ERP系統(tǒng) 采購(gòu)模塊培訓(xùn),TCL空調(diào)事業(yè)部 運(yùn)營(yíng)與信息管理部 09.07,目 錄,什么是采購(gòu),采購(gòu)員向供應(yīng)商買材料給工廠生產(chǎn)使用,采購(gòu)員根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，按照規(guī)定的采購(gòu)價(jià)格和供貨比例，并在對(duì)供應(yīng)商送來(lái)的樣品確認(rèn)后向供應(yīng)商買材料給工廠生產(chǎn)使用,采購(gòu)員根據(jù)確定的供應(yīng)協(xié)議和條款，在對(duì)供應(yīng)商送來(lái)的樣品確認(rèn)后，按照規(guī)定的采購(gòu)價(jià)格和供貨比例以及物料需求計(jì)劃，以采購(gòu)訂單的形式向供應(yīng)商發(fā)出需求信息，并要求供應(yīng)商及時(shí)送貨，確保物料按時(shí)到達(dá)并入庫(kù)，以支持工廠正常生產(chǎn)使用,目 錄,基礎(chǔ)資料管理,采購(gòu)員,供應(yīng)商,采購(gòu)員：定義哪些用戶屬于采購(gòu)員 物料分類：定義哪些采購(gòu)員管理哪些物料分類 組織物料：屬于物料分類的物料都屬于管理物料分類的采購(gòu)員管理,供應(yīng)商：需要在系統(tǒng)中維護(hù)供應(yīng)商資料 供應(yīng)商-付款方式：供應(yīng)商資料中定義為該供應(yīng)商付款的付款方式(電匯、商承、銀承) 組織供應(yīng)商：定義相同供應(yīng)商在不同組織內(nèi)的屬性，如財(cái)務(wù)屬性 組織供應(yīng)商是否使用系統(tǒng)：是則表示供應(yīng)商能夠使用采購(gòu)訂單入庫(kù)，否則表示供應(yīng)商不能使用ERP系統(tǒng)，只能用送貨單入庫(kù)了。 組織供應(yīng)商是否使用B2B：是則表示供應(yīng)商可以使用B2B系統(tǒng),B2B系統(tǒng)是我司給供應(yīng)商使用的一套為處理與我司業(yè)務(wù)往來(lái)的交互平臺(tái) 組織供應(yīng)商財(cái)務(wù)屬性：定義供應(yīng)商應(yīng)收及應(yīng)付的會(huì)計(jì)科目,基礎(chǔ)資料管理,物料,物料：只有物料的生產(chǎn)類型為采購(gòu)件才能用于采購(gòu)模塊使用 物料分類：十分重要的一個(gè)概念。物料均按照大類和小類進(jìn)行了分類。涉及到采購(gòu)員、是否備損、領(lǐng)料限額、有無(wú)樣品確認(rèn)單、是否質(zhì)檢、供貨比例管理、采購(gòu)計(jì)劃生成以及諸多報(bào)表的查詢 組織物料：定義相同物料在不同組織內(nèi)的屬性，其中包括采購(gòu)屬性 采購(gòu)屬性采購(gòu)批量：是指在一定時(shí)期內(nèi)進(jìn)貨總量不變的條件下，使采購(gòu)費(fèi)用和儲(chǔ)存費(fèi)用總和最小的采購(gòu)批量 采購(gòu)屬性最小采購(gòu)量：是指每次采購(gòu)量不能低于此值 采購(gòu)屬性運(yùn)行提前期：是指供應(yīng)商處理訂單到交貨的時(shí)間 采購(gòu)屬性質(zhì)檢提前期：是指接收到入庫(kù)之間質(zhì)量檢查的時(shí)間,供應(yīng)商管理,采購(gòu)價(jià)格,供貨比例,采購(gòu)合同：采購(gòu)合同是公司與供應(yīng)商簽訂的正式價(jià)格協(xié)議，其內(nèi)容規(guī)定了具體的物料在一個(gè)具體時(shí)間范圍內(nèi)的正式采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)付款前進(jìn)行發(fā)票匹配時(shí)必須要有采購(gòu)正式價(jià)格。 暫估價(jià)格：為保證公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)正常運(yùn)行，在正式價(jià)合同沒(méi)有簽訂之前，系統(tǒng)采用暫估價(jià)格作為采購(gòu)入庫(kù)價(jià)格。,供貨比例：同一種物料分類或同一種物料對(duì)所有供貨的供應(yīng)商進(jìn)行的采購(gòu)比例分配。 供貨比例的設(shè)置：在綜合評(píng)定了供應(yīng)商的價(jià)格、產(chǎn)能、供貨水平及服務(wù)后綜合評(píng)定的一個(gè)比例。供貨比例直接影響采購(gòu)訂單的采購(gòu)量以及供應(yīng)商的送貨量，是采購(gòu)模塊里一個(gè)十分重要的資料設(shè)置。,樣品確認(rèn),樣品確認(rèn)：在供應(yīng)商供貨之前需要對(duì)所采購(gòu)的物料要求供應(yīng)商送來(lái)樣品進(jìn)行確認(rèn)其質(zhì)量和品質(zhì)。