箱對供應商三包件進行包裝）；對待賠零部件進行貯存管理并進行登記臺帳管理；對待賠零部件的換新情況進行確認；每月10日前向質量保證部提供物料更換匯總；定期以郵件方式將零部件離庫情況發質量保證部和各事業部售后服務部。5.1.6 橋箱車間橋箱車間每月月底（27日）向質量保證部提供當月投產加工鑄鍛毛坯數量。 5.1.7 財務中心負責將最終的賠償金額從供方貨款中扣除。5.1.8 成本中心根據質量保證部索賠核算的需要，提供相應物料的當期采購價格。5.1.9 人力資源部根據質量保證部提供的報表，及時對各車間補助款項進行劃撥。5.2 供方應賠償金額的計算標準5.2.1 零部件、材料成本：以該種零部件、材料的當期采購價格為計算依據，該價格由成本中心提供。5.2.2 加工工時損失：以公司生產工藝所注工時為計算依據； 5.2.3 返修、拆裝工時損失：以整機返修、部件拆裝及過程加工中工時核算管理規定為準；5.2.4 鑄鍛件工時損失：以月度（上月26日至本月25日）毛坯鑄鍛件不合格率為標準（特殊情況如月度供貨數量很小造成不合格率核算明顯失真的情況下，可以23個月為核算周期）。不合格率在5以內時不進行索賠；不合格率在510之間時按照1:1比例索賠；不合格率在10以上時按照1:2比例索賠。5.2.5 三包維修差旅費、運輸費：以整機返修、部件拆裝及過程加工中工時核算管理規定為依據；5.2.6 誤工損失：以誤工的實際時間為計算依據；5.2.7 輔助材料損失、連帶零部件損失：以實際物料損失為計算標準；5.2.8 三包維修人員工資：以該維修人員每小時工資額為計算依據；5.3 進貨檢驗中的質量賠償在進貨檢驗中因供方質量問題造成相關質量損失的，按關于收取有償檢驗費的通知中規定進行質量索賠。5.4 生產過程、出廠檢驗中的質量賠償5.4.1 對生產過程、出廠檢驗中的供方零、部件出現的質量問題： a) 造成報廢的，供方除予以及時更換相關零、部件外，還應承擔誤工損失、拆裝及返修工時損失、輔助材料損失、連帶零部件損失等一切相關損失費用。b) 造成不合格但可以讓步接收的，供方應承擔返修返工的工時損失、輔助材料損失、連帶零部件損失等一切損失費用。5.4.2 具體賠償金額，由相關檢驗人員根據相關標準、規定負責落實，并根據落實結果開據整機、零部件返修（賠償）通知單報質量保證部。5.5 售后服務過程中的質量賠償5.5.1 整機售出后，因供方零、部件質量問題造成故障時，供方除承擔相關零、部件材料損失外，還應承擔公司售后服務費用如差旅費、運輸費、材料費、維修人員工資等一切相關費用。5.5.2 由于供方產品質量或服務給公司造成較大負面影響的，經公司質量總監批準，可以向供方索賠不少于10000元的市場形象損失費；5.5.3 由于供方產品質量或服務給用戶造成較大損失并引起相關法律訴訟或行政執法等方面引起的損失，也需由供方全額承擔。5.5.4 上述賠償費用，由各事業部售后服務部負責統計落實：a) 若三包損壞零、部件無需拉回時，由各事業部售后服務部填寫書面現場鑒定材料和整機、零部件返修（賠償）通知單后，并征得供應商的同意由主管領導簽字確認后，一同轉交質量保證部，質量保證部確認蓋章后將索賠單據發至供應處開展相關索賠工作b) 三包損壞零、部件需拉回鑒定的，各事業部售后服務部及時將舊件返廠、送質量保證部鑒定，并根據售后服務產品質量報告將確屬供方質量問題的零、部件，按月匯總成整機、零部件返修（賠償）通知單（匯總單）的形式，在當月27日前反饋至質量保證部，其中涉及到運輸費用、差旅費用的應附有相關發票復印件并交質量保證部備案(如果數額確實很小，無發票時可酌情處理)，以便供應商查詢。 c) 由于供方質量問題返廠的三包件，各事業部售后服務部應在返廠30日內開據整機、零部件返修（賠償）通知單。