第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

第一節(jié)出納管理的總體設(shè)計(jì)

一、出納管理的功能模塊劃分

現(xiàn)金和銀行存款是企業(yè)的重要貨幣資金，由于它們具有一些特殊的性質(zhì)，管好、用好

這類貨幣資金是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。出納管理功能是出納人員對(duì)此類資金進(jìn)行

管理的有效工具。它包括出納簽字、支票管理、現(xiàn)金和銀行存款總賬和日記賬的查詢與輸

出、資金日?qǐng)?bào)、期末銀行對(duì)賬等功能，并可對(duì)現(xiàn)金、銀行存款的收入與支出，以及長(zhǎng)期未

達(dá)賬項(xiàng)等提供審計(jì)報(bào)告。出納管理的功能模塊劃分如圖4-1所示。

出納管理

現(xiàn)

金

銀

期

行

末

與

出

支

資

現(xiàn)

銀

存

票

金

納

銀

金

管

行

日

款

簽

日

行

理

報(bào)

對(duì)

字

日

記

存

賬

賬

記

款

賬

總

賬

圖4-1出納管理的功能模塊劃分圖

二、出納管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

出納管理所涉及到的數(shù)據(jù)基表，絕大多數(shù)在系統(tǒng)管理和憑證管理中己經(jīng)給出，沒有給

出的有支票登記簿數(shù)據(jù)基表和銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)基表。支票登記簿和銀行對(duì)賬單兩個(gè)數(shù)據(jù)基

表的名稱分別為Zpdjb和Yhdzd。在Zpdjb基表中存儲(chǔ)支票登記數(shù)據(jù)，包括已報(bào)銷的支票

和未報(bào)銷的支票，支票登記簿不設(shè)計(jì)歷史數(shù)據(jù)基表，該基表的作用是對(duì)領(lǐng)用支票進(jìn)行登記

和管理。在Yhdzd基表中存儲(chǔ)銀行對(duì)賬單期初未達(dá)項(xiàng)數(shù)據(jù)和銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)，該基表的

作用是在期末進(jìn)行銀行對(duì)賬，編制余額調(diào)節(jié)表，對(duì)長(zhǎng)期未達(dá)賬進(jìn)行審計(jì)等，銀行對(duì)賬單不

設(shè)計(jì)歷史數(shù)據(jù)基表。Zpdjb和Yhdzd兩個(gè)基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分別如表4-1和表4-2所示。

表4T支票登記簿基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

歹!1名含義數(shù)據(jù)類型長(zhǎng)度主鍵完整性約束

Zth賬套號(hào)字符型2組合主鍵非空

Kmbh科目編號(hào)字符型20組合主鍵非空

Zph支票號(hào)字符型6組合主鍵非空

Lyrq領(lǐng)用日期日期型非空

—130—

續(xù)表4-1

Lydw領(lǐng)用部門字符型16

Lyr領(lǐng)用人字符型8非空

Je金額數(shù)值型15.2非空

Yt用途字符型20

Bxrq報(bào)銷日期日期型

Bz備注字符型40

表4-2銀行對(duì)賬單基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

歹U名含義數(shù)據(jù)類型長(zhǎng)度主鍵完整性約束

Zth賬套號(hào)字符型2組合主鍵非空

Kmbh科目編號(hào)字符型20組合主鍵非空

Ph票號(hào)字符型6組合主鍵非空

Rq日期日期型非空

Jsfs結(jié)算方式字符型8

Jfje借方金額數(shù)值型15.2

Dfje貸方金額數(shù)值型15.2

Ye余額數(shù)值型15.2

第二節(jié)出納簽字與支票管理的功能設(shè)計(jì)

一、出納簽字的功能設(shè)計(jì)

為加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)金收入和支出的管理，出納人員可通過出納管理功能對(duì)制單人員填制的

帶有現(xiàn)金或銀行存款科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)收付款憑證的科目金額是否正

確，對(duì)于審查認(rèn)為有錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與制單人員修改后再核對(duì)。只有經(jīng)出納簽

字的憑證才能進(jìn)行審核和記賬處理。這樣才能確保登記到賬簿的每一筆收付款業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確

和可靠。在計(jì)算機(jī)上對(duì)收付款憑證進(jìn)行出納簽字，并將出納簽字結(jié)果存入計(jì)算機(jī)，其目的

有兩個(gè)，其一是防止其他人員對(duì)已出納簽字的收付款憑證進(jìn)行修改，凡是經(jīng)出納簽字的收

付款憑證，系統(tǒng)將拒絕任何人對(duì)其進(jìn)行修改；其二只有經(jīng)出納簽字的收付款憑證，即加注

出納簽字標(biāo)志的收付款憑證，才能進(jìn)行審核和記賬處理，因此，達(dá)到了防止未經(jīng)出納簽字

的收付款憑證進(jìn)入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。在系統(tǒng)中需要進(jìn)行出納簽字的收付款憑證有兩種，其一

是未進(jìn)行出納簽字的收付款憑證；其二是經(jīng)出納簽字，但在記賬前發(fā)現(xiàn)有疑義，利用出納

簽字功能將其出納標(biāo)志改為未簽字。在進(jìn)行出納簽字時(shí)，首先要輸入查詢條件，找到出納

簽字對(duì)象，然后再對(duì)查詢出來的收付款憑證進(jìn)行出納簽字。在出納簽字中，收付款憑證查

詢條件的輸入界面如圖4-2所示。

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

圖4-2出納簽字一收付款憑證查詢條件輸入窗口

在圖4-2中，首先要選擇查詢對(duì)象，查詢對(duì)象為一組單選項(xiàng)，從中選擇且必須選擇一

項(xiàng)；然后再對(duì)“收款憑證”和“付款憑證”兩個(gè)復(fù)選框進(jìn)行選擇，若憑證設(shè)置分收付轉(zhuǎn)，

則這兩個(gè)復(fù)選框可選，否則這兩個(gè)復(fù)選框失效；最后輸入憑證號(hào)、日期、制單人三個(gè)查詢

條件項(xiàng)，這三項(xiàng)與憑證審核的對(duì)應(yīng)查詢條件項(xiàng)相同。輸入完查詢條件之后，選“確認(rèn)”則

系統(tǒng)按輸入的查詢條件，在當(dāng)年憑證基表(Pz)中，將滿足條件的收付款憑證查詢出來。

查詢時(shí)，若憑證設(shè)置分收付轉(zhuǎn)，則憑證類型根據(jù)條件選擇，其值必為“收款”或“付款”

