某某上市公司供應生產銷售內部控制制度 2 第一章 供應內部控制制度 第一節(jié) 內控概述 一、定義與范圍 本章所述供應循環(huán)涵蓋了從物資及服務的購置、儲存到傳遞至生產經營各部門的全過程，主要包括物料（采購）、倉儲兩個主要業(yè)務環(huán)節(jié)。 供應循環(huán)的內部控制指對供應計劃、采購作業(yè)、存貨流轉、倉儲等供應業(yè)務流程中的重要節(jié)點進行全面監(jiān)控和管理。 二、控制目標 確保采購業(yè)務集中歸集采購供應部運作，并納入公司的全面經營預算和計劃控制范圍，避免重復采購和盲目采購； 確保采購業(yè)務在預先設定的規(guī)范的參數體系和 分級授權的審核體系下進行，以實現采購業(yè)務發(fā)生的合理性、計劃性、有效性； 確保存貨倉儲業(yè)務的發(fā)生在預先設定的規(guī)范的參數體系和標準化操作流程指引下進行，以實現存貨資產高效率周轉，減少資金占壓和資產沉滯。 三、主要控制節(jié)點 各營運部門的需求和請購 進貨渠道建設 采購計劃制定 采購定價 合同形成 自行采購 倉庫實物流轉 3 倉庫信息報告 四、控制政策與方法 歸口各部門采購權，實施統(tǒng)一采購政策 管理層定期設定和調整個別特定自采權限和特定采購模式，其他物資、服務等采購權限歸口采購供應部，實現集中操作、統(tǒng)一調度； 采購供應部 統(tǒng)一采購管理模式、管理政策、貨源管理和業(yè)務控制標準及流程，統(tǒng)籌規(guī)劃批量物資需求，盡量形成批量采購，提高供應鏈整體的協同能力和反應能力。 采購作業(yè)計劃性控制 在經營預算目標指導下，根據銷售計劃和各營運部門物資需求，形成中短期供應業(yè)務計劃，直接規(guī)范采購作業(yè)指令和進度安排，保證充分及時、靈活調整的供應能力，并提供詳盡的資金使用依據。 采購業(yè)務分級權限監(jiān)控 采購業(yè)務程序中的各重要環(huán)節(jié)根據業(yè)務特點和金額大小等，分別接受不同級別的授權控制，減少業(yè)務運作的任意性和盲目性，強化權限決策和權限責任。 進貨成本有效性控制 采用 供應市場分析、供應商管理、實施特殊采購程序規(guī)范、定價權的授權控制等多種方法，實現綜合供應成本的不斷改進，促進優(yōu)化成本管理之財務目標的實現。 庫存物資多級帳務管理 建立倉儲管理部和財務會計部多層次帳務體系： 根據業(yè)務操作部門和財務職能部門的特點及需求，形成基層帳務體系和財務一級帳務體系各自物流、資產和業(yè)務等反映信息地重點和形式，在多層次 4 帳務體系之間建立憑證、單據、帳表等形式的全面業(yè)務接口和嚴密的勾稽關系，實現多層次的信息記錄、溝通和反饋機制。 倉儲物資數據分析與報告制度 按多種具體營運目標和物資特性定義庫存和 庫存參數標準，定期形成基礎數據的分析和相關報表、報告的傳遞和反饋，在向營運部門提供及時、充分供應的同時，實現庫存規(guī)模、結構和周轉率有效性控制。 存貨帳實準確性控制 通過貫徹基層帳務建設的一般控制標準和實施在庫物資的定期抽查和循環(huán)盤點，保證庫存物資帳實一致，提高資產規(guī)模、資產價值及資產減損等財務信息的準確性和真實性。 在庫物資清查處理制度和存貨非生產損耗控制 按物資流轉和經營特性，明確不確定性和潛在風險較大、物流費用較高的庫存物資，劃定重點控制存量、流量和周轉的物資范圍，制定有針對性的，特殊的物資交接、在庫存 儲和清理政策，減少滯料和廢料，控制生產環(huán)節(jié)之外的物料消耗。 5 第二節(jié) 組織機構及崗位職責 一、 部門及部門職責 1、供應循環(huán)管理組織機構 采購供應部 ： 直接參與制定公司在既定會計期間內整體供應政策和預算安排，規(guī)劃采購供應部內部具體業(yè)務的管理模式； 采購供應部設一個統(tǒng)籌采購員。與財務會計部在采購計劃和進貨成本控制方面形成主要工作接口，負責物資采購流程與進度的全面計劃和控制，監(jiān)督本部門預算指標的執(zhí)行并匯總分析和報告預算完成情況； 制定和調整采購業(yè)務的操作標準以及特殊采購行為的管理模式，設定倉庫管理的標 準參數，實施材料市場行情調研和主要供應商調研，制定進貨成本控制目標和控制方法，組織對采購業(yè)務執(zhí)行過程、執(zhí)行結果和供應商交易、供應商合作的考評，提交供應商汰換和新供應商引進的建議； 對采購作業(yè)、進貨渠道選擇、進貨價格確定和其他采購費用進行規(guī)范性指導、監(jiān)督，并負責采集、匯總、加工和提供采購業(yè)務相關的基礎數據資料，包括供應商資料、材料市場行情、采購業(yè)務歷史數據等，向采購供應部部長提出改進采購業(yè)務的建議； 按有關責任部門設定的技術型號標準組織招標采購； 采購員 ： 分解采購計劃，按相關規(guī)程、指標要求及授權范圍操 作執(zhí)行具體采購 6 業(yè)務，包括業(yè)務洽談、詢比價、下單、催單、查單、退貨補貨執(zhí)行、差異記錄等，形成自我監(jiān)督和接受外部監(jiān)督； 具體協調與供應商的合作關系，落實采購供應部與供應商的交易合作策略，收集供應商和材料市場的基礎信息，向檔案管理匯總，直接參與供應商交易考核； 匯總、歸集、建檔、維護、更新所有采購業(yè)務的相關信息及文檔，包括供應商檔案、合同訂單檔案、材料市場價格信息庫、招標采購工作檔案等； 按權限級別控制檔案資料的調用； 定期對原始信息數據進行分類匯總，充實基本數據庫，提交相應報表，為部門內和其他管理部門提供多層次 的決策信息支持； 倉儲管理部 ： 實施歸口物資的倉儲、配送運輸，相關的物資購存進度及結構規(guī)劃、物料實物管理、基礎帳務管理、物料流轉帳表和報告、物流信息管理、物流成本控制； 庫區(qū)、倉位和運輸配送的具體安排調度； 倉庫物料的收料、發(fā)料、退料、轉調、存儲、清查、盤核、外驗、銷毀等實物管理，在庫物資倉儲保管。 