5.6 配件售出后的質量賠償配件售出后，在質量保證期內（具體按配件公司相關規定）因供方產品質量問題造成的三包退回零部件，配件公司填寫整機、零部件返修（賠償）通知單并攜帶相關舊件、具體情況說明、銷售發票或清單復印件，一并轉交質量保證部確認。5.7 其它損失賠償因供方產品出現批次質量問題而造成公司檢驗成本大幅增加的（包括全檢、挑檢、計量、理化試驗等），供方還需交納全檢費、計量、理化試驗檢驗費（正常抽檢過程中需要做破壞性試驗檢驗的產品除外）。具體實施辦法按照產品有償檢驗規定執行。5.8 待賠零部件的移交與貯存管理5.8.1 生產過程中發現的待賠零部件的移交與貯存管理儲運處應將車間交回的待賠零部件按照名稱、件號、廠家分類分區妥善保管，做好臺帳管理及零部件離庫登記冊及沖帳登記。5.8.2 三包返廠待賠零部件的移交與儲存管理a) 三包返廠待賠零部件鑒定后，各事業部售后服務人員將系有故障標簽的舊件按照儲運處保管員的安排放置到指定的位置，之后儲運處依據質量保證部鑒定后的售后服務產品質量報告建立三包件入庫登記表并將收條返回質量保證部。b) 儲運處三包庫應將交回的待賠零部件按照名稱、件號、廠家分類分區妥善保管，并做好入庫、出庫及沖帳登記。c) 儲運處收到上述待賠零部件后，應確保待賠零部件上攜帶的故障標簽及舊件故障證據的長期完整，為后期的質量索賠工作提供充分的依據保證。5.8.3 待賠零部件的儲存期原則上為3個月（個別零部件由于返回運費比舊件原值還高，可能在三個月內無法拉走，可積攢到一定數量再拉走，但供應處必須事先與供方溝通，以免長期存放造成責任不清），若3個月內沒有拉走的舊件，由儲運處提供包裝箱，供應處安排發運，將舊件返給廠家，供應處將所發生的包裝費、運費、人工費等一并計入索賠項目中。超過儲存期未處理的待賠零部件，儲運處可將物資移交生產制造部作廢舊物資處理(需要延長儲存期的，由供應處向儲運處提出書面申請或發郵件予以反饋。5.8.4 在儲存期內發生待賠零部件及所附證據丟失，造成質量索賠無法執行的，相關損失由儲運處承擔。5.9 質量索賠的落實5.9.1 質量保證部將確認后的整機、零部件返修（賠償）通知單按月匯總成整機、零部件返修（賠償）通知單（匯總單）的形式，于每月3日前（逢節假日后延）發至供應處，供應處保證在接到索賠單據后的6個工作日內以書面形式傳遞到責任供方。a) 責任供方應在收到整機、零部件返修（賠償）通知單后兩日內做出答復。b) 責任供方提出異議時，供應處負責與其協調溝通；對于接到我公司整機、零部件返修（賠償）通知單后，置之不理、推卸責任拒不回復的供應商，由供應處提出凍結、扣除供方貨款的書面申請，經質量總監同意后，供應處通知財務中心，財務中心可對供方的貨款進行暫時凍結或直接扣除索賠款項。c) 若責任供方堅持認定不是自身責任，供應處負責協調解決并要求供方提出書面反饋意見，由供應處將書面反饋意見交質量保證部，質量保證部三個工作日內給予書面回復，供應處依據質量保證部書面回復意見協調執行，直到問題的解決，必要時責任供方需提供國家權威機構出據的第三方檢測報告。5.9.2 責任供方認可后應在整機、零部件返修（賠償）通知單中“供方反饋意見”欄內加蓋供方財務專用章或公章。供應處落實索賠后，將加蓋“供方財務專用章或公章（紅章）”的整機、零部件返修（賠償）通知單月底前集中報送公司財務中心，5.9.3 財務中心在接到責任供方認可的整機、零部件返修（賠償）通知單后，負責在責任供方的貸款中扣除相關賠償。5.9.4 對于以舊換新的零部件，供應處應督促落實責任供方在接到整機、零部件返修（賠償）通知單后的60個工作日內將相關舊件從公司拉走。(廠家不供貨的待三包件返廠后作一次性處理)。