或兩者兼有，否則憑證類型值必為“收付”。其查詢結(jié)果如4-3所示，若選“放棄”則此

次輸入的查詢條件作廢。由于在出納簽字時(shí)，其收付款憑證查詢條件一般都是不同的，所

以不必設(shè)計(jì)“輸出”和“引入”功能。

圖4-3出納簽字一待出納簽字憑證

—132—

出納簽字功能與憑證審核功能類同，在圖4-3中，顯示滿足條件的待出納簽字憑證，

其內(nèi)容與憑證審核相同。對(duì)于未出納簽字的憑證既可以使用“出納簽字”功能逐個(gè)憑證簽

字，也可以使用“批出納簽字”功能，一次將查詢出來的所有未出納簽字憑證全部簽字通

過，以便加快出納簽字速度，但此功能必須謹(jǐn)慎使用。在出納簽字過程中可使用“批取消

出納簽字”功能，將己出納簽字但未審核記賬的所有憑證，取消其出納簽字，使其變?yōu)槲?/p>

出納簽字。對(duì)于已出納簽字但未審核記賬的憑證（包括以前出納簽字的和剛剛出納簽字的

憑證），都可以使用“批取消出納簽字”功能，取消其出納簽字，也可以使用“出納簽字”

功能逐個(gè)取消其出納簽字。出納簽字的具體功能如下。

1、出納簽字

在圖4-3界面選定一個(gè)憑證，即選擇一行，用鼠標(biāo)雙擊選定的行，或者選擇“出納簽

字”，則該行所對(duì)應(yīng)憑證的完整信息就會(huì)顯示出來，如圖4-4所示。在該界面除出納簽字

外，其他數(shù)據(jù)只能查閱而不能修改。

'義哈工大營(yíng)院出納管理-［出納簽字］

固出納簽字二尊管理門王與銀行與「總代現(xiàn)金日記聯(lián)銀行存款日記砧筌全日?qǐng)?bào)明末銀行對(duì)藤退出-|5|X|

固。1<>1<>命g心

.」丁取消肯，一傕上秣，秣支，曾將勸退出|

收090007制單日期：200d1d02附件張數(shù)：1

SS科目全稱借方金額貸方金額

提取現(xiàn)金現(xiàn)金-人民幣5,000.00.00

提取現(xiàn)金銀行存款-人民幣戶-工商行南橋辦.O）5.000.00

,00.00

.00.00

.oo［國(guó)

,00.00

.00.00

.00.00

合計(jì)5,000,005,000.00

淵開始|切翅^^馬困.，羯曾幽PowerBuild…|摘SQLServer…|F:\父老師…|礴哈工大管…||?哈工大管…司第四章,do…|國(guó)《②即15:15:39

圖4-4出納簽字

在圖4-4中，可以查閱憑證的詳細(xì)內(nèi)容，查閱后可對(duì)當(dāng)前憑證進(jìn)行出納簽字。當(dāng)選“簽

字”時(shí)，系統(tǒng)在以綠色顯示出納人姓名的同時(shí)，自動(dòng)將出納人姓名和出納標(biāo)志“J”寫入

Pz數(shù)據(jù)基表中，寫入時(shí)按憑證號(hào)找到該憑證，并將該憑證所有記錄的出納人字段全部填

入出納人姓名，將出納標(biāo)志字段全部填入“J”；當(dāng)選“取消”功能時(shí)，系統(tǒng)將原來以綠

色顯示的出納人姓名去掉，并自動(dòng)將Pz數(shù)據(jù)基表中，該憑證的出納人姓名和出納標(biāo)志兩

個(gè)字段清空，清除時(shí)先按憑證號(hào)找到該憑證，然后將該憑證所有記錄的出納人姓名字段和

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

出納標(biāo)志字段全部賦空值。在出納簽字過程中，可利用“首張”、“末張”、“上張”、“下張”

來尋找要出納簽字的憑證。

2、批出納簽字

在圖4-3中，只有在出納簽字對(duì)象全部為未出納簽字憑證時(shí)，才可用此功能，否則，

若系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)具有已出納簽字的憑證時(shí)，此功能失效。當(dāng)選“批出納簽字”功能時(shí)，系統(tǒng)將

所有憑證的出納人姓名全部以綠色顯示，同時(shí)自動(dòng)將出納人姓名和出納標(biāo)志“寫入

Pz數(shù)據(jù)基表中，寫入時(shí)按憑證號(hào)逐個(gè)找到對(duì)應(yīng)的憑證，并將此憑證所有記錄的出納人字

段全部填入出納人姓名，將出納標(biāo)志字段全部填入“J”。

3、批取消出納簽字

憑證在審核和記賬之前，可以將出納標(biāo)志取消，使其變?yōu)槲闯黾{簽字。同樣，使用此

功能時(shí)也必須謹(jǐn)慎，否則，可能會(huì)使已做的出納簽字工作作廢。在圖4-3中，可以對(duì)查詢

出來的憑證取消其出納標(biāo)志，當(dāng)然對(duì)于未出納簽字的憑證，取消其出納標(biāo)志毫無意義，但

在出納簽字對(duì)象中包含未出納簽字的憑證時(shí)，此項(xiàng)功能可以正常進(jìn)行。當(dāng)選“批取消出納

簽字”功能時(shí)，系統(tǒng)將所有憑證的出納人姓名全部清空，并自動(dòng)將Pz數(shù)據(jù)基表中，對(duì)應(yīng)

憑證的出納人姓名和出納標(biāo)志兩個(gè)字段清空，清除時(shí)先按憑證號(hào)逐個(gè)找到對(duì)應(yīng)的憑證，然

后將此憑證所有記錄的出納人姓名字段和出納標(biāo)志字段全部賦空值。

二、支票管理的功能設(shè)計(jì)

為了加強(qiáng)企業(yè)的銀行支票管理，出納人員通常需要建立支票登記簿，以便詳細(xì)登記支

票的領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途和報(bào)銷情況等。只有對(duì)科目字典中科目賬類設(shè)置為“銀

行”的科目，才能起用支票登記簿功能登記支票。“支票管理”功能不僅在出納管理總控

菜單下可以調(diào)用，而且在出納簽字的圖4-3和圖4-4界面中也可調(diào)用。當(dāng)出納簽字的憑證

涉及到銀行科目時(shí)，系統(tǒng)要求輸入支票登記信息。支票管理界面如圖4-5所示，此界面的

銀行科目由系統(tǒng)根據(jù)出納簽字憑證的銀行科目自動(dòng)填入，以作為默認(rèn)科目，用戶可根據(jù)需

要選擇銀行科目，選擇時(shí)系統(tǒng)將科目字典中所有科目賬類為“銀行”的科目全部列示出來，

用戶可在下拉式列表框中選擇，系統(tǒng)根據(jù)選擇的銀行科目列示支票登記信息。當(dāng)出納簽字

憑證涉及到多個(gè)銀行科目時(shí)，系統(tǒng)逐一要求輸入支票登記信息。這樣設(shè)計(jì)與管理業(yè)務(wù)相適

應(yīng)，如果將支票登記設(shè)計(jì)在制單時(shí)進(jìn)行，則不盡合理，因?yàn)橹茊味嘤蓵?huì)計(jì)人員進(jìn)行，而支

