公司檔案管理制度管理細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（二）檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（三）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為：1、組織實(shí)施黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向檔案部反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2、根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理(一）公司編制文件材料的歸檔范圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：1、行政部：（1）公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等；（2）與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文；（3）行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)，員工民主生活會(huì)方面的記錄等；人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；年度季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。4、倉(cāng)管部：倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管等內(nèi)容5、客服部：主要包括客戶考核評(píng)分、客戶檔案卡、工程保修、派工、保潔派工、維修派工等；客戶投訴記錄、客戶增值服務(wù)記錄、客戶回訪記錄、客戶意見(jiàn)調(diào)查記錄6、設(shè)計(jì)部：主要包括效果圖、施工圖、報(bào)價(jià)表、工程施工合同及附件、設(shè)計(jì)師談單記錄表等。7、工程部：主要為施工管理手冊(cè)所包含的內(nèi)容8、財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等9、法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營(yíng)中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。10、市場(chǎng)部：有關(guān)營(yíng)銷促銷活動(dòng)方案、小區(qū)物業(yè)及客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、與客戶簽訂的協(xié)議等。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音像及實(shí)物文件。（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：文件等級(jí)文件類型保管期限一級(jí)秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策，與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文，人事方面的各種文件，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程項(xiàng)目的文件等5年以上三級(jí)普通文件員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等3年檔案編號(hào)方法1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：行政部：XZ人資部：RZ客服部：KF設(shè)計(jì)部：SJ市場(chǎng)部：SC工程部：GC財(cái)務(wù)部：CW法務(wù)與檔案部：FD企劃部：QH倉(cāng)管部：CG工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是設(shè)計(jì)部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號(hào)樓1單元2號(hào)為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：NHKC-3-1-2。各部門涉及工程項(xiàng)目的檔案材料具體命名如下：201306.NHKC.3-1-2日期客戶地址詳細(xì)信息4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管理統(tǒng)一，對(duì)內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁(yè)眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識(shí)圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號(hào)。無(wú)論對(duì)內(nèi)對(duì)外文件，頁(yè)腳格式均為“第X頁(yè)，共X頁(yè)”，頁(yè)眉、頁(yè)腳均使用宋體小五號(hào)字，不加粗，帶格式線。以財(cái)務(wù)部為例：編制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份財(cái)務(wù)報(bào)表）其中201406為日期，CW為財(cái)務(wù)部編號(hào)，01為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái)務(wù)報(bào)表的內(nèi)容（02為財(cái)務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號(hào)。歸檔方法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史進(jìn)程。2、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的，先將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開，一般文件歸入文件形成的年度（跨年度的規(guī)劃計(jì)劃，可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對(duì)年度）。3、按要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4、對(duì)破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、修補(bǔ)、或裱糊，對(duì)較大的紙張應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時(shí)間。各部門不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、法務(wù)與檔案部、市場(chǎng)部及設(shè)計(jì)、工程、客服部門中日常管理的材料），應(yīng)在下月3號(hào)之前首先整理歸檔；凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周內(nèi)首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門涉及項(xiàng)目工程的材料，應(yīng)在工程全部竣工后一周內(nèi)進(jìn)行首先歸檔，各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料交客服部統(tǒng)一移交檔案部，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。檔案移交。各部門不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料在部門首先歸檔后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后移交檔案室；涉及項(xiàng)目工程的，各部門首先歸檔后，由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理，客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周內(nèi)經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交檔案部。