實施物料編碼、倉儲貨位編碼、實施物料倉儲標準參數、倉庫基礎帳務記錄沖銷、制單和單據傳遞、定期庫存分析、相關帳表匯總和報告等信息監(jiān)管，在帳務管理和庫存信息分析管理上與財務會計部形成工作接口； 7 倉儲管理部內崗位包括 原料倉儲管理員、成品倉儲管理員。 2、供應循環(huán)涉及部門及職責 財務會計部 ： 按業(yè)務控制要點和權限劃分范圍參與采購、倉儲、存貨管理等供應循環(huán)控制，主要職權包括供應計劃和資金計劃的審定、重要合同會簽、參予和監(jiān)督招標議標采購、以及相關控制評價工作。 定期獲得和匯總相關票據和明細帳表，負責重點環(huán)節(jié)審核、票據審核、對帳、核算。 對采購合同進行法律條款審定，并負責最后合同簽章。 各職能部門 （生產管理部、設備管理部及其他）： 提出物資等項目請購需求，傳遞需求計劃或請購需求，參與特定采購程序。 質量管理部 ： 負責材料物資到貨、退庫等環(huán)節(jié)的質量檢驗和驗收工作。 內控審計部 ： 對采購作業(yè)和自采過程進行定期稽核，提交稽核報告。 二、崗位職責 采購供應部部長 ： 協調和規(guī)劃部門內具體工作，落實采購供應部相關預算任務，并根據預算限額控制本部門的業(yè)務運作； 審定采購庫存業(yè)務參數指標的設定結果； 制訂和調整供應商管理與合作的原則和政策； 審定進貨價格成本控制目標并指導具體推進措施，審定存貨流轉的改進目標并指導具體推進措施； 8 審核和提交存貨資產損溢的定期處理報告； 審核超預算采購支出和費用支出。 采購員 ： 制訂采購 業(yè)務控制參數，匯總和提交采購方面的預算分析報告； 匯總、審核、修訂和提交物資供應計劃，根據計劃審定結果實行采購指令； 組織供應商規(guī)劃和管理工作，制訂進貨價格成本控制目標和推進具體控制措施； 制訂并根據實際物料需求的變動調整生產性原輔料月度供應計劃，制訂五金、配件、勞保、辦公用品等物資的季度供應計劃； 收集供應商基本信息，參加供應商考核和評審； 按采購指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購作業(yè)，對供應商實施詢比價程序，跟催供應商備貨，記錄和回饋采購業(yè)務的基本情況和異常情況，負責收集、匯總和上報供應市場行業(yè)信息，提出 供應商規(guī)劃建議； 負責合同、訂單，采購數據、價格數據供應商文件的歸檔、維護、更新，進行重要信息匯總統(tǒng)計，每月出據分類匯總報表； 按權限管理資料調用，對采購供應部內部主管以上級別管理人員調用資料提供全部權限，主管以下級別管理人員調用須經各主管授權，采購供應部外部人員調用資料經采購供應部部長確定權限。 成本會計 ： 負責企業(yè)內關聯供應商的年度、半年度利潤成本分析，定期進行外部 9 重點供應商季度詢價，控制采購員的詢比價程序，收集主要物料的市場行情資料； 根據基本進貨成本信息和財務會計部傳遞的成本變動數據，提交重點物料進價成本管理改進目標的建議。 招標管理 ： 負責按照設備管理部及使用部門共同制訂的設備購置質量、型號、技術規(guī)格標準和進貨渠道限制標準，制作標書，組織具體招標活動，并與設備管理部和使用部門共同確認招標結果，向采購員傳遞采購指令； 歸集所有招標工作檔案并在檔案管理存檔。 倉儲管理部部長 ： 負責庫存物資動態(tài)信息的跟蹤、匯總，監(jiān)控庫房控制指標的達成情況； 與倉儲管理員進行數據交流，定期分析庫存規(guī)模、結構和周轉情況，向財務會計部提交庫存分析相關報表和報告； 定期按庫存參數標準提出補貨需求。 指導和監(jiān)督物 資日常進出庫作業(yè)，制訂和調整庫存參數； 組織進行定期存貨流轉狀況分析，審定并提交分析報告； 制訂庫存管理改進目標和推進具體控制措施，組織監(jiān)控存貨資產非生產性損耗，提交存貨異常狀態(tài)解決方案； 負責提交盤贏盤虧處理報告，報廢存貨、滯存物資處理報告； 物資進出票據匯總，建立并具體負責庫房明細帳核算統(tǒng)計工作； 對倉庫月進銷存報表，向財務會計部報月報表和匯總出入庫單據。 10 參與入庫交接環(huán)節(jié)和原輔料不定期抽檢，外包裝初檢和質檢抽樣，填寫請驗單，協助質量管理部質監(jiān)員進行檢驗工作。 倉儲管理員 ： 物資正常入庫、退料入庫 、盤盈入庫等收料環(huán)節(jié)交接，物料入庫數量清點和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。 物資正常出庫、毀損出庫、盤虧出庫、退貨出庫等發(fā)料環(huán)節(jié)交接，物料出庫數量清點和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。 物資進出票據匯總，各倉庫的臺賬和每日進銷存報表核算統(tǒng)計工作，當月進銷存報表。 11 第三節(jié) 授權體系 供應循環(huán)業(yè)務授權，是指在公司內部各級管理人員和業(yè)務操作人員在其職權范圍內，根據既定的權限級別及對應的有關職責，執(zhí)行采購供應及倉儲管理的項業(yè)務的發(fā)起、協商、審核和審批。 供應循環(huán)業(yè)務授權詳見下表。 