票登記應(yīng)由出納登記。因此，支票管理設(shè)計(jì)在出納管理和出納管理的出納簽字中較為合理。

在進(jìn)行出納簽字時(shí)輸入有關(guān)支票登記信息，并可在此進(jìn)行查詢輸出支票登記信息。當(dāng)然在

出納管理子系統(tǒng)中也可直接調(diào)用支票管理功能。

1、增加支票登記信息

在圖4-5界面選“增加”則系統(tǒng)在數(shù)據(jù)區(qū)的最后一行之后，自動(dòng)增加一個(gè)空行，可直

接在此空行內(nèi)輸入新增支票登記信息。

(1)領(lǐng)用日期：必須輸入，可用系統(tǒng)日歷表參照輸入，也可直接輸入。其默認(rèn)值為

系統(tǒng)日期。

(2)領(lǐng)用部門：可為空，可輸入支票領(lǐng)用人員所在的部門名稱。可采用值列表方式

在部門字典中選取。

(2)領(lǐng)用人：必須輸入。最多可輸入4個(gè)漢字。如果建立核算單位職員字典，可采

—134—

用值列表方式在職員字典中選取。

(3)支票號(hào)：必須輸入。輸入支票號(hào)碼。

(4)金額：必須輸入。輸入支票金額或預(yù)計(jì)金額。

(5)用途：可以為空，可在此輸入支票的用途，一般要求輸入此項(xiàng)，以便了解支票

用途，便于對(duì)支票進(jìn)行管理。

一(6)報(bào)銷白前：由系統(tǒng)自動(dòng)填寫，也可由用戶手工輸入。當(dāng)領(lǐng)出支票沒有報(bào)銷時(shí)，

此項(xiàng)為空，當(dāng)支票已報(bào)銷時(shí)，此項(xiàng)由記賬處理功能根據(jù)銀行科目編號(hào)和支票號(hào)自動(dòng)填寫，

但對(duì)于有些已報(bào)銷而由于其他意外因素造成系統(tǒng)未能自動(dòng)填寫時(shí)，用戶可進(jìn)行手工輸入。

手工輸入時(shí)可用系統(tǒng)日歷表參照輸入，也可直接輸入。

(7)備注：可為空，也可輸入與該支票有關(guān)的說明信息。

圖4-5支票管理

2、修改支票登記信息

在查詢狀態(tài)下，數(shù)據(jù)不允許修改，只有選擇“修改”功能時(shí)才可修改，可直接在圖

4-15界面進(jìn)行修改。

3、刪除支票登記信息

刪除分逐個(gè)刪除和成批刪除兩種功能，刪除具有一定限制，若某支票登記沒有報(bào)銷，

則該支票登記信息不允許刪除。可直接在圖4-5界面進(jìn)行刪除。選擇某一(或某些)己報(bào)

銷支票登記信息記錄，選“刪除”后，被選中的支票登記信息就被刪掉。當(dāng)選“批刪”功

能時(shí)，系統(tǒng)要求輸入被刪除已報(bào)銷支票的起止日期，經(jīng)確認(rèn)后即可刪除此期間的已報(bào)銷支

票信息。“批刪”功能應(yīng)慎重使用。

4、查詢支票登記信息

系統(tǒng)根據(jù)選擇的銀行科目列示其支票登記信息，在此基礎(chǔ)上可用“查詢”功能將滿足

條件的支票登記信息查詢出來。查詢時(shí)先要輸入查詢條件，查詢條件需輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)與增

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

加支票登記信息所輸入的數(shù)據(jù)項(xiàng)完全相同，所不同的是輸入查詢條件時(shí)，這些數(shù)據(jù)項(xiàng)并不

要求全部輸入，一般只需輸入其中幾項(xiàng)即可，對(duì)于有輸入內(nèi)容的各數(shù)據(jù)項(xiàng)，組成查詢條件

時(shí)為邏輯“與”關(guān)系，對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)輸入的內(nèi)容，除支票號(hào)為前位匹配關(guān)系外，其他數(shù)據(jù)

項(xiàng)為包含關(guān)系。輸入的條件越多，查詢出來的支票登記信息就越少，查詢就越精確；否則

輸入的條件越少，查詢出來的支票登記信息就越多，查詢就越粗放，如果用戶在查詢條件

界面什么也不輸入，則系統(tǒng)將所選銀行科目下的所有支票登記信息全部列出。當(dāng)選擇“查

詢”時(shí)，數(shù)據(jù)區(qū)將不會(huì)有任何數(shù)據(jù)，即進(jìn)入了查詢條件輸入狀態(tài)，除“查詢”外，其他功

能按鈕全部將失效，當(dāng)輸入完查詢條件后，再按“查詢”即可將滿足條件的支票登記信息

查詢出來。當(dāng)銀行科目所涉及的支票登記信息較少時(shí)此功能不常用。

4、打印支票登記信息

當(dāng)支票登記信息不太多時(shí)，可全部打印。當(dāng)支票登記信息比較多時(shí)，可先用查詢功能

進(jìn)行查詢，然后再打印。利用查詢功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的行向篩選。

無論是增加、修改、刪除支票登記信息，在完成之后，必須在“保存”與“放棄”之

間作出選擇，此時(shí)其他功能按鈕失效，選擇“保存”則完成一次支票登記操作，此次增加、

修改或刪除的支票登記信息被存儲(chǔ)到支票登記簿基表中；選擇“放棄”則此次操作作廢。

當(dāng)選擇“保存”與“放棄”之一后，其他功能按鈕變?yōu)檎Ｉ礊榭蛇x狀態(tài)，而“確認(rèn)”

和“放棄”又變?yōu)槭顟B(tài)。

第三節(jié)出納賬表的功能設(shè)計(jì)

一、現(xiàn)金和銀行存款總賬的功能設(shè)計(jì)

現(xiàn)金和銀行存款總賬查詢不僅可以查詢到總賬科目（一級(jí)科目）的年初余額、各月發(fā)

生額、累計(jì)發(fā)生額和月末余額，而且還可以查詢到各級(jí)現(xiàn)金和銀行存款科目的年初余額、

各月發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和月末余額。在手工核算方式下，由出納負(fù)責(zé)登記、查詢現(xiàn)金和

銀行存款日記賬，而總賬由會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)登記、查詢。在實(shí)現(xiàn)電算化以后，出納有必要了

解現(xiàn)金和銀行存款的總賬信息，以便于對(duì)現(xiàn)金和銀行存款進(jìn)行有效的控制和管理。在進(jìn)行

現(xiàn)金和銀行存款總賬查詢時(shí)，首先要進(jìn)行查詢條件選擇，其查詢條件輸入界面如圖4-6所

zj\O

在圖4-6界面，首先在單選組中選擇顯示總賬還是打印總賬；其次在下拉列表中選擇

賬頁格式，賬頁格式具有金額式、外幣式兩個(gè)可選值，其默認(rèn)值為金額式；第三在年份選

擇中系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前年份，即對(duì)當(dāng)前年份的現(xiàn)金和銀行存款總賬進(jìn)行查詢和打印，當(dāng)然在

