辦公室主任年度工作總結 第一章 2010 年工作回顧 2010 年可以說是非常不平凡的一年，在這一年當中，中國人經歷了很多的事情，有雪災、地震、有北京奧運會的成功舉辦、有眼下正在肆虐的金融危機等等。作為一名普通的中國人，我們的心伴隨著所發生或正在發生的事情一起躍動；作為一個有社會責任感的企業 某某汽車集團，我們為國家經歷的苦難，默默獻出我們的愛心，為祖國取得的輝煌成就，我們一起喝彩，一起歡呼！ 回顧 2010，我們感慨萬千；回顧 2010，我們倍感驕傲和自豪！ 我想，作為一名普通的員工，我們個人的 能力非常有限，而回饋社會最好、最樸素的方式就是做好自己的本職工作。 我現在代表辦公室就 2010 年辦公室的工作情況向各位領導、各位同仁做一個書面匯報，請各位領導批評、指正。 一：行政管理工作回顧 我們知道，行政管理的廣度，涉及到一個企業的全部運作過程；行政管理的深度，又涉及到許多局外人難以想象的細微末節；行政管理的重要，是因為它是領導和各部門、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感，是因為它涉及到每個人的切身利益。 行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。 概括起來說，行政管理在企業中主要有管理、協調、服務三大功能；其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質就是服務，我們正是按照這一理念推進 2010年辦公室的各項工作的。 1：辦公室人員結構現狀 辦公室目前有 13 人，其中主任 1 人、文員 1 人、網管員 1 人、司機 1 人、保潔員 2 人、保安員 3 人、炊事員 3 人、水電工 1 人。 從辦公室人員的結構來看，目前的人員編制相對合理，基本能夠擔當起辦公室的所有工作職能，而且能正常運轉。 從辦公室員工的文化層次來看，辦公室大專（含）文化程度僅有 3 人，占 23%，初高中（含）以下文化程度有 10 人，占 77%，其中還有 4 人是半文盲。 從年齡結構來看，辦公室 40 歲以下有 2 人，占 15.3%， 40 歲以上有 11人，占 84.7%。 通過以上人員文化層次、年齡結構來看，我們可以看出，辦公室人員結構呈現出文化程度扁低、素質不高、年齡老化現象。 要帶領好這樣的一支團隊，而且要保證各項工作的正常運轉，絕非一件容易的事情。這就需要我們把握好員工的心理需求，真正了解員工所思、所想，真誠坦率，良好溝通，和他們交朋友。 我想，要真正扮演好辦公室主任這樣一個角色，這就需要辦公室主任首先要 具備“敏于行而慎于言”的素質。“敏于行”即要手勤、腿勤、事事勤快，思維敏捷、考慮周全；“慎于言”即要以高度的責任感管好自己的言語，做好保密工作，盡量做到該講的話要講，不該講的話不講，切忌夸夸其談，言過其實。其次，要具備先做人，后做事的素質。要想成為一名稱職的辦公室主任，必須具備“做人”的優秀品質。在做好人的基礎上再去認真的做事。 由于辦公室主任工作接觸面較廣，對外代表著單位的形象，因此，妥善的處理一些事務顯得非常重要。“做人”反映了一個人的品質，在工作和生活的方方面面，不僅要吃苦耐勞、愛崗敬業、待人和藹、 與人為善，還要在細節上、小事上注意自身的言行。 2：辦公室的日常工作管理 辦公室的日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協調控制、檢查總結和獎勵懲罰等方面的管理工作。具體表現在：行政事務管理、后勤事務管理、費用管理、制度建設、企業文化建設五大方面。 1）行政事務管理 a：印鑒管理 辦公室充分認識到印章管理的重要性和嚴肅性，按照集團辦公室的要求，加強了印鑒管理。每位印章的管理者都學習了集團印章管理制度，簽定了印章責任書。每枚印章都有專人管理，專人負責。印章管理人員用印前 ，要求認真審核，明確了解用印的內容和目的，確認符合用印手續后，在用印本上逐項登記，經領導審批簽字，方可用印。在 2010 年沒有發生因為用印不當引發的責任事故。 b：資產管理 在 2010 年辦公室會同財務部一道先后兩次對公司的固定資產進行了盤店。通過盤店，建立起了固定資產臺帳、低值易耗品臺帳，真正了解了自己的家底到底有多少。對新購置的固定資產，及時辦理入庫、出庫手續，并明確了資產的維護責任人。在目前，公司的固定資產做到了領用到人，責任到人。 c：檔案管理 檔案是公司內部機構在工作活動中形成的各種有 保存價值并歸檔集中保存起來的文件材料。它包括收（發）文件、會議文件、內部文件、會議紀要、以及員工個人資料等等。 辦公室對公司的所有檔案進行了分類整理，并建立起檔案目錄，且由專人負責管理。隨著檔案數量增多，有些檔案失去保存價值，也會對檔案按相關規定和流程及時進行處理。 