檔案經(jīng)檔案部主管人員驗(yàn)收合格后，填寫《檔案移交清單》，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據(jù)公司目前的經(jīng)營(yíng)狀況及要求，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時(shí)不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)（一）公司設(shè)置專用檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）檔案庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%-60%。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃易爆或易霉變物質(zhì)，庫(kù)房管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，對(duì)保存的檔案資料要詳細(xì)清點(diǎn)，履行交接手續(xù)。（三）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。及時(shí)、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱利用（一）檔案部根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編各種參考資料，積極主動(dòng)開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱資料為普通文件的，借閱時(shí)間不超過(guò)一周，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及檔案主管人員簽字審批后方可借閱。2、借閱資料為重要文件的，借閱時(shí)間不超過(guò)三個(gè)工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及行政與人資總監(jiān)簽字審批后方可借閱。3、借閱資料為秘密文件的，借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、行政與人資總監(jiān)及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四）調(diào)閱重要及秘密檔案只可在檔案部門調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，不得泄漏資料內(nèi)容，不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級(jí)及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，檔案部統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)內(nèi)各檔案的情況表。（二）定期對(duì)于已到期的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在行政與人力總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下，由檔案部門和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時(shí)，必須有兩人在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊(cè)由公司檔案室永久保存。八、檔案保密（一）檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案，妥善保管尚未整理的檔案材料，不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員提供或泄漏檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)通過(guò)電話、電子郵件、普通郵件等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料；不準(zhǔn)在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)撋婷軝n案內(nèi)容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫(kù)房。（四）集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價(jià)值的檔案，不得做他用。（五）發(fā)生泄密和檔案被盜事件時(shí)要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要及時(shí)出具書面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。九、公司員工獎(jiǎng)懲及法律責(zé)任有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將給予處分或50-1000元不等的處罰，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任：未按照本實(shí)施細(xì)則規(guī)定進(jìn)行文件編號(hào)、裝訂、填寫卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)目錄等所需材料的；未按規(guī)定時(shí)間移交檔案或者不積極配合各部門兼職檔案員的工作的；未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；借閱檔案未登記或超出借閱時(shí)間未歸還又沒(méi)有履行延期借閱手續(xù)的；損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件材料和檔案；對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造的；對(duì)公司檔案占為己有、在職位變更或離職時(shí)不及時(shí)移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟(jì)損失的；擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；對(duì)各部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位，嚴(yán)重影響工作秩序的；對(duì)各部門反饋的問(wèn)題或建議未及時(shí)解決或處理，嚴(yán)重影響工作秩序的。對(duì)于各部門積極配合檔案部工作的，由檔案部門按月度或季度評(píng)選出最佳部門及人員，經(jīng)層報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，具體獎(jiǎng)勵(lì)辦法參考公司相關(guān)規(guī)定。十、附則本實(shí)施細(xì)則經(jīng)征求各部門意見(jiàn)，由公司總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽署批準(zhǔn)后立即執(zhí)行。本實(shí)施細(xì)則解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。卷內(nèi)目錄序號(hào)編號(hào)責(zé)任人文件名稱日期頁(yè)數(shù)備注業(yè)之峰檔案封面檔案號(hào)保密等級(jí)檔案名稱整理人所屬部門歸檔時(shí)間保管期限備注卷內(nèi)備考表本案卷情況說(shuō)明：整理人：檢查人：整理日期：檔案調(diào)閱單日期：姓名部門職務(wù)調(diào)閱申請(qǐng)部門主管意見(jiàn)行政與人力總監(jiān)意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)備注檔案調(diào)閱登記日期姓名部門職務(wù)調(diào)閱原因調(diào)閱內(nèi)容是否復(fù)制簽字歸還日期密級(jí)：編號(hào)：XXX文件歸檔制度編制：審核：會(huì)簽：批準(zhǔn)：1、目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。2、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語(yǔ)和定義3.1檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。3.2檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。職責(zé)4.1辦公室檔案管理員4.1.1負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理和項(xiàng)目檔案管理。4.1.2學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法令、政策、規(guī)定；4.1.2建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；4.1.3收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；4.1.4負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。