年份下拉列表框中可選擇以前年份，對(duì)以前年度的現(xiàn)金和銀行存款總賬進(jìn)行查詢和打印。

在總賬查詢科目選擇中，系統(tǒng)根據(jù)科目字典中的科目賬類將所有現(xiàn)金和銀行存款科目全部

列出，包括一級(jí)科目和明細(xì)科目以供選擇，選擇采用復(fù)選方式，可選擇多個(gè)科目輸出總賬。

可利用“全選”和“全消”功能實(shí)現(xiàn)對(duì)總賬查詢科目的快速選擇，可以采用復(fù)選框來選擇

多個(gè)總賬科目，如果不設(shè)計(jì)復(fù)選框，也可用鼠標(biāo)選擇多行的方式實(shí)現(xiàn)。總賬科目可以是一

級(jí)科目，也可以是明細(xì)科目。選擇待查詢總賬科目后，如果希望在總賬查詢中包含未記賬

憑證，則可選擇包括未記賬憑證選擇框，否則可不選擇。選擇完畢后，若選擇“確認(rèn)”系

—136—

統(tǒng)根據(jù)選定的總賬格式和會(huì)計(jì)科目將總賬顯示或打印出來；若選擇“取消”則此次操作作

廢。現(xiàn)金和銀行存款總賬顯示界面圖4-7所示。

?現(xiàn)金和銀行存款總慝查詢條件定義

份顯示「打印賬頁格式：|金額5~~3年份：|20。2號(hào)

科目選擇:

鬻

級(jí)次科目編號(hào)科目名稱

廠

1101現(xiàn)金

廠

210101現(xiàn)金人民幣

210102現(xiàn)金美元廠

210103現(xiàn)金港幣廠

1102銀行存款廠

210201銀行存款-人民幣戶廠

31020101銀行存款-人民幣戶-工行南崗支行

210202銀行存款-美元戶

31020202銀行存款-美元戶-中行西直

廠包含未記賬憑證全選|全消|確認(rèn)|取消|

圖4-6現(xiàn)金和銀行存款總賬查詢條件選擇

溯開始||當(dāng)文老師的書在…|戰(zhàn)PowerBuilder-eng”|段用哈工大管院二堂［文檔2-Microsof…|/第四章-Micros。,.，|國(guó)醫(yī)◎21:10

圖4-7現(xiàn)金和銀行存款總賬

在圖4-7中，設(shè)計(jì)了“打印”和“明細(xì)”功能，在圖4-6中可經(jīng)一次選擇打印多個(gè)現(xiàn)

金和銀行存款總賬，此時(shí)并不顯示總賬，而圖4-7中顯示總賬時(shí)也可隨時(shí)打印，在查看總

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

賬時(shí)可隨時(shí)用“明細(xì)”功能查看所選現(xiàn)金或銀行存款科目的明細(xì)日記賬。在圖4-7中，利

用科目選擇可以逐一查看所選科目的現(xiàn)金和銀行存款總賬，在各科目總賬的查看過程中，

還可以用賬簿格式選擇功能來隨時(shí)改變賬簿格式，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)科目的性質(zhì)列出賬簿格式

可供選擇（無外幣核算為金額式，有外幣核算為金額式和外幣式）。當(dāng)選外幣式時(shí)，在圖

4-7中的借方欄、貸方欄、余額欄為本位幣數(shù)據(jù)，而在其后還要設(shè)計(jì)匯率欄和外幣的借方

欄、貸方欄、余額欄。總賬需要一次性創(chuàng)建所有總賬數(shù)據(jù)項(xiàng)，并在有關(guān)科目發(fā)生額與余額

數(shù)據(jù)填入時(shí)，將該填入的數(shù)據(jù)全部填入，然后根據(jù)用戶選擇的賬簿格式顯示總賬，將與格

式要求無關(guān)的數(shù)據(jù)屏蔽掉（即變?yōu)榉秋@示項(xiàng)），這樣根據(jù)用戶選擇的賬簿格式，由程序控

制顯示那些數(shù)據(jù)項(xiàng)和不顯示那些數(shù)據(jù)項(xiàng)，如此設(shè)計(jì)可以簡(jiǎn)化程序設(shè)計(jì)，并可提高系統(tǒng)的運(yùn)

行速度。現(xiàn)金和銀行存款總賬的生成步驟如下。

1、創(chuàng)建總賬屏幕顯示對(duì)象，其數(shù)據(jù)項(xiàng)包括日期、憑證號(hào)、摘要，本位幣：借方、貸

方、方向、余額、匯率、外幣：借方、貸方、方向、余額共12個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，并定義對(duì)應(yīng)的

列標(biāo)題，年份填入系統(tǒng)參數(shù)中的當(dāng)前核算年份（歷史數(shù)據(jù)查詢時(shí)根據(jù)年份選擇填寫）。

2、按選擇的科目編號(hào)，從科目字典中讀取該科目的余額方向和1月份該科目的月初

余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中1月份該科目的

外幣月初余額，將其分別填入總賬第一行的本位幣方的''方向"和“余額”欄，以及外幣

方的“方向”和“余額”欄，同時(shí)將該行的日期填入“01”，摘要填入“上年結(jié)轉(zhuǎn)”。

3、按選擇的科目編號(hào)，從科目字典中讀取1月份該科目的借方發(fā)生額、累計(jì)借方發(fā)

生額、貸方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外

幣科目發(fā)生額與余額基表中1月份該科目的外幣借方發(fā)生額、累計(jì)借方發(fā)生額、貸方發(fā)生

額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額。在總賬數(shù)據(jù)最后增加一空行，將日期的月份填入“01”,

將本位幣借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、月末余額分別填入該行的本位幣借方、貸方、方向（按

已讀出的科目余額方向填寫）、余額欄，將外幣借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、月末余額分別

填入該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時(shí)將摘要填入“本月合計(jì)”。再在總賬數(shù)

據(jù)最后增加一空行，同樣將日期的月份填入“01”，將本位幣累計(jì)借方發(fā)生額、累計(jì)貸方

發(fā)生額和月末余額分別填入該行的本位幣借方、貸方、方向、余額欄，將外幣累計(jì)借方發(fā)

生額、累計(jì)貸方發(fā)生額和月末余額分別填入該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時(shí)

將摘要填入“本年累計(jì)”。

4、在憑證基表中，按選擇的科目編號(hào)統(tǒng)計(jì)1月份涉及到該科目的憑證個(gè)數(shù)，統(tǒng)計(jì)時(shí)

將相同的憑證號(hào)按一個(gè)憑證計(jì)算，即統(tǒng)計(jì)不同憑證號(hào)的個(gè)數(shù)，將統(tǒng)計(jì)得出的憑證個(gè)數(shù)分別

填入“本月合計(jì)”和“本年累計(jì)”行的憑證個(gè)數(shù)欄。

5、重復(fù)第三、四步，再讀取并填入2月份的本期發(fā)生額、余額和本年累計(jì)發(fā)生額，

統(tǒng)計(jì)并填入2月份憑證個(gè)數(shù)和1、2月份憑證累計(jì)個(gè)數(shù)等等，直至當(dāng)前月份為止，若選包

括未記賬憑證，則當(dāng)前月份的本期發(fā)生額、余額和本年累計(jì)發(fā)生額還要將未記賬憑證數(shù)據(jù)