項目 發(fā)起部門 協商會簽 部門 審核部門 審批部門 物料供應計劃 計劃員 成本會計 采購供應部部長、生產副總 計劃超預算說明 成本會計 采購供應部部長 生產副總 總經理 物資請購 各部門 倉庫主管 采購供應部長 生產副總 預算外請購 各部門 倉庫主管、物料部部長 采購供應部長、生產副總 總經理 大宗采購標準制定 成本會計 財務會計部 采購供應部長、生產副總 總經理 符合標準但不實行大宗采購 使用部門 成本會計 生產副總 大宗采購合同期限標準制定 成本會計 財務會計部 生產副總 實際采購合同超期限標準 招標管理 使用部門 生產副總 大宗采購程序 成本會計 采購供應部部長 招標失敗或無效的處理 使用部門 采購供應部、財務會計部 成本會計 生產副總 固定資產和工程等項目大宗采購合同 招標管理 財務會計部 生產副總 總經理 定點采購標準制定 成本會計、采購員 采購供應部部長 定點供應商名單確定 成本會計 各使用部門 采購供應部部長 生產副總 物資定點采購年度合同 采購員 生產管理部、使用部門、質量管理部、財務會計部 生產副總 總經理 定點供應商汰換和取消定點資格 采購員 采購供應部部長 分管副總 12 項目 發(fā)起部門 協商會簽 部門 審核部門 審批部門 物資停止定點采購 使用部門采購員 采購供應部部長 分管副總 固定資產請購 使用部門 分管副總 總經理 生產性設備采購合同 采購員 采購供應部部長 總經理 使用部門與物料部共同采購固定資產 使用部門 分管副總 總經理 采購作業(yè)控制參數設定 成本會計 采購供應部部長 生產副總 詢比價申報單 采購員 成本會計 生產副總 新供應商開發(fā) 采購員 質量管理部、成本會計 采購供應部部長 生產副總 供應商考評體系 成本會計 采購員 采購供應部部長 生產副總 供應商汰換 采購員 采購供應 部部長 生產副總 年度供貨或服務協議 采購員 生產管理部、其他使用部門、質量管理部、財務會計部 采購供應部部長 生產副總、總經理 非年度供貨或服務合同（關聯供應商） 采購員 采購供應部部長、生產副總 總經理 變更和解除合同 采購員 采購供應部部部長 生產副總 采購超指導價格 采購員 采購供應部部部長 生產副總 物資采購合同定價權 采購員 成本會計 采購供應部、財務會計部 財務副總 總經理 安全庫存量設定 倉儲管理員 成本會計、采購員 倉儲管理部部長 標準周轉率制訂 倉儲管理員 成本會計 倉儲管理部部長 生產管理部門退料 生產車間 車間主任 質量管理部 盤贏盤虧賬務處理 倉儲管理員 倉儲管理部部長、財務會計部部長 總經理 不合格退料銷毀 倉儲管理員 質量管理部、采購供應部 倉儲管理部部長 滯料銷毀 倉儲管理員 倉儲管理部部長、財務會計部部長 總經理 第四節(jié) 管理制度 物資供應計劃 一、目的 本管理文件明確了物料供應計劃編制和采購計劃分解、執(zhí)行及反饋的管理要求與操作規(guī)范，以制定滿足公司日常生產運營需要的物資供應計劃，指導具體采購工作。 二 、范圍 本管理文件適用 于生產性物料（中西藥原輔料、包裝材料、五金配件、低值易耗品）和非生產性物料（辦公勞保用品）的定期供應計劃編制及審核。 三、相關程序及制度 預算管理制度 資金管理制度 四、業(yè)務流程 1、計劃制訂與調整 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末 銷售管理部 生產管理部 生產管理部獲得銷售管理部的季度滾動銷售預測、本月訂貨計劃調整月度生產性物資需求數據。 2 上月末 采購供應部 生產管理部 設備管理部 倉儲管理部 采購供應部采購員獲得生產管理部、銷售管理部和倉儲管理部的書面月度生產性物資 需求數據和庫存物資補貨需求資料， 分別是： 生產管理部月度生產計劃和生產管理部物料需求表 設備管理部五金備件需求表、 倉儲管理部的月度庫存補貨需求表和月末存貨狀態(tài)明細表 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 2 上季末 采購供應部采購員 各職能部門 各職能部門按季度以書面計劃表的形式向采購供應部采購員傳遞非生產性物資需求數據 3 當月中以前 銷售管理部 生產管理部 生產管理部獲得銷售銷售管理部的追加訂貨需求調整月度生產性物資需求數據。 當月中以前 采購供應部采購員 生產管理部 設備管理部 采購供應部采購員獲得生產 管理部當月生產性物資需求調整數據是： 生產管理部的生產調整計劃、生產管理部物料需求調整表、 4 上月末當月中 采購員 采購員制定和調整生產性物資月度供應計劃 5 上季末 采購員 采購員制定非生產性物資季度供應計劃 6 上月末上季末 成本會計 成本會計核定或修訂物資供應計劃，保證物資供應計劃合理性，充分滿足各生產經營部門的需求，并符合采購作業(yè)參數標準 7 上月末 采購員 采購供應部部長 采購員按未結款情況提交當月預計付款需求 8 采購員 采購供應部部長 采購員的付款需求，經采購供應部部長審批后，傳遞至成本會計 9 上月末 成本會計 成本會計根據采購供應部采購員付款需求和當月供應計劃統(tǒng)一形成采購供應部月度資金用款計劃 2、 計劃審批和報備 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末 成本會計 成本會計分別對材料物資供應計劃和非生產性物資供應計劃中超預算部分形成說明報告 2 財務會計部部長 總經理 成本會計將該說明報告交財務會計部部長和總經理審批，并將審批后的報告轉至財務會計部備案 3 月末 成本會計 財務會計部部部長 財務副總 成本會計將材料物料月度供應計劃和月度調整計劃、非生產性物資季度供應計劃、月度資金用款計劃報財務會計部部長和財務副總審批 4 月末 成本會計 財務會計部 成本會計將材料物資月度供應計劃、月度調整計劃和非生產性物料季度供應計劃、月度資金用款計劃各一份報財務會計部備案，另一份在成本會計留存 3、計劃分解和執(zhí)行 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末本月中 生產管理部 采購供應部采購員 采購供應部采購員獲得生產管理部月度生產排程表和排程調整表 2 上月末本月中 采購供應部采購員 采 購供應部采購員根據月供應計劃和生產排成分解月供應計劃至周采購作業(yè)清單并執(zhí)行采購指令 3 當月初 采購供應部采購員 采購員制訂周到貨計劃，一聯傳遞 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 本月初 倉儲管理部倉儲管理員 給倉庫儲管理員，作為收料依據，另一聯在采購員留存 4 采購供應部部長 采購員 采購供應部部長監(jiān)督和協助采購員計劃執(zhí)行，收集反饋信息 5 采購供應部部長 采購員 每周采購供應部部長召集采購計劃執(zhí)行進度總結會，督促計劃完成，處理影響完成進度的異常情況 五、單據及報告 生產管理部物料需求表 生產管理部物料需求調整表 月末庫存補貨需求表 存貨狀態(tài)明細表 五金配件需求表 月度材料物資供應計劃 月度材料物資供應調整計劃 季度非生產性物料供應計劃 采部月度資金用款計劃 超預算報告 采購周作業(yè)清單 周到貨計劃 物資請購規(guī)范 一、目的 本管理文件明確了生產經營各部門在物資需求計劃外的零星物料需求請購流程，以規(guī)范物資請購的發(fā)起、審批和傳遞程序。 