d：公文管理 對于集團下發的各類文件、通知、精神、制度等等各類公文，辦公室均能做到一文一案，及時傳遞。每個文件都建立起紙制檔案和電子版本檔案，歸檔存放，并由專人負責保管。收文能做到先簽閱，后督辦完成。發文能做到按權限簽批后按流程傳遞。 我們在公文管理中嚴格把握以下幾點： 1：各部門要有專人負責文書處理工作。 2：加強對相關人員的保密紀律教育。 3：文書傳遞過程中必須辦理登記、簽收、注銷等手續，及時歸檔，以防流失 ）后勤事務管理 a：食堂管理 目前，食堂供應著本店員工、某店員工及客戶的用餐，每天用餐人數在 160 人到 200 人之間。 在食堂管理方面 ,辦公室本著服務于員工 ,讓員工滿意的宗旨 ,努力做好食堂的后勤保障工作。在 10 年各項食品費用上漲的情況下 ,盡力做好費用的控制， 10 年食堂費用沒有超標。 由于員工來自各地，飲食習慣不同，加 上員工對伙食質量期望較高，而伙食費用標準有限，很難滿足方方面面的要求。因此， 10 年員工對食堂的滿意度不高 ,在 09 年辦公室將會圍繞“端正服務態度、提高服務質量”這一指導思想，來提高員工對食堂管理方面的滿意度。 b：員工宿舍管理 目前我店的宿舍是本店員工、某店員工一起居住的，共有大小 6 個寢室， 26 名員工居住。需要安排住宿的員工都按流程填寫了員工住宿申請單，由辦公室統一安排住宿房間。在宿舍門禁管理、會客規定、宿舍安全管理方面，員工都比較配合辦公室的工作。但在宿舍衛生管理上，是一個老大難問題。 由于各住宿 員工公司只配備了一張床，沒有其他配套的生活設施，再加上住宿員工大部分來自農村，生活習慣不好，因此各寢室顯得雜亂無章，環境較差。在 2010 年要進行重點改善。 c： 5s 管理 車間 5s 管理在售后部及辦公室的共同督促管理下，較以前有很大的改善。員工在作業過程中，大多數能按作業流程規范作業，有效的維護了車間的環境衛生，臟、亂、差現象杜絕了。銷售部在展廳管理方面均能按照主機廠的要求進行布置、陳列。辦公場所環境衛生的清潔方面，辦公室的兩名保潔員也做了很多工作，有效的保證了公司的整體形象和舒適度。 d：網絡管理 為 保證公司業務的正常運轉，辦公室網管員能做到在第一時間出現在網絡故障現場，及時發現網絡存在的問題，及時維護修理，并建立起維修記錄。對公司 2010 年的經營管理數據也及時的刻錄光盤，對數據進行備份。 3）制度建設 任何一個企業都是把提高經濟效益和社會效益視為最終奮斗目標，為了實現上述目標，企業都必須建立一套完善的管理方式和方法，這項管理工作主要依靠建立、健全各項規章制度來實現。通過制度建設，規范員工的行為，為員工的行為選擇提供依據。 2010 年是集團公司的制度年，先后制定、下發了一系列的規章制度。辦公室為了 培訓方便，制作了制度 ppt 版本，還先后多次組織員工學習各項制度，管理人員還進行了制度考試。 辦公室在集團公司制訂的各項規章制度上，逐步完善了實施細則，先后修訂了辦公用品管理實施細則、服務明星管理辦法、食堂管理辦法、員工臨時外出登記實施辦法、員工宿舍管理實施辦法、個人績效考核實施細則等。辦公室不但狠抓制度的學習，也狠抓制度的落實執行。在執行過程中有什么疑問，及時向集團辦公室、人力資源部請教、反饋。 4）企業文化建設 u 積極參加了集團公司舉辦的員工聯歡晚會。 u 舉辦了我店三周 年慶祝活動。 u 組織員工參加了野外拓展訓練活動。 68 人。其中總經理 1 人，占 1%；辦公室 13 人，占 19%；財務部 5 人，占 7%；銷售部 11 人，占 16%；售后部 29 人，占 44%；客服部 4 人，占 6%；配件部 5 人，占 7%。 性別構成狀況：男性員工 43 人，占 63%；女性員工 25 人，占 37%。 年齡構成狀況： 20 歲以下 1 人，占 1%； 21-30 歲之間 37人，占 55%； 31 歲 -40 歲之間14 人，占 21%； 41-50 歲之間 11 人，占 16%； 50 歲以上 5 人，占 7%。平均年齡 32歲。 文化程度狀況：本科 5 人，占 8%；大專 27 人，占 43%；中專 15 人，占 20%；高中 11 人，占11%；初中（含）以下 10 人，占 18%。 工齡構成狀況： 1 年工齡（含）以下 25 人，占 37%； 1-2 年之間工齡 15 人，占 22%； 2-3年之間工齡 10 人，占 15%； 3-4 年之間工齡 11 人，占 16%。 4年以上工齡 7人，占 10%。 中層干部狀況：副經理以上員工 6 人，占 9%；主管 6 人，占 9%；員工 56人，占 82%。 售后車間技術骨干狀況：售后車間共有 23 人，其中車間主管 1 人，占 4%；技術主管 1 人，占 4%；質檢 1 人，占 4%；洗車工 3 人，占 13%；學徒工 6 人（含實習學生），占 26%；技工 2人，占 9%；技師 9 人，占 40%。 