計(jì)算在內(nèi)。

6、將總賬數(shù)據(jù)全部填列完成后，如果所選科目是外幣科目，則要根據(jù)總賬各行的余

額，或發(fā)生額，或累計(jì)發(fā)生額計(jì)算匯率。

7、按照選擇的賬簿格式顯示總賬。若選金額式則只顯示本位幣借、貸、余數(shù)據(jù)。若

—138—

選外幣式則需顯示本位幣借、貸、余，匯率和外幣借、貸、余數(shù)據(jù)。外幣式只有對(duì)科目性

質(zhì)為外幣核算的科目才為可選。

二、現(xiàn)金與銀行存款日記賬的功能設(shè)計(jì)

現(xiàn)金和銀行存款日記賬與普通科目明細(xì)賬是有區(qū)別的，在日記賬中要有日合計(jì)數(shù)，而

在明細(xì)賬中不要求有日合計(jì)數(shù)，日記賬只能按日期和憑證號(hào)排序，而明細(xì)賬可以按其他條

件排序。在出納總控菜單下，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬是兩個(gè)不同的子菜單，其輸出

的內(nèi)容不同，但其功能相同。在進(jìn)行現(xiàn)金和銀行存款日記賬查詢時(shí)，首先要進(jìn)行查詢條件

選擇，其查詢條件輸入界面如圖4-8所示。

,日記賅查詢條件

(51顯示「打印賬頁格式：|金額式3年份：|2期w

科目選擇：^

級(jí)次科目編號(hào)科目名稱F

1101現(xiàn)金r

210101現(xiàn)金人其幣r

210102現(xiàn)金美元r

210103現(xiàn)金港幣r

1102銀行存款r

210201銀行存款-人民幣戶

C按月查詢：|2002-01-|2002-02-

「按日查詢：|-|

廠包含未記賬憑證全選|全消|確認(rèn)|取消|

圖4-8日記賬查詢條件選擇

圖4-8中，系統(tǒng)根據(jù)子菜單選擇和科目字典中的科目賬類將所有現(xiàn)金科目和銀行存款

科目全部列出，包括一級(jí)科目和明細(xì)科目以供選擇，除了按月查和按日查單選組外，其他

選擇項(xiàng)與圖4-6界面各對(duì)應(yīng)選擇項(xiàng)完全相同。當(dāng)選則按月查時(shí)需要輸入起止月份，輸入時(shí)

可用下拉列表框在12個(gè)月份可選值中選擇，當(dāng)選則按日查時(shí)需要輸入起止日期，輸入時(shí)

可用系統(tǒng)日歷表參照輸入。選擇完各項(xiàng)查詢條件并經(jīng)確認(rèn)后，系統(tǒng)將按查詢條件輸出現(xiàn)金

或銀行存款日記賬，其顯示界面如圖4-9所示。

在圖4-9中，設(shè)計(jì)了打印、鎖定、憑證、總賬等功能，其中科目選擇與圖4-7相同，

賬簿格式選擇包括金額式和外幣式兩種，其默認(rèn)值為金額式。利用“打印”功能可以將顯

示的日記賬內(nèi)容打印出來。當(dāng)顯示現(xiàn)金或銀行存款日記賬數(shù)據(jù)時(shí)，賬簿格式不同，所顯示

的內(nèi)容也不同，如果賬簿欄目較多，需要設(shè)計(jì)水平數(shù)據(jù)滾動(dòng)條來左右移動(dòng)查看數(shù)據(jù)，移動(dòng)

時(shí)系統(tǒng)將“日期”和“憑證號(hào)”兩欄鎖定不動(dòng)，當(dāng)用戶需要將摘要欄鎖定時(shí)，可用“鎖定”

功能鎖定或解除鎖定摘要欄。在查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬時(shí)，如果需要查看憑證信息，

可用鼠標(biāo)雙擊某一行或選“憑證”功能，則系統(tǒng)根據(jù)光標(biāo)所在行的憑證號(hào)將對(duì)應(yīng)憑證顯示

出來，其顯示的憑證內(nèi)容與憑證查詢所顯示的憑證內(nèi)容相同。當(dāng)需要了解日記賬科目對(duì)應(yīng)

的總賬信息時(shí)，選“總賬”功能來查看其總賬。按月份生成日記賬的過程與生成總賬的過

程有類似之處，其步驟如下：

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

，哈工大營(yíng)院現(xiàn)金日記賅

出納簽字支票管理現(xiàn)金與銀行存款總賬現(xiàn)金日記賬銀行存款日記賬資金日?qǐng)?bào)期末銀行對(duì)賬退出

昌?自明智膽

打印假是憑迎色賬幫助退出

現(xiàn)金日記賬

科目選擇|1。1現(xiàn)金三］賬頁格式I金額式

2002今

憑證號(hào)數(shù)摘要對(duì)方科目借方貸方余額

目[H

上年接轉(zhuǎn)借26,000.00

0105付010001領(lǐng)備用金11902備用金5,000.00借21,000.00

0105收010001職工還借款11901應(yīng)收職工借款50,364.50借71,364.50

0105本日合計(jì)50,364.505,000.00借71,364.50

0106收010002職工還借款11901應(yīng)收職工借款26,785.60借98,150.10

本日合計(jì)26,785.60借98,150.10

0107付010002交罰款54203營(yíng)業(yè)外支出2,000.00借96,150.10

0107付010003付綠化費(fèi)52120其它費(fèi)用3,000.00借93,150.10

本日合計(jì)5,000.00借93,150.10

0109付010004購(gòu)辦公桌椅52120其它費(fèi)用10,000.00借83,150.10

0109付010005報(bào)業(yè)務(wù)招待費(fèi)52108業(yè)務(wù)招待費(fèi)2,000.00借81,150.10

本日合計(jì)12,000.00借81,150.10

IReady/

圖4~9日記賬

1、創(chuàng)建日記賬屏幕顯示對(duì)象，其數(shù)據(jù)項(xiàng)包括日期、憑證號(hào)、摘要，本位幣：借方、

貸方、方向、余額、匯率、外幣：借方、貸方、方向、余額共12個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，并定義對(duì)應(yīng)

的列標(biāo)題，年份填入系統(tǒng)參數(shù)中的當(dāng)前核算年份（歷史數(shù)據(jù)查詢時(shí)根據(jù)年份選擇填寫）；

2、按選擇的科目編號(hào)和月份范圍，將憑證基表中該科目，該月份范圍內(nèi)的憑證數(shù)據(jù)

記錄全部填列到日記賬中（是否包括未記賬憑證視終止日期和該選項(xiàng)而定），其內(nèi)容有日

期、憑證號(hào)、摘要，本位幣：借方或貸方、匯率，外幣：借方或貸方，其中無論是本位幣

還是外幣，憑證的一條記錄只能填列其借方數(shù)和貸方數(shù)中的一方；

3、在日記賬中按日期計(jì)算各日的借方、貸方合計(jì)數(shù)，并將計(jì)算得出的各日合計(jì)數(shù)全

部填列到日記賬中，填列的內(nèi)容有日期、憑證號(hào)、摘要，本位幣：借方、貸方、匯率，外

幣：借方、貸方共8個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，其中各日合計(jì)數(shù)的摘要全部填入“本日合計(jì)”；