二、范圍 本管理文件適用于生產性物資和非生產性物資計劃外需求和零星請購。 三、相關程序及制度 采購作業(yè)控制 合同訂單管理 進貨價格及采購成 本控制 四、業(yè)務流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 各職能部門 各部門主管 倉儲管理員 各職能部門提出物資采購申請，經各部門相關人員與倉庫管理員核實后，填寫一式三聯物料請購單，經本部門部長確定請購物資品種、數量、建議供應商、需求日期等詳細內容，并簽字 2 各部門部長 填寫完整的物料請購單交各分管副總審批簽字 3 分管副總 總經理 凡預算外物資請購需要按權限級別經分管副總或總經理審批， 預算外審批權限具體由總經理審批 4 成本會計 采購員 經審批的請購單兩聯傳遞至財務會計部 ，由成本會計作形式審核后，傳遞給采購供應部部長，另一聯在請購部 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 門自行留存 5 采購供應部部長 采購員 采購供應部部長匯總請購單，根據請購內容安排具體采購作業(yè)，制定零星采購作業(yè)清單，向采購員下達采購指令 6 采購員 屬于年度協議內范圍的物料，采購員直接按協議條件向供貨商下追加訂單，具體操作詳見： 采購作業(yè)控制 合同訂單管理 7 采購員 成本會計 物資請購和使用部門 屬于年度協議外范圍外的物料，采購員實施詢比價程序，填報詢比價申報單，經成本會計形式審核后，申報單細節(jié)內容由使用部門確認 ， 其他具體操作詳見： 采購作業(yè)控制 合同訂單管理 進貨價格及采購成本控制 8 采購供應部部長 采購員 成本會計 物資請購和使用部門 屬于首次采購的物料，采購員在采購供應部部長指導下實施詢比價程序，填寫詢比價申報單，經采購供應部部長形式審核后，申報單細節(jié)內容由使用部門確認， 其他具體操作詳見： 采購作業(yè)控制 合同訂單管理 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 進貨價格及采購成本控制 9 物資請購和使用部門 采購員 財務會計部 采購結束后： 請購單一聯按物料內容的性質（生產性或非生產性）由采購員和非生產性物 資請購和使用部門進行歸集匯總； 另一聯由采購員保留待與財務會計部報帳 10 采購員 財務會計部 與財務會計部報帳時，采購員須提交請購單、詢比價申報單、合同或訂單、供應商發(fā)票、倉庫入庫單或使用部門接收單各一聯，并同時填寫提交付款申請單 五、單據及報告 物料請購單 零星采購作業(yè)清單 詢比價申報單 入庫單 使用部門物資接收單 付款申請單 大宗采購管理 一、目的 本管理文件明確了某些易于標準化的材料、大金額固定資產等物資或服務的特殊采購標準及業(yè)務操作流程，以便在 形成大批量集中采購的同時，加強財務監(jiān)督，規(guī)范和優(yōu)化供貨渠道及供應價格。 二、范圍 本管理文件適用于非企業(yè)內關聯供應商貨源的，易于標準化的生產性原輔料、金額較高的設備、固定資產、工程材料、修繕和工程項目（設備及車間改造、基建工程）、租賃項目及其他服務項目。 三、相關程序及制度 固定資產及設備采購管理 勞務及服務采購 合同、訂單管理 四、業(yè)務流程 1、 大宗采購標準制定 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 年末 財務會計部 財務副總 財務會計部制訂適用于大宗采購規(guī)范方法的范圍和標準； 每年 依據企業(yè)實際經營情況進行調整和修正； 結果報財務副總、總經理審批生效； 一般標準參照： 合同價值 10萬元以上較易于標準化的物料； 合同價值 10 萬元以上的國內采購設 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 備； 合同價值 10 萬元以上的租賃、工程項目； 合同價值 1 萬元以上的修繕工程項目 合同價值 10萬元以上的其他服務項目 2 年末 財務會計部 財務副總 財務會計部共同制訂經大宗采購程序所訂立合同的最長履行時限標準， 每年依據企業(yè)實際經營情況調整和修正， 結果經財務副總、總經理審批生效 3 年末 招標管理員 使用部門 分管副總 實際采購業(yè)務中，特殊情 況下合同履行期限超過標準的，招標管理員參照使用部門和意見，報分管副總審批同意后，執(zhí)行實際合同期限 2、 大宗采購業(yè)務操作規(guī)范 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 使用部門 財務會計部 采購員 根據各部門的固定資產、服務項目請購要求按大宗采購標準提出大宗采購程序申請， 分管副總、總經理審批后，成本會計與采購員共同安排工程項目、工程材料、服務項目的大宗采購，實施大宗采購程序 2 使用部門 以采購供應部為主，實施大宗采購程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 采購員 分管副總 序： 使用部門確定物料質量、技術規(guī)格型號、工程技術 要求等供應條件； 采購員按供應條件邀請報價或組織招標，制報價邀請書或招標文件； 采用公開招標還是邀請報價由采購員決定，分管副總批準； 公開招標可以自行組織，也可委托專業(yè)代理機構進行，具體由招采購供應部部長決定，分管副總批準 3 采購員 財務會計部 使用部門 邀請報價的，采購員、參予議標和監(jiān)督，決定中標人， 公開招標的，采購供應部、使用部門、財務會計部共同組成評標專會，決定中標人 4 成本會計 招標失敗或無效的，成本會計根據企使用部門及財務會計部的意見，報分管副總批準，進行二次招標或轉入普通采 購程序。 