a) 責任供方暫不認可的，供應處應與責任供方積極協調；若責任供方堅持不認可，必須提供書面反饋意見，由供應處交質量保證部，質量保證部依據供方反饋意見三個工作日內書面回復是否索賠，相應舊件在同意索賠后的二周內拉走。b) 需做第三方權威機構鑒定認可的或不能按期將舊件拉走的，供應處應提前以書面或郵件形式與儲運處聯系，要求其延長待賠零部件的儲存時間，否則超過儲存期無舊件可查的，責任由供應處承擔。5.9.5 待賠零部件的移交a) 為了避免待賠零部件不同廠家混淆，供方在拉走前，必要時供應處可協調質量保證部、儲運處、責任供方共同對待賠零部件進行再次確認。b) 對有爭議的待賠零部件，由質量保證部負責重新落實處理，并將落實結果反饋供應處，由供應處通知相關責任供方。c) 待賠零部件出庫前，供應處業務員、儲運處庫管員（必要時相關責任供方）需共同在零部件離庫登記冊上簽字。d) 若某種待賠零部件供方暫不或已停止供貨，供應處應與責任供方協調，待售后三包件全部返廠后，供應處征得供應商同意索賠后，確保三周內將待賠零部件一次性通知責任供方拉走或直接以現金抵扣，否則儲運處有權向質量保證部進行投訴，由質量保證部對供應處進行相應考核。e) 若賠償的新件發現有以舊充新、以次充好的現象，質量保證部有權對責任供方處以不低于2000元的罰款、或按公司有關流程進行處理。5.9.6 賠償的新件入各倉庫辦理交檢手續后，由各倉庫保管員在sap系統或供應商寄售庫存中，沖抵供應商三包件并通知售后服務部辦理沖抵手續；三包庫保管員辦理零部件離庫登記冊沖銷手續。月底由售后服務部將供應商更換零部件情況報表報質保部統計確定供應處索賠完成率。對于供應處采用給供應商開具發票返銷供應商的索賠件，財務執行后由供應處負責通知儲運處三包庫進行記錄注銷，形成完整的閉環。5.9.7 對于三包返修件經鑒定確認須廠內相關車間修復的，質量保證部三包鑒定員下發質量鑒定報告，由生產制造部或各事業部生產部安排進行修復，完工后按新件標準進行檢驗，檢驗合格后辦理入庫，同時質量保證部相關檢驗員開具三包索賠新件檢驗通知單（注明檢修的零部件明細、工時等費用，此項由承修部門提供，費用列支各事業部售后服務費），并傳遞至相關部門，各事業部售后服務部據此到財務中心辦理紅票（費用沖抵后）沖帳手續。5.10 其它相關規定5.10.1 供應處應于每月月底前向質量保證部提供上月供應商索賠完成情況報表，報表經財務中心蓋章認可后方才有效。5.10.2 橋箱車間每月月底（27日）向質量保證部提供經統計后的當月車間投產毛坯、鑄鍛件數量。5.10.3 儲運處每月10日前向質量保證部、供應處提供上月供應商更換零部件情況報表。5.10.4 由于供方原因造成車間額外工時的,由質量保證部負責每月5日前向人力資源部提供需返還各車間金額，由人力資源部將相關款項補給車間。5.10.5 同時，質量保證部還要根據上述兩報表計算出供應商索賠完成率，每月3日（逢節假日后延）前向供應處下發上月索賠完成率及下月索賠計劃統計表，結果與供應處質量績效記分卡相關指標掛鉤，同時將已完成金額從公司質量成本損失中扣除。5.10.6 各事業部售后服務部門零部件的損失補償參照配件領發料管理辦法中的相關規定執行。5.11 考核5.11.1 由于售后判斷失誤引起供應商投訴的，質量保證部落實后，情況確鑿可對相關責任人進行50至200元的處罰，并由各事業部售后服務部承擔相應的差旅、維修等費用。5.11.2 由于過程檢驗失誤引起供應商投訴的，質量保證部落實后，情況確鑿可對相關責任人進行50元以上的處罰。5.11.3 公司各部門應積極主動的支持質量索賠工作，對于不積極配合，影響索賠工作順利開展的部門，一經落實，可對相關部門責任人進行100至200元的處罰。6 工作流程圖 無7 工作