4、按選擇的科目編號(hào)和月份范圍，從科目字典中讀取該科目的余額方向和起始月份

該科目的月初余額，如果此科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中起

始月份該科目的外幣月初余額，并在日記賬中新增一行，將其分別填入日記賬中本位幣的

方向和余額欄，以及外幣的方向和余額欄，將該行的摘要填入“上期結(jié)轉(zhuǎn)”（若起始月份

為“01”則填入“上年結(jié)轉(zhuǎn)”）；

5、按選擇的科目編號(hào)和月份范圍，從科目字典中讀取起始月份該科目的借方發(fā)生額、

累計(jì)借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額，如果此科目為外幣科目，則

還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中起始月份該科目的外幣借方發(fā)生額、累計(jì)借方發(fā)生

額、貸方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額，并在日記賬中新增一行，將本位幣借方發(fā)

生額、貸方發(fā)生額、月末余額分別填入日記賬中該行本位幣的借方、貸方、方向（按已讀

出的科目余額方向填寫）、余額欄，將外幣借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、月末余額分別填入

日記賬該行外幣的借方、貸方、方向、余額欄，同時(shí)將摘要填入“本月合計(jì)”。然后再在

—140—

日記賬中新增一行，將本位幣累計(jì)借方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、月末余額分別填入日記

賬該行的本位幣借方、貸方、方向、余額欄，將外幣累計(jì)借方發(fā)生額、累計(jì)貸方發(fā)生額、

月末余額分別填入日記賬該行的外幣借方、貸方、方向、余額欄，同時(shí)將摘要填入“本年

累計(jì)”；

6、重復(fù)第五步，再讀取并填入月份范圍中下一月份的本月合計(jì)數(shù)和本年累計(jì)數(shù)等等，

直至月份范圍的終止月份為止，若選包括未記賬憑證，則當(dāng)前月份的本月合計(jì)數(shù)和本年累

計(jì)數(shù)中還要將未記賬憑證數(shù)據(jù)計(jì)算在內(nèi)；

7、分別將“本日合計(jì)”行、“本月合計(jì)”行、“本年累計(jì)”行的日期和憑證號(hào)填入適

當(dāng)?shù)臄?shù)值，使其按日期和憑證號(hào)排序時(shí)，能夠排在正確的位置，經(jīng)排序后再將這些行的憑

證號(hào)清空，將“本月合計(jì)”和“本年累計(jì)”行的日期列中的日列數(shù)據(jù)清空，將月列數(shù)據(jù)保

留，即對(duì)于合計(jì)和累計(jì)行只需說明月份；

8、根據(jù)期初余額，將憑證號(hào)為空的行剔除，按憑證號(hào)不為空的行逐行計(jì)算余額；

9、按照選擇的賬簿格式顯示日記賬。其中外幣式只有對(duì)科目性質(zhì)為外幣核算的科目

才為可選。

與按月份生成的日記賬不同，按日期生成的日記賬沒有“本月合計(jì)”行和“本年累計(jì)”

行，其生成步驟如下：

1、創(chuàng)建日記賬屏幕顯示對(duì)象，其數(shù)據(jù)項(xiàng)和列標(biāo)題定義與按月份生成的日記賬相同；

2、按選擇的科目編號(hào)和日期范圍，將憑證基表中該科目，該日期范圍內(nèi)的憑證數(shù)據(jù)

記錄全部填列到日記賬中，其內(nèi)容、填列方法、及其數(shù)據(jù)計(jì)算都與按月份生成日記賬的第

2步相同；

3、與按月份生成日記賬的第3步相同；

4、首先按選擇的科目編號(hào)和起始日期的月份，從科目字典中讀取該科目的科目余額

方向和此月份該科目的月初余額，如果該科目為外幣科目，則還要讀取外幣科目發(fā)生額與

余額基表中此月份該科目的外幣月初余額，然后再根據(jù)選擇的科目編號(hào)和起始日期對(duì)憑證

基表中該科目的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額進(jìn)行匯總，其匯總的起始日期為此月1號(hào)，終止

日期為條件選擇起始日期的前一日，最后根據(jù)此月的月初余額和匯總得出的借方發(fā)生額、

貸方發(fā)生額就能計(jì)算出期初余額。在日記賬中新增一行，將科目余額方向和計(jì)算得出的期

初余額分別填入日記賬中本位幣的方向和余額欄，以及外幣的方向和余額欄，同時(shí)將該行

的摘要填入“上期結(jié)轉(zhuǎn)”；

5、將“本日合計(jì)”行的日期和憑證號(hào)填入適當(dāng)?shù)臄?shù)值，使其按日期和憑證號(hào)排序時(shí)，

能夠排在正確的位置，經(jīng)排序后再將這些行的憑證號(hào)清空；

6、根據(jù)期初余額，將憑證號(hào)為空的行剔除，按憑證號(hào)不為空的行逐行計(jì)算余額；

7、按照選擇的賬簿格式顯示日記賬。其中外幣式只有對(duì)科目性質(zhì)為外幣核算的科目

才為可選。

三、資金日?qǐng)?bào)的功能設(shè)計(jì)

該功能用于查詢某日現(xiàn)金及銀行存款科目的發(fā)生額及余額。在查詢之前，首先要輸入

資金日?qǐng)?bào)的查詢條件，然后根據(jù)輸入的查詢條件輸出資金日?qǐng)?bào)，其查詢條件輸入界面如圖

4-10所示。

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

在圖4-10中，首先輸入資金日?qǐng)?bào)的查詢?nèi)掌冢斎霑r(shí)可用系統(tǒng)日歷表參照輸入（可

以為以前年度日期）；然后選擇資金日?qǐng)?bào)的科目級(jí)次，如只查詢一級(jí)科目可輸入1-1,如

不輸入則查詢一級(jí)至末級(jí)科目。如果要輸出的資金日?qǐng)?bào)包括未記賬憑證，則可選擇包括未

記賬憑證，否則可不選擇包括未記賬憑證。選擇完各項(xiàng)資金日?qǐng)?bào)查詢條件后，若選擇“確

認(rèn)”則系統(tǒng)根據(jù)選定的條件顯示資金日?qǐng)?bào)；若選擇“取消”則此次操作作廢。資金日?qǐng)?bào)如

圖4-11所示。

圖4-10資金日?qǐng)?bào)查詢條件

圖4-11資金日?qǐng)?bào)

在圖4-11中，利用“打印”功能可打印出顯示的資金日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)。資金日?qǐng)?bào)的生成步

驟如下：

1、創(chuàng)建資金日?qǐng)?bào)的屏幕顯示對(duì)象，其數(shù)據(jù)項(xiàng)包括科目編號(hào)、科目名稱、幣種、方向、

昨日余額、今日共借、今日共貸、方向、今日余額。資金日?qǐng)?bào)的日期根據(jù)選擇的日期自動(dòng)