3、大宗采購合同規(guī)范 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購供應部采購員 分管副總 總經理 物資招標或邀請報價的，采購供應部采購部與中標人草簽長期供貨合同，分權限級別經分管副總、總經理審核后執(zhí)行。 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 2 采購供應部 分管副總 總經理 設備、固定資產、維修、租賃、工程或其他服務項目招標或邀請報價的，采購供應部與中標人草簽設備、工程材料、工程項目或服務采購合同，經分管副總和總經理審核后執(zhí)行 3 綜合行政部 大宗采購由綜合行政部將全程相關檔案資料按大宗采購編號歸檔和保管 五 、單據及報告 報價邀請書 招標文件 定點采購管理 一、目的 本管理文件明確了某些材料物資實行定點采購程序的標準及業(yè)務操作流程，以便在形成集中采購的同時，加強財務監(jiān)督，規(guī)范和優(yōu)化供貨渠道及進貨價格，完善供應鏈合作。 二、范圍 本管理文件適用于部分原材料、五金備件、儀表電器、低值易耗品、辦公勞保用品及其他物資材料的定點采購程序。 三、相關程序與制度 供應商管理 合同、訂單管理 四、業(yè)務流程 1、定點采購標準和范圍設定 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 年末 成本會計 采購供應部采購員 成本會計、采購供應部采購員共同確定定點采購物料和定點供應商的標準， 每年根據供應商實際變動情況調整修該兩項標準 2 年末 采購供應部部長 該標準提交采購供應部部長審批同意后成為確定定點供應具體范圍的原則指導 2、定點采購物料及候選定點供應商確定 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 年末 使用部門 定點采購物資使用部門每年提供定點采購物料使用情況的書面反饋資料，提交建議定點采購物料明細表 2 成本會計 成本會計每年提供重點供應商季度詢價表 3 采購員 采購供應部采購員每年提 供現有定點供應商半年度評審結果和年度交易記錄 4 采購員 采購員提供供應市場調研結果、邀請報價結果、推薦定點供應商名單和相關資料 5 采購供應部 采購供應部召集年會，按定點采購標準和以上資料劃定定點采購物料和定點供應商候選名單 6 成本會計 采購員 使用部門 新的候選定點供應商可在年初確定，也可根據采購供應部的市場調查和生產方面的變化，隨時由采購員提出新的定點供應商推薦名單， 擬新選定的定點供應商必須經采購供應部、使用部門聯合實地考察，提供考察報告，進入候選定點供應商范圍，參與定點供應商綜合評議 3、定點供應商資格綜合評議 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 成本會計 生產管理部 倉儲管理部 各使用部門 采購員組織，成本會計、生產管理部、各使用部門參加，參照候選名單、基礎資料和考察報告等進行綜合評議： A 年度綜合評議； B 隨時進行新的候選定點供應商資格綜合評議； 以確定定點供應商名單和定點采購物資范圍 2 采購員 采購供應部部長 分管副總 定點供應商名單和定點采購物資范圍形成報告，由采購員報采購供應部部長、分管副總審批同意后生效 4、定點供貨合同 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 定點采購的生產用原輔料，采購員與定點供應商洽談，簽訂年度協議， 協議簽訂過程的控制見合同、訂單管理 2 采購員 采購供應部部長 其他定點采購物資由采購員決定是否采用年度協議形式合作，報采購供應部部長、分管副總審批 3 采購員 非生產性物資采用年度協議方式合作的，采購員與定點供應商洽談，簽訂年度協議； 協議簽訂過程的控制見合同、訂單 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 管理 4 采購員 非年度協議合作的定點采購，具體采購業(yè)務中由采購員直接與定點供應商簽訂合同或訂單 合同簽訂過程的 控制見合同、訂單管理 5、定點供應商管理、評審和資格汰換 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 成本會計 采購員 成本會計和采購員共同制定定點供應商評審內容和管理標準，確定定點資格汰換標準，并提供定點供應商評審表和定點供應商交易記錄表 2 采購員 采購員根據日常訂單交易情況填列定點供應商交易記錄表 3 財務會計部成本會計 采購供應部采購員 倉儲管理部倉儲管理員 使用部門 采購員和成本會計組織： 非原材料物資定點供應商半年度評審； 生產性原輔料定點供應商年度評審； 成本 會計、采購員、倉儲管理員、使用部門參與，填寫定點供應商評審表 4 采購員 采購供應部部長 采購員根據定點資格汰換標準和定點供應商評審表、定點供應商交易記錄表決定定點資格汰換， 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 報采購供應部部長和分管副總審批 5 定點合作年度內供應商出現重大異常，影響正常供應的，由采購員申請，采購供應部部長和分管副總審批，取消該供應商的定點資格。 