文秘人員職業化訓練教程歡迎參加1課程目標學會如何保持專業形象及商務禮儀掌握溝通、時間管理、緩解工作壓力等職業技巧掌握公文寫作、會議籌劃與管理的基本方法學會如何高效處理辦公室事務2課程簡介第一講你適合做文秘人員嗎第二講文秘人員職業形像設計第三講現代商務禮儀第四講溝通技巧訓練第五講文秘的時間管理第六講如何緩解工作壓力第七講

辦公室事務第八講口才訓練與電話技巧第九講會議的籌劃與管理第十講公文寫作技巧第十一講辦公室溝通第十二講接待工作技巧3上課守則積極參與，勇于發問細心聆聽，不要忙于做筆記，會有時間安排或會派發相關資料要守時將手機、BB機調至靜音狀態4第一講你適合做文秘嗎？5課程安排

什么樣的人員適合做文秘人員文秘人員需要具備什么樣的能力

文秘人員需要掌握的專業技能

文秘人員的主要工作6所謂“文秘人員”包括機關、企業、團體等內部負責管理、服務工作的行政人員、文秘人員等7游戲：心目中的你請評出我們班里你認為最適合做文秘人員的同學至少列出五條原因8什么樣的人適合做文秘人員個人條件個性要求品質要求9（一）個人條件學歷性別年齡外貌體質視力聽力10男人適合做行政文秘工作嗎？討論：11形式：自由組合，兩組辯論時間：3-5分鐘步驟：自愿組合成“正方”與“反方”先請雙方各派代表闡述論點然后，雙方自由辯論每人發言時間限制在2-3分鐘討論12（一）個人條件學歷性別年齡外貌體質視力聽力13（二）個性要求守時謹慎熱情合群服從自信機智勤快整潔自制興趣14（三）品質要求忠誠負責正派廉潔誠實謙遜15文秘人員需要具備什么樣的能力辦事能力溝通能力16（一）辦事能力操作能力寫作能力閱讀概括能力編輯校對能力統計分析能力17（二）溝通能力交際能力口頭表達能力協調能力組織能力18文秘人員需要掌握的專業技能（表一）序號專業技能名稱具體解釋1

秘書必須掌握的最基本的技能，是使用打字機或電腦等設備的必備能力。2

用各種記音符號和縮寫符號代替字母、詞或短語迅速記錄語言的一種方法。3

是秘書必須掌握的一種最重要的技能。可以體現秘書的文字功底和駕馭語言的能力。4

在文稿正式付印之前對文稿做的各種整理和加工。5

按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案，包括分類、立卷、編制索引等工作。打字速記寫作編輯歸檔19文秘人員需要掌握的專業技能（表二）序號專業技能名稱具體解釋6

運用定量研究的方法，其中包括運用數字來說明問題。

7

處理書面信息經常需要若干份副本，所以要求秘書掌握此項技能。8

主要指使用電話、電傳和傳真設備。

9

使用辦公領域最先進、最重要的設備的能力，主要用于處理信息。

統計復制使用電信設備操作電腦20文秘人員的主要工作輔助決策工作信息工作文書工作會務工作文書立卷和檔案管理工作查辦工作行政事務工作上司交辦的其他工作21文秘人員的主要工作（表一）工作具體內容輔助決策決策是上司的責任，秘書不可替代，但是在上司決策過程中，秘書要發揮輔助作用。信息工作秘書必須建立自己的信息網絡，保持暢通的信息渠道，必須善于廣泛地從多方面收集信息，并對信息及時整理、篩選、加工、利用和儲存。文書工作文書是單位行使職權、進行指揮管理、聯系洽商工作的重要工具，也是秘書重要的經常性工作，包括收文的處理和發文的撰擬。會務工作凡有一定規模的會議，都有大量的會務工作，通常由秘書部門承辦。大型會議則可設專門的會議機構，原有的秘書部門參與其中，常成為會務機構的組織者。公關工作這是一項直接與人打交道的工作，包括來信的處理，來訪的接待，對報刊上的批評、投訴、建議的處理等。22工作具體內容檔案工作

單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經處理完畢的文書，經過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。查辦工作單位的重要文書，處理完畢后都要立卷歸檔。已經處理完畢的文書，經過立卷，定期移交檔案室，以備日后查找利用。

行政事務工作包括財務管理、生活管理、環境管理、車輛管理及接待工作。上司交辦的其他工作這種工作帶有臨時性和偶發性，有時也有突發性。如協助上司找人找資料，代表上司接待客人，探望、慰問生病員工，了解、處理某些臨時任務等。這也是秘書的經常性工作之一，不可視為額外任務。文秘人員的主要工作（表二）23小測試：你適合做文秘嗎？（表一）序號檢測內容良一般差1良好的文字處理能力，字體優美，書寫工整。

2良好的口頭表達能力，如得體地應對電話。

3善于與人溝通。

4隨機應變能力強。

5能嚴守秘密謹慎處理保密文件。

6能準確理解上司的意圖。

7能沉著處理緊急事件。

24小測試：你適合做文秘嗎？（表二）序號檢測內容良一般差8能代表經理出席員工大會并講話，準確恰當地表達經理的意見。

9

10經理外出時能主動主持辦公室工作。

11良好的職業道德和強烈的進取心。

12精力充沛。

13良好的安排時間的能力（如出差計劃與安排）

14良好的記憶力，尤其對人名、地名、電話號碼反應迅速。

及時將企業內外部信息傳遞給經理。

25小測試：你適合做文秘嗎？（表三）序號檢測內容良一般差15有組織觀念和團隊精神。

16與同事及上司能融洽相處，并能從中協調作用。

17能參與企業具體項目的開展。

18積極主動而非被動工作。

19懂辦公室內財務管理。

20知錯能及時糾正。

21知道何時征求上司的意見和給上司建議。

26小測試：你適合做文秘嗎？（表四）序號檢測內容良一般差22能以最佳的方式管理文件（歸檔、保存、查找）

23有一定數學頭腦。

24會多種語言并且能適應多國文化環境。

25求知欲強。

26掌握先進計算機軟件應用。

27能代替上司處理日常事務。

28獨立工作能力強。

27文秘年輕貌美身體好能干會說不貪功28你適合做文秘嗎？

謝謝大家！299、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。4月-254月-25Friday,April25,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。10:04:3710:04:3710:044/25/202510:04:37AM11、夫學須志也，才須學也，非學無以廣才，非志無以成學。4月-2510:04:3710:04Apr-2525-Apr-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。10:04:3710:04:3710:04Friday,April25,202513、志不立，天下無可成之事。4月-254月-2510:04:3710:04:37April25,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'thaveknownmywayabout.。25四月202510:04:37上午10:04:374月-2515、會當凌絕頂，一覽眾山小。四月2510:04上午4月-25