只有送樣合格后，才能夠下達(dá)采購(gòu)訂單,目 錄,采購(gòu)計(jì)劃流程圖,采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)計(jì)劃的目的：提高采購(gòu)員下達(dá)采購(gòu)訂單的效率的同時(shí)，能夠更合理的執(zhí)行供貨比率。 采購(gòu)計(jì)劃的生成：MRP運(yùn)算完畢后，會(huì)根據(jù)物料分類或物料自動(dòng)將采購(gòu)建議根據(jù)建議日期按照供應(yīng)商的供貨比例進(jìn)行合理分配。然后再根據(jù)采購(gòu)員所管理的物料分類，為每個(gè)采購(gòu)員自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃訂單。系統(tǒng)每次在產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃前，會(huì)自動(dòng)把沒(méi)有批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃刪除掉。 采購(gòu)計(jì)劃的分配：采購(gòu)員每天根據(jù)自己的采購(gòu)計(jì)劃訂單，對(duì)系統(tǒng)分配給每個(gè)供應(yīng)商的采購(gòu)量進(jìn)行調(diào)整，形成實(shí)際分配量，以適應(yīng)實(shí)際的采購(gòu)需求。 采購(gòu)計(jì)劃的規(guī)則控制： 1、沒(méi)有維護(hù)物料分類，則這部分物料的采購(gòu)建議將不會(huì)分配到任何采購(gòu)員，所以物料分類的準(zhǔn)確維護(hù)是十分重要。 2、沒(méi)有維護(hù)供應(yīng)商的供貨比例，則這部分物料的采購(gòu)建議不會(huì)顯示在采購(gòu)計(jì)劃中。 3、每次采購(gòu)計(jì)劃量的分配都應(yīng)該盡量貼近物料或物料分類的實(shí)際供貨比例。 4、沒(méi)有定義價(jià)格(既沒(méi)有正式價(jià)又沒(méi)有暫估價(jià))和需要樣品確認(rèn)但是卻未進(jìn)行樣品確認(rèn)的物料不允許提交采購(gòu)計(jì)劃單 采購(gòu)計(jì)劃的審核：采購(gòu)計(jì)劃審核完畢后將自動(dòng)產(chǎn)生采購(gòu)訂單。,采購(gòu)物流流程圖,送貨通知單的產(chǎn)生：根據(jù)需求訂單、生產(chǎn)訂單和委外訂單的訂單需求，以及結(jié)合倉(cāng)庫(kù)及車間庫(kù)存，計(jì)算出當(dāng)天的生產(chǎn)缺料信息，將缺料信息根據(jù)供應(yīng)商的供貨比例進(jìn)行分配，從而生成針對(duì)每個(gè)供應(yīng)商的送貨通知單。,目 錄,發(fā)票匹配,采購(gòu)入庫(kù)：供應(yīng)商送貨過(guò)來(lái)后，倉(cāng)庫(kù)要對(duì)貨物進(jìn)行入庫(kù)，此時(shí)采購(gòu)入庫(kù)單上的取價(jià)原則是系統(tǒng)有正式價(jià)取正式價(jià)，沒(méi)有正式價(jià)就取暫估價(jià) 無(wú)票應(yīng)付暫估：在物料采購(gòu)入庫(kù)后，財(cái)務(wù)就可以在系統(tǒng)中對(duì)入庫(kù)單產(chǎn)生無(wú)票應(yīng)付暫估的憑證，其會(huì)計(jì)分錄為： 借：原材料-內(nèi)購(gòu)材料 貸：應(yīng)付賬款-暫估應(yīng)付款 發(fā)票匹配：物料采購(gòu)入庫(kù)后，就可以通知供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票了，供應(yīng)商開(kāi)了發(fā)票后在B2B中進(jìn)行發(fā)票金額匹配采購(gòu)入庫(kù)單(簡(jiǎn)稱：發(fā)票匹配)，發(fā)票匹配完畢后就可以進(jìn)行采購(gòu)付款操作了。 應(yīng)付賬款有票：發(fā)票匹配完成后，財(cái)務(wù)就可以在系統(tǒng)中對(duì)材料采購(gòu)發(fā)票做應(yīng)付賬款有票的憑證，沖銷無(wú)票應(yīng)付暫估，其會(huì)計(jì)分錄為： 借：應(yīng)付賬款-暫估應(yīng)付款 應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅-進(jìn)項(xiàng)稅額-17% 材料成本差異-物料成本差異 貸：應(yīng)付賬款-應(yīng)付款(有票),目 錄,MRP運(yùn)算基本概念,MRP運(yùn)算：MRP也叫物料需求計(jì)劃，是一種根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃中采購(gòu)材料作為需求量，交貨日期作為需求日期，結(jié)合采購(gòu)計(jì)劃及當(dāng)前庫(kù)存綜合考慮計(jì)算出滿足當(dāng)前生產(chǎn)需要采購(gòu)的日期及需要采購(gòu)的量，以保證每一天都達(dá)到零庫(kù)存的理想狀態(tài)。 