4.2各職能部門負(fù)責(zé)人4.2.1負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)，及時(shí)上交辦公室存檔。負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知辦公室檔案管理員；4.2.2生產(chǎn)部、化驗(yàn)室、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理運(yùn)營(yíng)過(guò)程中質(zhì)量管理體系相關(guān)記錄及文件保存。4.3常務(wù)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案日常管理工作監(jiān)督檢查以及相關(guān)制度流程、方案、報(bào)告的審批。4.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的決策和考核。內(nèi)容5.1文件、資料的來(lái)源和范圍：接收、發(fā)放，內(nèi)部文件和外來(lái)文件5.1.1接收到文件時(shí)須填寫《文件接收登記表》5.1.2發(fā)放的文件須填寫《文件發(fā)放登記表》5.2公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類5.2.1行政類：公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要、公司各類證照。5.2.2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類：公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。5.2.3人事類：勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案、社保繳納明細(xì)、獎(jiǎng)懲情況等。5.2.4政府類：政府下發(fā)至公司的各類文件（分類依據(jù)：以政府職能部門劃分）。5.2.5財(cái)務(wù)類：在、各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)，財(cái)務(wù)審計(jì)檔案、會(huì)計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)資料等。5.2.6音像類：公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。5.3公司文件歸檔的編制及編號(hào)：公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合：統(tǒng)一歸類、輕重有別、一案一號(hào)、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。5.3.1編號(hào)：公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料，一律為文件的來(lái)源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫合并來(lái)做編號(hào)。如：公司辦公室文件編號(hào)FNB（分部、內(nèi)部、辦公室），燃?xì)夤救耸虏课募WR（公司、外部、人事部）5.3.2分類：代碼1--行政類、2--經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類、3--人事類、4--政府類、5--財(cái)務(wù)類、6--音像類。5.3.3日期：按照文件入檔時(shí)間先后，以年月日加十進(jìn)行歸編。5.3.4密級(jí)：文檔分為C--一般級(jí)、B--重要級(jí)、A--機(jī)密級(jí)“C”一般級(jí)文檔包含：公開發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和方針、各類通知、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般會(huì)議資料等。“B”重要級(jí)文檔包含：公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、人事薪資檔案資料、勞動(dòng)合同、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)資料等。“A”機(jī)密級(jí)文檔包含：內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱計(jì)劃、戰(zhàn)略性合作協(xié)議及其合同。5.3.5完整編號(hào)：文件來(lái)源、文件范圍、部門+類別+年月日+歸檔序號(hào)+密級(jí)程度。如:2013年5月6日公司辦公室公開發(fā)布的第一號(hào)通知，編號(hào)：FNB120130506(C）5.4檔案資料的日常管理5.4.1文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。5.4.2文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在檔案柜中。5.4.3電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。5.5檔案借閱5.5.1借閱權(quán)限：填寫《檔案借閱審批單》辦理借閱手續(xù)。機(jī)密級(jí)：機(jī)密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。重要級(jí)：重要級(jí)檔案需經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。一般級(jí)：一般級(jí)檔案借閱由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理審核外，還需其他部門經(jīng)理審核。5.5.2借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；5.5.3檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；5.5.4借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；5.5.5借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；5.5.6外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級(jí)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室；5.5.7外單位摘抄檔案的（絕密、機(jī)密不允許復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。5.6檔案資料的歸檔時(shí)間5.6.1即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：公司規(guī)定的密級(jí)文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過(guò)程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。5.6.2定期歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交辦公室。部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室。5.6.3電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。每周備份個(gè)人電腦文件，每年歸檔一次。5.7歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理：永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。長(zhǎng)期保存（15～50年）：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。5.8檔案交接員工工作變動(dòng)或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負(fù)責(zé)人指定的檔案接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見(jiàn)證。部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，公司檔案管理員見(jiàn)證。5.8.1檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。