6、定點采購范圍變更和記錄 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 使用部門 采購員 采購供應部部長 分管副總 合作期內發(fā)現定點采購物資不再適用定點采購方式的，使用部門或采購員提出，采購供應部部長和分管副總審批，同意停止定點采購 2 采購供應部 定點采購的所有材料信息在采購供應部采編號并歸檔保存 五、單據及報告 建議定點采購物料明細表 供應商季度詢價表 定點供應商綜合評議表 定點供應商名單 定點供應商評審表 定點供應商交易記錄表 固定資產及設備采購管理 一、目的 本管理文件明確了一般固定資產和設備的采購規(guī)程，以規(guī)范生產設備及其他固定資產的采購。 二、范圍 本管理文件適用于生產性設備、非生產性一般固定資產的采 購。 三、相關程序與制度 大宗采購管理 合同訂單管理 四、業(yè)務流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 使用部門 部門部長 分管副總 使用部門主管以上級別人員填寫并提交固定資產請購單，經本部門部長和分管副總審簽 2 總經理 提交固定資產請購單，經總經理審批 3 成本會計 審批后的固定資產請購單傳遞至財務會計部成本會計 符合大宗采購標準的，實施大宗采購，進行邀請報價或招標管理程序， 詳見大宗采購管理（ P2-Z1-J4-4） 4 采購員 采購供應部部長 使用部門 采用 一般采購程序的，采購員負責詢比價，提供詢比價申報單，經采購供應部部長形式審核后，交使用部門確認擬采購物資的詳細條件內容 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 5 采購員 采購供應部部長 分管副總 總經理 采購員按確定后的采購條件，草擬固定資產采購合同，分權限級別經過審批后執(zhí)行： A 生產性設備 采購供應部部長、分管副總和總經理審核 B 非生產性固定資產 分管副總和總經理審核 6 使用部門 分管副總 采購員 某些特殊固定資產可由使用部門申請，分管副總批準，使用部門與采購員共同實施采購，以確保采購標的準確。 五、單據及報告 固定資 產請購單 詢比價申報單 采購作業(yè)控制 一、目的 本管理文件明確了控制和監(jiān)督具體采購作業(yè)環(huán)節(jié)的程序、方法和參予人員，以規(guī)范采購作業(yè)的控制流程。 二、范圍 本管理文件適用于所有非固定資產的采購作業(yè)。 三、相關程序及制度 內部審計制度 四、業(yè)務流程 1、 作業(yè)參數控制 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購供應部部長 采購供應部部長設定重點物料采購周期、采購批量等作業(yè)控制參數，形成重點物料采購作業(yè)控制參數表，并根據物料供應變化特點每年或每半年進行一次調整 2 分管副總 重點物料采購作業(yè)控制參數表報分管理副總審批后執(zhí)行 3 采購員 作業(yè)控制參數下發(fā)給采購員，采購計劃制定和采購業(yè)務實施 4 采購供應部部長 采購供應部部長監(jiān)督采購作業(yè)是否達到控制參數要求 2、 詢比價控制 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 在定點采購、大宗采購和其他以年度協議方式合作以外的采購作業(yè)，要求實施詢比價程序 2 采購員 須經詢比價程序的采購業(yè)務，采購員要提供至少 3 家供應商報價，填寫詢比價申報單 3 采購供應部部長 凡采購業(yè)務，詢比價申報單須經部門 部長審簽 4 成本會計 使用部門 詢比價申報單經成本會計形式審核后，需要使用部門確認的交使用部門確認，不需要經使用部門確認的，按詢比價申報單內容下訂單或草簽合同 5 采購員 財務會計部 經審核的詢比價申報單必須與合同或訂單等由采購員在實施采購后及時報備財務會計部 3、 采購跟催 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購員對日常采購進行供應商備貨跟催，并對采購作業(yè)進行異常情況記錄，按訂單或合同編號形成采購業(yè)務異常記錄表 2 采購員 采購業(yè)務異常記錄表 作為供應商交易考核的依據，定期采購員歸檔 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 3 采購員 采購供應部部長 采購員定期監(jiān)督和匯總采購作業(yè)具體結果，對比計劃要求和請購內容進行采購作業(yè)準確率統(tǒng)計（品種內容、數量、交貨期），將準確率統(tǒng)計結果報采購供應部部長 4 采購員 采購員將發(fā)票、付款日期等結算條件作備查登記，記錄于發(fā)票、付款登記表 4、采購稽核 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 內控審計部 分管副總 總經理 內控審計部組織對采購作業(yè)程序進行定期或不定期稽核，形成稽核報告，報分管副總和總經理。 2 審計員 稽核范圍包括采購供應部統(tǒng)一采購和部門采購 五、單據及報告 重點物料采購作業(yè)控制參數表 詢比價申報單 采購業(yè)務異常記錄表 發(fā)票、付款登記表 供應商管理 一、目的 本管理文件明確了供應商管理的基本內容和方法，以規(guī)范供應商的選擇，強化供應商合作，提高供應鏈效率，降低采購綜合成本。 二、范圍 本管理文件適用于所有物資供應商。 