MRP運(yùn)算的結(jié)果：其結(jié)果是建議，一個(gè)是建議的需求量，一個(gè)是建議的需求日期 建議需求量的組成：建議需求量=當(dāng)前庫(kù)存+在單量-毛需求量 其中當(dāng)前庫(kù)存 =正式倉(cāng)庫(kù)存+待檢倉(cāng)庫(kù)存+安全庫(kù)存 在單量=準(zhǔn)備和下達(dá)狀態(tài)的采購(gòu)訂單的采購(gòu)件的未結(jié)量 毛需求=準(zhǔn)備和下達(dá)狀態(tài)的生產(chǎn)訂單(總裝和兩器)中的領(lǐng)料清單中的采購(gòu)件的未結(jié)量+需求訂單中采購(gòu)件的未結(jié)量+委外訂單中采購(gòu)件的未結(jié)量 建議需求日期：不好解釋，與MRP建議的分類一起講解,MRP運(yùn)算建議分類舉例說(shuō)明,1、當(dāng)當(dāng)前庫(kù)存+在單量毛需求時(shí)：,2、當(dāng)當(dāng)前庫(kù)存+在單量毛需求時(shí)：,建議關(guān)閉或減少采購(gòu)訂單,建議下達(dá)采購(gòu)訂單,MRP運(yùn)算建議分類舉例說(shuō)明,3、當(dāng)某一天的庫(kù)存量為負(fù)數(shù)，但總庫(kù)存量+總在單量毛需求時(shí)：,建議將約定交貨日大于當(dāng)天的采購(gòu)訂單提前并減少該采購(gòu)訂單或關(guān)閉多余的采購(gòu)訂單,MRP運(yùn)算建議分類舉例說(shuō)明,4、當(dāng)某一天的庫(kù)存量為負(fù)數(shù)，但總庫(kù)存量+總在單量毛需求時(shí)：,此時(shí)需要判斷當(dāng)天后是否有采購(gòu)訂單，若有，則提前；若沒(méi)有則建議下達(dá)采購(gòu)訂單。 若有采購(gòu)訂單并建議提前了，但是當(dāng)天庫(kù)存量仍然為負(fù)數(shù)，則需在當(dāng)天再建議下達(dá)采購(gòu)訂單 若有采購(gòu)訂單并建議提前了，當(dāng)天庫(kù)存已滿足，但其后某天庫(kù)存為負(fù)數(shù)，則再那天再重復(fù)以上判斷,另外，MRP運(yùn)算還會(huì)考慮到采購(gòu)批量、最小采購(gòu)量、安全庫(kù)存、質(zhì)檢提前期等因素的影響，這里就不一一講解了,采購(gòu)計(jì)劃基本概念,采購(gòu)計(jì)劃的計(jì)算原理：采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)MRP運(yùn)算的結(jié)果(即采購(gòu)建議)通過(guò)物料或物料分類的供貨比例采用蹺蹺板原理分配給每個(gè)供應(yīng)商的。其中對(duì)于供貨比例有幾個(gè)概念十分重要。 計(jì)劃比例：指在供貨比例基礎(chǔ)資料中定義物料分類或物料的供貨比例。 累計(jì)比例：指一個(gè)月內(nèi)該物料該供應(yīng)商的實(shí)際采購(gòu)量/該物料的總采購(gòu)量 差異比例：指計(jì)劃比例與累計(jì)比例之間的差值，原則上累計(jì)比例越接近計(jì)劃比例，即差異比例越小越好，說(shuō)明供貨比例執(zhí)行的比較好。 執(zhí)行比例：指本次采購(gòu)計(jì)劃中的實(shí)際計(jì)算的比例，采用蹺蹺板原理，將該物料或該物料分類所有的建議量全部分配給差異比例最大的供應(yīng)商。,采購(gòu)計(jì)劃舉例說(shuō)明,1、MRP運(yùn)算結(jié)果,2、供貨比例,2、采購(gòu)計(jì)劃結(jié)果,缺料計(jì)算產(chǎn)生送貨通知,缺料運(yùn)算：根據(jù)生產(chǎn)訂單的訂單需求，結(jié)合倉(cāng)庫(kù)及車間庫(kù)存以及已派送貨通知量，計(jì)算出當(dāng)天的生產(chǎn)缺料信息。 缺料計(jì)算公式：缺料數(shù)=當(dāng)前庫(kù)存+在單量-毛需求量 其中當(dāng)前庫(kù)存 =正式倉(cāng)庫(kù)存+待檢倉(cāng)庫(kù)存+安全庫(kù)存 在單量=當(dāng)天送貨的所有送貨通知量+送貨單的未送貨量 毛需求=需當(dāng)天生產(chǎn)的生產(chǎn)訂單的未結(jié)量 送貨通知的產(chǎn)生：缺料信息表通過(guò)對(duì)每個(gè)物料對(duì)應(yīng)供應(yīng)商的供貨比例進(jìn)行分配計(jì)算，得出每個(gè)缺料的