5.8.2檔案交接審核要求審查卷次號(hào)、目次號(hào)是否與清單相符，若沒(méi)有立卷，應(yīng)檢查文件標(biāo)題、編號(hào)是否與清單相符：正本及過(guò)程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補(bǔ)齊；文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦；與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。5.9檔案銷毀5.9.1對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門主管、副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。5.9.2執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由部門主管和檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和副總、總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔并永久保存。5.10檔案保管5.10.1已歸檔的公司文件，由檔案管理人員統(tǒng)一編號(hào)，根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性做好歸檔保存。5.10.2已歸檔的公司文件、資料，由檔案管理人員填寫《文檔管理登記表》，并按指定的專柜分類進(jìn)行存放和保管，并注意防霉、防火、防丟失。5.10.3檔案管理人員做好文檔的歸檔、發(fā)放、借閱、銷毀等記錄。6獎(jiǎng)勵(lì)與處罰6.1公司定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，各級(jí)檔案管理人員認(rèn)真落實(shí)檔案管理制度，工作表現(xiàn)優(yōu)異的，每月績(jī)效考評(píng)予以通報(bào)表?yè)P(yáng)并給予績(jī)效加2-5分；部門檔案管理工作成績(jī)突出的，公司年終給予部門負(fù)責(zé)人表彰及現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)。6.2各級(jí)檔案管理員未認(rèn)真督促和執(zhí)行檔案管理制度的，總裁辦給予責(zé)任人通報(bào)批評(píng)一次，扣績(jī)效2分。6.3經(jīng)辦人員未按本制度規(guī)定經(jīng)辦、歸檔和使用檔案的，公司給予責(zé)任人通報(bào)批評(píng)一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人績(jī)效2分/次；連續(xù)兩月檢查不達(dá)標(biāo)的，處罰加倍。6.4部門檔案未按本制度要求歸類建檔的，給予部門負(fù)責(zé)人通報(bào)批評(píng)一次，并扣罰經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人各績(jī)效3分并要求整改；整改不合格的，經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績(jī)效按照減半。6.5檔案遺失或不完整的，視檔案密級(jí)和緊急、嚴(yán)重程度，給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)批評(píng)一次，并各扣罰績(jī)效1-5分；涉及公司利益損失的，保留追究責(zé)任人相關(guān)法律責(zé)任的權(quán)利。7附則7.1本辦法由公司辦公室制定并負(fù)責(zé)解釋。7.2本制度未提及部分或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善，以前凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)，本公司涉及文檔管理工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。7.3本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。8、附件支持性文件無(wú)相關(guān)記錄《各部門檔案歸檔范圍及名錄》《文件檔案移交目錄》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號(hào)表》《文件（合同）管理記錄目錄》《檔案移交清單表》《歸檔案卷目錄》《檔案催還單》《歸檔文件目錄》《檔案月度報(bào)表》附表一：各部門檔案歸檔范圍及名錄部門名稱歸檔范圍及名錄人力資源部應(yīng)聘人員檔案、離職人員檔案、在職員工檔案薪資檔案：歷月各公司工資表；社保檔案：歷月員工社保扣款情況考勤檔案：歷月各分公司考勤情況員工外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料勞動(dòng)合同檔案反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)帳薄、稅務(wù)報(bào)表進(jìn)項(xiàng)發(fā)票、收據(jù)審計(jì)報(bào)告（年檢報(bào)告）往來(lái)組回單運(yùn)營(yíng)部司機(jī)協(xié)議書車輛檢查記錄表回單交接簽收表總裁辦質(zhì)量管理體系相關(guān)文件資料公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；與其他單位來(lái)往的文書及權(quán)益文書等公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過(guò)程材料酒水、茶葉等禮品用印申請(qǐng)表重要的會(huì)議材料行政部固定資產(chǎn)筆記本電腦領(lǐng)用、歸還登記表臺(tái)帳管理公司執(zhí)照及實(shí)物檔案各種實(shí)物檔案如：獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等信息部總部電腦故障維護(hù)登記表檔案、保修卡、說(shuō)明書本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像解決方案部客戶合同復(fù)印件招投標(biāo)資料合同外包價(jià)采購(gòu)部與司機(jī)簽訂的運(yùn)輸類合同原件客服部貨物、倉(cāng)庫(kù)保險(xiǎn)合同供應(yīng)鏈戰(zhàn)略管理中心本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料公司項(xiàng)目建設(shè)全程檔案其他其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料單》。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級(jí)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室；外單位摘抄檔案的（絕密、機(jī)密不允許復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。檔案銷毀對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政中心總監(jiān)和檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔并永久保存。檔案管理細(xì)則檔案資料的歸檔范圍詳見(jiàn)以下附表一《各部門檔案歸檔范圍及名錄》。檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正式稿和過(guò)程稿、正文和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。所有文件均應(yīng)附底稿。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，檔案室以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。檔案資料的歸檔主體技術(shù)部負(fù)責(zé)公司服務(wù)器、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和歸檔，總裁辦指導(dǎo)公司其他部門的電子文檔及數(shù)據(jù)、電子聲像的歸檔管理。各部門及高層管理人員負(fù)責(zé)各自日常工作中形成的檔案資料的收集、管理和歸檔。供應(yīng)鏈管理中心負(fù)責(zé)公司對(duì)外宣傳、重大活動(dòng)聲像檔案的制作和相關(guān)檔案的收集、歸檔。承辦部門負(fù)責(zé)承辦工作或會(huì)議的材料、紀(jì)要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會(huì)議文件的收集歸檔；負(fù)責(zé)搜集和匯總由多個(gè)部門參與的工作所形成的檔案資料。員工外出公務(wù)活動(dòng)的檔案資料歸檔的主體為員工。其他檔案歸檔和保管主體參見(jiàn)《各部門檔案歸檔范圍和保管期限表》。