員工流失情況： 2010 年，我司員工流失率為 25.14%。詳細流失人員情況見表格，流失原因以前也做了一個詳細的分析，上報給了審計部，下面只做一個簡述。 2010 年員工流失匯總表 序號 1 月 2 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 9 月 合計 1 2 3 4 5 合 計 3 1 1 5 2 3 1 1 17 備注：員工流失率達 25.14%。 2：人力資源構成分析 通過以上數據我們可以看出： 1）我司的人員構成相對合理，能夠滿足產品銷售、生產經營的需要。 2）從年齡構成來看，平均年齡 32 歲， 40 歲以下的占 77%。這說明我司是一支年輕的團隊，年輕人接受能力較強，愿意接受新鮮事物，思維比較活躍，富有朝氣和活力。 3）從文化程度的構成情況來看，專科以上人員占 69.12%，公司員工文化程度較高，整體素質良好。 4）從工齡情況來看，兩年以上的員工占 41%，三年以上的占 26%，這說明我們的員工流失率（ 25.14%）相對較大。員工流失主要原因在于有些員工好高騖遠，希望在短時間內獲得成就；有的希望通過個人創業實現自己的人生夢想；有的員工職位滿足程度得不到實現，例如對加工資、晉升、上司同事的關系不和諧，當這些自認為合理但不切合實際的需求得不到滿足時，員工流失了；有的員工因為不能適應集團的管理制度而離職。 5）從中層干部的比例來看，主管以上人員占 18%，員工占 82%，說明我們的管理構架比較合理，屬扁平式結構，沒有出現“管的人多，干的人少”現象。 6）從售后車 間技術骨干狀況來看，技術骨干占 52%，這就有效的保證了整體的技術水平和維修質量。 3：人事行政管理回顧 1）招聘管理 辦公室能按照集團招聘管理制度要求認真履行招聘義務，對公司各部門提出的用人需求，按照招聘流程逐級上報審批，且能在最短的時間里能滿足各用人部門需求。在此感謝集團人力資源部給予的大力支持。 2）人事檔案管理 在 2010 年辦公室與全體員工都簽定了勞動合同，全體員工在入職時都建立了人事檔案，檔案資料按規定填寫，并對重要崗位進行了從業背景調查。 3）培訓管理 盡管每位員工的成功標準各有 不同，但追求成功卻是每位員工的終極目標。因此，培訓不僅是員工追逐的個人目標，是員工夢寐以求的福利享受，也是企業義不容辭的義務和責任，更是企業激勵員工的頗為有效的激勵手段。給員工成長的空間和發展的機會，是企業挖掘員工潛力，滿足員工需求的重要表現。 辦公室根據各部門的培訓需求及企業的整體需要建立了企業年度培訓計劃，從基礎的安全培訓、企業文化培訓、管理制度培訓，到銷售技巧培訓、服務質量管理培訓、團隊合作培訓等等來滿足企業的需要。 內訓：辦公室要求各部門在每月底上報次月的培訓計劃，并負責督促檢查各部門培訓計劃的落實執行。各培訓部門對培訓效果均按實際情況給予考核、評分，作為績效考核依據，考試試卷留辦公室存檔。 外訓：對于主機廠或培訓機構組織的培訓，辦公室按流程操作，先審核培訓通知，與被培訓員工簽定培訓協議，員工接受培訓后進行轉訓，最后方可報銷差旅費用。 4）薪酬與績效管理 以業績為導向，既是公司的經營目標，也是人力資源管理的重要環節。企業是：“考核什么，就得到什么”。對股東而言，要的是利潤；對經營者來說，要的是業績；對員工來說，要的是個人成就和個人發展。而這一切的基礎都取決于公司的經營業績。因此，公司對業績的 考核，對考核目標的設定，對考核標準的選擇，對考核內容的要求均嚴格按集團下發的績效考核管理制度以及考核辦法嚴格執行 條件，加大管理力度和處罰措施。 5：安全管理方面存在隱患 我司目前的監控系統由于老化等原因，有些監控攝像頭已經沒有維修價值，失去效用，存在安全隱患。 改善措施：本著節約費用的原則，能維修的設備以維修為主，對的確沒有維修價值的設備，采取比較采購方式，更換新的設備。 第三章 2010 年工作思路 一： 2010 年行政管理工作思路 辦公室不象業務部門一樣能給企業帶來直接的經濟效益，但 它擔負著企業行政管理的組織實施、具體操作，是行政管理工作中的一個重要環節。所以，辦公室為達成 09 年工作目標將遵循以下原則： 1：辦公室要依然兢兢業業、認真細致地做好種種行政事務工作，把領導和員工從繁重、瑣碎的行政事務和生活瑣事中解脫出來。這樣他們就可以集中精力、輕裝上陣，研究市場形勢，考慮公司的發展，實施公司的經營方針，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一筆重要業務等等。 2：建立健全和認真執行集團公司的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序、工作流程等，從而建立起辦公室良好的工作秩序。 3：努力 培養出一支高素質、高效