三、相關程序及制度 四、業(yè)務流程 1、供應商規(guī)劃 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購供應部部長 采購員 每年采購供應部部長制定進貨渠道 管理的基本原則和政策，下發(fā)給采購員 2 采購員 成本會計 采購供應部部長 采購員分別作出年度供應商規(guī)劃（區(qū)位布局、品種分配、開發(fā)計劃、儲備供應商范圍），報成本會計和采購供應部部長批準，提供供應商開發(fā)和管理的原則與標準 2、供應商開發(fā) 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購員報新供應商開發(fā)計劃和備選名單 2 采購員 質量管理部 采購員與質量管理部進行備選供應商現場考察，提供考察報告 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 3 采購供應部部長 采購供應部部長根據考察報告審批新供應商的選擇 3、供應商評審 和汰換 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購供應部部長 采購員制定供應商考核評審體系，并參照實際情況不定期修訂，結果報采購供應部部長審批 2 采購供應部 倉儲管理部 質量管理部 月度供應商業(yè)務考核，由采購員、倉儲管理員、質量管理部共同評分，形成供應商月度交易考核表，同時由采購供應部部長匯總形成評分依據的數據資料，向供應商檔案歸檔 3 采購供應部部長 每月計劃成本組公布評分前 5 名供應商和后 5 名供應商 4 采購員 連續(xù) 3 次進入后 5 名供應商名單的，采購員進行督促改進或直 接停止下訂單，如限期改進無效，停止下訂單，進入汰換準備狀態(tài) ， 采購供應部部長審批 5 采購員 成本會計 采購員將進入汰換狀態(tài)的供應商名單報成本會計 6 成本會計 采購員 倉儲管理部 每年末對所有供應商進行進貨價格成本控制目標為中心的綜合評審， 采購員組織，倉儲管理部、質量管理 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 質量管理部 生產管理部 財務會計部 部、生產管理部和財務成本會計參與綜合評審，形成年度供應商綜合評審表 7 采購供應部部長 分管副總 根據年度供應商綜合評審表，采購供應部部長提出汰換供應商名單，報分管副總理審批后， 停止與汰換供應商的合作。 4、供應商檔案 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購員歸檔所有供應商文字或電子檔案 2 采購員 每月對檔案數據進行匯總、統(tǒng)計，出具分類匯總表，報成本會計和采購供應部部長 五、單據及報告 供應商月度交易考核表 年度供應商綜合評審表 合同、訂單管理 一、目的 本管理文件明確了物資采購合同管理規(guī)程，以規(guī)范合同簽定、審核和執(zhí)行的控制制度。 二、范圍 本管理文件適用于大宗采購之外的物料采購合同和訂單管理。 三、相關程序與制度 四、業(yè)務流程 1、重 要合同會簽及審核 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 生產管理部 使用部門 質量管理部 財務會計部 分管副總 總經理 年度供貨或服務協議經過生產管理部、其他使用部門、質量管理部、財務會計部會簽，并經分管副總和總經理審批 2 采購供應部部長 分管副總 總經理 非年度性質的供貨或服務合同按權限級別經過采購供應部部長、分管副總或總經理審批： A 關聯供應商經分管副總審批； B 非關聯供應商：經過采購供應部部長、分管副總、總經理審批。 3 綜合行政部 經審核和批準的的合同交綜合行政部法律顧問審定法 律條款，并蓋章生效 2、 合同、訂單跟蹤 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購員對合同、訂單執(zhí)行進行跟催，出現較大異常情況，形成采購業(yè)務異常記錄表，注明合同或訂單編號 2 采購員 采購供應部部長 重大異常報采購供應部部長，形成處理措施 3 采購供應部部長 如須變更或解除合同，經采購供應部部長批準 3、 合同訂單報備及檔案 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 綜合行政部 財務會計部 所有采購訂單、合同均一式四份，同時報備綜合行政部法律顧問和財務會計部 一份采購供應部留存； 一份交財務會計部； 一份綜合行政部備存； 一份供應商留存 2 采購員 采購供應部留存的所有合同訂單按供應商分類進行歸檔，采購員負責匯總、維護、更新和管理調閱 五、單據及報告 采購業(yè)務異常記錄表 進貨價格及采購成本控制 一、目的 本管理文件明確了采購價格及成本的分析和控制方法，以實現適時監(jiān)控物料進貨價格，合理壓縮物料采購成本。 二、范圍 本管理文件適用于非固定資產物資采購價格和成本管理。 三、相關程序及制度 采購作業(yè)控制 四、業(yè)務流程 1、價格分析和成本改進 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 成本會計 企業(yè)內關聯供應商進貨成本分析： 采購員半年或一年進行一次關聯企業(yè)供應商利潤成本分析或成本審計，確定供貨商價格的合理性和進貨成本壓縮的可能空間； 向成本會計提出進貨成本改進報告 2 采購員 原材料市場行情收集： 采購員每月收集、匯總主要中藥材市場行情； 每季度收集、匯總主要西藥原材料市場行情； 采購員對重要供應商進行季度詢價，形成重點供應商季度詢價表； 3 采購員 采購員不定期提供價格行情報告，并 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 匯總 4 成本會計 采購員 成本會計每月 向采購員傳遞成本分析報告，明確本月存貨價格對生產成本的影響，提供進貨成本變動趨勢和控制要求數據 5 采購員 成本會計 采購員定期匯總以上資料（ 2-4），形成原材料價格變動報告和進貨成本改進報告，提交成本會計 6 成本會計 