檔案資料的歸檔時(shí)間即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：公司規(guī)定的密級(jí)文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過(guò)程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。定期歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交檔案室；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室；電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。每年3月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，總裁辦核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。每周備份公司OA系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù)，每半年歸檔一次。每周備份個(gè)人電腦文件，每年歸檔一次。歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理：永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)、竣工資料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。長(zhǎng)期保存（15～50年）：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。短期保存（15年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。檔案交接部門內(nèi)檔案交接員工工作變動(dòng)或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負(fù)責(zé)人指定的檔案接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見(jiàn)證。部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，公司檔案管理員見(jiàn)證。檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。檔案交接審核要求審查卷次號(hào)、目次號(hào)是否與清單相符，若沒(méi)有立卷，應(yīng)檢查文件標(biāo)題、編號(hào)是否與清單相符：正本及過(guò)程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補(bǔ)齊；文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦；與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。檔案保管建檔立卷檔案分類檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按項(xiàng)目或業(yè)務(wù)、部門分類。檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，二級(jí)分類不夠應(yīng)用時(shí)須在第二級(jí)之后增設(shè)第三級(jí)“小類”。同一“類”（或小類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案裝訂，并于類別之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。案件編號(hào)檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長(zhǎng)情形斟酌決定。檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號(hào)表”，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由人事行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。案卷編號(hào)新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來(lái)編列檔號(hào)。檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。建立“歸檔案卷目錄”（附件五）存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。檔案整理歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以件為單位，采用“包角法”整理，以便翻閱。檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。文件整理的原則中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢；文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。檔卷清理檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，在銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分銷毀的日期。安全措施科學(xué)選擇檔案用房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔離，檔案室須安裝保險(xiǎn)鎖。嚴(yán)禁在檔案室吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無(wú)阻，必須配備適用的滅火器，對(duì)室內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)搶修，防止短路引起火災(zāi)。定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對(duì)破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救。檔案人員外出時(shí)，注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。嚴(yán)格執(zhí)行《保密管理制度》所要求的保密措施，保證檔案信息的安全。檔案利用檔案開發(fā)公司檔案管理員負(fù)責(zé)根據(jù)檔案建檔保管要求，匯總編制并每月更新公司檔案目錄，同時(shí)在公司部門負(fù)責(zé)人及以上人員內(nèi)共享該目錄。部門檔案管理人員負(fù)責(zé)編制部門檔案目錄，并每月更新和匯總到公司檔案管理員處，同時(shí)在部門內(nèi)部共享該目錄。調(diào)用審批各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)用檔案時(shí)，應(yīng)填寫“調(diào)用單”（附件七）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)、行政中心批準(zhǔn)后向檔案員調(diào)閱。檔案員審查“調(diào)用單”后，在檔案調(diào)閱登記簿上登記，并取出該項(xiàng)檔案，將檔案交與調(diào)卷人員。在檔案室當(dāng)場(chǎng)調(diào)閱本部門檔案者，可免填“調(diào)用單”，但仍須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核對(duì)無(wú)誤后，注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿上予以核銷。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。調(diào)卷/借閱管理“調(diào)用單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形需延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序辦理續(xù)借手續(xù)。有關(guān)合同檔案按合同管理辦法執(zhí)行，原則上不予調(diào)閱已歸檔合同。調(diào)卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案，如確有必要調(diào)整、變更部分內(nèi)容時(shí)，須闡明原因，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案員負(fù)責(zé)處理。調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)在前一調(diào)卷人歸還后，再調(diào)閱。如