生成；

2、按條件選擇所選的科目級(jí)次，將科目字典中科目賬類為“現(xiàn)金”和“銀行”的科

目編號(hào)和科目名稱全部填列到資金日?qǐng)?bào)的科目編號(hào)和科目名稱列中。

—142—

3、根據(jù)所選日期所在月份，對(duì)科目字典中科目賬類為“現(xiàn)金”和“銀行”的科目逐

一進(jìn)行處理，讀取各科目的余額方向和此月份各科目的月初余額，如果某科目為外幣科目，

則還要讀取外幣科目發(fā)生額與余額基表中此月份該科目的外幣月初余額，然后再根據(jù)選擇

的日期對(duì)憑證基表中各現(xiàn)金和銀行存款科目的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額進(jìn)行匯總，其匯總

的起始日期為選擇日期所在月份的1號(hào)，終止日期為條件選擇日期的前一日，最后根據(jù)選

擇日期所在月份的月初余額和匯總得出的、各科目的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額計(jì)算出昨日

余額，并將各科目的余額方向和各科目的昨日余額填列到資金日?qǐng)?bào)的“方向”和“昨日余

額”欄中，再按條件選擇日期對(duì)現(xiàn)金和銀行存款科目進(jìn)行匯總，將匯總得出的、各科目的

借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額分別填列到資金日?qǐng)?bào)的“今日共借”和“今日共貸”欄中；

4、在資金日?qǐng)?bào)表中，根據(jù)已填列的昨日余額方向和余額、今日共借、今日共貸，計(jì)

算出今日余額方向和余額，并將其填入資金日?qǐng)?bào)的今日余額方向和余額欄中；

5、顯示生成的資金日?qǐng)?bào)。

第四節(jié)銀行對(duì)賬的功能設(shè)計(jì)

由于企業(yè)與銀行的賬務(wù)處理和入賬時(shí)間不同，往往會(huì)發(fā)生雙方賬面記錄不一致的情

況，為了防止記賬發(fā)生錯(cuò)誤，正確掌握銀行存款的實(shí)際余額，企業(yè)必須定期將銀行存款日

記賬與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，并及時(shí)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，這就是銀行對(duì)賬內(nèi)容。在

起用銀行對(duì)賬功能時(shí)，首先要錄入銀行期初的未達(dá)賬項(xiàng)，然后再根據(jù)銀行對(duì)賬的起用日期,

確定企業(yè)銀行存款日記賬的期初未達(dá)賬項(xiàng)，至此才進(jìn)入銀行對(duì)賬的正常運(yùn)行狀態(tài)。其對(duì)賬

流程如圖4-12所不。

圖4-12銀行對(duì)賬的處理流程

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

在圖4-12中，在正常啟用銀行對(duì)賬之后，其對(duì)賬程序首先是填制憑證并進(jìn)行記賬處

理；然后在期末時(shí)錄入銀行對(duì)賬單；第三將錄入銀行對(duì)賬單與登記的銀行存款日記賬進(jìn)行

勾對(duì)，產(chǎn)生余額調(diào)節(jié)表，若余額調(diào)節(jié)表不平，則需要進(jìn)行反復(fù)勾對(duì)，直到平衡為止；最后

可對(duì)對(duì)賬情況進(jìn)行查詢，并核銷已對(duì)賬記錄。

一、對(duì)賬期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入

為了保證銀行對(duì)賬的正確性，在使用“銀行對(duì)賬”功能進(jìn)行對(duì)賬之前，必須首先要錄

入銀行對(duì)賬單和單位日記賬的未達(dá)賬項(xiàng)，并勾對(duì)確定單位日記賬的未達(dá)賬項(xiàng)。通常用戶在

使用會(huì)計(jì)軟件時(shí)，并不起用銀行對(duì)賬功能，待系統(tǒng)正常運(yùn)行一段時(shí)間之后，才啟用“銀行

對(duì)賬”功能，啟用時(shí)各銀行存款科目可分期啟用，但必須在某月份的月初啟用。錄入對(duì)賬

期初未達(dá)賬項(xiàng)功能界面如圖4-13所示。

;哈工大管院期末銀行對(duì)賬「對(duì)賬期初未達(dá)底項(xiàng)錄入1

圖4-13對(duì)賬期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入

在圖4-13科目選擇下拉式列表框中，系統(tǒng)將科目字典中科目賬類為“銀行”的所有

科目全部列示出來以供選擇，選擇某一銀行存款科目后，可輸入該銀行對(duì)賬功能的啟用月

份，其默認(rèn)值為當(dāng)前月份，此項(xiàng)可用下拉式列表框在12個(gè)月份值中選取。單位日記賬方

的各項(xiàng)數(shù)據(jù)不需輸入，其調(diào)整前余額數(shù)據(jù)由系統(tǒng)根據(jù)選擇的科目編號(hào)和啟用月份從科目字

典中取出，其加、減數(shù)據(jù)項(xiàng)由錄入的對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)產(chǎn)生，其調(diào)整后余額數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)

算得出。銀行對(duì)賬單方的調(diào)整前余額數(shù)據(jù)需錄入，其加、減數(shù)據(jù)項(xiàng)由錄入的日記賬期初未

達(dá)賬項(xiàng)產(chǎn)生，其調(diào)整后余額數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算得出。總之，在圖4T2界面只需選擇銀行科目

和起用月份，并輸入銀行對(duì)賬單方的調(diào)整前余額即可，此時(shí)只能在“確認(rèn)”和“放棄”兩

個(gè)功能中選擇，其他功能失效，選擇“確認(rèn)”時(shí)系統(tǒng)顯示單位日記賬方的調(diào)整前余額數(shù)據(jù),

并將輸入的銀行對(duì)賬單方的調(diào)整前余額存儲(chǔ)到銀行對(duì)賬單基表中，其中“票號(hào)”可存入一

個(gè)特殊值以便區(qū)分（如“000”），然后根據(jù)選擇科目編號(hào)和啟用月份，將憑證基表中該科

目、該日期（啟用月份的1號(hào)）之前所有記錄的對(duì)賬標(biāo)志全部設(shè)置為已勾對(duì)（即置為"J”）；

—144—

選擇“放棄”時(shí)此次所做的選擇和輸入作廢。選擇“確認(rèn)”后可激活“對(duì)賬單期初未達(dá)賬

項(xiàng)”、“日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)”和“退出”三個(gè)按鈕，利用前兩個(gè)功能可以輸入對(duì)賬單期初

未達(dá)賬項(xiàng)和日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)。選擇“放棄”后可從新進(jìn)行選擇和輸入，也可退出。

1、銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入

該功能用于錄入對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)數(shù)據(jù)，其錄入界面如圖4-14所示。利用“增加”

功能可新增一空行，在此空行內(nèi)可輸入一條銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)信息；利用“刪除”

功能可刪除一條銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)信息；利用“修改”功能可對(duì)輸入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)

行修改；利用“打印”功能可將銀行對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)信息打印出來。在增加、刪除或

修改之后，要用“保存”功能將所做的改動(dòng)保存起來，否則所做的工作作廢。

圖4-14對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入

2、錄入并確定單位日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)