成本會計匯總資料和改進報告，定期（每兩月或每季）提出主要生產性物資進貨指導價格范圍： A 企業(yè)內關聯供應商貨源控制價格 B 非關聯供應商貨源指導價格 7 采購供應部部長 分管副總 財務會計部 該指導價格范圍提交采購供應部部長和分管副總批準； 采購供應部和財務會計部備案； 交采 購員實施 8 采購供應部部長 采購員在業(yè)務操作中嚴格遵循指導價范圍，如有超過，實際執(zhí)行價格應得到采購供應部部長批準，同時在采購業(yè)務異常記錄表中體現 2、定價控制 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 長期合作供應商年度合同中確定進貨價格和變價協議； 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 采購供應部部長 財務會計部部長 內控審計部部長 該價格和變價協議由采購員與供應商草擬； 內控審計部部長審定， 在合同會簽程序中經采購供應部部長、財務會計部部長、分別審核 2 采購員 非年度協議范圍的臨時采購，采取采購員詢報價程 序控制進價 3 采購員 詢報價申報單經成本會計形式審核 4 采購員 采購供應部部長 財務會計部部長 內控審計部部長 非年度協議的合同，價格經采購員與供應商草擬； 內控審計部部長審定 采購供應部部長、財務會計部部長分別審核 5 采購員 采購供應部部長 分管副總 總經理 內控審計部對物資采購合同價格賦有審定責任： 單價 2000 元以下，采購員 單價 2000-5000 元，采購供應部部長 單價 5000-20000 元，分管副總 單價 20000 元以上，總經理 五、單據及報告 重點供應商季度詢價表 成本分析報告 采購業(yè)務異常記錄表 詢比價申報單 物料進庫規(guī)程 一、目的 本管理文件明確了物料入庫過程中需執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)及各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，以實現入庫程序的標準化作業(yè)。 二、范圍 本管理文件適用于倉儲管理部各倉庫外購物料的入庫程序。 三、相關程序管理文件 物資供應計劃 定點采購管理 供應商管理 四、業(yè)務流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 倉儲管理部倉儲管理員 /質量管理部質檢員 供應商送貨至倉庫，倉儲管理員核對周到貨計劃和供應商發(fā)運單，質量管理部質檢員協助收料員檢驗外 觀是否完好、標簽與物料是否一致、供應商是否已經核準，收料員與供應商送貨員共同清點數量 2 倉儲管理部倉儲 質檢員和收料員初檢合格的物料進入倉庫 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 管理員 /質量管理部質檢員 待檢區(qū)，收料員開臨時入庫單，供應商送貨員和收料員分別在臨時入庫單上簽字，臨時入庫單一式四聯，第一聯存根聯，第二聯倉庫記賬聯，第三聯客戶聯，第四聯倉儲記賬聯，收料員將第三聯客戶聯交供應商送貨員，第二聯倉庫記賬聯和第四聯總統(tǒng)計記賬聯每日匯總交倉儲管理部部長，倉儲管理部部長將第二聯作為倉庫三級明細賬記賬憑證，將第四聯傳遞給倉庫儲管理員，作為倉 庫二級明細賬記賬憑證，第一聯收料員留存 3 倉儲收料員 /采購供應部采購員 初檢不合格的物料，收料員拒收，填寫物料拒收記錄并通知采購供應部采購員 4 倉儲管理員 /質量管理部質檢員/采購供應部采購員 質量管理部質檢員對進入待檢區(qū)的物料，根據取樣標準進行隨機抽樣，開出請驗單，請驗單一式兩聯，第一聯連同送檢物料交采購供應部采購員，第二聯倉儲管理員留存 5 質量管理部質檢 質量管理部質檢員完成檢驗程序，出具質 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 員 檢報告書 6 出具質檢報告當日 質量管理部質檢員 /倉儲管理員 /物料部倉庫主 管 質檢報告書一式三聯，第一聯質量管理部留存，其余二聯交倉儲管理員，倉儲管理員將第二聯與對應請驗單一并留存、第三聯交采購供應部采購員 7 出具質檢報告當日 質量管理部質檢員 /倉儲管理員 質量管理部質檢員通知收料員質檢結果，在貨位卡上填上質檢報告書出具日期和檢驗結果，收料員將物料由待檢區(qū)移入合格區(qū)或不合格區(qū)放置 8 出具質檢報告當日 質量管理部質檢員 /采購供應部采購員 質量管理部質檢員將不合格物料的檢驗結果通知采購供應部采購員，由采購員聯系供應商補貨 9 出具質檢報告當日 倉儲管理員 /采購供應部采購員 倉儲管理員收到質檢合格報告書，做備查登記并將第三聯傳遞給采購供應部采購員開出正式入庫單，作為倉庫二級明細賬的物料入庫憑證 10 出具質檢報告當日 倉儲管理員 /采購供應部采購員 倉儲管理員收到質檢不合格報告書，做入庫沖紅單并將質檢報告書第三聯傳遞給采 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 購供應部采購員做備查登記 五、單據及報告 臨時入庫單 正式入庫單 請驗單 質檢報告書 物料拒收記錄 物料出庫規(guī)程 (P2-Z1-J4-13) 一、目的 本管理文件明確了物料出庫過程中需執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)及各環(huán)節(jié)的操 作規(guī)范，以實現出庫程序的標準化作業(yè)。 二、范圍 本管理文件適用于倉儲管理部的出庫程序。 三、相關程序管理文件 生產計劃管理 領料制度 四、業(yè)務流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 生產管理部領料員 /車間主任 生產管理部領料員將車間主任審批簽字的請領單交倉庫發(fā)料員 2 收到領料單