該功能用于錄入并確認(rèn)單位日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)，其錄入界面如圖4-15所示。其中

各項(xiàng)功能與對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入相同。在輸入完成之后“確認(rèn)”時(shí)，系統(tǒng)并不保

存錄入的信息，所錄入的憑證數(shù)據(jù)在憑證基表中已經(jīng)存在，由于在圖4-12中“確認(rèn)”時(shí)

已將憑證基表中啟用月份之前的，有關(guān)所選科目的憑證記錄全部設(shè)置為已勾對(duì)，而此時(shí)所

錄入的是日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)，所以要根據(jù)此時(shí)錄入的信息，在憑證基表中查詢與之對(duì)應(yīng)

記錄，并將其已勾對(duì)標(biāo)志改為未勾對(duì)，即將其置為空。此過程是自動(dòng)對(duì)賬的反過程，在核

對(duì)時(shí)科目編號(hào)、日期、憑證號(hào)、結(jié)算方式、票號(hào)和借貸方金額各數(shù)據(jù)項(xiàng)必須完全相符，對(duì)

于檢查相符的憑證，將其對(duì)應(yīng)的記錄勾對(duì)標(biāo)志置為空，即變?yōu)槲催_(dá)賬項(xiàng)，同時(shí)在圖4-15

中，將其核對(duì)標(biāo)志置為“O”，說明該筆業(yè)務(wù)為未達(dá)賬項(xiàng)，否則對(duì)于檢查不相符的憑證應(yīng)

對(duì)圖4-15中的各有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，直到與憑證基表中的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)相符為止。因?yàn)榇藭r(shí)

錄入的全部是未達(dá)賬項(xiàng)，所以必須在憑證基表中找到與之相符憑證。

第四章出納管理的詳細(xì)設(shè)計(jì)

圖4-15錄入并確認(rèn)單位日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)

在圖4-14界面錄入完對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)之后，退出時(shí)返回到圖4-13界面，并且系

統(tǒng)根據(jù)錄入的對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)自動(dòng)計(jì)算得出日記賬方的加、減數(shù)據(jù)項(xiàng)，加項(xiàng)（銀行已

收企業(yè)未收）等于對(duì)賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)的借方合計(jì)，而減項(xiàng)（銀行已付企業(yè)未付）等于對(duì)

賬單期初未達(dá)賬項(xiàng)的貸方合計(jì)，系統(tǒng)根據(jù)日記賬方的調(diào)整前余額（日記賬賬面余額）、加

項(xiàng)、減項(xiàng)自動(dòng)算出調(diào)整后余額。同理在圖4-15界面錄入并確認(rèn)完日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)之

后，退出時(shí)返回到圖4T3界面，并且系統(tǒng)根據(jù)錄入并確認(rèn)的日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)自動(dòng)計(jì)

算得出對(duì)賬單方的加、減數(shù)據(jù)項(xiàng)，加項(xiàng)（企業(yè)已收銀行未收）等于日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)的

借方合計(jì)，而減項(xiàng)（企業(yè)已付銀行未付）等于日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)的貸方合計(jì)，系統(tǒng)根據(jù)

對(duì)賬單方的調(diào)整前余額（銀行賬面余額）、加項(xiàng)、減項(xiàng)自動(dòng)算出調(diào)整后余額。單位日記賬

和銀行對(duì)賬單雙方的調(diào)整后余額必須相等。如果不等，則銀行賬面余額，或?qū)~單期初未

達(dá)賬項(xiàng)，或日記賬期初未達(dá)賬項(xiàng)必有錯(cuò)誤，需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行逐項(xiàng)檢查改正，直至調(diào)整

后余額相等為止。平衡后系統(tǒng)激活“打印”功能，可用此功能打印出銀行對(duì)賬期初余額調(diào)

節(jié)表。

二、錄入銀行對(duì)賬單

該功能在銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)處理完成，銀行對(duì)賬功能正常投入運(yùn)行之后才可使用，該

功能用于錄入期末銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)，其錄入界面如圖4-16所示，其錄入功能與銀行對(duì)賬

單期初未達(dá)賬項(xiàng)錄入類同，所不同的是在圖4-14中不輸入，也不計(jì)算余額，其原因是對(duì)

賬期初銀行賬面余額中已包含對(duì)賬單未達(dá)賬項(xiàng)，而在圖4-16中需要根據(jù)對(duì)賬單期初余額

計(jì)算每筆對(duì)賬單余額，該余額數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，不需錄入。在“保存”之前，操作員

必須認(rèn)真檢查最后余額數(shù)據(jù)是否與銀行余額數(shù)據(jù)相等，若不等則錄入的對(duì)賬單數(shù)據(jù)必有錯(cuò)

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誤，需要仔細(xì)核對(duì)每筆數(shù)據(jù)的正確性，核對(duì)無誤后可選“保存”，系統(tǒng)將錄入的對(duì)賬單數(shù)

據(jù)和此次計(jì)算得出的銀行賬面余額數(shù)據(jù)存儲(chǔ)起來，銀行賬面余額數(shù)據(jù)是不斷更新的，每一

次錄入銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)其數(shù)值都會(huì)發(fā)生變化，但其值始終與銀行存款對(duì)賬前的賬面余額相

等，也就是說某賬套、某銀行存款科目，其票號(hào)為“000”的記錄始終存儲(chǔ)該賬套、該銀

行存款科目對(duì)賬前的賬面余額數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)只隨銀行對(duì)賬單的數(shù)據(jù)更新而更新，而與對(duì)賬

單未達(dá)賬項(xiàng)無關(guān)，既該數(shù)據(jù)只在錄入期末銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)生變化，而與銀行對(duì)賬期初

未達(dá)賬項(xiàng)和對(duì)賬結(jié)果數(shù)據(jù)無關(guān)。

圖4-16銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)錄入

三、對(duì)賬

銀行對(duì)賬采用自動(dòng)對(duì)賬與手工對(duì)賬相結(jié)合的方式。自動(dòng)對(duì)賬是計(jì)算機(jī)根據(jù)對(duì)賬依據(jù)自

動(dòng)進(jìn)行核對(duì)與勾對(duì)，在核對(duì)與勾對(duì)中，借貸方向相同和金額相等是必要條件，其他可由用

戶選擇的條件為結(jié)算方式相同、票號(hào)相同、日期在多少天之內(nèi)。對(duì)于已核對(duì)上的業(yè)務(wù)，系

統(tǒng)將自動(dòng)在銀行存款日記賬和銀行對(duì)賬單雙方寫上兩清標(biāo)志，并視為已達(dá)賬項(xiàng)。對(duì)于在兩

清欄未標(biāo)有兩清標(biāo)志的記錄被視為未達(dá)賬項(xiàng)。由于自動(dòng)對(duì)賬是以銀行存款日記賬和銀行對(duì)

賬單雙方對(duì)賬依據(jù)完全相同為條件的，所以為了保證自動(dòng)對(duì)賬的正確和徹底，使用者必須

保證對(duì)賬數(shù)據(jù)的規(guī)范與合理，如銀行存款日記賬和銀行